Adresses d’envoi, signatures et modèles

L’écran Adresses d’expéditeur contrôle le nom et l’adresse que les destinataires voient dans le champ De. Il gère également les signatures, les choix automatiques pour les réponses et les adresses professionnelles supplémentaires, y compris celles dont les messages arrivent dans Gmail, Outlook ou une autre boîte connectée.

Les adresses depuis lesquelles vous pouvez envoyer

Les champs modifiables dépendent de la fiche d’adresse. Ouvrez Paramètres, puis Adresses d’expéditeur, et utilisez les champs disponibles. Les droits d’une boîte partagée se gèrent dans Accès.

Webmail peut afficher :

• L’adresse principale de votre boîte.
• Les alias actifs pour lesquels Autoriser l’envoi est activé.
• Gmail, Outlook et les autres comptes connectés.
• Les adresses De professionnelles supplémentaires, reliées ou non à une boîte connectée.
• Les boîtes partagées depuis lesquelles vous êtes autorisé à envoyer.

Pour ajouter une adresse professionnelle De, elle doit déjà être attribuée à votre boîte avec l’envoi autorisé.

Ajouter une adresse d’alias

Un administrateur du compte ajoute l’adresse dans le dashboard :

1. Ouvrez Boîtes mail et sélectionnez la boîte.
2. Ouvrez Alias, puis créez ou modifiez l’alias.
3. Activez Autoriser l’envoi.
4. Revenez dans Webmail et ouvrez Paramètres, Adresses d’expéditeur.

L’alias autorisé apparaît automatiquement. Aucune autre configuration n’est nécessaire, sauf si vous souhaitez le relier à une boîte Gmail, Outlook ou autre déjà connectée.

Personnaliser une adresse d’envoi

1. Ouvrez votre avatar ou le menu du compte et sélectionnez Paramètres.
2. Sélectionnez Adresses d’expéditeur.
3. Ouvrez la fiche de l’adresse principale ou de l’alias à modifier.
4. Modifiez les champs voulus :
   • Nom d’affichage, par exemple « Alice Baker » ou « Équipe commerciale ».
   • Répondre à, facultatif, pour envoyer les réponses vers une autre adresse.
   • Signature, propre à cette adresse sauf si une signature de domaine est imposée.
5. Enregistrez les modifications.

L’adresse e-mail elle-même est en lecture seule. Les fiches de la boîte principale et des alias ne peuvent pas être supprimées dans Webmail. Pour retirer un alias du menu De, un administrateur doit désactiver Autoriser l’envoi, désactiver l’alias ou le supprimer dans le dashboard. L’adresse principale reste disponible.

Ajouter une adresse De professionnelle supplémentaire

Utilisez cette option lorsque les messages d’une adresse professionnelle arrivent ailleurs que dans cette boîte, mais que les réponses doivent tout de même afficher cette adresse.

1. Vérifiez que l’adresse professionnelle est attribuée à votre boîte et autorisée à envoyer dans le dashboard.
2. Ouvrez Paramètres, Adresses d’expéditeur et cliquez sur Ajouter une adresse d’expéditeur.
3. Choisissez ce que verront les destinataires et comment le message sera envoyé.
4. Enregistrez l’adresse.

Si les messages arrivent dans un compte Gmail, Outlook ou autre connecté à TrekMail, connectez-le d’abord sous Paramètres, Comptes connectés, puis choisissez-le comme boîte à l’étape 3. Les réponses sont alors placées dans le dossier Envoyés de ce compte. Pour un exemple complet, consultez Envoyer depuis une adresse professionnelle avec Gmail.

La connexion d’une boîte est facultative. Lorsque les messages sont transférés depuis un fournisseur que vous ne connectez pas, par exemple un domaine client encore hébergé sur Google Workspace ou Microsoft 365, ajoutez l’adresse seule et ignorez cette étape. Consultez Envoyer depuis un domaine que vous n’hébergez pas.

Choisir le service d’envoi

Une adresse De supplémentaire offre deux possibilités :

• Utiliser les réglages d’envoi du domaine est recommandé. L’adresse suit le profil SMTP géré par TrekMail ou SMTP personnalisé déjà choisi pour son domaine.
• Utiliser un autre service d’envoi enregistré envoie uniquement cette adresse De par un autre profil SMTP enregistré.

Si l’adresse est reliée à un compte connecté, celui-ci reste la boîte qui reçoit les messages et dans laquelle TrekMail enregistre la copie Envoyés. Le service d’envoi ne fait qu’acheminer le message sortant.

Choisir l’adresse par défaut des nouveaux messages

Choisissez Définir par défaut sur une adresse proposant ce bouton. Elle est présélectionnée pour les nouveaux messages. Vous pouvez choisir une autre adresse disponible dans De avant l’envoi.

Les réglages par défaut appartiennent à la boîte actuellement utilisée.

Choisir l’adresse De pour les réponses

En haut de Paramètres, Adresses d’expéditeur, choisissez une stratégie de réponse. Elle appartient à la boîte actuelle, de sorte qu’une boîte partagée peut répondre différemment de votre boîte personnelle :

• Adresse ayant reçu le message demande à Webmail d’identifier l’adresse approuvée qui a reçu le message et de tenter de l’utiliser dans De. C’est le meilleur choix lorsque plusieurs adresses professionnelles alimentent une boîte.
• Toujours … commence les réponses avec votre adresse par défaut habituelle.

Ce choix s’applique aussi aux transferts. Il appartient à la boîte depuis laquelle vous transférez le message.

Vérifiez De avant de répondre, surtout après un changement d’adresse ou de droits. Le réglage des réponses ne donne pas le droit d’envoyer.

Boîtes partagées

Lorsque vous ouvrez une boîte partagée, ses propres adresses et réglages d’envoi sont utilisés. Avec Lire, ouvrez la boîte d’équipe dans le sélecteur Boîtes partagées après vous être connecté à votre boîte. Envoyer en tant que est aussi nécessaire pour y écrire ou répondre. Votre mot de passe et l’authentification à deux facteurs protègent l’accès.

Le rédacteur peut aussi afficher d’autres boîtes partagées depuis lesquelles vous pouvez envoyer. Vérifiez toujours De lorsqu’un message pourrait partir de plusieurs boîtes.

Un compte Gmail ou Outlook personnel connecté à votre boîte reste personnel. Il n’est pas exposé à vos collègues par l’intermédiaire d’une boîte partagée.

Signatures d’e-mail

Une signature est un bloc de texte ou de HTML inséré dans les messages envoyés depuis une adresse précise. Elle contient souvent le nom, la fonction, le téléphone, le logo ou une mention légale.

Créer ou modifier une signature

1. Ouvrez Paramètres, Adresses d’expéditeur.
2. Ouvrez l’adresse d’envoi à modifier.
3. Gardez la signature Activée.
4. Créez la signature dans l’éditeur visuel, ou passez en vue HTML pour modifier directement le balisage.
5. Cliquez sur Enregistrer.

L’éditeur prend en charge la mise en forme, l’alignement, les liens et les images chargées depuis une URL HTTPS. Le HTML enregistré est assaini pour la sécurité des e-mails. Les scripts, formulaires et balises interactives dangereuses sont supprimés.

Limite de taille : chaque signature d’adresse d’envoi peut contenir jusqu’à 65,535 caractères de HTML. En pratique, utilisez une signature beaucoup plus courte afin qu’elle se charge rapidement chez les destinataires.

Images de signature

Utilisez une URL d’image HTTPS stable que vous contrôlez. Les images hébergées allègent le message et sont faciles à actualiser, mais les clients des destinataires peuvent initialement bloquer les images externes. Gardez les informations importantes, comme le nom et le téléphone, sous forme de texte plutôt que dans une image.

Pour un affichage mobile fiable, utilisez des logos d’environ 200 à 400 px de large et des portraits carrés d’environ 80 à 120 px. Testez le résultat dans les principaux clients de bureau et mobiles.

Quand la signature est insérée

Lorsque la signature est Activée, Webmail insère la signature de l’adresse sélectionnée dans les nouveaux messages et les réponses. Changer d’adresse De dans le rédacteur remplace le bloc de signature sans supprimer le texte déjà écrit. Vous pouvez modifier ou retirer le bloc avant l’envoi.

Stratégies de signature pour tout un domaine

Un administrateur peut configurer une stratégie de signature de domaine :

• Désactivé signifie que chaque adresse utilise sa propre signature.
• Par défaut pour les nouvelles boîtes signifie que les nouvelles adresses commencent avec la signature du domaine, mais que les utilisateurs peuvent modifier leur copie.
• Imposée sur tous les envois du webmail signifie que la signature de domaine remplace les signatures individuelles. L’administrateur choisit aussi sa position avant ou après le texte cité des réponses.

Si votre signature enregistrée n’apparaît pas, une stratégie de domaine imposée est peut-être active.

Plusieurs langues ou marques

Utilisez un alias autorisé à envoyer pour chaque profil nécessitant son propre nom ou sa propre signature. L’alias apparaît automatiquement sous Adresses d’expéditeur, où vous pouvez le personnaliser. Un simple nom d’affichage n’autorise pas une adresse e-mail.

Modèles de message

Les modèles sont des messages préparés à insérer dans un nouveau message ou une réponse. Ils conviennent aux suivis clients, réponses d’assistance, rappels de facture et autres échanges répétés.

Limites

• Jusqu’à 20 modèles par boîte.
• Subject : jusqu’à 500 caractères.
• Body : jusqu’à 50,000 caractères de HTML assaini.
• Les modèles appartiennent à la boîte dans laquelle ils sont créés et ne sont pas automatiquement partagés avec les autres boîtes.

Créer un modèle

1. Ouvrez Paramètres, Modèles.
2. Cliquez sur Nouveau modèle.
3. Saisissez un nom interne, un objet par défaut facultatif et le corps du message.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Utiliser un modèle

1. Ouvrez un nouveau message ou une réponse.
2. Cliquez sur Modèles dans le rédacteur.
3. Sélectionnez un modèle.
4. Vérifiez et modifiez l’objet et le corps insérés avant l’envoi.

Un modèle ne remplace ni les destinataires ni les pièces jointes. Il ne remplace pas automatiquement les variables non plus: remplacez vous-même un texte comme [NAME].

Modifier ou supprimer un modèle

Ouvrez Paramètres, Modèles. Ouvrez un modèle pour le modifier ou utilisez son action de suppression. Cela ne change pas les messages déjà envoyés.

Questions fréquentes

Pourquoi mon alias n’apparaît-il pas dans De ? Vérifiez qu’il est actif et que Autoriser l’envoi est activé. Le forfait doit aussi prendre en charge les alias. Actualisez Webmail après une modification par l’administrateur. Si le courrier entrant du domaine reste chez un autre fournisseur, l’alias n’apparaît jamais seul. Ajoutez-le une fois avec Ajouter une adresse d’expéditeur, puis consultez Envoyer depuis un domaine que vous n’hébergez pas.

Des alias différents peuvent-ils avoir des noms et signatures différents ? Oui. Chaque adresse principale ou d’alias autorisée possède un profil d’expéditeur modifiable.

Puis-je retirer une adresse sans supprimer l’alias ? Les adresses gérées ne se suppriment pas dans Webmail. Désactivez l’autorisation d’envoi dans le dashboard si l’alias doit continuer à recevoir sans apparaître dans De. Une adresse De supplémentaire reliée à une boîte connectée peut être retirée depuis son écran de modification.

Mes collègues voient-ils mes modèles ? Les modèles appartiennent à leur boîte. Une boîte partagée possède ses propres modèles et réglages ; ceux d’une boîte personnelle n’y sont pas automatiquement copiés.

Pourquoi l’image hébergée de ma signature manque-t-elle chez un destinataire ? L’URL peut être indisponible, utiliser HTTP plutôt que HTTPS, ou le client peut bloquer les images externes jusqu’à ce que l’expéditeur soit approuvé.

Ma signature apparaît-elle dans les réponses automatiques ? Non. Les réponses automatiques utilisent le message défini sous Paramètres, Réponse automatique.

Les adresses d’envoi peuvent-elles utiliser des services SMTP différents ? Oui. Une adresse De supplémentaire peut suivre les réglages de son domaine ou utiliser un autre profil SMTP enregistré. Les adresses principales et d’alias suivent normalement la route du domaine.

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