Adresses d’envoi, signatures et modèles de message

L’écran Sending addresses contrôle le nom et l’adresse que les destinataires voient dans le champ From. Il gère également les signatures, les choix automatiques pour les réponses et les adresses professionnelles supplémentaires, y compris celles dont les messages arrivent dans Gmail, Outlook ou une autre boîte connectée.

Les adresses depuis lesquelles vous pouvez envoyer

Une adresse d’envoi est un profil associé à une adresse que TrekMail sait déjà que vous êtes autorisé à utiliser. Chacune peut avoir son propre nom d’affichage, une adresse Reply-To facultative et une signature.

Webmail peut afficher :

• L’adresse principale de votre boîte.
• Les alias actifs pour lesquels Allow sending from this address est activé.
• Gmail, Outlook et les autres comptes connectés.
• Les adresses From professionnelles supplémentaires, reliées ou non à une boîte connectée.
• Les boîtes partagées depuis lesquelles vous êtes autorisé à envoyer.

Vous ne pouvez pas saisir une adresse quelconque et commencer à l’utiliser. Une adresse professionnelle doit appartenir à un domaine actif de votre compte TrekMail, être attribuée à votre boîte et être autorisée à envoyer. Cela empêche les envois accidentels ou non autorisés.

Ajouter une adresse d’alias

Un administrateur du compte ajoute l’adresse dans le dashboard :

1. Ouvrez Mailboxes et sélectionnez la boîte.
2. Ouvrez Aliases, puis créez ou modifiez l’alias.
3. Activez Allow sending from this address.
4. Revenez dans Webmail et ouvrez Settings → Sending addresses.

L’alias autorisé apparaît automatiquement. Aucune autre configuration n’est nécessaire, sauf si vous souhaitez le relier à une boîte Gmail, Outlook ou autre déjà connectée.

Personnaliser une adresse d’envoi

1. Ouvrez votre avatar ou le menu du compte et sélectionnez Settings.
2. Sélectionnez Sending addresses.
3. Ouvrez la fiche de l’adresse principale ou de l’alias à modifier.
4. Modifiez les champs voulus :
   • Display name, par exemple « Alice Baker » ou « Équipe commerciale ».
   • Reply-To, facultatif, pour envoyer les réponses vers une autre adresse.
   • Signature, propre à cette adresse sauf si une signature de domaine est imposée.
5. Enregistrez les modifications.

L’adresse e-mail elle-même est en lecture seule. Les fiches de la boîte principale et des alias ne peuvent pas être supprimées dans Webmail. Pour retirer un alias du menu From, un administrateur doit désactiver Allow sending, désactiver l’alias ou le supprimer dans le dashboard. L’adresse principale reste disponible.

Ajouter une adresse From professionnelle supplémentaire

Utilisez cette option lorsque les messages d’une adresse professionnelle arrivent ailleurs que dans cette boîte, mais que les réponses doivent tout de même afficher cette adresse.

1. Vérifiez que l’adresse professionnelle est attribuée à votre boîte et autorisée à envoyer dans le dashboard.
2. Ouvrez Settings → Sending addresses et cliquez sur Add a From address.
3. Choisissez ce que verront les destinataires et comment le message sera envoyé.
4. Enregistrez l’adresse.

Si les messages arrivent dans un compte Gmail, Outlook ou autre connecté à TrekMail, connectez-le d’abord sous Settings → Connected accounts, puis choisissez-le comme boîte à l’étape 3. Les réponses sont alors placées dans le dossier Sent de ce compte. Pour un exemple complet, consultez Envoyer depuis une adresse professionnelle avec Gmail.

La connexion d’une boîte est facultative. Lorsque les messages sont transférés depuis un fournisseur que vous ne connectez pas, par exemple un domaine client encore hébergé sur Google Workspace ou Microsoft 365, ajoutez l’adresse seule et ignorez cette étape. Consultez Envoyer depuis un domaine que vous n’hébergez pas.

Choisir le service d’envoi

Une adresse From supplémentaire offre deux possibilités :

• Use the domain's sending settings est recommandé. L’adresse suit le profil Managed TrekMail SMTP ou SMTP personnalisé déjà choisi pour son domaine.
• Use a different saved sending service envoie uniquement cette adresse From par un autre profil SMTP enregistré.

Si l’adresse est reliée à un compte connecté, celui-ci reste la boîte qui reçoit les messages et dans laquelle TrekMail enregistre la copie Sent. Le service d’envoi ne fait qu’acheminer le message sortant.

Choisir l’adresse par défaut des nouveaux messages

Dans Settings → Sending addresses, sélectionnez Set as default sur l’adresse que vous utilisez habituellement. Une seule adresse de boîte gérée est définie par défaut. Elle est présélectionnée pour les nouveaux messages, mais vous pouvez toujours en choisir une autre dans le menu From du rédacteur.

Une adresse From supplémentaire ne devient pas l’adresse par défaut de nouveaux messages sans rapport. Elle apparaît dans le menu From lorsqu’elle peut être utilisée en toute sécurité et, si elle est reliée à une boîte connectée, lorsque vous travaillez dans cette boîte.

Choisir l’adresse From pour les réponses

En haut de Settings → Sending addresses, choisissez une stratégie de réponse. Elle appartient à la boîte actuelle, de sorte qu’une boîte partagée peut répondre différemment de votre boîte personnelle :

• Address that received the message demande à Webmail d’identifier l’adresse approuvée qui a reçu le message et de tenter de l’utiliser dans From. C’est le meilleur choix lorsque plusieurs adresses professionnelles alimentent une boîte.
• Default address for new messages commence les réponses avec votre adresse par défaut habituelle.

Si l’adresse d’origine n’est plus disponible, Webmail revient en toute sécurité à une adresse encore utilisable. Vérifiez toujours From avant d’envoyer une réponse importante.

Boîtes partagées

Lorsque vous ouvrez une boîte partagée, ses propres adresses et réglages d’envoi sont utilisés. Les membres autorisés peuvent rédiger et répondre en son nom et lui ajouter des adresses From professionnelles. Les membres en lecture seule ne disposent pas des commandes d’envoi ou de réponse. Créer une adresse dans votre boîte personnelle ne contourne pas ces autorisations.

Le rédacteur peut aussi afficher d’autres boîtes partagées depuis lesquelles vous pouvez envoyer. Vérifiez toujours From lorsqu’un message pourrait partir de plusieurs boîtes.

Un compte Gmail ou Outlook personnel connecté à votre boîte reste personnel. Il n’est pas exposé à vos collègues par l’intermédiaire d’une boîte partagée.

Signatures d’e-mail

Une signature est un bloc de texte ou de HTML inséré dans les messages envoyés depuis une adresse précise. Elle contient souvent le nom, la fonction, le téléphone, le logo ou une mention légale.

Créer ou modifier une signature

1. Ouvrez Settings → Sending addresses.
2. Ouvrez l’adresse d’envoi à modifier.
3. Laissez Signature enabled activé.
4. Créez la signature dans l’éditeur visuel, ou passez en vue HTML pour modifier directement le balisage.
5. Cliquez sur Save.

L’éditeur prend en charge la mise en forme, l’alignement, les liens et les images chargées depuis une URL HTTPS. Le HTML enregistré est assaini pour la sécurité des e-mails. Les scripts, formulaires et balises interactives dangereuses sont supprimés.

Limite de taille : chaque signature d’adresse d’envoi peut contenir jusqu’à 65,535 caractères de HTML. En pratique, utilisez une signature beaucoup plus courte afin qu’elle se charge rapidement chez les destinataires.

Images de signature

Utilisez une URL d’image HTTPS stable que vous contrôlez. Les images hébergées allègent le message et sont faciles à actualiser, mais les clients des destinataires peuvent initialement bloquer les images externes. Gardez les informations importantes, comme le nom et le téléphone, sous forme de texte plutôt que dans une image.

Pour un affichage mobile fiable, utilisez des logos d’environ 200 à 400 px de large et des portraits carrés d’environ 80 à 120 px. Testez le résultat dans les principaux clients de bureau et mobiles.

Quand la signature est insérée

Lorsque Signature enabled est activé, Webmail insère la signature de l’adresse sélectionnée dans les nouveaux messages et les réponses. Changer d’adresse From dans le rédacteur remplace le bloc de signature sans supprimer le texte déjà écrit. Vous pouvez modifier ou retirer le bloc avant l’envoi.

Stratégies de signature pour tout un domaine

Un administrateur peut configurer une stratégie de signature de domaine :

• Off signifie que chaque adresse utilise sa propre signature.
• Default signifie que les nouvelles adresses commencent avec la signature du domaine, mais que les utilisateurs peuvent modifier leur copie.
• Enforced signifie que la signature de domaine remplace les signatures individuelles. L’administrateur choisit aussi sa position avant ou après le texte cité des réponses.

Si votre signature enregistrée n’apparaît pas, une stratégie de domaine imposée est peut-être active.

Plusieurs langues ou marques

Utilisez un alias autorisé à envoyer pour chaque profil nécessitant son propre nom ou sa propre signature. L’alias apparaît automatiquement sous Sending addresses, où vous pouvez le personnaliser. Un simple nom d’affichage n’autorise pas une adresse e-mail.

Modèles de message

Les modèles sont des messages préparés à insérer dans un nouveau message ou une réponse. Ils conviennent aux suivis clients, réponses d’assistance, rappels de facture et autres échanges répétés.

Limites

• Jusqu’à 20 modèles par boîte.
• Subject : jusqu’à 500 caractères.
• Body : jusqu’à 50,000 caractères de HTML assaini.
• Les modèles appartiennent à la boîte dans laquelle ils sont créés et ne sont pas automatiquement partagés avec les autres boîtes.

Créer un modèle

1. Ouvrez Settings → Templates.
2. Cliquez sur New template.
3. Saisissez un nom interne, un objet par défaut facultatif et le corps du message.
4. Cliquez sur Save.

Utiliser un modèle

1. Ouvrez un nouveau message ou une réponse.
2. Cliquez sur Templates dans le rédacteur.
3. Sélectionnez un modèle.
4. Vérifiez et modifiez l’objet et le corps insérés avant l’envoi.

Un modèle ne remplace ni les destinataires ni les pièces jointes. Il ne remplace pas automatiquement les variables non plus : remplacez vous-même un texte comme [NAME].

Modifier ou supprimer un modèle

Ouvrez Settings → Templates. Ouvrez un modèle pour le modifier ou utilisez son action de suppression. Cela ne change pas les messages déjà envoyés.

Questions fréquentes

Pourquoi mon alias n’apparaît-il pas dans From ? Vérifiez qu’il est actif et que Allow sending from this address est activé. Le forfait doit aussi prendre en charge les alias. Actualisez Webmail après une modification par l’administrateur. Si le courrier entrant du domaine reste chez un autre fournisseur, l’alias n’apparaît jamais seul. Ajoutez-le une fois avec Add a From address, puis consultez Envoyer depuis un domaine que vous n’hébergez pas.

Des alias différents peuvent-ils avoir des noms et signatures différents ? Oui. Chaque adresse principale ou d’alias autorisée possède un profil d’expéditeur modifiable.

Puis-je retirer une adresse sans supprimer l’alias ? Les adresses gérées ne se suppriment pas dans Webmail. Désactivez l’autorisation d’envoi dans le dashboard si l’alias doit continuer à recevoir sans apparaître dans From. Une adresse From supplémentaire reliée à une boîte connectée peut être retirée depuis son écran de modification.

Mes collègues voient-ils mes modèles ? Les modèles appartiennent à leur boîte. Une boîte partagée possède ses propres modèles et réglages ; ceux d’une boîte personnelle n’y sont pas automatiquement copiés.

Pourquoi l’image hébergée de ma signature manque-t-elle chez un destinataire ? L’URL peut être indisponible, utiliser HTTP plutôt que HTTPS, ou le client peut bloquer les images externes jusqu’à ce que l’expéditeur soit approuvé.

Ma signature apparaît-elle dans les réponses automatiques ? Non. Les réponses automatiques utilisent le message défini sous Settings → Auto-Reply.

Les adresses d’envoi peuvent-elles utiliser des services SMTP différents ? Oui. Une adresse From supplémentaire peut suivre les réglages de son domaine ou utiliser un autre profil SMTP enregistré. Les adresses principales et d’alias suivent normalement la route du domaine.

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