Créer et gérer des alias de messagerie dans TrekMail

Ce guide explique comment ajouter des alias à une boîte, modifier leurs réglages, envoyer des messages depuis ces adresses et les supprimer lorsqu'ils ne servent plus.

Ajouter un alias

1. Accédez à Boîtes, puis cliquez sur Gérer à côté de la boîte.
2. Dans l'onglet Alias, cliquez sur Nouvel alias.
3. Saisissez la partie locale, c'est-à-dire ce qui précède @, puis choisissez un domaine dans la liste.
4. Choisissez les options :
   • Autoriser la réception : les messages entrants destinés à cet alias sont remis dans la boîte. Cette option est active par défaut.
   • Autoriser l'envoi depuis cette adresse : permet d'utiliser l'alias dans le champ « De » lors de l'envoi. Cette option est inactive par défaut.
5. Cliquez sur Ajouter l'alias.

L'alias utilise les réglages DNS déjà configurés pour son domaine. Après l'enregistrement, envoyez un message de test depuis un autre compte et confirmez sa réception avant de publier l'adresse.

Règles de nommage

• Seuls les lettres minuscules, chiffres, points, traits d'union, tirets bas et signes plus sont autorisés.
• La longueur maximale est de 64 caractères.
• L'adresse doit être unique dans l'ensemble de votre compte. Elle ne peut correspondre à une boîte existante, à un autre alias ou à une adresse système du même domaine.
• Exemples d'alias valides : info, sales-team, john.doe, billing_dept, contact+us
• Exemples d'alias non valides : Info (majuscule), sales team (espaces), hello@world (@ interdit)

Alias entre domaines

La liste des domaines affiche ceux de votre compte qui sont disponibles dans les réglages de boîte. Vous pouvez créer un alias dans un domaine différent de celui de la boîte. Par exemple :

• Boîte : john@brand-a.com
• Alias : sales@brand-b.com

Tout message envoyé à sales@brand-b.com arrive dans la boîte de John. Cette configuration est pratique lorsque vous gérez plusieurs marques ou domaines de clients depuis un seul compte.

Vous pouvez préparer un alias pendant que le domaine attend sa configuration DNS. Ne comptez pas sur lui pour une remise normale avant que le domaine soit indiqué comme Actif. Un domaine réservé à l'envoi reste disponible pour un alias, mais ne peut pas héberger une boîte distincte.

Activer et désactiver des alias

Chaque alias comporte deux boutons indépendants :

• Activer / Désactiver : détermine si l'alias est actif. Un alias désactivé cesse entièrement de recevoir et d'envoyer des messages. Utilisez cette option pour le suspendre temporairement sans le supprimer.
• Envoi : Activé / Désactivé : détermine si vous pouvez utiliser cet alias comme adresse « De » pour envoyer des messages. Cela ne change rien à la réception.

Cliquez sur le bouton correspondant à côté de l'alias pour modifier son état. Après un changement, envoyez un message de test avant de communiquer l'adresse aux clients ou aux collègues.

Désactiver ou supprimer

• Désactivez l'alias si vous pensez en avoir encore besoin. L'adresse reste réservée et personne d'autre ne peut se l'attribuer. Les messages qui lui sont envoyés sont rejetés avec « user unknown ».
• Supprimez l'alias si vous êtes certain de ne plus en avoir besoin. L'adresse est libérée et n'importe quelle boîte du compte peut la réutiliser. Les messages sont rejetés, sauf si le domaine dispose d'un catch-all actif.

Envoyer depuis un alias

Lorsque l'option « Autoriser l'envoi » est active pour un alias, vous pouvez utiliser cette adresse comme expéditeur. Les destinataires voient l'adresse de l'alias et non celle de votre boîte principale.

Dans le webmail TrekMail

1. Connectez-vous avec l'adresse principale de la boîte et son mot de passe. Un alias ne possède ni mot de passe ni connexion distincte.
2. Vérifiez que l'administrateur a activé Autoriser l'envoi depuis cette adresse pour l'alias.
3. Ouvrez le menu de votre avatar → Paramètres → Adresses d'envoi.
4. Une fois l'alias et son domaine actifs et l'envoi autorisé, l'alias apparaît automatiquement. Ouvrez sa fiche pour régler le nom affiché, une adresse Reply-To facultative et la signature.
5. Dans un nouveau message, choisissez l'alias dans le menu De.

Ne créez ni ne supprimez manuellement les fiches automatiques d'alias dans le webmail. La référence est l'adresse de la boîte avec ses alias actifs, autorisés à envoyer et associés à des domaines actifs. La désactivation de l'autorisation d'envoi retire l'alias de la liste De, sans interrompre la réception si Autoriser la réception reste actif.

Sous Paramètres → Adresses d'envoi, vous pouvez aussi choisir l'alias comme adresse par défaut des nouveaux messages. Pour les réponses, sélectionnez Adresse qui a reçu le message ou Adresse par défaut des nouveaux messages. La première option vérifie l'adresse de remise originale afin qu'une réponse à un alias puisse utiliser automatiquement cet alias dans le champ De.

Si cet alias transfère les messages vers une boîte Gmail, Outlook ou autre qui est connectée, cliquez sur Ajouter une adresse De afin de relier l'alias à cette boîte. Consultez Envoyer depuis une adresse professionnelle avec Gmail. Le même bouton ajoute une adresse De sans boîte propre, ce qui convient lorsque le message est transféré depuis un fournisseur que vous n'avez pas connecté.

Dans Outlook

1. Ouvrez Outlook et accédez à Fichier → Paramètres du compte → Paramètres du compte.
2. Sélectionnez votre compte TrekMail, puis cliquez sur Modifier.
3. Sous Paramètres supplémentaires → Avancé, vous pourrez peut-être ajouter l'alias comme adresse « Envoyer en tant que » supplémentaire. Cette possibilité dépend de la version d'Outlook.
4. Vous pouvez aussi créer un nouveau compte dans Outlook avec les réglages suivants :
   • E-mail : L'adresse de l'alias
   • Nom d'utilisateur : L'adresse principale de votre boîte, par exemple john@company.com
   • Mot de passe : Le mot de passe de la boîte, identique à celui de l'adresse principale
   • Serveurs IMAP/SMTP : Les mêmes que pour la boîte principale

Dans Apple Mail (macOS / iOS)

1. Ouvrez Mail → Réglages → Comptes → sélectionnez votre compte TrekMail.
2. Dans le champ Adresse e-mail, ajoutez l'alias après une virgule : john@company.com, sales@company.com.
3. Pendant la rédaction, cliquez sur le champ De pour changer d'adresse.

Dans Thunderbird

1. Ouvrez les Paramètres des comptes de votre compte TrekMail.
2. Cliquez sur Gérer les identités en bas.
3. Cliquez sur Ajouter, puis saisissez l'adresse de l'alias.
4. Lors de la rédaction, la liste De contient l'alias.

Par SMTP ou un autre logiciel de messagerie

La procédure générale pour tout logiciel est la suivante :

1. Ajoutez une nouvelle « identité », un nouveau « profil » ou une adresse « envoyer en tant que » dans les paramètres du logiciel.
2. Utilisez les mêmes identifiants que pour votre boîte principale et recopiez exactement l'hôte sortant, le port et le mode de sécurité affichés sous Applications et appareils pour cette boîte. Un hôte White Label ou une route d'envoi personnalisée peut employer un autre nom d'hôte. Ne le déduisez donc pas du domaine de messagerie.
   • Port : 465 (SSL) ou 587 (STARTTLS)
   • Nom d'utilisateur : L'adresse complète de votre boîte, par exemple john@company.com
   • Mot de passe : Le mot de passe de votre boîte
3. Définissez l'adresse De sur l'alias, par exemple sales@company.com.

Le serveur TrekMail vérifie que l'alias appartient à votre boîte et qu'il est autorisé à envoyer. Si c'est le cas, le message part. Sinon, le serveur le refuse avec l'erreur « sender address rejected ».

Par API ou MCP

Lors d'un envoi avec l'API de messages TrekMail (POST /api/v1/messages/send) ou les outils MCP, indiquez l'adresse de l'alias dans le champ from. Le système vérifie les points suivants :

1. L'alias appartient à la boîte authentifiée.
2. L'option can_send est active pour l'alias.
3. L'alias est actif (is_active = true).

Si une vérification échoue, l'envoi est refusé avec une erreur.

Identifier l'alias qui a reçu un message

Lorsqu'un message arrive par un alias, il contient une en-tête Delivered-To qui indique l'adresse originale de l'alias.

Dans le webmail TrekMail

Ouvrez le menu des autres actions du message et choisissez Afficher la source. Recherchez :

Delivered-To: sales@company.com

Vous savez ainsi que le message a été envoyé à l'origine à sales@company.com, même s'il a finalement atteint votre boîte john@company.com.

Trier le courrier des alias avec des filtres

Vous pouvez créer des filtres qui classent les messages selon l'alias auquel ils ont été envoyés. Par exemple :

• Condition : L'en-tête Delivered-To contient sales@
• Action : Déplacer vers le dossier « Ventes »

Le courrier entrant est ainsi organisé automatiquement par usage. Consultez Créer et gérer des filtres pour suivre la procédure complète.

Conseil : Créez des dossiers tels que « Ventes », « Assistance » et « Facturation », puis configurez un filtre pour chaque alias. Votre boîte de réception reste ordonnée et vous savez toujours quelle adresse a reçu chaque message.

Supprimer un alias

1. Dans l'onglet Alias, cliquez sur Supprimer à côté de l'alias.
2. Confirmez la suppression dans la fenêtre qui s'affiche.

Après la suppression :

• Les messages envoyés à cette adresse sont rejetés avec « user unknown », sauf si un catch-all est configuré pour le domaine.
• L'adresse est libérée et peut être réutilisée. Vous ou une autre boîte de votre compte pouvez vous l'attribuer.
• Si une personne a enregistré l'alias dans ses contacts et envoie un message, celui-ci sera rejeté.
• Cette action est irréversible. Pour récupérer l'alias, vous devrez le recréer.

Avant de supprimer, demandez-vous :

• Des sites web, formulaires ou cartes de visite utilisent-ils cette adresse?
• Avez-vous communiqué cet alias à des clients ou partenaires?
• Serait-il plus prudent de le désactiver plutôt que de le supprimer tant que vous n'êtes pas certain?

Gestion groupée des alias

Si vous devez gérer les alias de nombreuses boîtes, l'API REST et les outils MCP sont plus rapides que le tableau de bord :

• API : Utilisez POST /api/v1/mailboxes/{id}/aliases dans une boucle ou un script de traitement par lots afin de créer des alias pour plusieurs boîtes.
• MCP : Utilisez l'outil create_alias pour permettre aux agents d'IA de configurer des alias dans un parcours d'intégration plus large.

L'API accepte les clés d'idempotence. Vous pouvez donc réessayer sans risque, et la création répétée du même alias ne produit pas de doublons.

Limites

Chaque forfait fixe un nombre maximal d'alias par boîte :

L'utilisation actuelle est indiquée en haut de l'onglet Alias, par exemple « 2 sur 30 ». Lorsque vous atteignez la limite, un message vous propose de changer de forfait.

Les comptes d'essai ont une limite de sécurité supplémentaire de 5 alias par boîte jusqu'au premier paiement.

Questions fréquentes

• Puis-je modifier l'adresse d'un alias? Non. Supprimez l'ancien alias et créez-en un nouveau. Testez la nouvelle adresse avant de la communiquer et gardez à l'esprit que le courrier envoyé à l'adresse supprimée peut être rejeté ou suivre le catch-all du domaine.

• Un alias utilise-t-il du stockage supplémentaire? Non. Les alias partagent la même boîte de réception et le même stockage que la boîte principale. Un message envoyé à un alias compte dans le stockage de la boîte comme tout autre message.

• Deux boîtes peuvent-elles partager le même alias? Non. Chaque adresse d'alias doit être unique dans l'ensemble du compte. Si la boîte A utilise info@domain.com comme alias, la boîte B ne peut pas l'utiliser.

• Que se passe-t-il si je supprime la boîte? Tous ses alias sont supprimés automatiquement. Leurs adresses redeviennent disponibles.

• Les alias fonctionnent-ils avec un catch-all? Oui. Si le catch-all est actif sur un domaine et qu'un alias existe sur ce domaine, l'alias est prioritaire. Les messages envoyés à l'alias vont vers sa cible; ceux envoyés à des adresses inconnues vont vers le catch-all.

• Puis-je transférer uniquement le courrier d'un alias précis? Pas directement au niveau de l'alias. Vous pouvez toutefois utiliser un filtre avec une condition portant sur l'en-tête Delivered-To pour transférer les messages arrivés par un alias précis.

• Les alias influencent-ils la délivrabilité ou la réputation antispam? Non. Ce ne sont pas les alias qui envoient le courrier, mais votre boîte. Un alias est simplement une adresse qui remet le courrier à la boîte. La réputation d'envoi dépend de la boîte et du domaine, pas d'un alias particulier.

• Puis-je créer un alias sur un domaine qui ne m'appartient pas? Non. Le domaine doit être ajouté et vérifié dans votre compte TrekMail. Vous ne pouvez créer des alias que sur les domaines que vous contrôlez.

• Peut-on importer des alias en masse? Pas encore depuis le tableau de bord. Utilisez l'API (POST /api/v1/mailboxes/{id}/aliases) ou les outils MCP pour les créer en nombre.

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