Endereços de envio, assinaturas e modelos

A tela Endereços de envio controla o nome e o endereço exibidos no campo From (De). Ela também controla assinaturas, opções automáticas de resposta e endereços empresariais adicionais, inclusive aqueles cujas mensagens chegam ao Gmail, Outlook ou outra caixa conectada.

Endereços pelos quais você pode enviar

Um endereço de envio é um perfil de um endereço que o TrekMail já sabe que você tem permissão para usar. Cada um pode ter nome de exibição próprio, endereço Reply-To opcional e assinatura.

O Webmail pode mostrar:

• O endereço principal da sua caixa postal.
• Aliases ativos com Permitir envio deste endereço habilitado.
• Contas conectadas do Gmail, Outlook e outros provedores.
• Endereços From empresariais adicionais, vinculados a uma caixa conectada ou independentes.
• Caixas postais compartilhadas pelas quais você tem permissão para enviar.

Você não pode digitar qualquer endereço e começar a enviar por ele. Um endereço empresarial precisa pertencer a um domínio ativo na sua conta TrekMail, estar atribuído à sua caixa e ter o envio habilitado. Isso evita envios acidentais ou não autorizados.

Adicionar um endereço de alias

Um administrador da conta adiciona o endereço no painel:

1. Abra Caixas postais e selecione a caixa.
2. Abra Aliases e crie ou edite o alias.
3. Habilite Permitir envio deste endereço.
4. Volte ao Webmail e abra Configurações → Endereços de envio.

O alias autorizado aparece automaticamente. Nenhuma configuração separada é necessária, a menos que você queira vinculá-lo a uma caixa conectada do Gmail, Outlook ou outro provedor.

Personalizar um endereço de envio

1. Abra seu avatar ou o menu da conta e selecione Configurações.
2. Selecione Endereços de envio.
3. Abra o cartão do endereço principal ou alias que deseja editar.
4. Altere os campos desejados do perfil:
   • Nome de exibição, por exemplo, “Alice Baker” ou “Equipe de vendas”.
   • Reply-To, opcional; envia as respostas a outro endereço.
   • Assinatura, exclusiva deste endereço, exceto quando uma assinatura obrigatória para todo o domínio estiver ativa.
5. Salve as alterações.

O endereço de email é somente leitura. Os cartões da caixa principal e dos aliases não podem ser excluídos no Webmail. Para remover um alias do menu De, um administrador deve desabilitar Permitir envio, desativar o alias ou excluí-lo no painel. O endereço principal da caixa continua disponível.

Adicionar um endereço From empresarial extra

Use esta opção quando as mensagens de um endereço empresarial chegam a outro lugar, mas as respostas ainda devem exibir o endereço empresarial.

1. Confirme no painel que o endereço empresarial está atribuído à sua caixa e com o envio habilitado.
2. Abra Configurações → Endereços de envio e clique em Adicionar um endereço From.
3. Escolha o que os destinatários devem ver e como a mensagem deve ser enviada.
4. Salve o endereço.

Se as mensagens chegam a uma conta do Gmail, Outlook ou outro provedor que você conectou ao TrekMail, conecte-a primeiro em Configurações → Contas conectadas e escolha-a como caixa na etapa 3. As respostas então aparecem na pasta Enviados dessa conta. Veja um exemplo completo em Enviar por um endereço empresarial usando o Gmail.

Conectar uma caixa é opcional. Quando as mensagens são encaminhadas por um provedor que você não conecta, como um domínio de cliente ainda hospedado no Google Workspace ou Microsoft 365, adicione o endereço de forma independente e pule essa etapa. Consulte Enviar por um domínio que você não hospeda.

Escolher o serviço de envio

Um endereço From adicional oferece duas opções:

• Usar as configurações de envio do domínio é a opção recomendada. O endereço segue o Managed TrekMail SMTP ou o perfil SMTP personalizado já selecionado para o domínio.
• Usar outro serviço de envio salvo envia somente este endereço From por outro perfil SMTP salvo.

Se o endereço estiver vinculado a uma conta conectada, essa conta continuará sendo a caixa em que as mensagens chegam e na qual o TrekMail salva a cópia em Enviados. O serviço de envio apenas entrega a mensagem de saída.

Escolher o endereço padrão para novas mensagens

Em Configurações → Endereços de envio, selecione Definir como padrão no endereço que você costuma usar. Apenas um endereço de caixa gerenciada pode ser o padrão. Ele é pré-selecionado em novas mensagens, mas você ainda pode escolher outro endereço disponível no menu From do editor.

Um endereço From adicional não se torna o padrão de novas mensagens sem relação com ele. O endereço aparece no menu From sempre que for seguro usá-lo e, se estiver vinculado a uma caixa conectada, sempre que você trabalhar nessa caixa.

Escolher o endereço From para respostas

Na parte superior de Configurações → Endereços de envio, escolha uma política de resposta. A escolha pertence à caixa em uso, então uma caixa compartilhada pode responder de forma diferente da sua caixa pessoal:

• Endereço que recebeu a mensagem faz o Webmail verificar qual endereço aprovado recebeu a mensagem e tentar usar o mesmo endereço em From. É a melhor opção quando vários endereços empresariais alimentam uma caixa.
• Endereço padrão para novas mensagens inicia as respostas com o endereço padrão habitual.

Se o endereço original não estiver mais disponível, o Webmail retorna de modo seguro a um endereço que você ainda pode usar. Sempre confira o campo From antes de enviar uma resposta importante.

Caixas postais compartilhadas

Ao abrir uma caixa postal compartilhada, os endereços e as configurações de envio próprios dela são usados. Membros com permissão de envio podem escrever e responder como essa caixa e adicionar endereços From empresariais extras. Membros somente leitura não recebem controles de envio ou resposta. Você não pode contornar as permissões de uma caixa compartilhada criando um endereço na sua caixa pessoal.

O editor também pode mostrar outras caixas compartilhadas pelas quais você tem permissão para enviar. Sempre verifique o campo From quando uma mensagem puder ser enviada por mais de uma caixa.

Uma conta pessoal do Gmail ou Outlook conectada à sua caixa continua sendo pessoal. Ela não fica visível para colegas por meio de uma caixa compartilhada.

Assinaturas de email

Uma assinatura é um bloco de texto ou HTML inserido em mensagens enviadas por um endereço específico. Usos comuns incluem nome e cargo, telefone, logotipo da empresa ou aviso legal.

Criar ou editar uma assinatura

1. Acesse Configurações → Endereços de envio.
2. Abra o endereço de envio que deseja editar.
3. Mantenha Assinatura habilitada ativo.
4. Crie a assinatura no editor visual ou alterne para a visualização HTML quando precisar editar a marcação diretamente.
5. Clique em Salvar.

O editor permite formatação de texto, alinhamento, links e imagens carregadas de uma URL HTTPS. O HTML salvo é higienizado para proteger o email. Scripts, formulários e marcação interativa insegura são removidos.

Limite de tamanho: cada assinatura de endereço de envio pode conter até 65,535 caracteres de HTML. Na prática, use uma assinatura muito mais curta para que os aplicativos dos destinatários a carreguem rapidamente.

Imagens da assinatura

Use uma URL de imagem HTTPS estável que você controla. Imagens hospedadas mantêm a mensagem menor e facilitam a atualização, embora os clientes de email dos destinatários possam bloquear inicialmente imagens externas. Mantenha dados importantes, como nome e telefone, em texto real em vez de colocar tudo em uma imagem.

Para uma exibição confiável em dispositivos móveis, use logotipos com aproximadamente 200-400px de largura e retratos quadrados com cerca de 80-120px. Teste o resultado em clientes de email comuns no computador e no celular.

Quando uma assinatura é inserida

Quando Assinatura habilitada está ativo, o Webmail insere a assinatura do endereço selecionado em novas mensagens e respostas. Alterar o endereço From no editor substitui o bloco de assinatura sem remover o texto já escrito. Você ainda pode editar ou remover o bloco inserido antes do envio.

Políticas de assinatura para todo o domínio

Um administrador da conta pode configurar uma política de assinatura para um domínio:

• Desativada significa que cada endereço de envio usa a própria assinatura.
• Padrão significa que novos endereços começam com a assinatura do domínio, mas os usuários podem editar sua própria cópia.
• Obrigatória significa que a assinatura do domínio substitui as assinaturas individuais. O administrador também escolhe se ela aparece antes ou depois do texto citado da resposta.

Se a assinatura salva não aparecer, uma política obrigatória do domínio pode estar ativa.

Vários idiomas ou marcas

Use um alias separado com envio habilitado para cada perfil que precise de nome ou assinatura próprios. O alias aparece automaticamente em Endereços de envio, onde você pode personalizá-lo. Um nome de exibição sozinho não autoriza um endereço de email.

Modelos de mensagem

Modelos são mensagens escritas previamente que você pode inserir em uma nova mensagem ou resposta. Eles são úteis para acompanhar clientes, responder ao suporte, lembrar faturas e outras comunicações repetidas.

Limites

• Até 20 modelos por caixa postal.
• Assunto: até 500 caracteres.
• Corpo: até 50,000 caracteres de HTML higienizado.
• Os modelos pertencem à caixa em que foram criados e não são compartilhados automaticamente com outras caixas.

Criar um modelo

1. Acesse Configurações → Modelos.
2. Clique em Novo modelo.
3. Insira um nome interno, um assunto padrão opcional e o corpo da mensagem.
4. Clique em Salvar.

Usar um modelo

1. Abra uma nova mensagem ou resposta.
2. Clique no botão Modelos do editor.
3. Selecione um modelo.
4. Revise e edite o assunto e o corpo inseridos antes de enviar.

Um modelo não substitui destinatários ou anexos. Também não substitui marcadores automaticamente, então altere por conta própria textos como [NAME].

Editar ou excluir um modelo

Acesse Configurações → Modelos. Abra um modelo para editá-lo ou use a ação de exclusão para removê-lo. Isso não altera mensagens já enviadas.

Perguntas comuns

Por que meu alias não aparece no menu From? Confirme se ele está ativo e se Permitir envio deste endereço está habilitado. A conta também deve estar em um plano compatível com aliases. Atualize o Webmail depois que um administrador alterar o alias. Se o alias estiver em um domínio cujo recebimento continua com outro provedor, ele nunca aparece sozinho. Adicione-o uma vez com Adicionar um endereço From e consulte Enviar por um domínio que você não hospeda.

Aliases diferentes podem ter nomes e assinaturas diferentes? Sim. Cada endereço principal ou alias autorizado tem um perfil de remetente editável próprio.

Posso remover um endereço sem excluir o alias? Você não exclui endereços gerenciados da caixa no Webmail. Desative a permissão de envio do alias no painel se ele deve continuar recebendo email, mas não deve mais aparecer em From. Um endereço From adicional vinculado a uma caixa conectada pode ser removido na tela de edição.

Meus colegas podem ver meus modelos? Os modelos pertencem à caixa. Uma caixa compartilhada tem modelos e configurações próprios. Modelos da caixa pessoal não são copiados automaticamente para ela.

Por que a imagem hospedada da minha assinatura não aparece para um destinatário? A URL pode estar indisponível, usar HTTP em vez de HTTPS ou o cliente de email pode bloquear imagens externas até confiar no remetente.

A assinatura do meu endereço de envio aparece em respostas automáticas? Não. Respostas automáticas usam a mensagem configurada em Configurações → Resposta automática.

Os endereços de envio podem usar serviços SMTP diferentes? Sim. Um endereço From adicional pode seguir as configurações do domínio ou usar outro perfil SMTP salvo. Os endereços da caixa principal e dos aliases normalmente seguem a rota do domínio.