발신 주소, 서명 및 메시지 템플릿 설정

발신 주소 화면에서는 수신자가 From 필드에서 보게 될 이름과 주소를 관리합니다. 서명, 자동 답장 주소 선택, Gmail, Outlook 또는 다른 연결된 받은편지함으로 메일을 받는 주소를 포함한 추가 업무 주소도 이 화면에서 관리합니다.

발송에 사용할 수 있는 주소

발신 주소는 TrekMail에서 사용 권한을 이미 확인한 주소의 프로필입니다. 각 주소에 별도의 표시 이름, 선택 사항인 Reply-To 주소 및 서명을 지정할 수 있습니다.

Webmail에는 다음 주소가 표시될 수 있습니다.

• 메일함의 기본 주소
• 이 주소에서 보내기 허용이 켜진 활성 별칭
• 연결된 Gmail, Outlook 및 기타 계정
• 연결된 받은편지함에 연결되었거나 독립적으로 사용하는 추가 업무용 From 주소
• 발송 권한이 있는 공유 메일함

임의의 주소를 입력하고 곧바로 그 주소에서 보낼 수는 없습니다. 업무 주소는 TrekMail 계정의 활성 도메인에 속하고, 사용자의 메일함에 할당되며, 발송이 활성화되어야 합니다. 이 조건은 실수로 또는 권한 없이 발송하는 일을 방지합니다.

별칭 주소 추가

계정 관리자가 대시보드에서 주소를 추가합니다.

1. 메일함을 열고 메일함을 선택합니다.
2. 별칭을 열어 별칭을 만들거나 수정합니다.
3. 이 주소에서 보내기 허용을 켭니다.
4. Webmail로 돌아가 설정 → 발신 주소를 엽니다.

승인된 별칭은 자동으로 나타납니다. 연결된 Gmail, Outlook 또는 다른 받은편지함에 연결하려는 경우가 아니면 별도 설정이 필요하지 않습니다.

발신 주소 사용자 지정

1. 아바타 또는 계정 메뉴를 열고 설정을 선택합니다.
2. 발신 주소를 선택합니다.
3. 수정할 기본 주소 또는 별칭 카드를 엽니다.
4. 필요한 프로필 필드를 변경합니다.
   • 표시 이름, 예: “Alice Baker” 또는 “영업팀”
   • Reply-To, 선택 사항이며 답장을 다른 주소로 보냅니다.
   • 서명, 도메인 전체에 서명이 강제되지 않는 한 이 주소에만 적용됩니다.
5. 변경 내용을 저장합니다.

이메일 주소 자체는 읽기 전용입니다. 기본 메일함 및 별칭 카드는 Webmail에서 삭제할 수 없습니다. From 메뉴에서 별칭을 제거하려면 관리자가 보내기 허용을 끄거나, 별칭을 비활성화하거나, 대시보드에서 삭제해야 합니다. 기본 메일함 주소는 계속 사용할 수 있습니다.

추가 업무용 From 주소 추가

업무 주소의 메일이 이 메일함이 아닌 다른 곳으로 도착하지만 답장에는 계속 업무 주소를 표시해야 할 때 사용합니다.

1. 대시보드에서 업무 주소가 메일함에 할당되고 발송이 활성화되었는지 확인합니다.
2. 설정 → 발신 주소를 열고 From 주소 추가를 클릭합니다.
3. 수신자에게 표시할 내용과 메시지를 보낼 방법을 선택합니다.
4. 주소를 저장합니다.

TrekMail에 연결한 Gmail, Outlook 또는 다른 계정으로 메일이 도착한다면 먼저 설정 → 연결된 계정에서 해당 계정을 연결하고 3단계에서 받은편지함으로 선택합니다. 그러면 답장이 해당 계정의 보낸편지함에 저장됩니다. 전체 예시는 Gmail을 사용하여 업무 주소에서 보내기를 참조하세요.

받은편지함 연결은 선택 사항입니다. Google Workspace 또는 Microsoft 365에서 아직 호스팅되는 고객 도메인처럼 연결하지 않은 제공업체에서 메일을 전달받는다면 주소만 추가하고 이 단계를 건너뜁니다. 호스팅하지 않는 도메인에서 보내기를 참조하세요.

발송 서비스 선택

추가 From 주소에는 두 가지 선택지가 있습니다.

• 도메인의 발송 설정 사용을 권장합니다. 이 주소는 Managed TrekMail SMTP 또는 해당 도메인에 이미 지정된 사용자 지정 SMTP 프로필을 따릅니다.
• 저장된 다른 발송 서비스 사용은 이 From 주소만 다른 저장된 SMTP 프로필을 통해 보냅니다.

주소가 연결된 계정과 연동된 경우 해당 계정은 메일이 도착하고 TrekMail이 보낸 메일 사본을 저장하는 받은편지함으로 유지됩니다. 발송 서비스는 나가는 메시지를 전달하는 역할만 합니다.

새 메시지의 기본 주소 선택

설정 → 발신 주소에서 평소 사용하는 주소의 기본값으로 설정을 선택합니다. 관리되는 메일함 주소 하나만 기본값이 될 수 있습니다. 새 메시지에는 이 주소가 미리 선택되지만 작성기의 From 메뉴에서 사용 가능한 다른 주소를 선택할 수도 있습니다.

추가 From 주소는 관련 없는 새 메시지의 기본값으로 지정되지 않습니다. 안전하게 사용할 수 있는 위치의 From 메뉴에 나타나며, 연결된 받은편지함과 연동된 경우 해당 받은편지함에서 작업할 때 표시됩니다.

답장의 From 주소 선택

설정 → 발신 주소 상단에서 답장 정책 하나를 선택합니다. 선택은 현재 메일함에 속하므로 공유 메일함과 개인 메일함에 서로 다른 정책을 사용할 수 있습니다.

• 메시지를 받은 주소를 선택하면 Webmail이 승인된 주소 중 어떤 주소로 메시지를 받았는지 확인하고 동일한 주소를 From에 사용합니다. 여러 업무 주소가 하나의 받은편지함으로 들어올 때 가장 적합합니다.
• 새 메시지의 기본 주소를 선택하면 평소의 기본 주소로 답장을 시작합니다.

원래 주소를 더 이상 사용할 수 없다면 Webmail은 안전하게 사용 가능한 다른 주소로 전환합니다. 중요한 답장을 보내기 전에 항상 From 필드를 확인하세요.

공유 메일함

공유 메일함을 열면 해당 메일함의 발신 주소와 설정이 사용됩니다. 발송 권한이 있는 구성원은 그 메일함으로 작성하고 답장하며 추가 업무용 From 주소를 넣을 수 있습니다. 읽기 전용 구성원에게는 발송이나 답장 컨트롤이 제공되지 않습니다. 개인 메일함에 주소를 만들어 공유 메일함의 권한을 우회할 수 없습니다.

작성기에는 사용자가 발송할 수 있는 다른 공유 메일함도 표시될 수 있습니다. 둘 이상의 메일함에서 보낼 수 있는 메시지는 항상 From 필드를 확인하세요.

개인 메일함에 연결된 개인 Gmail 또는 Outlook 계정은 계속 개인용으로 유지됩니다. 공유 메일함을 통해 팀원에게 공개되지 않습니다.

이메일 서명

서명은 특정 주소에서 보낸 메시지에 삽입되는 텍스트 또는 HTML 블록입니다. 보통 이름과 직책, 전화번호, 회사 로고 또는 법적 고지를 넣습니다.

서명 만들기 또는 수정

1. 설정 → 발신 주소로 이동합니다.
2. 수정할 발신 주소를 엽니다.
3. 서명 활성화를 켠 상태로 유지합니다.
4. 시각적 편집기에서 서명을 만들거나 마크업을 직접 수정해야 할 때 HTML 보기로 전환합니다.
5. 저장을 클릭합니다.

편집기는 텍스트 서식, 정렬, 링크 및 HTTPS URL에서 불러온 이미지를 지원합니다. 저장된 HTML은 이메일 안전을 위해 정리됩니다. 스크립트, 양식 및 안전하지 않은 대화형 마크업은 제거됩니다.

크기 제한: 각 발신 주소의 서명에는 HTML을 최대 65,535자까지 넣을 수 있습니다. 실제로는 수신자의 이메일 앱에서 빠르게 불러올 수 있도록 훨씬 짧게 유지하세요.

서명 이미지

직접 관리하는 안정적인 HTTPS 이미지 URL을 사용하세요. 호스팅된 이미지는 메시지를 작게 유지하고 업데이트하기 쉽지만, 수신자의 이메일 클라이언트가 외부 이미지를 처음에는 차단할 수 있습니다. 이름과 전화번호 같은 중요한 정보는 모두 이미지 안에 넣지 말고 실제 텍스트로 유지하세요.

모바일에서 안정적으로 표시하려면 로고 너비는 약 200-400px, 인물 사진은 약 80-120px의 정사각형으로 만드세요. 일반적인 데스크톱 및 모바일 이메일 클라이언트에서 결과를 테스트하세요.

서명이 삽입되는 시점

서명 활성화가 켜져 있으면 Webmail이 선택한 주소의 서명을 새 메시지와 답장에 삽입합니다. 작성기에서 From 주소를 바꾸면 이미 작성한 메시지 텍스트는 유지하면서 서명 블록을 교체합니다. 보내기 전에 삽입된 블록을 수정하거나 삭제할 수도 있습니다.

도메인 전체 서명 정책

계정 관리자는 도메인의 서명 정책을 설정할 수 있습니다.

• 사용 안 함은 각 발신 주소가 자체 서명을 사용한다는 뜻입니다.
• 기본값은 새 발신 주소가 도메인 서명으로 시작하지만 사용자가 자신의 사본을 수정할 수 있다는 뜻입니다.
• 강제는 도메인 서명이 개별 서명을 대체한다는 뜻입니다. 관리자는 서명이 인용된 답장 텍스트 앞 또는 뒤에 나타날지도 선택합니다.

저장한 서명이 표시되지 않는다면 도메인의 강제 정책이 활성화되었을 수 있습니다.

여러 언어 또는 브랜드

고유한 이름이나 서명이 필요한 프로필마다 발송이 활성화된 별칭을 따로 사용하세요. 별칭은 발신 주소에 자동으로 나타나며 여기서 사용자 지정할 수 있습니다. 표시 이름만으로 이메일 주소의 사용 권한을 얻을 수는 없습니다.

메시지 템플릿

템플릿은 새 메시지나 답장에 삽입할 수 있도록 미리 작성한 메시지입니다. 고객 후속 연락, 지원 답변, 청구서 알림 및 반복되는 기타 연락에 유용합니다.

제한

• 메일함당 최대 20개 템플릿
• 제목: 최대 500자
• 본문: 정리된 HTML 최대 50,000자
• 템플릿은 만들어진 메일함에 속하며 다른 메일함과 자동으로 공유되지 않습니다.

템플릿 만들기

1. 설정 → 템플릿으로 이동합니다.
2. 새 템플릿을 클릭합니다.
3. 내부 이름, 선택 사항인 기본 제목 및 메시지 본문을 입력합니다.
4. 저장을 클릭합니다.

템플릿 사용

1. 새 메시지 또는 답장을 엽니다.
2. 작성기의 템플릿 버튼을 클릭합니다.
3. 템플릿을 선택합니다.
4. 보내기 전에 삽입된 제목과 본문을 확인하고 수정합니다.

템플릿은 수신자나 첨부 파일을 바꾸지 않습니다. 자리 표시자도 자동으로 대체하지 않으므로 [NAME] 같은 텍스트를 직접 바꾸세요.

템플릿 수정 또는 삭제

설정 → 템플릿으로 이동합니다. 템플릿을 열어 수정하거나 삭제 작업으로 제거합니다. 이미 보낸 메시지는 변경되지 않습니다.

자주 묻는 질문

From 메뉴에서 별칭이 보이지 않는 이유는 무엇인가요? 별칭이 활성 상태이고 이 주소에서 보내기 허용이 켜져 있는지 확인하세요. 계정이 별칭을 지원하는 플랜을 사용해야 합니다. 관리자가 별칭을 변경한 뒤 Webmail을 새로 고치세요. 수신 메일이 다른 제공업체에 남아 있는 도메인의 별칭은 자동으로 표시되지 않습니다. From 주소 추가로 한 번 추가한 뒤 호스팅하지 않는 도메인에서 보내기를 참조하세요.

별칭마다 다른 이름과 서명을 사용할 수 있나요? 예. 승인된 각 기본 주소 또는 별칭 주소에는 수정 가능한 자체 발신자 프로필이 있습니다.

별칭을 삭제하지 않고 주소만 제거할 수 있나요? 관리되는 메일함 주소는 Webmail에서 삭제하지 않습니다. 별칭이 메일은 계속 받되 From에 표시되지 않아야 한다면 대시보드에서 발송 권한을 끄세요. 연결된 받은편지함과 연동된 추가 From 주소는 수정 화면에서 제거할 수 있습니다.

팀원이 내 템플릿을 볼 수 있나요? 템플릿은 해당 메일함에 속합니다. 공유 메일함에는 자체 템플릿과 설정이 있으며 개인 메일함의 템플릿이 자동으로 복사되지 않습니다.

호스팅된 서명 이미지가 수신자에게 보이지 않는 이유는 무엇인가요? URL을 사용할 수 없거나, HTTPS 대신 HTTP를 사용하거나, 수신자의 이메일 클라이언트가 발신자를 신뢰할 때까지 외부 이미지를 차단할 수 있습니다.

발신 주소 서명이 자동 답장에도 표시되나요? 아니요. 자동 답장은 설정 → 자동 답장에서 구성한 메시지를 사용합니다.

발신 주소마다 다른 SMTP 서비스를 사용할 수 있나요? 예. 추가 From 주소는 도메인의 발송 설정을 따르거나 다른 저장된 SMTP 프로필을 사용할 수 있습니다. 기본 메일함 및 별칭 주소는 일반적으로 해당 도메인의 경로를 따릅니다.