Boîtes mail partagées pour les équipes

Une boîte partagée est une adresse d’équipe comme support@ ou sales@ avec sa propre boîte de réception. L’accès dépend des droits de chacun. Tout le monde se connecte à sa propre boîte, sans mot de passe commun.

Différences avec les autres options

• Une boîte mail ordinaire appartient à une personne et possède un mot de passe. Une boîte partagée compte plusieurs membres, sans mot de passe commun.
• Le transfert copie le courrier entrant, mais les réponses partent généralement de l’adresse personnelle du destinataire. Une boîte partagée répond avec l’adresse partagée.
• Un alias distribue le courrier dans la boîte d’une seule personne. Une boîte partagée constitue une boîte distincte dans laquelle toute une équipe travaille ensemble.

Créer une boîte mail partagée

1. Ouvrez Boîtes mail et choisissez Ajouter une boîte.
2. Sous Créer directement, choisissez Partagée et saisissez un nom comme support.
3. Choisissez les membres et sélectionnez Créer une boîte partagée.

Pour utiliser une boîte existante :

1. Sur la page Boîtes mail, ouvrez le menu de la boîte existante et choisissez Convertir en boîte partagée.
2. Choisissez les membres et confirmez. L’ancien mot de passe ne fonctionne plus et tous ses mots de passe d’application sont révoqués.
3. Les membres y accèdent avec leurs propres identifiants.

Comment les membres l’ouvrent

Avec Lire, ouvrez la boîte d’équipe dans le sélecteur Boîtes partagées après vous être connecté à votre boîte. Envoyer en tant que est aussi nécessaire pour y écrire ou répondre. Votre mot de passe et l’authentification à deux facteurs protègent l’accès.

Vous pouvez attribuer un libellé personnel à une boîte partagée dans le sélecteur. Il modifie uniquement votre propre affichage, pas le nom de la boîte ni la vue des autres membres.

Répondre avec l’adresse d’un client

Si le courrier d’un client est transféré dans la boîte partagée, un membre autorisé à Lire + Envoyer en tant que peut ajouter l’adresse approuvée du client sous Paramètres, Adresses d’expéditeur, puis la choisir dans le champ De. Le domaine du client doit d’abord figurer dans votre compte et être configuré pour laisser le courrier entrant chez son fournisseur actuel. Consultez Envoyer depuis un domaine que vous n’hébergez pas.

En haut de Paramètres, Adresses d’expéditeur, choisissez si les réponses doivent commencer avec l’adresse à laquelle le message a été distribué ou toujours avec l’adresse par défaut de la boîte. Ce réglage appartient à la boîte partagée, toute l’équipe suit donc la même règle.

Utiliser une application de messagerie sur ordinateur ou mobile

Avec Lire, connectez votre boîte à Outlook, Apple Mail, Thunderbird ou une autre app IMAP avec votre adresse et un mot de passe d’application. Ouvrez la boîte d’équipe sous Shared/<shared-address>/INBOX. Ne vous connectez jamais avec l’adresse commune.

N’ajoutez pas l’adresse partagée comme deuxième compte et n’essayez pas de vous connecter avec elle. Les membres autorisés à Lire + Envoyer en tant que peuvent choisir l’adresse partagée dans le champ De tout en continuant à s’authentifier avec leurs propres identifiants. Les membres en lecture seule peuvent ouvrir le dossier, mais ne peuvent ni modifier ses messages ni envoyer avec l’adresse partagée. Retirer un membre révoque son accès depuis le webmail et les applications de messagerie. Consultez Utiliser une boîte partagée dans Outlook et les applications de messagerie pour la configuration et le dépannage.

La boîte de réception unifiée

Avec Lire, la boîte unifiée inclut la boîte partagée. Elle regroupe votre propre boîte de réception et toutes les boîtes partagées que vous pouvez lire, par ordre chronologique. Chaque ligne indique sa boîte d’origine. Les réponses et les transferts utilisent l’adresse de cette boîte d’origine.

La boîte unifiée permet une recherche textuelle dans toutes les boîtes incluses. Vous pouvez y cocher des messages provenant de boîtes différentes, puis les archiver, les supprimer, les marquer comme lus ou non lus ou les signaler comme spam en une seule fois. Dans une boîte où vous n’avez que le droit Lire, l’archivage, la suppression et le signalement comme spam sont refusés (le marquage comme lu ou non lu fonctionne toujours), et une notification indique combien de messages ont été modifiés. Après une recherche dans Boîtes de réception uniquement, Sélectionner les N messages de toutes les boîtes de réception correspondant à cette recherche couvre toutes les correspondances de toutes les boîtes, avec les mêmes droits. Pour déplacer plusieurs messages vers un dossier en une seule fois ou sélectionner tous les messages d’un dossier sans recherche, ouvrez d’abord la boîte concernée.

Gérer les accès

Ouvrez l’écran Gérer de la boîte partagée, puis Accès. Vous y voyez toutes les personnes autorisées et pouvez ajouter d’autres boîtes mail du compte.

• Lire ouvre la boîte partagée. Envoyer en tant que autorise l’envoi avec son adresse. Les nouveaux membres reçoivent les deux droits. Pour la lecture seule, gardez Lire et désactivez Envoyer en tant que.
• Le retrait prend effet immédiatement.
• Au moins une personne doit garder Lire pour traiter les réponses. Donnez Lire à quelqu’un d’autre avant de retirer le dernier lecteur.
• Si personne ne peut lire après la suppression d’une boîte membre, ajoutez un lecteur dans Accès.

Aucun mot de passe partagé, par conception

Il est impossible de se connecter directement à une boîte partagée par le webmail, IMAP ou SMTP. Il n’existe donc aucun identifiant commun susceptible de fuiter, à renouveler ou à retenir lorsqu’une personne quitte l’équipe. L’accès délégué depuis une application utilise les identifiants personnels de chaque membre. Pour retirer l’accès d’une personne, supprimez-la dans l’onglet Accès.

Pour en faire à nouveau une boîte personnelle :

1. Dans Accès, choisissez Convertir en standard.
2. Définissez un nouveau mot de passe pour le webmail et confirmez. Tous les membres perdent l’accès. Les messages, alias et le stockage sont conservés.
3. Pour les téléphones et applications de messagerie, créez des mots de passe d’application dans l’onglet Sécurité après la conversion.

Offres et limites

• Les boîtes partagées sont incluses à partir de Starter: 5 par domaine avec Starter, 15 avec Pro et 30 avec Agency.
• Une boîte partagée est aussi décomptée de la limite habituelle de boîtes du domaine et utilise sa réserve de stockage.
• Les membres peuvent posséder une boîte ordinaire sur n’importe quel domaine du même compte.

API et MCP

Vous pouvez gérer les boîtes partagées au moyen de l’API publique et de MCP: en créer une, convertir une boîte existante, consulter ou modifier les membres et récupérer la configuration du client de messagerie d’un membre. Demandez cette configuration avec l’identifiant de la boîte du membre. Aucune interface ne renvoie le mot de passe d’une boîte. Consultez la Présentation de l’API pour l’authentification et les recommandations relatives aux requêtes.

Pour envoyer depuis la boîte partagée via Message API ou MCP, le membre doit avoir Lire et Envoyer en tant que. Utilisez son jeton avec shared_mailbox_id. Un jeton de la boîte partagée peut lire, mais pas envoyer. Voir Adresses d'envoi via API et MCP.