Boîtes mail partagées pour les équipes

Une boîte mail partagée est une boîte d’équipe, telle que support@ ou sales@. Plusieurs personnes peuvent l’ouvrir depuis leur propre boîte, lire les messages, répondre et envoyer avec l’adresse partagée. Personne ne partage de mot de passe ni ne se connecte à un deuxième compte.

Différences avec les autres options

• Une boîte mail ordinaire appartient à une personne et possède un mot de passe. Une boîte partagée compte plusieurs membres, sans mot de passe commun.
• Le transfert copie le courrier entrant, mais les réponses partent généralement de l’adresse personnelle du destinataire. Une boîte partagée répond avec l’adresse partagée.
• Un alias distribue le courrier dans la boîte d’une seule personne. Une boîte partagée constitue une boîte distincte dans laquelle toute une équipe travaille ensemble.

Créer une boîte mail partagée

Ouvrez Boîtes mail, sélectionnez Ajouter une boîte, puis choisissez Partagée sous Créer directement. Donnez-lui un nom, par exemple support, choisissez ses membres et créez-la. Une boîte partagée n’a pas de mot de passe, car personne ne s’y connecte directement.

Pour convertir une boîte existante en boîte partagée, ouvrez son menu depuis la page Boîtes mail et sélectionnez Convertir en boîte partagée. Son ancien mot de passe devient immédiatement invalide. Les membres y accèdent désormais depuis leur propre compte.

Comment les membres l’ouvrent

Chaque membre utilise ses propres identifiants TrekMail. Dans le webmail, choisissez la boîte d’équipe au moyen du sélecteur Boîtes partagées. Le bandeau indique la boîte actuellement ouverte. Les réponses et les nouveaux messages utilisent l’adresse partagée. Revenez à la boîte personnelle depuis le sélecteur. Le mot de passe et l’authentification à deux facteurs de chaque personne continuent à protéger l’accès.

Vous pouvez attribuer un libellé personnel à une boîte partagée dans le sélecteur. Il modifie uniquement votre propre affichage, pas le nom de la boîte ni la vue des autres membres.

Répondre avec l’adresse d’un client

Si le courrier d’un client est transféré dans la boîte partagée, un membre autorisé à Répondre peut ajouter l’adresse approuvée du client sous Paramètres → Adresses d’envoi, puis la choisir dans le champ De. Le domaine du client doit d’abord figurer dans votre compte et être configuré pour laisser le courrier entrant chez son fournisseur actuel. Consultez Envoyer depuis un domaine que vous n’hébergez pas.

En haut de Paramètres → Adresses d’envoi, choisissez si les réponses doivent commencer avec l’adresse à laquelle le message a été distribué ou toujours avec l’adresse par défaut de la boîte. Ce réglage appartient à la boîte partagée, toute l’équipe suit donc la même règle.

Utiliser une application de messagerie sur ordinateur ou mobile

Les boîtes partagées sont également disponibles dans Outlook, Apple Mail, Thunderbird, l’application Gmail et les autres clients IMAP. Connectez une seule fois la boîte habituelle du membre avec sa propre adresse et son propre mot de passe. La boîte partagée apparaît ensuite sous Shared/<shared-address>/INBOX.

N’ajoutez pas l’adresse partagée comme deuxième compte et n’essayez pas de vous connecter avec elle. Les membres autorisés à Répondre peuvent choisir l’adresse partagée dans le champ De tout en continuant à s’authentifier avec leurs propres identifiants. Les membres en lecture seule peuvent ouvrir le dossier, mais ne peuvent ni modifier ses messages ni envoyer avec l’adresse partagée. Retirer un membre révoque son accès depuis le webmail et les applications de messagerie. Consultez Utiliser une boîte partagée dans Outlook et les applications de messagerie pour la configuration et le dépannage.

La boîte de réception unifiée

Dès que vous appartenez à au moins une boîte partagée, l’option Unifiée apparaît en haut du sélecteur. Elle regroupe votre propre boîte de réception et toutes les boîtes partagées que vous pouvez lire, par ordre chronologique. Chaque ligne indique sa boîte d’origine. Les réponses et les transferts utilisent l’adresse de cette boîte d’origine.

La boîte unifiée permet une recherche textuelle dans toutes les boîtes incluses. Pour exécuter une action groupée sur plusieurs messages, ouvrez d’abord la boîte concernée.

Gérer les accès

Ouvrez l’écran Gérer de la boîte partagée, puis Accès. Vous y voyez toutes les personnes autorisées et pouvez ajouter d’autres boîtes mail du compte.

• Les membres peuvent toujours lire. Ils peuvent normalement aussi répondre. Passez une personne en lecture seule si elle doit suivre la boîte sans envoyer de messages.
• Le retrait d’une personne prend effet immédiatement.
• Une boîte partagée doit compter au moins un membre. Ajoutez-en un autre avant de retirer le dernier ou supprimez la boîte si l’équipe n’en a plus besoin.
• Si une boîte n’a plus de membres parce que la boîte d’un membre a été supprimée, la page Boîtes mail affiche le badge Aucun membre afin que vous puissiez rétablir l’accès.

Aucun mot de passe partagé, par conception

Il est impossible de se connecter directement à une boîte partagée par le webmail, IMAP ou SMTP. Il n’existe donc aucun identifiant commun susceptible de fuiter, à renouveler ou à retenir lorsqu’une personne quitte l’équipe. L’accès délégué depuis une application utilise les identifiants personnels de chaque membre. Pour retirer l’accès d’une personne, supprimez-la dans l’onglet Accès.

Si vous avez ensuite besoin d’une boîte personnelle, l’onglet Accès propose Convertir en boîte ordinaire. Cette opération retire les membres et vous permet de définir un nouveau mot de passe pour la connexion directe.

Offres et limites

• Les boîtes partagées sont incluses à partir de Starter : 5 par domaine avec Starter, 15 avec Pro et 30 avec Agency.
• Une boîte partagée est aussi décomptée de la limite habituelle de boîtes du domaine et utilise sa réserve de stockage.
• Les membres peuvent posséder une boîte ordinaire sur n’importe quel domaine du même compte.

API et MCP

Vous pouvez gérer les boîtes partagées au moyen de l’API publique et de MCP : en créer une, convertir une boîte existante, consulter ou modifier les membres et récupérer la configuration du client de messagerie d’un membre. Demandez cette configuration avec l’identifiant de la boîte du membre. Aucune interface ne renvoie le mot de passe d’une boîte. Consultez la Présentation de l’API pour l’authentification et les recommandations relatives aux requêtes.