Absenderadressen, Signaturen und Vorlagen

Unter Absenderadressen legen Sie fest, welchen Namen und welche Adresse Empfänger im From-Feld (Von) sehen. Dort verwalten Sie außerdem Signaturen, automatische Antwortoptionen und zusätzliche Geschäftsadressen, einschließlich solcher, deren E-Mails in Gmail, Outlook oder einem anderen verbundenen Postfach ankommen.

Adressen, von denen Sie senden können

Eine Absenderadresse ist ein Profil für eine Adresse, von der TrekMail bereits weiß, dass Sie sie verwenden dürfen. Jede Adresse kann einen eigenen Anzeigenamen, eine optionale Reply-To-Adresse und eine eigene Signatur besitzen.

Webmail kann Folgendes anzeigen:

• Die Hauptadresse Ihres Postfachs.
• Aktive Aliase mit aktivierter Option Senden von dieser Adresse erlauben.
• Verbundene Konten bei Gmail, Outlook und anderen Anbietern.
• Zusätzliche Geschäftsadressen im Von-Feld, die mit einem verbundenen Postfach verknüpft oder eigenständig sind.
• Freigegebene Postfächer, von denen Sie senden dürfen.

Sie können nicht einfach eine beliebige Adresse eingeben und von ihr senden. Eine Geschäftsadresse muss zu einer aktiven Domain in Ihrem TrekMail-Konto gehören, Ihrem Postfach zugewiesen und zum Senden freigegeben sein. Dies verhindert versehentlichen oder unbefugten Versand.

Aliasadresse hinzufügen

Ein Kontoadministrator fügt die Adresse im Dashboard hinzu:

1. Öffnen Sie Postfächer und wählen Sie das Postfach aus.
2. Öffnen Sie Aliase und erstellen oder bearbeiten Sie den Alias.
3. Aktivieren Sie Senden von dieser Adresse erlauben.
4. Kehren Sie zu Webmail zurück und öffnen Sie Einstellungen → Absenderadressen.

Der autorisierte Alias erscheint automatisch. Eine weitere Einrichtung ist nur erforderlich, wenn Sie ihn mit einem verbundenen Gmail-, Outlook- oder anderen Postfach verknüpfen möchten.

Absenderadresse anpassen

1. Öffnen Sie Ihren Avatar oder das Kontomenü und wählen Sie Einstellungen.
2. Wählen Sie Absenderadressen.
3. Öffnen Sie die Karte der Hauptadresse oder des Alias, die Sie bearbeiten möchten.
4. Ändern Sie die gewünschten Profilfelder:
   • Anzeigename, zum Beispiel „Alice Baker“ oder „Vertriebsteam“.
   • Reply-To, optional; leitet Antworten an eine andere Adresse.
   • Signatur, für diese Adresse individuell, sofern keine domainweite Signatur erzwungen wird.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Die E-Mail-Adresse selbst ist schreibgeschützt. Karten des Hauptpostfachs und von Aliasen können in Webmail nicht gelöscht werden. Um einen Alias aus dem Von-Menü zu entfernen, muss ein Administrator Senden erlauben ausschalten, den Alias deaktivieren oder im Dashboard löschen. Die Hauptadresse des Postfachs bleibt verfügbar.

Zusätzliche Geschäftsadresse im Von-Feld hinzufügen

Verwenden Sie diese Option, wenn E-Mails für eine Geschäftsadresse an einem anderen Ort ankommen, Antworten aber weiterhin die Geschäftsadresse anzeigen sollen.

1. Stellen Sie im Dashboard sicher, dass die Geschäftsadresse Ihrem Postfach zugewiesen und zum Senden freigegeben ist.
2. Öffnen Sie Einstellungen → Absenderadressen und klicken Sie auf Von-Adresse hinzufügen.
3. Wählen Sie aus, was Empfänger sehen und wie die Nachricht gesendet werden soll.
4. Speichern Sie die Adresse.

Wenn die E-Mails in einem mit TrekMail verbundenen Gmail-, Outlook- oder anderen Konto ankommen, verbinden Sie dieses zuerst unter Einstellungen → Verbundene Konten und wählen Sie es in Schritt 3 als Postfach. Antworten landen dann im Ordner Gesendet dieses Kontos. Ein vollständiges Beispiel finden Sie unter Mit Gmail von einer Geschäftsadresse senden.

Das Verbinden eines Postfachs ist optional. Wenn die E-Mails von einem nicht verbundenen Anbieter weitergeleitet werden, etwa von einer weiterhin bei Google Workspace oder Microsoft 365 gehosteten Kundendomain, fügen Sie die Adresse eigenständig hinzu und überspringen Sie diesen Schritt. Siehe Von einer nicht bei Ihnen gehosteten Domain senden.

Versanddienst auswählen

Für eine zusätzliche Von-Adresse stehen zwei Optionen zur Verfügung:

• Versandeinstellungen der Domain verwenden wird empfohlen. Die Adresse verwendet Managed TrekMail SMTP oder das bereits für ihre Domain ausgewählte benutzerdefinierte SMTP-Profil.
• Anderen gespeicherten Versanddienst verwenden sendet nur diese Von-Adresse über ein anderes gespeichertes SMTP-Profil.

Ist die Adresse mit einem verbundenen Konto verknüpft, bleibt dieses Konto das Postfach, in dem Nachrichten ankommen und TrekMail die Kopie unter Gesendet speichert. Der Versanddienst stellt lediglich die ausgehende Nachricht zu.

Standardadresse für neue Nachrichten auswählen

Wählen Sie unter Einstellungen → Absenderadressen bei Ihrer üblichen Adresse Als Standard festlegen aus. Nur eine verwaltete Postfachadresse kann Standard sein. Sie wird bei neuen Nachrichten vorausgewählt, im Menü Von des Verfassen-Fensters können Sie jedoch weiterhin eine andere verfügbare Adresse wählen.

Eine zusätzliche Von-Adresse wird nicht zum Standard für unabhängige neue Nachrichten. Sie erscheint dort im Von-Menü, wo ihre Verwendung sicher ist, und bei einer Verknüpfung mit einem verbundenen Postfach immer dann, wenn Sie in diesem Postfach arbeiten.

Von-Adresse für Antworten auswählen

Wählen Sie oben unter Einstellungen → Absenderadressen eine Antwortrichtlinie. Die Auswahl gehört zum geöffneten Postfach, sodass ein freigegebenes Postfach anders antworten kann als Ihr persönliches:

• Adresse, welche die Nachricht empfangen hat bedeutet, dass Webmail prüft, welche genehmigte Adresse die Nachricht erhalten hat, und versucht, dieselbe Adresse im Von-Feld zu verwenden. Dies eignet sich am besten, wenn mehrere Geschäftsadressen in ein Postfach eingehen.
• Standardadresse für neue Nachrichten bedeutet, dass Antworten mit Ihrer normalen Standardadresse beginnen.

Ist die ursprüngliche Adresse nicht mehr verfügbar, wechselt Webmail sicher zu einer Adresse, die Sie noch verwenden dürfen. Prüfen Sie vor wichtigen Antworten immer das Feld Von.

Freigegebene Postfächer

Wenn Sie ein freigegebenes Postfach öffnen, werden dessen eigene Absenderadressen und Einstellungen verwendet. Mitglieder mit Sendeberechtigung können als dieses Postfach schreiben und antworten sowie zusätzliche Geschäftsadressen hinzufügen. Mitglieder mit reinem Lesezugriff erhalten keine Sende- oder Antwortfunktionen. Sie können Berechtigungen eines freigegebenen Postfachs nicht umgehen, indem Sie eine Adresse in Ihrem persönlichen Postfach erstellen.

Das Verfassen-Fenster kann außerdem andere freigegebene Postfächer anzeigen, von denen Sie senden dürfen. Prüfen Sie immer das Feld Von, wenn eine Nachricht aus mehr als einem Postfach gesendet werden könnte.

Ein persönliches Gmail- oder Outlook-Konto, das mit Ihrem Postfach verbunden ist, bleibt persönlich. Teammitglieder erhalten über ein freigegebenes Postfach keinen Zugriff darauf.

E-Mail-Signaturen

Eine Signatur ist ein Text- oder HTML-Block, der in Nachrichten einer bestimmten Absenderadresse eingefügt wird. Häufig enthält sie Name und Titel, Telefonnummer, Firmenlogo oder rechtliche Hinweise.

Signatur erstellen oder bearbeiten

1. Öffnen Sie Einstellungen → Absenderadressen.
2. Öffnen Sie die gewünschte Absenderadresse.
3. Lassen Sie Signatur aktiviert eingeschaltet.
4. Erstellen Sie die Signatur im visuellen Editor oder wechseln Sie zur HTML-Ansicht, um Markup direkt zu bearbeiten.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Der Editor unterstützt Textformatierung, Ausrichtung, Links und Bilder von einer HTTPS-URL. Gespeichertes HTML wird für die Sicherheit von E-Mails bereinigt. Skripte, Formulare und unsicheres interaktives Markup werden entfernt.

Größenlimit: Jede Signatur einer Absenderadresse darf bis zu 65,535 Zeichen HTML enthalten. Halten Sie sie in der Praxis deutlich kürzer, damit die E-Mail-Anwendungen der Empfänger sie schnell laden.

Bilder in Signaturen

Verwenden Sie eine beständige HTTPS-Bild-URL, die Sie kontrollieren. Gehostete Bilder halten die Nachricht kleiner und lassen sich leichter aktualisieren, können jedoch anfangs von den E-Mail-Clients der Empfänger blockiert werden. Schreiben Sie wichtige Angaben wie Name und Telefonnummer als echten Text, statt alles in einem Bild unterzubringen.

Für eine zuverlässige mobile Darstellung sollten Logos etwa 200-400px breit und Porträtbilder ungefähr 80-120px groß sein. Testen Sie das Ergebnis in verbreiteten E-Mail-Clients auf Desktop und Mobilgeräten.

Zeitpunkt des Einfügens einer Signatur

Wenn Signatur aktiviert eingeschaltet ist, fügt Webmail die Signatur der ausgewählten Adresse in neue Nachrichten und Antworten ein. Beim Wechsel der Von-Adresse im Verfassen-Fenster ersetzt Webmail den Signaturblock, ohne den bereits geschriebenen Nachrichtentext zu verändern. Sie können den eingefügten Block vor dem Senden weiterhin bearbeiten oder entfernen.

Domainweite Signaturrichtlinien

Ein Kontoadministrator kann eine Signaturrichtlinie für eine Domain einrichten:

• Aus bedeutet, dass jede Absenderadresse ihre eigene Signatur verwendet.
• Standard bedeutet, dass neue Absenderadressen zunächst die Domain-Signatur verwenden, Benutzer ihre eigene Kopie aber bearbeiten können.
• Erzwungen bedeutet, dass die Domain-Signatur individuelle Signaturen ersetzt. Der Administrator legt außerdem fest, ob sie vor oder nach dem zitierten Antworttext erscheint.

Wenn Ihre gespeicherte Signatur nicht erscheint, ist möglicherweise eine erzwungene Domainrichtlinie aktiv.

Mehrere Sprachen oder Marken

Verwenden Sie für jedes Profil, das einen eigenen Namen oder eine eigene Signatur benötigt, einen separaten zum Senden freigegebenen Alias. Der Alias erscheint automatisch unter Absenderadressen und kann dort angepasst werden. Ein Anzeigename allein berechtigt nicht zur Verwendung einer E-Mail-Adresse.

Nachrichtenvorlagen

Vorlagen sind vorbereitete Nachrichten, die Sie in eine neue Nachricht oder Antwort einfügen können. Sie eignen sich für Kundenkontakte, Supportantworten, Rechnungserinnerungen und andere wiederkehrende Korrespondenz.

Limits

• Bis zu 20 Vorlagen pro Postfach.
• Betreff: bis zu 500 Zeichen.
• Text: bis zu 50,000 Zeichen bereinigtes HTML.
• Vorlagen gehören zu dem Postfach, in dem sie erstellt wurden, und werden nicht automatisch mit anderen Postfächern geteilt.

Vorlage erstellen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Vorlagen.
2. Klicken Sie auf Neue Vorlage.
3. Geben Sie einen internen Namen, einen optionalen Standardbetreff und den Nachrichtentext ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Vorlage verwenden

1. Öffnen Sie eine neue Nachricht oder Antwort.
2. Klicken Sie im Verfassen-Fenster auf Vorlagen.
3. Wählen Sie eine Vorlage aus.
4. Prüfen und bearbeiten Sie den eingefügten Betreff und Text vor dem Senden.

Eine Vorlage ersetzt weder Empfänger noch Anhänge. Platzhalter werden ebenfalls nicht automatisch ersetzt. Ändern Sie Texte wie [NAME] daher selbst.

Vorlage bearbeiten oder löschen

Öffnen Sie Einstellungen → Vorlagen. Öffnen Sie eine Vorlage, um sie zu bearbeiten, oder verwenden Sie ihre Löschfunktion. Bereits gesendete Nachrichten werden dadurch nicht geändert.

Häufige Fragen

Warum fehlt mein Alias im Von-Menü? Vergewissern Sie sich, dass der Alias aktiv und Senden von dieser Adresse erlauben eingeschaltet ist. Das Konto muss außerdem einen Tarif verwenden, der Aliase unterstützt. Aktualisieren Sie Webmail, nachdem ein Administrator den Alias geändert hat. Wenn der Alias zu einer Domain gehört, deren eingehende E-Mails bei einem anderen Anbieter verbleiben, erscheint er nie von selbst. Fügen Sie ihn einmal mit Von-Adresse hinzufügen hinzu und lesen Sie Von einer nicht bei Ihnen gehosteten Domain senden.

Können verschiedene Aliase verschiedene Namen und Signaturen haben? Ja. Jede autorisierte Haupt- oder Aliasadresse besitzt ein eigenes bearbeitbares Absenderprofil.

Kann ich eine Adresse entfernen, ohne den Alias zu löschen? Verwaltete Postfachadressen werden nicht in Webmail gelöscht. Schalten Sie die Sendeberechtigung des Alias im Dashboard aus, wenn er weiterhin E-Mails empfangen, aber nicht mehr im Von-Feld erscheinen soll. Eine mit einem verbundenen Postfach verknüpfte zusätzliche Von-Adresse kann in ihrem Bearbeitungsfenster entfernt werden.

Können Teammitglieder meine Vorlagen sehen? Vorlagen gehören zu ihrem jeweiligen Postfach. Ein freigegebenes Postfach besitzt eigene Vorlagen und Einstellungen. Vorlagen des persönlichen Postfachs werden nicht automatisch dorthin kopiert.

Warum fehlt das gehostete Signaturbild bei einem Empfänger? Die URL ist möglicherweise nicht verfügbar, verwendet HTTP statt HTTPS oder der E-Mail-Client des Empfängers blockiert externe Bilder, bis der Absender als vertrauenswürdig gilt.

Erscheint die Signatur meiner Absenderadresse in automatischen Antworten? Nein. Automatische Antworten verwenden die unter Einstellungen → Automatische Antwort konfigurierte Nachricht.

Können Absenderadressen verschiedene SMTP-Dienste verwenden? Ja. Eine zusätzliche Von-Adresse kann den Versandeinstellungen ihrer Domain folgen oder ein anderes gespeichertes SMTP-Profil verwenden. Hauptpostfach- und Aliasadressen folgen normalerweise der Route ihrer Domain.