Адреса отправителя, подписи и шаблоны писем

На странице Адреса отправки задаются имя и адрес, которые получатели видят в поле От. Здесь также настраиваются подписи, автоматический выбор адреса для ответа и дополнительные рабочие адреса, в том числе адреса, письма для которых поступают в Gmail, Outlook или другой подключенный ящик.

Адреса, с которых можно отправлять письма

Доступные для редактирования поля зависят от карточки адреса. Откройте Настройки, затем Адреса отправки и используйте доступные поля. Права общего ящика меняются на вкладке Доступ.

Webmail может показывать:

• Основной адрес вашего почтового ящика.
• Активные псевдонимы с включенной настройкой Разрешить отправку с этого адреса.
• Подключенные учетные записи Gmail, Outlook и других сервисов.
• Дополнительные рабочие адреса От, связанные с подключенным ящиком или используемые отдельно.
• Общие почтовые ящики, от имени которых вам разрешено отправлять письма.

Чтобы добавить дополнительный рабочий адрес От, он уже должен быть назначен вашему ящику с разрешённой отправкой.

Добавление адреса псевдонима

Администратор учетной записи добавляет адрес на панели управления:

1. Откройте раздел Почтовые ящики и выберите нужный ящик.
2. Откройте Псевдонимы и создайте или измените псевдоним.
3. Включите Разрешить отправку с этого адреса.
4. Вернитесь в Webmail и откройте Настройки, Адреса отправки.

Разрешенный псевдоним появится автоматически. Дополнительная настройка не требуется, если только вы не хотите связать его с подключенным ящиком Gmail, Outlook или другого сервиса.

Настройка адреса отправителя

1. Откройте меню аватара или учетной записи и выберите Настройки.
2. Выберите Адреса отправки.
3. Откройте карточку основного адреса или псевдонима, которую нужно изменить.
4. Измените нужные поля профиля:
   • Отображаемое имя, например «Alice Baker» или «Отдел продаж».
   • Обратный адрес, необязательное поле, которое направляет ответы на другой адрес.
   • Подпись, уникальная для этого адреса, если только на уровне домена не применяется обязательная подпись.
5. Сохраните изменения.

Сам адрес электронной почты доступен только для чтения. Карточки основного ящика и псевдонимов нельзя удалить в Webmail. Чтобы убрать псевдоним из меню От, администратор должен отключить настройку Разрешить отправку, деактивировать псевдоним или удалить его на панели управления. Основной адрес ящика остается доступным.

Добавление дополнительного рабочего адреса От

Используйте эту возможность, если письма на рабочий адрес поступают в другое место, но в ответах должен по-прежнему отображаться рабочий адрес.

1. Убедитесь на панели управления, что рабочий адрес назначен вашему ящику и для него разрешена отправка.
2. Откройте Настройки, Адреса отправки и нажмите Добавить адрес «От кого».
3. Выберите, что увидят получатели и как следует отправлять сообщение.
4. Сохраните адрес.

Если письма поступают в учетную запись Gmail, Outlook или другого сервиса, которую вы подключили к TrekMail, сначала подключите ее в разделе Настройки, Подключенные учетные записи, а затем выберите как ящик на шаге 3. Ответы будут попадать в папку Отправленные этой учетной записи. Полный пример приведен в статье Отправка с рабочего адреса через Gmail.

Подключать почтовый ящик необязательно. Если письма пересылаются провайдером, которого вы не подключаете, например домен клиента все еще размещен в Google Workspace или Microsoft 365, добавьте адрес отдельно и пропустите этот шаг. См. Отправка с домена, который вы не размещаете.

Выбор службы отправки

Для дополнительного адреса От предусмотрены два варианта:

• Рекомендуется Использовать настройки отправки домена. Адрес использует Управляемый SMTP TrekMail или пользовательский профиль SMTP, уже выбранный для его домена.
• Использовать другую сохраненную службу отправки направляет только этот адрес От через другой сохраненный профиль SMTP.

Если адрес связан с подключенной учетной записью, она остается почтовым ящиком, куда поступают письма и где TrekMail сохраняет отправленную копию. Служба отправки отвечает только за доставку исходящего письма.

Выбор адреса по умолчанию для новых писем

Нажмите Сделать по умолчанию у адреса, на котором есть эта кнопка. Он будет выбран для новых писем. Перед отправкой можно выбрать другой доступный адрес в От.

Настройки по умолчанию принадлежат открытому сейчас ящику.

Выбор адреса От для ответов

В верхней части раздела Настройки, Адреса отправки выберите одно правило ответа. Выбор относится к открытому почтовому ящику, поэтому общий ящик может отвечать иначе, чем личный:

• Адрес, на который пришло письмо означает, что Webmail проверяет, какой разрешенный адрес получил письмо, и пытается использовать этот же адрес в поле От. Это оптимальный вариант, когда несколько рабочих адресов направляют письма в один ящик.
• Всегда … означает, что в ответах первоначально используется ваш обычный основной адрес.

Этот выбор применяется и к пересылке. Используется настройка ящика, из которого вы пересылаете письмо.

Проверяйте От перед ответом, особенно после изменения адреса или ваших прав администратором. Настройка ответов не даёт разрешения на отправку.

Общие почтовые ящики

Когда вы открываете общий почтовый ящик, используются его собственные адреса и настройки отправки. С правом Чтение после входа в свой ящик можно открыть входящие команды в переключателе Общие ящики. Для отправки и ответов из него также нужно право Отправка от имени. Ваш пароль и двухфакторная аутентификация защищают доступ.

В редакторе могут также отображаться другие общие почтовые ящики, от имени которых вам разрешено отправлять письма. Всегда проверяйте поле От, если письмо можно отправить более чем из одного ящика.

Личная учетная запись Gmail или Outlook, подключенная к вашему ящику, остается личной. Другие участники не получают к ней доступ через общий почтовый ящик.

Подписи писем

Подпись представляет собой блок текста или HTML, вставляемый в письма, отправленные с определенного адреса. Обычно в нее входят имя и должность, номер телефона, логотип компании или юридическое уведомление.

Создание или изменение подписи

1. Откройте Настройки, Адреса отправки.
2. Откройте адрес отправителя, который нужно изменить.
3. Оставьте настройку Включена активной.
4. Создайте подпись в визуальном редакторе или перейдите в режим HTML, если нужно непосредственно изменить разметку.
5. Нажмите Сохранить.

Редактор поддерживает форматирование и выравнивание текста, ссылки и изображения, загруженные по URL HTTPS. Сохраненный HTML очищается для безопасного использования в письмах. Скрипты, формы и небезопасная интерактивная разметка удаляются.

Ограничение размера: подпись каждого адреса отправителя может содержать до 65,535 символов HTML. На практике делайте ее значительно короче, чтобы почтовые приложения получателей загружали ее быстрее.

Изображения в подписи

Используйте стабильный URL изображения по протоколу HTTPS, который находится под вашим контролем. Размещенные отдельно изображения уменьшают размер письма и упрощают обновление, хотя почтовые клиенты получателей могут первоначально блокировать внешние изображения. Важные сведения, например имя и номер телефона, оставляйте настоящим текстом, а не помещайте все в картинку.

Для надежного отображения на мобильных устройствах используйте логотипы шириной примерно 200-400px и квадратные портреты размером около 80-120px. Проверьте результат в распространенных почтовых клиентах на компьютере и телефоне.

Когда вставляется подпись

Если для подписи выбрано Включена, Webmail вставляет подпись выбранного адреса в новые письма и ответы. При смене адреса От в редакторе блок подписи заменяется, а уже написанный текст письма сохраняется. До отправки вставленный блок можно изменить или удалить.

Политики подписи для всего домена

Администратор учетной записи может настроить политику подписи для домена:

• Выключено означает, что каждый адрес отправителя использует собственную подпись.
• По умолчанию для новых ящиков означает, что новые адреса отправителя первоначально используют подпись домена, но пользователи могут изменять свои копии.
• Принудительно при любой отправке из веб-почты означает, что подпись домена заменяет индивидуальные подписи. Администратор также выбирает, будет она находиться до или после цитируемого текста ответа.

Если сохраненная подпись не появляется, возможно, действует обязательная политика домена.

Несколько языков или брендов

Используйте отдельный псевдоним с разрешенной отправкой для каждого профиля, которому нужны собственные имя или подпись. Псевдоним автоматически появляется в разделе Адреса отправки, где его можно настроить. Одно отображаемое имя не дает разрешения на использование адреса электронной почты.

Шаблоны писем

Шаблоны представляют собой заранее подготовленные письма, которые можно вставить в новое письмо или ответ. Они удобны для последующих обращений к клиентам, ответов службы поддержки, напоминаний о счетах и другой повторяющейся переписки.

Ограничения

• До 20 шаблонов на почтовый ящик.
• Тема: до 500 символов.
• Текст: до 50,000 символов очищенного HTML.
• Шаблоны принадлежат ящику, в котором были созданы, и не предоставляются другим ящикам автоматически.

Создание шаблона

1. Откройте Настройки, Шаблоны.
2. Нажмите Новый шаблон.
3. Укажите внутреннее название, необязательную тему по умолчанию и текст письма.
4. Нажмите Сохранить.

Использование шаблона

1. Откройте новое письмо или ответ.
2. Нажмите кнопку Шаблоны в редакторе.
3. Выберите шаблон.
4. Проверьте и измените вставленные тему и текст перед отправкой.

Шаблон не заменяет получателей или вложения. Он также не подставляет значения вместо заполнителей автоматически, поэтому самостоятельно замените текст наподобие [NAME].

Изменение или удаление шаблона

Откройте Настройки, Шаблоны. Откройте шаблон, чтобы изменить его, или воспользуйтесь действием удаления. Уже отправленные письма при этом не меняются.

Частые вопросы

Почему мой псевдоним отсутствует в меню От? Убедитесь, что псевдоним активен и настройка Разрешить отправку с этого адреса включена. Учетная запись также должна использовать тариф с поддержкой псевдонимов. Обновите Webmail после изменения псевдонима администратором. Если псевдоним относится к домену, входящая почта которого остается у другого провайдера, он не появляется самостоятельно. Один раз добавьте его через Добавить адрес «От кого», затем ознакомьтесь со статьей Отправка с домена, который вы не размещаете.

Могут ли разные псевдонимы иметь разные имена и подписи? Да. У каждого разрешенного основного адреса или псевдонима есть собственный изменяемый профиль отправителя.

Можно ли убрать адрес, не удаляя псевдоним? Управляемые адреса почтового ящика нельзя удалить в Webmail. Отключите разрешение псевдонима на отправку на панели управления, если он должен продолжать получать письма, но больше не должен отображаться в поле От. Дополнительный адрес От, связанный с подключенным ящиком, можно удалить на странице его изменения.

Могут ли другие участники видеть мои шаблоны? Шаблоны принадлежат своему почтовому ящику. У общего ящика есть собственные шаблоны и настройки. Шаблоны личного ящика не копируются в него автоматически.

Почему получатель не видит размещенное изображение моей подписи? URL может быть недоступен, использовать HTTP вместо HTTPS либо почтовый клиент получателя может блокировать внешние изображения, пока отправитель не будет считаться доверенным.

Появляется ли подпись адреса отправителя в автоматических ответах? Нет. В автоматических ответах используется сообщение, настроенное в разделе Настройки, Автоответ.

Могут ли адреса отправителя использовать разные службы SMTP? Да. Дополнительный адрес От может использовать настройки отправки домена или другой сохраненный профиль SMTP. Адреса основного ящика и псевдонимов обычно используют маршрут своего домена.

Связанные статьи

• Использование TrekMail Webmail
• Создание и отправка писем в TrekMail Webmail
• Отправка с рабочего адреса через Gmail
• Создание и управление псевдонимами электронной почты
• Обзор псевдонимов электронной почты
• Настройки Webmail и сочетания клавиш
• Автоответ (ответ на время отсутствия)