Адреса отправителя, подписи и шаблоны писем

На странице Адреса отправителя задаются имя и адрес, которые получатели видят в поле From. Здесь также настраиваются подписи, автоматический выбор адреса для ответа и дополнительные рабочие адреса, в том числе адреса, письма для которых поступают в Gmail, Outlook или другой подключенный ящик.

Адреса, с которых можно отправлять письма

Адрес отправителя представляет собой профиль адреса, которым, по данным TrekMail, вам разрешено пользоваться. У каждого профиля может быть собственное отображаемое имя, необязательный адрес Reply-To и подпись.

Webmail может показывать:

• Основной адрес вашего почтового ящика.
• Активные псевдонимы с включенной настройкой Разрешить отправку с этого адреса.
• Подключенные учетные записи Gmail, Outlook и других сервисов.
• Дополнительные рабочие адреса From, связанные с подключенным ящиком или используемые отдельно.
• Общие почтовые ящики, от имени которых вам разрешено отправлять письма.

Нельзя ввести произвольный адрес и сразу начать отправлять с него письма. Рабочий адрес должен принадлежать активному домену в вашей учетной записи TrekMail, быть назначен вашему ящику и иметь разрешение на отправку. Это предотвращает случайную или несанкционированную отправку.

Добавление адреса псевдонима

Администратор учетной записи добавляет адрес на панели управления:

1. Откройте раздел Почтовые ящики и выберите нужный ящик.
2. Откройте Псевдонимы и создайте или измените псевдоним.
3. Включите Разрешить отправку с этого адреса.
4. Вернитесь в Webmail и откройте Настройки → Адреса отправителя.

Разрешенный псевдоним появится автоматически. Дополнительная настройка не требуется, если только вы не хотите связать его с подключенным ящиком Gmail, Outlook или другого сервиса.

Настройка адреса отправителя

1. Откройте меню аватара или учетной записи и выберите Настройки.
2. Выберите Адреса отправителя.
3. Откройте карточку основного адреса или псевдонима, которую нужно изменить.
4. Измените нужные поля профиля:
   • Отображаемое имя, например «Alice Baker» или «Отдел продаж».
   • Reply-To, необязательное поле, которое направляет ответы на другой адрес.
   • Подпись, уникальная для этого адреса, если только на уровне домена не применяется обязательная подпись.
5. Сохраните изменения.

Сам адрес электронной почты доступен только для чтения. Карточки основного ящика и псевдонимов нельзя удалить в Webmail. Чтобы убрать псевдоним из меню From, администратор должен отключить настройку Разрешить отправку, деактивировать псевдоним или удалить его на панели управления. Основной адрес ящика остается доступным.

Добавление дополнительного рабочего адреса From

Используйте эту возможность, если письма на рабочий адрес поступают в другое место, но в ответах должен по-прежнему отображаться рабочий адрес.

1. Убедитесь на панели управления, что рабочий адрес назначен вашему ящику и для него разрешена отправка.
2. Откройте Настройки → Адреса отправителя и нажмите Добавить адрес From.
3. Выберите, что увидят получатели и как следует отправлять сообщение.
4. Сохраните адрес.

Если письма поступают в учетную запись Gmail, Outlook или другого сервиса, которую вы подключили к TrekMail, сначала подключите ее в разделе Настройки → Подключенные учетные записи, а затем выберите как ящик на шаге 3. Ответы будут попадать в папку Отправленные этой учетной записи. Полный пример приведен в статье Отправка с рабочего адреса через Gmail.

Подключать почтовый ящик необязательно. Если письма пересылаются провайдером, которого вы не подключаете, например домен клиента все еще размещен в Google Workspace или Microsoft 365, добавьте адрес отдельно и пропустите этот шаг. См. Отправка с домена, который вы не размещаете.

Выбор службы отправки

Для дополнительного адреса From предусмотрены два варианта:

• Рекомендуется Использовать настройки отправки домена. Адрес использует Managed TrekMail SMTP или пользовательский профиль SMTP, уже выбранный для его домена.
• Использовать другую сохраненную службу отправки направляет только этот адрес From через другой сохраненный профиль SMTP.

Если адрес связан с подключенной учетной записью, она остается почтовым ящиком, куда поступают письма и где TrekMail сохраняет отправленную копию. Служба отправки отвечает только за доставку исходящего письма.

Выбор адреса по умолчанию для новых писем

В разделе Настройки → Адреса отправителя выберите Сделать основным для адреса, которым обычно пользуетесь. Основным может быть только один управляемый адрес почтового ящика. Он заранее выбирается для новых писем, но в меню From редактора по-прежнему можно выбрать другой доступный адрес.

Дополнительный адрес From не становится основным для не связанных с ним новых писем. Он появляется в меню From везде, где его безопасно использовать, а при связи с подключенным ящиком также во время работы в этом ящике.

Выбор адреса From для ответов

В верхней части раздела Настройки → Адреса отправителя выберите одно правило ответа. Выбор относится к открытому почтовому ящику, поэтому общий ящик может отвечать иначе, чем личный:

• Адрес, на который пришло письмо означает, что Webmail проверяет, какой разрешенный адрес получил письмо, и пытается использовать этот же адрес в поле From. Это оптимальный вариант, когда несколько рабочих адресов направляют письма в один ящик.
• Адрес по умолчанию для новых писем означает, что в ответах первоначально используется ваш обычный основной адрес.

Если исходный адрес больше недоступен, Webmail безопасно выбирает другой адрес, которым вы еще можете пользоваться. Всегда проверяйте поле From перед отправкой важного ответа.

Общие почтовые ящики

Когда вы открываете общий почтовый ящик, используются его собственные адреса и настройки отправки. Участники с разрешением на отправку могут создавать письма и отвечать от имени этого ящика, а также добавлять для него рабочие адреса From. Участникам с доступом только для чтения элементы отправки и ответа недоступны. Создание адреса в личном ящике не позволяет обойти разрешения общего ящика.

В редакторе могут также отображаться другие общие почтовые ящики, от имени которых вам разрешено отправлять письма. Всегда проверяйте поле From, если письмо можно отправить более чем из одного ящика.

Личная учетная запись Gmail или Outlook, подключенная к вашему ящику, остается личной. Другие участники не получают к ней доступ через общий почтовый ящик.

Подписи писем

Подпись представляет собой блок текста или HTML, вставляемый в письма, отправленные с определенного адреса. Обычно в нее входят имя и должность, номер телефона, логотип компании или юридическое уведомление.

Создание или изменение подписи

1. Откройте Настройки → Адреса отправителя.
2. Откройте адрес отправителя, который нужно изменить.
3. Оставьте настройку Подпись включена активной.
4. Создайте подпись в визуальном редакторе или перейдите в режим HTML, если нужно непосредственно изменить разметку.
5. Нажмите Сохранить.

Редактор поддерживает форматирование и выравнивание текста, ссылки и изображения, загруженные по URL HTTPS. Сохраненный HTML очищается для безопасного использования в письмах. Скрипты, формы и небезопасная интерактивная разметка удаляются.

Ограничение размера: подпись каждого адреса отправителя может содержать до 65,535 символов HTML. На практике делайте ее значительно короче, чтобы почтовые приложения получателей загружали ее быстрее.

Изображения в подписи

Используйте стабильный URL изображения по протоколу HTTPS, который находится под вашим контролем. Размещенные отдельно изображения уменьшают размер письма и упрощают обновление, хотя почтовые клиенты получателей могут первоначально блокировать внешние изображения. Важные сведения, например имя и номер телефона, оставляйте настоящим текстом, а не помещайте все в картинку.

Для надежного отображения на мобильных устройствах используйте логотипы шириной примерно 200-400px и квадратные портреты размером около 80-120px. Проверьте результат в распространенных почтовых клиентах на компьютере и телефоне.

Когда вставляется подпись

Если настройка Подпись включена активна, Webmail вставляет подпись выбранного адреса в новые письма и ответы. При смене адреса From в редакторе блок подписи заменяется, а уже написанный текст письма сохраняется. До отправки вставленный блок можно изменить или удалить.

Политики подписи для всего домена

Администратор учетной записи может настроить политику подписи для домена:

• Выключена означает, что каждый адрес отправителя использует собственную подпись.
• По умолчанию означает, что новые адреса отправителя первоначально используют подпись домена, но пользователи могут изменять свои копии.
• Обязательная означает, что подпись домена заменяет индивидуальные подписи. Администратор также выбирает, будет она находиться до или после цитируемого текста ответа.

Если сохраненная подпись не появляется, возможно, действует обязательная политика домена.

Несколько языков или брендов

Используйте отдельный псевдоним с разрешенной отправкой для каждого профиля, которому нужны собственные имя или подпись. Псевдоним автоматически появляется в разделе Адреса отправителя, где его можно настроить. Одно отображаемое имя не дает разрешения на использование адреса электронной почты.

Шаблоны писем

Шаблоны представляют собой заранее подготовленные письма, которые можно вставить в новое письмо или ответ. Они удобны для последующих обращений к клиентам, ответов службы поддержки, напоминаний о счетах и другой повторяющейся переписки.

Ограничения

• До 20 шаблонов на почтовый ящик.
• Тема: до 500 символов.
• Текст: до 50,000 символов очищенного HTML.
• Шаблоны принадлежат ящику, в котором были созданы, и не предоставляются другим ящикам автоматически.

Создание шаблона

1. Откройте Настройки → Шаблоны.
2. Нажмите Новый шаблон.
3. Укажите внутреннее название, необязательную тему по умолчанию и текст письма.
4. Нажмите Сохранить.

Использование шаблона

1. Откройте новое письмо или ответ.
2. Нажмите кнопку Шаблоны в редакторе.
3. Выберите шаблон.
4. Проверьте и измените вставленные тему и текст перед отправкой.

Шаблон не заменяет получателей или вложения. Он также не подставляет значения вместо заполнителей автоматически, поэтому самостоятельно замените текст наподобие [NAME].

Изменение или удаление шаблона

Откройте Настройки → Шаблоны. Откройте шаблон, чтобы изменить его, или воспользуйтесь действием удаления. Уже отправленные письма при этом не меняются.

Частые вопросы

Почему мой псевдоним отсутствует в меню From? Убедитесь, что псевдоним активен и настройка Разрешить отправку с этого адреса включена. Учетная запись также должна использовать тариф с поддержкой псевдонимов. Обновите Webmail после изменения псевдонима администратором. Если псевдоним относится к домену, входящая почта которого остается у другого провайдера, он не появляется самостоятельно. Один раз добавьте его через Добавить адрес From, затем ознакомьтесь со статьей Отправка с домена, который вы не размещаете.

Могут ли разные псевдонимы иметь разные имена и подписи? Да. У каждого разрешенного основного адреса или псевдонима есть собственный изменяемый профиль отправителя.

Можно ли убрать адрес, не удаляя псевдоним? Управляемые адреса почтового ящика нельзя удалить в Webmail. Отключите разрешение псевдонима на отправку на панели управления, если он должен продолжать получать письма, но больше не должен отображаться в поле From. Дополнительный адрес From, связанный с подключенным ящиком, можно удалить на странице его изменения.

Могут ли другие участники видеть мои шаблоны? Шаблоны принадлежат своему почтовому ящику. У общего ящика есть собственные шаблоны и настройки. Шаблоны личного ящика не копируются в него автоматически.

Почему получатель не видит размещенное изображение моей подписи? URL может быть недоступен, использовать HTTP вместо HTTPS либо почтовый клиент получателя может блокировать внешние изображения, пока отправитель не будет считаться доверенным.

Появляется ли подпись адреса отправителя в автоматических ответах? Нет. В автоматических ответах используется сообщение, настроенное в разделе Настройки → Автоответ.

Могут ли адреса отправителя использовать разные службы SMTP? Да. Дополнительный адрес From может использовать настройки отправки домена или другой сохраненный профиль SMTP. Адреса основного ящика и псевдонимов обычно используют маршрут своего домена.

Связанные статьи

• Использование TrekMail Webmail
• Создание и отправка писем в TrekMail Webmail
• Отправка с рабочего адреса через Gmail
• Создание и управление псевдонимами электронной почты
• Обзор псевдонимов электронной почты
• Настройки Webmail и сочетания клавиш
• Автоответ (ответ на время отсутствия)