送信アドレス、署名、テンプレートの管理

差出人アドレス 画面では、受信者の差出人欄に表示される名前とアドレスを管理します。署名、自動返信の選択肢、および Gmail、Outlook、その他の接続済み受信トレイにメールが届くものを含む追加の業務用アドレスも管理できます。

送信に使用できるアドレス

編集できる項目は送信アドレスのカードによって異なります。設定、差出人アドレスを開き、利用できる項目を編集します。共有メールボックスの権限はアクセスで管理します。

Webmail には次のアドレスを表示できます。

• メールボックスのメインアドレス。
• このアドレスからの送信を許可 が有効なアクティブなエイリアス。
• Gmail、Outlook、その他の接続済みアカウント。
• 接続済み受信トレイに関連付けたもの、または単独で使用する追加の業務用差出人アドレス。
• 送信権限がある共有メールボックス。

追加の業務用差出人アドレスを登録するには、送信可能なアドレスとして自分のメールボックスに割り当てられている必要があります。

エイリアスアドレスを追加する

アカウント管理者がダッシュボードでアドレスを追加します。

1. メールボックス を開き、メールボックスを選択します。
2. エイリアス を開き、エイリアスを作成または編集します。
3. このアドレスからの送信を許可 を有効にします。
4. Webmail に戻り、設定、差出人アドレス を開きます。

許可されたエイリアスが自動的に表示されます。接続済みの Gmail、Outlook、その他の受信トレイに関連付ける場合を除き、個別の設定は必要ありません。

送信アドレスをカスタマイズする

1. アバターまたはアカウントメニューを開き、設定 を選択します。
2. 差出人アドレス を選択します。
3. 編集するメインアドレスまたはエイリアスのカードを開きます。
4. 必要なプロフィール項目を変更します。
   • 表示名、たとえば「Alice Baker」や「営業チーム」。
   • Reply-To、任意。返信を別のアドレスへ送ります。
   • 署名、ドメイン全体の署名が強制されていない限り、このアドレス専用です。
5. 変更を保存します。

メールアドレス自体は読み取り専用です。メインメールボックスとエイリアスのカードは Webmail から削除できません。差出人メニューからエイリアスを取り除くには、管理者が 送信を許可 をオフにするか、エイリアスを無効化またはダッシュボードから削除する必要があります。メインメールボックスアドレスは引き続き利用できます。

追加の業務用差出人アドレスを追加する

業務用アドレス宛てのメールがこのメールボックス以外に届くものの、返信ではその業務用アドレスを表示したい場合に使用します。

1. ダッシュボードで、業務用アドレスが自分のメールボックスに割り当てられ、送信が有効になっていることを確認します。
2. 設定、差出人アドレス を開き、差出人アドレスを追加をクリックします。
3. 受信者に表示する内容とメッセージの送信方法を選択します。
4. アドレスを保存します。

メールが TrekMail に接続した Gmail、Outlook、その他のアカウントへ届く場合は、先に 設定、接続済みアカウント で接続し、手順 3 で受信トレイとして選択します。その後、返信はそのアカウントの送信済みフォルダーに保存されます。完全な例は、Gmail を使って業務用アドレスから送信するを参照してください。

受信トレイの接続は任意です。接続していないプロバイダーからメールが転送される場合、たとえばクライアントのドメインが引き続き Google Workspace や Microsoft 365 でホストされている場合は、アドレスを単独で追加し、この手順を省略します。ホストしていないドメインから送信するを参照してください。

送信サービスを選択する

追加の差出人アドレスには二つの選択肢があります。

• ドメインの送信設定を使用 を推奨します。アドレスは、ドメインですでに選択されている TrekMail 管理 SMTP またはカスタム SMTP プロフィールに従います。
• 別の保存済み送信サービスを使用 は、この差出人アドレスだけを別の保存済み SMTP プロフィールから送信します。

アドレスが接続済みアカウントに関連付けられている場合、そのアカウントが引き続きメッセージの受信先となり、TrekMail が送信済みコピーを保存する受信トレイになります。送信サービスは送信メッセージを配信するだけです。

新しいメッセージの既定アドレスを選択する

ボタンが表示されるアドレスでデフォルトに設定を選びます。新規メールでそのアドレスが選択されます。送信前に差出人で別の利用可能なアドレスを選べます。

既定の設定は、現在使っているメールボックスに属します。

返信用の差出人アドレスを選択する

設定、差出人アドレス の上部で、返信ポリシーを一つ選択します。選択は現在のメールボックスに属するため、共有メールボックスと個人メールボックスで異なる返信方法を設定できます。

• メッセージを受信したアドレス を選ぶと、Webmail は承認済みアドレスのうちどれがメッセージを受信したかを確認し、同じアドレスを差出人に使おうとします。複数の業務用アドレスが一つの受信トレイに届く場合に最適です。
• 常に … を選ぶと、返信は通常の既定アドレスから始まります。

この選択は転送にも適用されます。転送するメッセージがあるメールボックスの設定が使われます。

返信前に差出人を確認してください。特に管理者がアドレスや権限を変更した後は注意します。返信設定によって送信権限が与えられることはありません。

共有メールボックス

共有メールボックスを開くと、そのメールボックス独自の送信アドレスと設定が使用されます。 読み取りがあれば、自分のメールボックスにログインして共有メールボックスからチームの受信箱を開けます。そこで作成や返信を行うにはこのアドレスで送信も必要です。自分のパスワードと二要素認証がアクセスを保護します。

作成画面には、送信を許可された他の共有メールボックスも表示されることがあります。複数のメールボックスから送信できるメッセージでは、必ず 差出人 欄を確認してください。

個人メールボックスに接続した個人の Gmail または Outlook アカウントは個人用のままです。共有メールボックスを通じてチームメンバーに公開されることはありません。

メール署名

署名は、特定のアドレスから送信するメッセージに挿入されるテキストまたは HTML のブロックです。一般的には、名前と役職、電話番号、会社ロゴ、法的通知などに使用します。

署名を作成または編集する

1. 設定、差出人アドレス に移動します。
2. 編集する送信アドレスを開きます。
3. 署名の有効 をオンのままにします。
4. ビジュアルエディターで署名を作成するか、マークアップを直接編集する必要がある場合は HTML 表示に切り替えます。
5. 保存 をクリックします。

エディターはテキスト書式、配置、リンク、HTTPS URL から読み込む画像に対応しています。保存された HTML はメールの安全性のためにサニタイズされます。スクリプト、フォーム、安全でないインタラクティブなマークアップは削除されます。

サイズ制限： 送信アドレスごとの署名には、最大 65,535 文字 の HTML を含められます。受信者のメールアプリですばやく読み込めるよう、実際にははるかに短くしてください。

署名画像

自分で管理する安定した HTTPS 画像 URL を使用してください。ホスト画像はメッセージを小さく保ち、更新も簡単ですが、受信者のメールクライアントが外部画像を最初はブロックする場合があります。名前や電話番号などの重要な情報は、すべてを画像に入れず、実際のテキストにしてください。

モバイルで確実に表示するため、ロゴの幅は約 200-400px、顔写真は約 80-120px の正方形にします。一般的なデスクトップおよびモバイルのメールクライアントで結果をテストしてください。

署名が挿入されるタイミング

署名の有効 がオンの場合、Webmail は選択したアドレスの署名を新しいメッセージと返信に挿入します。作成画面で差出人アドレスを変更すると、すでに書いたメッセージ本文を保持したまま署名ブロックが置き換わります。送信前に挿入されたブロックを編集または削除することもできます。

ドメイン全体の署名ポリシー

アカウント管理者は、ドメインの署名ポリシーを設定できます。

• オフ では、各送信アドレスが独自の署名を使用します。
• 新しいメールボックスの既定値 では、新しい送信アドレスにドメイン署名が最初から設定されますが、利用者は自分のコピーを編集できます。
• すべてのウェブメール送信に強制適用 では、ドメイン署名が個別の署名より優先されます。管理者は、引用された返信文の前後どちらに表示するかも選択します。

保存した署名が表示されない場合は、強制されたドメインポリシーが有効な可能性があります。

複数の言語やブランド

独自の名前や署名が必要なプロフィールごとに、送信が有効なエイリアスを別々に使用します。エイリアスは 差出人アドレス に自動表示され、そこでカスタマイズできます。表示名だけでメールアドレスが許可されるとは考えないでください。

メッセージテンプレート

テンプレートは、新しいメッセージや返信に挿入できる作成済みの文章です。顧客へのフォローアップ、サポート返信、請求書の通知、その他の繰り返しの連絡に役立ちます。

制限

• メールボックスごとに最大 20 テンプレート。
• 件名： 最大 500 文字。
• 本文： サニタイズ済み HTML を最大 50,000 文字。
• テンプレートは作成したメールボックスに属し、他のメールボックスには自動共有されません。

テンプレートを作成する

1. 設定、テンプレート に移動します。
2. 新しいテンプレート をクリックします。
3. 内部名、任意の既定件名、メッセージ本文を入力します。
4. 保存 をクリックします。

テンプレートを使用する

1. 新しいメッセージまたは返信を開きます。
2. 作成画面の テンプレート ボタンをクリックします。
3. テンプレートを選択します。
4. 送信前に、挿入された件名と本文を確認して編集します。

テンプレートは受信者や添付ファイルを置き換えません。また placeholder は自動置換されないため、[NAME] のようなテキストは自分で変更してください。

テンプレートを編集または削除する

設定、テンプレート に移動します。テンプレートを開いて編集するか、削除操作で取り除きます。すでに送信したメッセージは変更されません。

よくある質問

エイリアスが差出人メニューに表示されないのはなぜですか？ エイリアスがアクティブで、このアドレスからの送信を許可 が有効になっていることを確認します。また、アカウントにはエイリアスをサポートするプランが必要です。管理者がエイリアスを変更した後は Webmail を更新してください。受信メールが別のプロバイダーに残るドメインのエイリアスは、単独では表示されません。差出人アドレスを追加 で一度追加してから、ホストしていないドメインから送信するを参照してください。

エイリアスごとに異なる名前や署名を設定できますか？ はい。許可されたメインアドレスまたはエイリアスアドレスには、それぞれ編集可能な送信者プロフィールがあります。

エイリアスを削除せずにアドレスを取り除けますか？ 管理対象メールボックスアドレスは Webmail で削除しません。メールの受信は継続するものの差出人に表示しない場合は、ダッシュボードでエイリアスの送信権限をオフにします。接続済み受信トレイに関連付けた追加の差出人アドレスは、その編集画面から削除できます。

チームメンバーに自分のテンプレートが見えますか？ テンプレートは各メールボックスに属します。共有メールボックスには独自のテンプレートと設定があり、個人メールボックスのテンプレートは自動的にコピーされません。

ホストしている署名画像が受信者に表示されないのはなぜですか？ URL が利用できない、HTTPS ではなく HTTP が使われている、または送信者が信頼されるまで受信者のメールクライアントが外部画像をブロックしている可能性があります。

差出人アドレスの署名は自動返信に表示されますか？ いいえ。自動返信では 設定、自動返信 で構成したメッセージが使用されます。

差出人アドレスごとに異なる SMTP サービスを使えますか？ はい。追加の差出人アドレスは、ドメインの送信設定に従うか、別の保存済み SMTP プロフィールを使用できます。メインメールボックスとエイリアスアドレスは通常、そのドメインの経路に従います。