送信アドレス、署名、テンプレートの管理

送信アドレス 画面では、受信者の From 欄に表示される名前とアドレスを管理します。署名、自動返信の選択肢、および Gmail、Outlook、その他の接続済み受信トレイにメールが届くものを含む追加の業務用アドレスも管理できます。

送信に使用できるアドレス

送信アドレスは、使用が許可されていることを TrekMail がすでに確認しているアドレスのプロフィールです。アドレスごとに表示名、任意の Reply-To アドレス、署名を設定できます。

Webmail には次のアドレスを表示できます。

• メールボックスのメインアドレス。
• このアドレスからの送信を許可 が有効なアクティブなエイリアス。
• Gmail、Outlook、その他の接続済みアカウント。
• 接続済み受信トレイに関連付けたもの、または単独で使用する追加の業務用 From アドレス。
• 送信権限がある共有メールボックス。

任意のアドレスを入力して、そのアドレスからすぐに送信することはできません。業務用アドレスは TrekMail アカウントのアクティブなドメインに属し、自分のメールボックスに割り当てられ、送信が有効である必要があります。これにより、誤送信や未承認の送信を防ぎます。

エイリアスアドレスを追加する

アカウント管理者がダッシュボードでアドレスを追加します。

1. メールボックス を開き、メールボックスを選択します。
2. エイリアス を開き、エイリアスを作成または編集します。
3. このアドレスからの送信を許可 を有効にします。
4. Webmail に戻り、設定 → 送信アドレス を開きます。

許可されたエイリアスが自動的に表示されます。接続済みの Gmail、Outlook、その他の受信トレイに関連付ける場合を除き、個別の設定は必要ありません。

送信アドレスをカスタマイズする

1. アバターまたはアカウントメニューを開き、設定 を選択します。
2. 送信アドレス を選択します。
3. 編集するメインアドレスまたはエイリアスのカードを開きます。
4. 必要なプロフィール項目を変更します。
   • 表示名、たとえば「Alice Baker」や「営業チーム」。
   • Reply-To、任意。返信を別のアドレスへ送ります。
   • 署名、ドメイン全体の署名が強制されていない限り、このアドレス専用です。
5. 変更を保存します。

メールアドレス自体は読み取り専用です。メインメールボックスとエイリアスのカードは Webmail から削除できません。From メニューからエイリアスを取り除くには、管理者が 送信を許可 をオフにするか、エイリアスを無効化またはダッシュボードから削除する必要があります。メインメールボックスアドレスは引き続き利用できます。

追加の業務用 From アドレスを追加する

業務用アドレス宛てのメールがこのメールボックス以外に届くものの、返信ではその業務用アドレスを表示したい場合に使用します。

1. ダッシュボードで、業務用アドレスが自分のメールボックスに割り当てられ、送信が有効になっていることを確認します。
2. 設定 → 送信アドレス を開き、From アドレスを追加 をクリックします。
3. 受信者に表示する内容とメッセージの送信方法を選択します。
4. アドレスを保存します。

メールが TrekMail に接続した Gmail、Outlook、その他のアカウントへ届く場合は、先に 設定 → 接続済みアカウント で接続し、手順 3 で受信トレイとして選択します。その後、返信はそのアカウントの送信済みフォルダーに保存されます。完全な例は、Gmail を使って業務用アドレスから送信するを参照してください。

受信トレイの接続は任意です。接続していないプロバイダーからメールが転送される場合、たとえばクライアントのドメインが引き続き Google Workspace や Microsoft 365 でホストされている場合は、アドレスを単独で追加し、この手順を省略します。ホストしていないドメインから送信するを参照してください。

送信サービスを選択する

追加の From アドレスには二つの選択肢があります。

• ドメインの送信設定を使用 を推奨します。アドレスは、ドメインですでに選択されている TrekMail 管理 SMTP またはカスタム SMTP プロフィールに従います。
• 別の保存済み送信サービスを使用 は、この From アドレスだけを別の保存済み SMTP プロフィールから送信します。

アドレスが接続済みアカウントに関連付けられている場合、そのアカウントが引き続きメッセージの受信先となり、TrekMail が送信済みコピーを保存する受信トレイになります。送信サービスは送信メッセージを配信するだけです。

新しいメッセージの既定アドレスを選択する

設定 → 送信アドレス で、通常使用するアドレスの 既定に設定 を選択します。管理対象メールボックスアドレスのうち一つだけが既定になります。新しいメッセージでは事前に選択されますが、作成画面の From メニューから別の利用可能なアドレスを選ぶこともできます。

追加の From アドレスは、関係のない新規メッセージの既定にはなりません。安全に使える場面では From メニューに表示され、接続済み受信トレイに関連付けられている場合は、その受信トレイで作業している間も表示されます。

返信用の From アドレスを選択する

設定 → 送信アドレス の上部で、返信ポリシーを一つ選択します。選択は現在のメールボックスに属するため、共有メールボックスと個人メールボックスで異なる返信方法を設定できます。

• メッセージを受信したアドレス を選ぶと、Webmail は承認済みアドレスのうちどれがメッセージを受信したかを確認し、同じアドレスを From に使おうとします。複数の業務用アドレスが一つの受信トレイに届く場合に最適です。
• 新しいメッセージの既定アドレス を選ぶと、返信は通常の既定アドレスから始まります。

元のアドレスが利用できなくなった場合、Webmail は現在も使えるアドレスへ安全に切り替えます。重要な返信を送る前には、必ず From 欄を確認してください。

共有メールボックス

共有メールボックスを開くと、そのメールボックス独自の送信アドレスと設定が使用されます。送信権限を持つメンバーは、そのメールボックスとして作成、返信し、追加の業務用 From アドレスを設定できます。読み取り専用のメンバーには送信や返信のコントロールが表示されません。個人メールボックスにアドレスを作成して共有メールボックスの権限を回避することはできません。

作成画面には、送信を許可された他の共有メールボックスも表示されることがあります。複数のメールボックスから送信できるメッセージでは、必ず From 欄を確認してください。

個人メールボックスに接続した個人の Gmail または Outlook アカウントは個人用のままです。共有メールボックスを通じてチームメンバーに公開されることはありません。

メール署名

署名は、特定のアドレスから送信するメッセージに挿入されるテキストまたは HTML のブロックです。一般的には、名前と役職、電話番号、会社ロゴ、法的通知などに使用します。

署名を作成または編集する

1. 設定 → 送信アドレス に移動します。
2. 編集する送信アドレスを開きます。
3. 署名を有効化 をオンのままにします。
4. ビジュアルエディターで署名を作成するか、マークアップを直接編集する必要がある場合は HTML 表示に切り替えます。
5. 保存 をクリックします。

エディターはテキスト書式、配置、リンク、HTTPS URL から読み込む画像に対応しています。保存された HTML はメールの安全性のためにサニタイズされます。スクリプト、フォーム、安全でないインタラクティブなマークアップは削除されます。

サイズ制限： 送信アドレスごとの署名には、最大 65,535 文字 の HTML を含められます。受信者のメールアプリですばやく読み込めるよう、実際にははるかに短くしてください。

署名画像

自分で管理する安定した HTTPS 画像 URL を使用してください。ホスト画像はメッセージを小さく保ち、更新も簡単ですが、受信者のメールクライアントが外部画像を最初はブロックする場合があります。名前や電話番号などの重要な情報は、すべてを画像に入れず、実際のテキストにしてください。

モバイルで確実に表示するため、ロゴの幅は約 200-400px、顔写真は約 80-120px の正方形にします。一般的なデスクトップおよびモバイルのメールクライアントで結果をテストしてください。

署名が挿入されるタイミング

署名を有効化 がオンの場合、Webmail は選択したアドレスの署名を新しいメッセージと返信に挿入します。作成画面で From アドレスを変更すると、すでに書いたメッセージ本文を保持したまま署名ブロックが置き換わります。送信前に挿入されたブロックを編集または削除することもできます。

ドメイン全体の署名ポリシー

アカウント管理者は、ドメインの署名ポリシーを設定できます。

• オフ では、各送信アドレスが独自の署名を使用します。
• 既定 では、新しい送信アドレスにドメイン署名が最初から設定されますが、利用者は自分のコピーを編集できます。
• 強制 では、ドメイン署名が個別の署名より優先されます。管理者は、引用された返信文の前後どちらに表示するかも選択します。

保存した署名が表示されない場合は、強制されたドメインポリシーが有効な可能性があります。

複数の言語やブランド

独自の名前や署名が必要なプロフィールごとに、送信が有効なエイリアスを別々に使用します。エイリアスは 送信アドレス に自動表示され、そこでカスタマイズできます。表示名だけでメールアドレスが許可されるとは考えないでください。

メッセージテンプレート

テンプレートは、新しいメッセージや返信に挿入できる作成済みの文章です。顧客へのフォローアップ、サポート返信、請求書の通知、その他の繰り返しの連絡に役立ちます。

制限

• メールボックスごとに最大 20 テンプレート。
• 件名： 最大 500 文字。
• 本文： サニタイズ済み HTML を最大 50,000 文字。
• テンプレートは作成したメールボックスに属し、他のメールボックスには自動共有されません。

テンプレートを作成する

1. 設定 → テンプレート に移動します。
2. 新しいテンプレート をクリックします。
3. 内部名、任意の既定件名、メッセージ本文を入力します。
4. 保存 をクリックします。

テンプレートを使用する

1. 新しいメッセージまたは返信を開きます。
2. 作成画面の テンプレート ボタンをクリックします。
3. テンプレートを選択します。
4. 送信前に、挿入された件名と本文を確認して編集します。

テンプレートは受信者や添付ファイルを置き換えません。また placeholder は自動置換されないため、[NAME] のようなテキストは自分で変更してください。

テンプレートを編集または削除する

設定 → テンプレート に移動します。テンプレートを開いて編集するか、削除操作で取り除きます。すでに送信したメッセージは変更されません。

よくある質問

エイリアスが From メニューに表示されないのはなぜですか？ エイリアスがアクティブで、このアドレスからの送信を許可 が有効になっていることを確認します。また、アカウントにはエイリアスをサポートするプランが必要です。管理者がエイリアスを変更した後は Webmail を更新してください。受信メールが別のプロバイダーに残るドメインのエイリアスは、単独では表示されません。From アドレスを追加 で一度追加してから、ホストしていないドメインから送信するを参照してください。

エイリアスごとに異なる名前や署名を設定できますか？ はい。許可されたメインアドレスまたはエイリアスアドレスには、それぞれ編集可能な送信者プロフィールがあります。

エイリアスを削除せずにアドレスを取り除けますか？ 管理対象メールボックスアドレスは Webmail で削除しません。メールの受信は継続するものの From に表示しない場合は、ダッシュボードでエイリアスの送信権限をオフにします。接続済み受信トレイに関連付けた追加の From アドレスは、その編集画面から削除できます。

チームメンバーに自分のテンプレートが見えますか？ テンプレートは各メールボックスに属します。共有メールボックスには独自のテンプレートと設定があり、個人メールボックスのテンプレートは自動的にコピーされません。

ホストしている署名画像が受信者に表示されないのはなぜですか？ URL が利用できない、HTTPS ではなく HTTP が使われている、または送信者が信頼されるまで受信者のメールクライアントが外部画像をブロックしている可能性があります。

送信アドレスの署名は自動返信に表示されますか？ いいえ。自動返信では 設定 → 自動返信 で構成したメッセージが使用されます。

送信アドレスごとに異なる SMTP サービスを使えますか？ はい。追加の From アドレスは、ドメインの送信設定に従うか、別の保存済み SMTP プロフィールを使用できます。メインメールボックスとエイリアスアドレスは通常、そのドメインの経路に従います。