כתובות שליחה, חתימות ותבניות ב-Webmail

המסך כתובות שולח שולט בשם ובכתובת שהנמענים רואים בשדה מאת. הוא שולט גם בחתימות, בבחירות תשובה אוטומטית ובכתובות עסקיות נוספות, כולל כתובות שהדואר שלהן מגיע ל-Gmail,‏ Outlook או לתיבה מחוברת אחרת.

הכתובות שמהן אפשר לשלוח

השדות שאפשר לערוך תלויים בכרטיס כתובת השליחה. פתחו הגדרות, אחר כך כתובות שולח, והשתמשו בשדות הזמינים. הרשאות התיבה המשותפת מנוהלות ב־גישה.

Webmail יכול להציג:

• את הכתובת הראשית של תיבת הדואר.
• כינויים פעילים שהאפשרות מתן הרשאה לשליחה מכתובת זו מופעלת עבורם.
• Gmail,‏ Outlook וחשבונות מחוברים אחרים.
• כתובות מאת עסקיות נוספות, המקושרות לתיבה מחוברת או עומדות בפני עצמן.
• תיבות דואר משותפות שאתם מורשים לשלוח מהן.

להוספת כתובת עסקית מאת, הכתובת חייבת להיות משויכת לתיבה שלכם עם שליחה מופעלת.

הוספת כתובת כינוי

מנהל חשבון מוסיף את הכתובת בלוח הבקרה:

1. פתחו את תיבות דואר ובחרו בתיבה.
2. פתחו את כינויים וצרו או ערכו את הכינוי.
3. הפעילו את מתן הרשאה לשליחה מכתובת זו.
4. חזרו ל-Webmail ופתחו את הגדרות, כתובות שולח.

הכינוי המורשה מופיע אוטומטית. אין צורך בהגדרה נפרדת, אלא אם ברצונכם לקשר אותו לתיבת Gmail,‏ Outlook או לתיבה מחוברת אחרת.

התאמה אישית של כתובת שליחה

1. פתחו את התמונה שלכם או את תפריט החשבון ובחרו הגדרות.
2. בחרו כתובות שולח.
3. פתחו את הכרטיס של הכתובת הראשית או הכינוי שברצונכם לערוך.
4. שנו את שדות הפרופיל הרצויים:
   • שם תצוגה, לדוגמה, “Alice Baker” או “צוות מכירות”.
   • השב אל, אופציונלי; שולח תשובות לכתובת אחרת.
   • חתימה, ייחודית לכתובת הזאת, אלא אם נאכפת חתימה לכל הדומיין.
5. שמרו את השינויים.

כתובת הדוא״ל עצמה היא לקריאה בלבד. אי אפשר למחוק ב-Webmail כרטיסים של התיבה הראשית או של כינויים. כדי להסיר כינוי מתפריט מאת, מנהל צריך להשבית את מתן הרשאת שליחה, להשבית את הכינוי או למחוק אותו בלוח הבקרה. הכתובת הראשית של התיבה נשארת זמינה.

הוספת כתובת מאת עסקית נוספת

השתמשו באפשרות הזאת כאשר הדואר לכתובת עסקית מגיע למקום אחר ולא לתיבה הזאת, אך התשובות עדיין צריכות להציג את הכתובת העסקית.

1. ודאו בלוח הבקרה שהכתובת העסקית מוקצית לתיבת הדואר שלכם ושהשליחה ממנה מופעלת.
2. פתחו את הגדרות, כתובות שולח ולחצו על הוספת כתובת שולח.
3. בחרו מה הנמענים יראו וכיצד ההודעה תישלח.
4. שמרו את הכתובת.

אם הדואר מגיע לחשבון Gmail,‏ Outlook או לחשבון אחר שחיברתם ל-TrekMail, חברו אותו תחילה תחת הגדרות, חשבונות מחוברים ובחרו בו כתיבת הדואר בשלב 3. לאחר מכן התשובות יגיעו לתיקייה נשלחו של אותו חשבון. לדוגמה מלאה, ראו שליחה מכתובת עסקית באמצעות Gmail.

חיבור תיבת דואר הוא אופציונלי. כאשר הדואר מועבר מספק שאינכם מחברים, לדוגמה דומיין של לקוח שעדיין מתארח ב-Google Workspace או ב-Microsoft 365, הוסיפו את הכתובת בפני עצמה ודלגו על השלב הזה. ראו שליחה מדומיין שאינכם מארחים.

בחירת שירות השליחה

לכתובת מאת נוספת יש שתי אפשרויות:

• שימוש בהגדרות השליחה של הדומיין היא האפשרות המומלצת. הכתובת משתמשת ב-TrekMail SMTP מנוהל או בפרופיל SMTP המותאם אישית שכבר נבחר עבור הדומיין.
• שימוש בשירות שליחה שמור אחר שולח רק את כתובת מאת הזאת דרך פרופיל SMTP שמור אחר.

אם הכתובת מקושרת לחשבון מחובר, אותו חשבון נשאר תיבת הדואר שאליה מגיעות ההודעות ושבה TrekMail שומר את העותק שנשלח. שירות השליחה רק מוסר את ההודעה היוצאת.

בחירת כתובת ברירת המחדל להודעות חדשות

בחרו הגדר כברירת מחדל בכתובת שמציעה את הכפתור. היא תיבחר מראש להודעות חדשות. אפשר לבחור כתובת זמינה אחרת ב־מאת לפני השליחה.

הגדרות ברירת המחדל שייכות לתיבה שבה משתמשים כעת.

בחירת כתובת מאת לתשובות

בראש הגדרות, כתובות שולח, בחרו מדיניות תשובה אחת. הבחירה שייכת לתיבת הדואר הנוכחית, כך שתיבה משותפת יכולה להשיב אחרת מהתיבה האישית:

• הכתובת שקיבלה את ההודעה פירושה ש-Webmail בודק איזו כתובת מאושרת קיבלה את ההודעה ומנסה להשתמש באותה כתובת בשדה מאת. זו הבחירה הטובה ביותר כאשר מספר כתובות עסקיות מגיעות לתיבה אחת.
• תמיד … פירושה שתשובות מתחילות עם כתובת ברירת המחדל הרגילה.

בחירה זו חלה גם על העברת הודעות. היא שייכת לתיבה שממנה מעבירים את ההודעה.

בדקו את מאת לפני תשובה, במיוחד לאחר שמנהל שינה כתובת או הרשאות. הגדרת התשובות לא מעניקה הרשאת שליחה.

תיבות דואר משותפות

כשאתם פותחים תיבת דואר משותפת, נעשה שימוש בכתובות השליחה ובהגדרות שלה. עם קריאה, פתחו את תיבת הצוות ב־תיבות דואר משותפות לאחר כניסה לתיבה שלכם. כדי לכתוב או להשיב מתוכה צריך גם שליחה בשם. הסיסמה שלכם ואימות דו־שלבי מגינים על הגישה.

חלון הכתיבה יכול להציג גם תיבות משותפות אחרות שאתם מורשים לשלוח מהן. בדקו תמיד את השדה מאת כאשר אפשר לשלוח הודעה מיותר מתיבת דואר אחת.

חשבון Gmail או Outlook אישי שמחובר לתיבת הדואר שלכם נשאר אישי. הוא אינו נחשף לחברי הצוות דרך תיבה משותפת.

חתימות דוא״ל

חתימה היא מקטע טקסט או HTML שמוכנס להודעות שנשלחות מכתובת מסוימת. שימושים נפוצים כוללים שם ותפקיד, מספר טלפון, לוגו של החברה או הודעה משפטית.

יצירה או עריכה של חתימה

1. עברו אל הגדרות, כתובות שולח.
2. פתחו את כתובת השליחה שברצונכם לערוך.
3. השאירו את האפשרות מופעל מסומנת.
4. בנו את החתימה בעורך החזותי, או עברו לתצוגת HTML כאשר עליכם לערוך את ה-markup ישירות.
5. לחצו על שמירה.

העורך תומך בעיצוב טקסט, יישור, קישורים ותמונות שנטענות מכתובת HTTPS. ה-HTML שנשמר עובר ניקוי למען בטיחות הדוא״ל. סקריפטים, טפסים ו-markup אינטראקטיבי לא בטוח מוסרים.

מגבלת גודל: כל חתימה של כתובת שליחה יכולה להכיל עד 65,535 תווים של HTML. בפועל, שמרו אותה קצרה בהרבה כדי שיישומי הדואר של הנמענים יטענו אותה במהירות.

תמונות בחתימה

השתמשו בכתובת HTTPS יציבה של תמונה שבשליטתכם. תמונות מאוחסנות משאירות את ההודעה קטנה יותר וקל לעדכן אותן, אף שלקוחות הדוא״ל של הנמענים עשויים לחסום תמונות חיצוניות בהתחלה. השאירו פרטים חשובים כמו שם ומספר טלפון כטקסט אמיתי במקום להכניס הכול לתמונה.

לתצוגה אמינה בנייד, שמרו על רוחב לוגו של כ-200-400px ועל תמונת פנים ריבועית בגודל כ-80-120px. בדקו את התוצאה בלקוחות דוא״ל נפוצים במחשב ובנייד.

מתי חתימה מוכנסת

כאשר האפשרות מופעל מסומנת, Webmail מכניס את החתימה של הכתובת שנבחרה להודעות חדשות ולתשובות. שינוי כתובת מאת בחלון הכתיבה מחליף את מקטע החתימה תוך שמירה על טקסט ההודעה שכבר כתבתם. עדיין אפשר לערוך או להסיר את המקטע שהוכנס לפני השליחה.

מדיניות חתימה לכל הדומיין

מנהל חשבון יכול להגדיר מדיניות חתימה לדומיין:

• כבוי פירושו שכל כתובת שליחה משתמשת בחתימה משלה.
• ברירת מחדל לתיבות חדשות פירושה שכתובות שולח חדשות מתחילות עם חתימת הדומיין, אך המשתמשים יכולים לערוך את העותק שלהם.
• נאכף בכל שליחה מדואר האינטרנט פירושה שחתימת הדומיין גוברת על חתימות אישיות. המנהל גם בוחר אם היא תופיע לפני או אחרי טקסט מצוטט בתשובה.

אם החתימה ששמרתם אינה מופיעה, ייתכן שמדיניות דומיין נאכפת פעילה.

מספר שפות או מותגים

השתמשו בכינוי נפרד שהשליחה ממנו מופעלת עבור כל פרופיל הזקוק לשם או לחתימה משלו. הכינוי מופיע אוטומטית תחת כתובות שולח, ושם אפשר להתאים אותו. אל תניחו ששם תצוגה בלבד מעניק הרשאה לכתובת דוא״ל.

תבניות הודעה

תבניות הן הודעות שנכתבו מראש ואפשר להכניס להודעה חדשה או לתשובה. הן שימושיות למעקב עם לקוחות, לתשובות תמיכה, לתזכורות על חשבוניות ולהתכתבויות חוזרות אחרות.

מגבלות

• עד 20 תבניות לכל תיבת דואר.
• נושא: עד 500 תווים.
• גוף: עד 50,000 תווים של HTML שעבר ניקוי.
• תבניות שייכות לתיבת הדואר שבה נוצרו ואינן משותפות אוטומטית עם תיבות אחרות.

יצירת תבנית

1. עברו אל הגדרות, תבניות.
2. לחצו על תבנית חדשה.
3. הזינו שם פנימי, נושא אופציונלי כברירת מחדל ואת גוף ההודעה.
4. לחצו על שמירה.

שימוש בתבנית

1. פתחו הודעה חדשה או תשובה.
2. לחצו על הכפתור תבניות בחלון הכתיבה.
3. בחרו תבנית.
4. בדקו וערכו את הנושא והגוף שהוכנסו לפני השליחה.

תבנית אינה מחליפה נמענים או קבצים מצורפים. היא גם אינה מחליפה placeholders באופן אוטומטי, לכן החליפו בעצמכם טקסט כגון [NAME].

עריכה או מחיקה של תבנית

עברו אל הגדרות, תבניות. פתחו תבנית כדי לערוך אותה, או השתמשו בפעולת המחיקה כדי להסיר אותה. הדבר אינו משנה הודעות שכבר נשלחו.

שאלות נפוצות

מדוע הכינוי שלי חסר בתפריט מאת? ודאו שהכינוי פעיל ושהאפשרות מתן הרשאה לשליחה מכתובת זו מופעלת. החשבון צריך להיות גם בתוכנית שתומכת בכינויים. רעננו את Webmail לאחר שמנהל משנה את הכינוי. אם הכינוי נמצא בדומיין שהדואר הנכנס שלו נשאר אצל ספק אחר, הוא לעולם אינו מופיע בפני עצמו. הוסיפו אותו פעם אחת באמצעות הוספת כתובת שולח, ולאחר מכן ראו שליחה מדומיין שאינכם מארחים.

האם לכינויים שונים יכולים להיות שמות וחתימות שונים? כן. לכל כתובת ראשית או כתובת כינוי מורשית יש פרופיל שולח משלה שאפשר לערוך.

האם אפשר להסיר כתובת בלי למחוק את הכינוי? אין מוחקים כתובות מנוהלות של תיבת הדואר ב-Webmail. השביתו את הרשאת השליחה של הכינוי בלוח הבקרה אם עליו להמשיך לקבל דואר אך להפסיק להופיע בשדה מאת. כתובת מאת נוספת שמקושרת לתיבה מחוברת ניתנת להסרה ממסך העריכה שלה.

האם חברי הצוות יכולים לראות את התבניות שלי? תבניות שייכות לתיבת הדואר שלהן. לתיבה משותפת יש תבניות והגדרות משלה; תבניות מהתיבה האישית אינן מועתקות אליה אוטומטית.

מדוע תמונת החתימה המאוחסנת שלי חסרה אצל נמען? ייתכן שכתובת ה-URL אינה זמינה, משתמשת ב-HTTP במקום ב-HTTPS, או שלקוח הדוא״ל של הנמען חוסם תמונות חיצוניות עד שהשולח נחשב מהימן.

האם חתימת כתובת השליחה מופיעה בתשובות אוטומטיות? לא. תשובות אוטומטיות משתמשות בהודעה שהוגדרה תחת הגדרות, תשובה אוטומטית.

האם כתובות שולח יכולות להשתמש בשירותי SMTP שונים? כן. כתובת מאת נוספת יכולה להשתמש בהגדרות השליחה של הדומיין או בפרופיל SMTP שמור אחר. כתובות התיבה הראשית והכינויים משתמשות בדרך כלל בנתיב של הדומיין שלהן.