כתובות שליחה, חתימות ותבניות ב-Webmail

המסך כתובות שליחה שולט בשם ובכתובת שהנמענים רואים בשדה From. הוא שולט גם בחתימות, בבחירות תשובה אוטומטית ובכתובות עסקיות נוספות, כולל כתובות שהדואר שלהן מגיע ל-Gmail,‏ Outlook או לתיבה מחוברת אחרת.

הכתובות שמהן אפשר לשלוח

כתובת שליחה היא פרופיל של כתובת ש-TrekMail כבר יודע שאתם מורשים להשתמש בה. לכל כתובת יכולים להיות שם תצוגה משלה, כתובת Reply-To אופציונלית וחתימה.

Webmail יכול להציג:

• את הכתובת הראשית של תיבת הדואר.
• כינויים פעילים שהאפשרות מתן הרשאה לשליחה מכתובת זו מופעלת עבורם.
• Gmail,‏ Outlook וחשבונות מחוברים אחרים.
• כתובות From עסקיות נוספות, המקושרות לתיבה מחוברת או עומדות בפני עצמן.
• תיבות דואר משותפות שאתם מורשים לשלוח מהן.

אי אפשר להקליד כתובת כלשהי ולהתחיל לשלוח ממנה. כתובת עסקית חייבת להשתייך לדומיין פעיל בחשבון TrekMail, להיות מוקצית לתיבת הדואר שלכם והשליחה ממנה צריכה להיות מופעלת. כך נמנעת שליחה מקרית או בלתי מורשית.

הוספת כתובת כינוי

מנהל חשבון מוסיף את הכתובת בלוח הבקרה:

1. פתחו את תיבות דואר ובחרו בתיבה.
2. פתחו את כינויים וצרו או ערכו את הכינוי.
3. הפעילו את מתן הרשאה לשליחה מכתובת זו.
4. חזרו ל-Webmail ופתחו את הגדרות ← כתובות שליחה.

הכינוי המורשה מופיע אוטומטית. אין צורך בהגדרה נפרדת, אלא אם ברצונכם לקשר אותו לתיבת Gmail,‏ Outlook או לתיבה מחוברת אחרת.

התאמה אישית של כתובת שליחה

1. פתחו את התמונה שלכם או את תפריט החשבון ובחרו הגדרות.
2. בחרו כתובות שליחה.
3. פתחו את הכרטיס של הכתובת הראשית או הכינוי שברצונכם לערוך.
4. שנו את שדות הפרופיל הרצויים:
   • שם תצוגה, לדוגמה, “Alice Baker” או “צוות מכירות”.
   • Reply-To, אופציונלי; שולח תשובות לכתובת אחרת.
   • חתימה, ייחודית לכתובת הזאת, אלא אם נאכפת חתימה לכל הדומיין.
5. שמרו את השינויים.

כתובת הדוא״ל עצמה היא לקריאה בלבד. אי אפשר למחוק ב-Webmail כרטיסים של התיבה הראשית או של כינויים. כדי להסיר כינוי מתפריט From, מנהל צריך להשבית את מתן הרשאת שליחה, להשבית את הכינוי או למחוק אותו בלוח הבקרה. הכתובת הראשית של התיבה נשארת זמינה.

הוספת כתובת From עסקית נוספת

השתמשו באפשרות הזאת כאשר הדואר לכתובת עסקית מגיע למקום אחר ולא לתיבה הזאת, אך התשובות עדיין צריכות להציג את הכתובת העסקית.

1. ודאו בלוח הבקרה שהכתובת העסקית מוקצית לתיבת הדואר שלכם ושהשליחה ממנה מופעלת.
2. פתחו את הגדרות ← כתובות שליחה ולחצו על הוספת כתובת From.
3. בחרו מה הנמענים יראו וכיצד ההודעה תישלח.
4. שמרו את הכתובת.

אם הדואר מגיע לחשבון Gmail,‏ Outlook או לחשבון אחר שחיברתם ל-TrekMail, חברו אותו תחילה תחת הגדרות ← חשבונות מחוברים ובחרו בו כתיבת הדואר בשלב 3. לאחר מכן התשובות יגיעו לתיקייה נשלחו של אותו חשבון. לדוגמה מלאה, ראו שליחה מכתובת עסקית באמצעות Gmail.

חיבור תיבת דואר הוא אופציונלי. כאשר הדואר מועבר מספק שאינכם מחברים, לדוגמה דומיין של לקוח שעדיין מתארח ב-Google Workspace או ב-Microsoft 365, הוסיפו את הכתובת בפני עצמה ודלגו על השלב הזה. ראו שליחה מדומיין שאינכם מארחים.

בחירת שירות השליחה

לכתובת From נוספת יש שתי אפשרויות:

• שימוש בהגדרות השליחה של הדומיין היא האפשרות המומלצת. הכתובת משתמשת ב-TrekMail SMTP מנוהל או בפרופיל SMTP המותאם אישית שכבר נבחר עבור הדומיין.
• שימוש בשירות שליחה שמור אחר שולח רק את כתובת From הזאת דרך פרופיל SMTP שמור אחר.

אם הכתובת מקושרת לחשבון מחובר, אותו חשבון נשאר תיבת הדואר שאליה מגיעות ההודעות ושבה TrekMail שומר את העותק שנשלח. שירות השליחה רק מוסר את ההודעה היוצאת.

בחירת כתובת ברירת המחדל להודעות חדשות

תחת הגדרות ← כתובות שליחה, בחרו הגדרה כברירת מחדל בכתובת שבה אתם משתמשים בדרך כלל. רק כתובת אחת של תיבת דואר מנוהלת משמשת כברירת המחדל. היא נבחרת מראש בהודעות חדשות, אך עדיין אפשר לבחור כתובת זמינה אחרת מתפריט From בחלון הכתיבה.

כתובת From נוספת אינה הופכת לברירת המחדל עבור הודעות חדשות שאינן קשורות אליה. היא מופיעה בתפריט From בכל מקום שבו בטוח להשתמש בה, ואם היא מקושרת לתיבה מחוברת, בכל זמן שבו אתם עובדים בתיבה הזאת.

בחירת כתובת From לתשובות

בראש הגדרות ← כתובות שליחה, בחרו מדיניות תשובה אחת. הבחירה שייכת לתיבת הדואר הנוכחית, כך שתיבה משותפת יכולה להשיב אחרת מהתיבה האישית:

• הכתובת שקיבלה את ההודעה פירושה ש-Webmail בודק איזו כתובת מאושרת קיבלה את ההודעה ומנסה להשתמש באותה כתובת בשדה From. זו הבחירה הטובה ביותר כאשר מספר כתובות עסקיות מגיעות לתיבה אחת.
• כתובת ברירת המחדל להודעות חדשות פירושה שתשובות מתחילות עם כתובת ברירת המחדל הרגילה.

אם הכתובת המקורית אינה זמינה עוד, Webmail עובר בבטחה לכתובת שעדיין מותר לכם להשתמש בה. בדקו תמיד את השדה From לפני שליחת תשובה חשובה.

תיבות דואר משותפות

כשאתם פותחים תיבת דואר משותפת, נעשה שימוש בכתובות השליחה ובהגדרות שלה. חברים בעלי הרשאת שליחה יכולים לכתוב ולהשיב בשם התיבה ולהוסיף לה כתובות From עסקיות נוספות; חברים בעלי גישת קריאה בלבד אינם מקבלים פקדי שליחה או תשובה. אי אפשר לעקוף הרשאות של תיבה משותפת באמצעות יצירת כתובת בתיבה האישית.

חלון הכתיבה יכול להציג גם תיבות משותפות אחרות שאתם מורשים לשלוח מהן. בדקו תמיד את השדה From כאשר אפשר לשלוח הודעה מיותר מתיבת דואר אחת.

חשבון Gmail או Outlook אישי שמחובר לתיבת הדואר שלכם נשאר אישי. הוא אינו נחשף לחברי הצוות דרך תיבה משותפת.

חתימות דוא״ל

חתימה היא מקטע טקסט או HTML שמוכנס להודעות שנשלחות מכתובת מסוימת. שימושים נפוצים כוללים שם ותפקיד, מספר טלפון, לוגו של החברה או הודעה משפטית.

יצירה או עריכה של חתימה

1. עברו אל הגדרות ← כתובות שליחה.
2. פתחו את כתובת השליחה שברצונכם לערוך.
3. השאירו את החתימה מופעלת.
4. בנו את החתימה בעורך החזותי, או עברו לתצוגת HTML כאשר עליכם לערוך את ה-markup ישירות.
5. לחצו על שמירה.

העורך תומך בעיצוב טקסט, יישור, קישורים ותמונות שנטענות מכתובת HTTPS. ה-HTML שנשמר עובר ניקוי למען בטיחות הדוא״ל. סקריפטים, טפסים ו-markup אינטראקטיבי לא בטוח מוסרים.

מגבלת גודל: כל חתימה של כתובת שליחה יכולה להכיל עד 65,535 תווים של HTML. בפועל, שמרו אותה קצרה בהרבה כדי שיישומי הדואר של הנמענים יטענו אותה במהירות.

תמונות בחתימה

השתמשו בכתובת HTTPS יציבה של תמונה שבשליטתכם. תמונות מאוחסנות משאירות את ההודעה קטנה יותר וקל לעדכן אותן, אף שלקוחות הדוא״ל של הנמענים עשויים לחסום תמונות חיצוניות בהתחלה. השאירו פרטים חשובים כמו שם ומספר טלפון כטקסט אמיתי במקום להכניס הכול לתמונה.

לתצוגה אמינה בנייד, שמרו על רוחב לוגו של כ-200-400px ועל תמונת פנים ריבועית בגודל כ-80-120px. בדקו את התוצאה בלקוחות דוא״ל נפוצים במחשב ובנייד.

מתי חתימה מוכנסת

כאשר החתימה מופעלת, Webmail מכניס את החתימה של הכתובת שנבחרה להודעות חדשות ולתשובות. שינוי כתובת From בחלון הכתיבה מחליף את מקטע החתימה תוך שמירה על טקסט ההודעה שכבר כתבתם. עדיין אפשר לערוך או להסיר את המקטע שהוכנס לפני השליחה.

מדיניות חתימה לכל הדומיין

מנהל חשבון יכול להגדיר מדיניות חתימה לדומיין:

• כבוי פירושו שכל כתובת שליחה משתמשת בחתימה משלה.
• ברירת מחדל פירושה שכתובות שליחה חדשות מתחילות עם חתימת הדומיין, אך המשתמשים יכולים לערוך את העותק שלהם.
• נאכפת פירושה שחתימת הדומיין גוברת על חתימות אישיות. המנהל גם בוחר אם היא תופיע לפני או אחרי טקסט מצוטט בתשובה.

אם החתימה ששמרתם אינה מופיעה, ייתכן שמדיניות דומיין נאכפת פעילה.

מספר שפות או מותגים

השתמשו בכינוי נפרד שהשליחה ממנו מופעלת עבור כל פרופיל הזקוק לשם או לחתימה משלו. הכינוי מופיע אוטומטית תחת כתובות שליחה, ושם אפשר להתאים אותו. אל תניחו ששם תצוגה בלבד מעניק הרשאה לכתובת דוא״ל.

תבניות הודעה

תבניות הן הודעות שנכתבו מראש ואפשר להכניס להודעה חדשה או לתשובה. הן שימושיות למעקב עם לקוחות, לתשובות תמיכה, לתזכורות על חשבוניות ולהתכתבויות חוזרות אחרות.

מגבלות

• עד 20 תבניות לכל תיבת דואר.
• נושא: עד 500 תווים.
• גוף: עד 50,000 תווים של HTML שעבר ניקוי.
• תבניות שייכות לתיבת הדואר שבה נוצרו ואינן משותפות אוטומטית עם תיבות אחרות.

יצירת תבנית

1. עברו אל הגדרות ← תבניות.
2. לחצו על תבנית חדשה.
3. הזינו שם פנימי, נושא אופציונלי כברירת מחדל ואת גוף ההודעה.
4. לחצו על שמירה.

שימוש בתבנית

1. פתחו הודעה חדשה או תשובה.
2. לחצו על הכפתור תבניות בחלון הכתיבה.
3. בחרו תבנית.
4. בדקו וערכו את הנושא והגוף שהוכנסו לפני השליחה.

תבנית אינה מחליפה נמענים או קבצים מצורפים. היא גם אינה מחליפה placeholders באופן אוטומטי, לכן החליפו בעצמכם טקסט כגון [NAME].

עריכה או מחיקה של תבנית

עברו אל הגדרות ← תבניות. פתחו תבנית כדי לערוך אותה, או השתמשו בפעולת המחיקה כדי להסיר אותה. הדבר אינו משנה הודעות שכבר נשלחו.

שאלות נפוצות

מדוע הכינוי שלי חסר בתפריט From? ודאו שהכינוי פעיל ושהאפשרות מתן הרשאה לשליחה מכתובת זו מופעלת. החשבון צריך להיות גם בתוכנית שתומכת בכינויים. רעננו את Webmail לאחר שמנהל משנה את הכינוי. אם הכינוי נמצא בדומיין שהדואר הנכנס שלו נשאר אצל ספק אחר, הוא לעולם אינו מופיע בפני עצמו. הוסיפו אותו פעם אחת באמצעות הוספת כתובת From, ולאחר מכן ראו שליחה מדומיין שאינכם מארחים.

האם לכינויים שונים יכולים להיות שמות וחתימות שונים? כן. לכל כתובת ראשית או כתובת כינוי מורשית יש פרופיל שולח משלה שאפשר לערוך.

האם אפשר להסיר כתובת בלי למחוק את הכינוי? אין מוחקים כתובות מנוהלות של תיבת הדואר ב-Webmail. השביתו את הרשאת השליחה של הכינוי בלוח הבקרה אם עליו להמשיך לקבל דואר אך להפסיק להופיע בשדה From. כתובת From נוספת שמקושרת לתיבה מחוברת ניתנת להסרה ממסך העריכה שלה.

האם חברי הצוות יכולים לראות את התבניות שלי? תבניות שייכות לתיבת הדואר שלהן. לתיבה משותפת יש תבניות והגדרות משלה; תבניות מהתיבה האישית אינן מועתקות אליה אוטומטית.

מדוע תמונת החתימה המאוחסנת שלי חסרה אצל נמען? ייתכן שכתובת ה-URL אינה זמינה, משתמשת ב-HTTP במקום ב-HTTPS, או שלקוח הדוא״ל של הנמען חוסם תמונות חיצוניות עד שהשולח נחשב מהימן.

האם חתימת כתובת השליחה מופיעה בתשובות אוטומטיות? לא. תשובות אוטומטיות משתמשות בהודעה שהוגדרה תחת הגדרות ← תשובה אוטומטית.

האם כתובות שליחה יכולות להשתמש בשירותי SMTP שונים? כן. כתובת From נוספת יכולה להשתמש בהגדרות השליחה של הדומיין או בפרופיל SMTP שמור אחר. כתובות התיבה הראשית והכינויים משתמשות בדרך כלל בנתיב של הדומיין שלהן.