网页邮箱的发件地址、签名和邮件模板

Sending addresses 页面控制收件人在 From 字段中看到的姓名和地址。这里还管理签名、自动回复地址选择和其他业务地址，包括邮件送达 Gmail、Outlook 或其他已连接收件箱的地址。

可以使用的发件地址

发件地址是 TrekMail 已确认你有权使用的地址配置。每个地址都可以有自己的显示名称、可选 Reply-To 地址和签名。

Webmail 可以显示：

• 邮箱的主地址。
• 已启用 Allow sending from this address 的有效别名。
• Gmail、Outlook 和其他已连接账户。
• 连接到收件箱或独立使用的其他业务 From 地址。
• 你有权发件的共享邮箱。

不能随意输入一个地址并开始发件。业务地址必须属于 TrekMail 账户中的有效域名、分配给你的邮箱并启用发件权限，以防止意外或未授权发件。

添加别名地址

账户管理员在控制面板中添加地址：

1. 打开 Mailboxes 并选择邮箱。
2. 打开 Aliases，创建或编辑别名。
3. 启用 Allow sending from this address。
4. 返回 Webmail，打开 Settings → Sending addresses。

获准的别名会自动出现。除非需要将其连接到 Gmail、Outlook 或其他已连接收件箱，否则无需另行设置。

自定义发件地址

1. 打开头像或账户菜单，选择 Settings。
2. 选择 Sending addresses。
3. 打开要编辑的主地址或别名卡片。
4. 修改所需字段：
   • Display name，例如“Alice Baker”或“销售团队”。
   • Reply-To，可选，将回复发送到其他地址。
   • Signature，该地址独有，除非域名强制使用统一签名。
5. 保存更改。

电子邮件地址本身是只读的。主邮箱和别名卡片无法在 Webmail 中删除。若要从 From 菜单移除别名，管理员必须关闭 Allow sending、停用别名或在控制面板中删除。主邮箱地址始终可用。

添加其他业务 From 地址

当业务地址的邮件送达其他邮箱，但回复仍应显示该业务地址时，请使用此功能。

1. 确认业务地址已在控制面板中分配给你的邮箱并启用发件。
2. 打开 Settings → Sending addresses，单击 Add a From address。
3. 选择收件人看到的内容和邮件的发送方式。
4. 保存地址。

如果邮件送达已连接 TrekMail 的 Gmail、Outlook 或其他账户，请先在 Settings → Connected accounts 下连接，并在第 3 步选择它作为收件箱。回复随后会进入该账户的 Sent 文件夹。完整示例请参阅使用 Gmail 从业务地址发件。

连接收件箱并非必需。如果邮件由未连接的服务商转发，例如仍托管在 Google Workspace 或 Microsoft 365 的客户域名，请单独添加该地址并跳过连接步骤。参阅从非托管域名发件。

选择发件服务

其他 From 地址有两种选择：

• 推荐使用 Use the domain's sending settings。地址遵循其域名已选择的 Managed TrekMail SMTP 或自定义 SMTP 配置。
• Use a different saved sending service 仅通过另一个已保存的 SMTP 配置发送此 From 地址。

如果地址连接到账户，该账户仍是收件位置，也是 TrekMail 保存 Sent 副本的位置。发件服务只负责投递外发邮件。

选择新邮件的默认地址

在 Settings → Sending addresses 中，对常用地址选择 Set as default。只能有一个托管邮箱地址作为默认值。新邮件会预选它，但仍可从编辑器的 From 菜单选择其他可用地址。

其他 From 地址不会成为无关新邮件的默认地址。它会在可以安全使用时显示在 From 菜单中；如果已连接收件箱，在该收件箱中工作时也会显示。

选择回复所用的 From 地址

在 Settings → Sending addresses 顶部选择一种回复策略。该选择属于当前邮箱，因此共享邮箱可以采用与个人邮箱不同的策略：

• Address that received the message 会检查哪个获准地址收到邮件，并尝试在 From 中使用同一地址。多个业务地址汇入一个收件箱时建议使用此项。
• Default address for new messages 使用平时的新邮件默认地址开始回复。

如果原地址不再可用，Webmail 会安全改用你仍有权使用的地址。发送重要回复前务必检查 From。

共享邮箱

打开共享邮箱后，会使用其自己的发件地址和设置。有发件权限的成员能以该邮箱撰写和回复，也能为其添加其他业务 From 地址；只读成员没有发件或回复控件。不能通过在个人邮箱中创建地址来绕过共享邮箱权限。

编辑器还可显示你有权发件的其他共享邮箱。当邮件可能从多个邮箱发出时，务必检查 From。

连接到个人邮箱的 Gmail 或 Outlook 账户仍属个人所有，不会通过共享邮箱向团队成员公开。

电子邮件签名

签名是插入由特定地址所发邮件中的文本或 HTML 块，通常包括姓名、职务、电话、公司徽标或法律声明。

创建或编辑签名

1. 打开 Settings → Sending addresses。
2. 打开要编辑的发件地址。
3. 保持 Signature enabled 开启。
4. 在可视化编辑器中制作签名，需要直接编辑标记时切换到 HTML 视图。
5. 单击 Save。

编辑器支持文本格式、对齐、链接和从 HTTPS URL 加载的图片。保存的 HTML 会经过安全清理；脚本、表单和不安全的交互标记会被删除。

**大小限制：**每个发件地址的签名最多可含 65,535 个字符的 HTML。实际应远短于此，以便收件人的邮件应用快速加载。

签名图片

使用由你控制的稳定 HTTPS 图片 URL。托管图片可缩小邮件且便于更新，但收件客户端最初可能屏蔽外部图片。姓名和电话等重要信息应使用真实文本，不要全部放进图片。

为确保移动端可靠显示，徽标宽度保持约 200-400px，头像保持约 80-120px 见方。请在常用桌面和移动邮件客户端中测试。

签名何时插入

开启 Signature enabled 后，Webmail 会把所选地址的签名插入新邮件和回复。在编辑器中更改 From 地址会替换签名块，但保留已写的正文。发送前仍可编辑或删除签名块。

域名统一签名策略

账户管理员可以配置域名签名策略：

• Off 表示每个发件地址使用自己的签名。
• Default 表示新的发件地址以域名签名为初始值，但用户可以编辑自己的副本。
• Enforced 表示域名签名覆盖个人签名。管理员还可选择将其放在引用回复文字之前或之后。

如果保存的签名没有出现，可能启用了强制域名策略。

多语言或多品牌

每个需要独立姓名或签名的配置都应使用一个启用发件的别名。别名会自动显示在 Sending addresses 下供自定义。仅设置显示名称不能授权电子邮件地址。

邮件模板

模板是可插入新邮件或回复的预写内容，适合客户跟进、支持回复、账单提醒及其他重复通信。

限制

• 每个邮箱最多 20 个模板。
• **Subject：**最多 500 个字符。
• **Body：**最多 50,000 个字符的已清理 HTML。
• 模板属于创建它的邮箱，不会自动与其他邮箱共享。

创建模板

1. 打开 Settings → Templates。
2. 单击 New template。
3. 输入内部名称、可选默认主题和邮件正文。
4. 单击 Save。

使用模板

1. 打开新邮件或回复。
2. 单击编辑器中的 Templates。
3. 选择模板。
4. 发送前检查并编辑插入的主题和正文。

模板不会替换收件人或附件，也不会自动替换占位符，因此需要自行替换 [NAME] 等文字。

编辑或删除模板

打开 Settings → Templates。打开模板进行编辑，或使用删除操作将其移除。已发送邮件不会改变。

常见问题

为什么 From 菜单中没有我的别名？ 确认别名有效并已启用 Allow sending from this address，账户套餐也必须支持别名。管理员修改后请刷新 Webmail。如果域名的收件服务仍在其他服务商处，别名不会自行出现。使用 Add a From address 添加一次，然后参阅从非托管域名发件。

不同别名可以使用不同姓名和签名吗？ 可以。每个获准的主地址或别名都有可编辑的发件人配置。

可以移除地址而不删除别名吗？ 托管邮箱地址不能在 Webmail 中删除。如果别名应继续收件但不再出现在 From 中，请在控制面板关闭其发件权限。连接到收件箱的其他 From 地址可从编辑页面移除。

团队成员能看到我的模板吗？ 模板属于各自邮箱。共享邮箱有自己的模板和设置；个人邮箱模板不会自动复制过去。

为什么收件人看不到托管的签名图片？ URL 可能不可用、使用 HTTP 而非 HTTPS，或收件客户端在信任发件人之前屏蔽了外部图片。

发件地址签名会出现在自动回复中吗？ 不会。自动回复使用 Settings → Auto-Reply 中配置的邮件。

发件地址能使用不同 SMTP 服务吗？ 可以。其他 From 地址可以遵循域名发件设置，也可以使用不同的已保存 SMTP 配置。主邮箱和别名通常遵循域名路由。