Configurer une réponse automatique dans TrekMail

Vous partez en vacances, prenez un congé parental ou ne consultez une boîte que deux fois par semaine. Quelle que soit la raison, les personnes qui vous écrivent doivent savoir ce qui se passe sans que vous répondiez manuellement à chaque message.

C'est précisément le rôle de la réponse automatique. Elle envoie un texte préparé aux personnes qui écrivent pendant son activation. Leur message arrive tout de même normalement dans votre boîte.

Pourquoi la réponse automatique est utile

Lorsqu'une personne vous écrit sans recevoir de réponse, elle s'inquiète : le message s'est-il perdu ? Faut-il le renvoyer ou appeler ? Une réponse courte et cordiale dissipe ces doutes. Elle confirme la réception, signale votre indisponibilité et indique la marche à suivre entre-temps.

C'est particulièrement important pour les boîtes en contact avec les clients. Si un prospect écrit à votre agence et reste une semaine sans réponse, il peut aller voir ailleurs. Une réponse automatique préserve sa confiance et vous donne du temps.

Quand l'utiliser

Elle ne sert pas uniquement pour les vacances à la plage. Voici des situations courantes :

• Vacances ou congés -- vous serez absent plusieurs jours ou semaines.
• Congé parental -- votre absence sera prolongée et une autre personne prendra le relais.
• Congé sabbatique ou médical -- une situation similaire, éventuellement plus longue.
• Conférence ou déplacement -- vous répondrez plus lentement pendant quelques jours.
• Consultation à temps partiel -- vous ne consultez une boîte que certains jours.
• Départ d'un salarié -- la personne a quitté l'entreprise mais sa boîte reçoit encore des messages.

Configuration pas à pas

1. Ouvrez le tableau de bord TrekMail et accédez à Boîtes mail.
2. Cliquez sur la boîte à configurer.
3. Choisissez Gérer.
4. Ouvrez l'onglet Réponse automatique.
5. Cochez Activer la réponse automatique.
6. Renseignez le champ Objet de la réponse. C'est l'objet visible par l'expéditeur. Exemple : « Absent jusqu'au 15 avril ».
7. Rédigez votre texte dans Message. Soyez bref et utile. Consultez les exemples ci-dessous.
8. Vous pouvez définir une Date de début et une Date de fin. La réponse s'activera et se désactivera à ces dates. Si vous laissez les deux champs vides, elle restera active jusqu'à sa désactivation manuelle.
9. Laissez Ne pas répondre aux listes de diffusion et aux messages automatiques coché, sauf raison particulière.
10. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

C'est terminé. Votre réponse automatique est active.

Rédiger un bon message automatique

Les meilleurs messages sont courts, chaleureux et proposent une suite claire. Voici quatre exemples adaptés à différentes situations :

Vacances classiques :

Merci pour votre message. Je serai absent du 1er au 15 avril et consulterai peu mes e-mails. Je vous répondrai à mon retour. En cas d'urgence, contactez ma collègue Sarah à sarah@yourcompany.com.

Congé parental :

Merci de votre message. Je suis actuellement en congé parental et serai de retour en juin. Pendant mon absence, contactez Jordan à jordan@yourcompany.com pour toute demande urgente. Au plaisir de reprendre contact à mon retour.

Consultation à temps partiel :

Bonjour. Je consulte cette boîte les lundis et jeudis. Si votre message arrive un autre jour, je vous répondrai lors de mon prochain jour de travail. En cas d'urgence, notre accueil est joignable à hello@yourcompany.com.

Départ de l'entreprise :

La personne que vous cherchez à joindre ne travaille plus chez Acme Corp. Pour toute demande générale, contactez notre équipe à team@acme.com. Nous transmettrons votre message à la bonne personne.

Le principe est toujours le même : confirmez la réception, expliquez la situation et indiquez un autre contact. Vous n'avez pas à communiquer de détails personnels sur votre absence.

La limite de 7 jours

Point important : chaque expéditeur ne reçoit votre réponse automatique qu'une fois tous les sept jours. Si un collègue vous écrit trois fois le lundi, il reçoit une seule réponse, pas trois.

Cela évite les boucles gênantes. Deux personnes ayant chacune activé une réponse automatique ne se répondront pas sans fin.

Vous n'avez rien à configurer. Cette protection est intégrée et toujours active.

Dates de début et de fin

Si vous définissez une Date de début et une Date de fin, la réponse s'active et se désactive automatiquement. C'est idéal lorsque vous connaissez précisément vos dates de voyage : configurez-la le vendredi avant de partir et n'y pensez plus.

Si les deux dates restent vides, elle s'active dès que vous cochez Activer la réponse automatique et reste active jusqu'à votre retour. Ce choix convient aux situations sans échéance fixe, comme un congé parental dont la date de retour est flexible.

Vous pouvez aussi définir uniquement une date de début. La réponse s'activera ce jour-là et restera active jusqu'à ce que vous la désactiviez.

La case « Ne pas répondre aux listes de diffusion »

Lorsqu'elle est cochée, la réponse automatique ignore les messages identifiés comme provenant d'une liste de diffusion ou d'un envoi groupé. Il est presque toujours préférable de la laisser activée.

En effet, répondre à une liste pourrait envoyer votre message d'absence à tous ses abonnés et créer des réponses inutiles aux notifications de masse.

Ne décochez cette case que pour une raison très précise.

Désactiver la réponse automatique

À votre retour :

1. Accédez à Boîtes mail et cliquez sur la boîte concernée.
2. Choisissez Gérer, puis l'onglet Réponse automatique.
3. Décochez Activer la réponse automatique.
4. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

L'objet et le texte sont conservés. La prochaine fois, il suffira de recocher la case et d'actualiser les dates, sans tout réécrire.

Conseils et points d'attention

• Restez bref. Deux à quatre phrases suffisent. Les gens parcourent ces réponses rapidement : placez d'abord les informations essentielles, votre date de retour et le contact à joindre.
• Actualisez-la à votre retour. Rien ne fait plus négligé qu'une réponse indiquant « Je reviens le 5 janvier » alors que nous sommes en février. Sans date de fin, pensez à la désactiver.
• Testez-la. Envoyez un e-mail à la boîte depuis un compte personnel afin de vérifier son apparence.
• Elle ne bloque pas la livraison. Le message entrant arrive toujours dans votre boîte. La fonction envoie seulement une réponse, sans supprimer, déplacer ni bloquer quoi que ce soit.

Questions fréquentes

Répond-elle au spam ? Non. Le serveur filtre le spam avant son exécution. Vous ne répondrez pas accidentellement aux courriers indésirables.

Puis-je avoir des réponses différentes selon l'expéditeur ? Pas directement avec cette fonction, mais les filtres de messagerie le permettent. Créez un filtre visant certains expéditeurs et utilisez l'action « refuser avec un message » ou « rediriger ». Consultez l'article d'exemples de filtres.

Que se passe-t-il si je passe à une formule inférieure ? La réponse automatique est proposée avec Starter, Pro et Agency. Si vous passez à Nano, ses paramètres restent enregistrés mais elle cesse de fonctionner. Après une nouvelle mise à niveau, elle se réactive avec les réglages sauvegardés : rien n'est perdu.

Pourquoi ne puis-je pas l'enregistrer ? L'éditeur Sieve brut est actif pour cette boîte. Un script brut prend volontairement le contrôle des filtres et réponses automatiques. Revenez au mode géré dans l'onglet Sieve avant de réutiliser l'onglet Réponse automatique.

Puis-je utiliser une mise en forme HTML ? Le message est envoyé en texte brut. Faites simple : pas de caractères gras, d'images ni de liens dépendant du HTML. Le texte brut est plus fiable et s'affiche correctement dans tous les logiciels de messagerie.

La réponse inclut-elle ma signature ? Non. Elle envoie exactement le texte saisi dans le champ Message. Si vous souhaitez une formule de signature, ajoutez-la au message.

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