Indirizzi di invio, firme e modelli

La schermata Indirizzi di invio controlla il nome e l'indirizzo che i destinatari vedono nel campo From (Da). Controlla anche le firme, le opzioni di risposta automatica e gli indirizzi aziendali aggiuntivi, compresi quelli la cui posta arriva in Gmail, Outlook o un'altra casella connessa.

Gli indirizzi dai quali puoi inviare

Un indirizzo di invio è il profilo di un indirizzo che TrekMail sa già che sei autorizzato a utilizzare. Ognuno può avere un proprio nome visualizzato, un indirizzo Reply-To facoltativo e una firma.

Webmail può mostrare:

• L'indirizzo principale della tua casella.
• Gli alias attivi con Consenti l'invio da questo indirizzo abilitato.
• Gmail, Outlook e altri account connessi.
• Indirizzi Da aziendali aggiuntivi, collegati a una casella connessa oppure indipendenti.
• Caselle condivise dalle quali hai il permesso di inviare.

Non puoi digitare un indirizzo qualsiasi e iniziare a inviare da esso. Un indirizzo aziendale deve appartenere a un dominio attivo nel tuo account TrekMail, essere assegnato alla tua casella e avere l'invio abilitato. Questo impedisce invii accidentali o non autorizzati.

Aggiungere un indirizzo alias

Un amministratore dell'account aggiunge l'indirizzo nella dashboard:

1. Apri Caselle email e seleziona la casella.
2. Apri Alias e crea o modifica l'alias.
3. Abilita Consenti l'invio da questo indirizzo.
4. Torna a webmail e apri Impostazioni → Indirizzi di invio.

L'alias autorizzato appare automaticamente. Non serve una configurazione separata, a meno che tu non voglia collegarlo a Gmail, Outlook o a un'altra casella connessa.

Personalizzare un indirizzo di invio

1. Apri il tuo avatar o il menu dell'account e seleziona Impostazioni.
2. Seleziona Indirizzi di invio.
3. Apri la scheda dell'indirizzo principale o dell'alias che vuoi modificare.
4. Modifica i campi del profilo necessari:
   • Nome visualizzato, ad esempio “Alice Baker” o “Team vendite”.
   • Reply-To, facoltativo; invia le risposte a un indirizzo diverso.
   • Firma, specifica di questo indirizzo, salvo che sia applicata una firma per tutto il dominio.
5. Salva le modifiche.

L'indirizzo email è in sola lettura. Le schede della casella principale e degli alias non possono essere eliminate in webmail. Per rimuovere un alias dal menu Da, un amministratore deve disabilitare Consenti invio, disattivare l'alias o eliminarlo dalla dashboard. L'indirizzo principale della casella rimane disponibile.

Aggiungere un indirizzo Da aziendale aggiuntivo

Usa questa opzione quando la posta di un indirizzo aziendale arriva altrove, ma le risposte devono comunque mostrare l'indirizzo aziendale.

1. Verifica che l'indirizzo aziendale sia assegnato alla tua casella con l'invio abilitato nella dashboard.
2. Apri Impostazioni → Indirizzi di invio e fai clic su Aggiungi un indirizzo Da.
3. Scegli ciò che vedranno i destinatari e come deve essere inviato il messaggio.
4. Salva l'indirizzo.

Se la posta arriva in Gmail, Outlook o in un altro account che hai collegato a TrekMail, collegalo prima in Impostazioni → Account connessi e selezionalo come casella al passaggio 3. Le risposte finiranno quindi nella cartella Inviata di tale account. Per un esempio completo, consulta Inviare da un indirizzo aziendale usando Gmail.

Collegare una casella è facoltativo. Quando la posta viene inoltrata da un provider che non colleghi, ad esempio un dominio cliente ancora ospitato su Google Workspace o Microsoft 365, aggiungi l'indirizzo separatamente e salta questo passaggio. Consulta Inviare da un dominio che non ospiti.

Scegliere il servizio di invio

Un indirizzo Da aggiuntivo offre due possibilità:

• Usa le impostazioni di invio del dominio è l'opzione consigliata. L'indirizzo segue il servizio SMTP gestito di TrekMail o il profilo SMTP personalizzato già scelto per il dominio.
• Usa un altro servizio di invio salvato invia soltanto questo indirizzo Da tramite un altro profilo SMTP salvato.

Se l'indirizzo è collegato a un account connesso, tale account resta la casella in cui arrivano i messaggi e in cui TrekMail salva la copia inviata. Il servizio di invio consegna soltanto il messaggio in uscita.

Scegliere l'indirizzo predefinito per i nuovi messaggi

In Impostazioni → Indirizzi di invio, seleziona Imposta come predefinito sull'indirizzo che usi normalmente. Solo un indirizzo di casella gestita è quello predefinito. Viene preselezionato nei nuovi messaggi, ma puoi comunque scegliere un altro indirizzo disponibile dal menu Da dell'editor.

Un indirizzo Da aggiuntivo non diventa quello predefinito per nuovi messaggi non correlati. Compare nel menu Da ogni volta che può essere usato in sicurezza e, se collegato a una casella connessa, mentre lavori in tale casella.

Scegliere l'indirizzo Da per le risposte

In cima a Impostazioni → Indirizzi di invio, scegli una politica di risposta. La scelta appartiene alla casella in cui ti trovi, quindi una casella condivisa può rispondere diversamente da quella personale:

• Indirizzo che ha ricevuto il messaggio indica a webmail di verificare quale indirizzo approvato ha ricevuto il messaggio e di provare a usare lo stesso indirizzo nel campo Da. È la scelta migliore quando più indirizzi aziendali confluiscono in una casella.
• Indirizzo predefinito per i nuovi messaggi indica che le risposte iniziano con il normale indirizzo predefinito.

Se l'indirizzo originale non è più disponibile, webmail passa in sicurezza a un indirizzo che puoi ancora utilizzare. Controlla sempre il campo Da prima di inviare una risposta importante.

Caselle condivise

Quando apri una casella condivisa, vengono usati i suoi indirizzi di invio e le sue impostazioni. I membri con permesso di invio possono scrivere e rispondere come quella casella e aggiungervi indirizzi Da aziendali aggiuntivi; i membri con sola lettura non vedono i controlli di invio o risposta. Non puoi aggirare i permessi della casella condivisa creando un indirizzo nella tua casella personale.

L'editor può mostrare anche altre caselle condivise dalle quali sei autorizzato a inviare. Controlla sempre il campo Da quando un messaggio potrebbe partire da più di una casella.

Un account Gmail o Outlook personale collegato alla tua casella rimane personale. Non viene esposto ai membri del team tramite una casella condivisa.

Firme email

Una firma è un blocco di testo o HTML inserito nei messaggi inviati da un determinato indirizzo. Gli usi comuni comprendono nome e qualifica, numero di telefono, logo aziendale o avviso legale.

Creare o modificare una firma

1. Vai a Impostazioni → Indirizzi di invio.
2. Apri l'indirizzo di invio che vuoi modificare.
3. Mantieni attiva l'opzione Firma abilitata.
4. Crea la firma nell'editor visuale oppure passa alla vista HTML per modificare direttamente il markup.
5. Fai clic su Salva.

L'editor supporta formattazione del testo, allineamento, link e immagini caricate da un URL HTTPS. L'HTML salvato viene ripulito per la sicurezza dell'email. Script, moduli e markup interattivo non sicuro vengono rimossi.

Limite di dimensione: ogni firma di un indirizzo di invio può contenere fino a 65,535 caratteri di HTML. In pratica, mantienila molto più breve affinché venga caricata rapidamente dalle app di posta dei destinatari.

Immagini della firma

Usa un URL di immagine HTTPS stabile e sotto il tuo controllo. Le immagini ospitate mantengono il messaggio più piccolo e sono più semplici da aggiornare, anche se i client email dei destinatari possono inizialmente bloccare le immagini esterne. Mantieni informazioni importanti come nome e numero di telefono in testo reale, anziché inserire tutto in un'immagine.

Per una visualizzazione affidabile sui dispositivi mobili, mantieni i loghi larghi circa 200-400px e le foto del volto quadrate di circa 80-120px. Prova il risultato nei comuni client email desktop e mobili.

Quando viene inserita una firma

Quando Firma abilitata è attiva, webmail inserisce la firma dell'indirizzo selezionato nei nuovi messaggi e nelle risposte. Cambiando l'indirizzo Da nell'editor, il blocco della firma viene sostituito senza alterare il testo del messaggio già scritto. Puoi comunque modificare o rimuovere il blocco inserito prima dell'invio.

Politiche per la firma del dominio

Un amministratore dell'account può configurare una politica delle firme per un dominio:

• Disattivata significa che ogni indirizzo di invio usa la propria firma.
• Predefinita significa che i nuovi indirizzi di invio iniziano con la firma del dominio, ma gli utenti possono modificare la propria copia.
• Applicata significa che la firma del dominio sostituisce le firme individuali. L'amministratore sceglie anche se appare prima o dopo il testo citato della risposta.

Se la firma salvata non compare, potrebbe essere attiva una politica di dominio applicata.

Più lingue o marchi

Usa un alias separato con invio abilitato per ogni profilo che richiede un proprio nome o una propria firma. L'alias appare automaticamente in Indirizzi di invio, dove puoi personalizzarlo. Non aspettarti che il solo nome visualizzato autorizzi un indirizzo email.

Modelli di messaggio

I modelli sono messaggi preparati che puoi inserire in un nuovo messaggio o in una risposta. Sono utili per ricontattare clienti, rispondere all'assistenza, ricordare fatture e gestire altra corrispondenza ripetitiva.

Limiti

• Fino a 20 modelli per casella.
• Oggetto: fino a 500 caratteri.
• Corpo: fino a 50,000 caratteri di HTML ripulito.
• I modelli appartengono alla casella in cui sono stati creati e non vengono condivisi automaticamente con altre caselle.

Creare un modello

1. Vai a Impostazioni → Modelli.
2. Fai clic su Nuovo modello.
3. Inserisci un nome interno, un oggetto predefinito facoltativo e il corpo del messaggio.
4. Fai clic su Salva.

Usare un modello

1. Apri un nuovo messaggio o una risposta.
2. Fai clic sul pulsante Modelli nell'editor.
3. Seleziona un modello.
4. Controlla e modifica l'oggetto e il corpo inseriti prima dell'invio.

Un modello non sostituisce destinatari o allegati. Inoltre non sostituisce automaticamente i placeholder, quindi modifica personalmente testo come [NAME].

Modificare o eliminare un modello

Vai a Impostazioni → Modelli. Apri un modello per modificarlo oppure usa l'azione di eliminazione per rimuoverlo. Ciò non cambia i messaggi già inviati.

Domande comuni

Perché il mio alias non compare nel menu Da? Verifica che l'alias sia attivo e che Consenti l'invio da questo indirizzo sia abilitato. L'account deve inoltre avere un piano che supporta gli alias. Aggiorna webmail dopo che un amministratore modifica l'alias. Se l'alias appartiene a un dominio la cui posta in arrivo rimane presso un altro provider, non compare autonomamente. Aggiungilo una volta con Aggiungi un indirizzo Da, quindi consulta Inviare da un dominio che non ospiti.

Alias diversi possono avere nomi e firme diversi? Sì. Ogni indirizzo principale o alias autorizzato ha un proprio profilo mittente modificabile.

Posso rimuovere un indirizzo senza eliminare l'alias? Non puoi eliminare gli indirizzi gestiti della casella in webmail. Disabilita nella dashboard il permesso di invio dell'alias se deve continuare a ricevere posta ma non deve più comparire nel campo Da. Un indirizzo Da aggiuntivo collegato a una casella connessa può essere rimosso dalla sua schermata di modifica.

I membri del team possono vedere i miei modelli? I modelli appartengono alla rispettiva casella. Una casella condivisa ha modelli e impostazioni propri; i modelli della casella personale non vengono copiati automaticamente.

Perché l'immagine ospitata della firma non appare per un destinatario? L'URL potrebbe non essere disponibile, usare HTTP anziché HTTPS oppure il client email del destinatario potrebbe bloccare le immagini esterne finché il mittente non viene considerato attendibile.

La firma dell'indirizzo di invio appare nelle risposte automatiche? No. Le risposte automatiche usano il messaggio configurato in Impostazioni → Risposta automatica.

Gli indirizzi di invio possono usare servizi SMTP diversi? Sì. Un indirizzo Da aggiuntivo può seguire le impostazioni di invio del dominio o usare un diverso profilo SMTP salvato. Gli indirizzi della casella principale e gli alias normalmente seguono il percorso del proprio dominio.