Envoyer depuis un domaine non hébergé par TrekMail

Certains domaines ne doivent jamais migrer. Un client travaille sur Google Workspace ou Microsoft 365, toute son équipe connaît ses outils et personne ne souhaite entreprendre une migration. Vous voulez pourtant que votre propre équipe réponde aux messages de ce client depuis TrekMail, avec l’adresse du client, sans différence visible de l’extérieur.

C’est le rôle d’un domaine réservé à l’envoi. TrekMail confirme que vous contrôlez le domaine et envoie depuis ses adresses. Le courrier entrant continue d’arriver exactement au même endroit, car vous ne touchez jamais aux MX.

Quand utiliser cette configuration ?

Utilisez un domaine réservé à l’envoi lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

• Le courrier du domaine est hébergé ailleurs et doit y rester.
• Vous pouvez ajouter des TXT au DNS du domaine.
• Les réponses doivent partir avec l’adresse de ce domaine, et non la vôtre.

Si TrekMail doit réellement recevoir les messages et fournir boîtes aux lettres, stockage et recherche, configurez le domaine normalement et pointez ses MX vers nos serveurs.

Parcours des messages

Rien ne change pour le courrier entrant du client. Son fournisseur le reçoit comme avant. Une copie est transférée vers une boîte TrekMail, généralement une boîte partagée dans laquelle votre équipe travaille déjà.

Lorsqu’une personne répond depuis cette boîte, elle choisit l’adresse de marque du client dans le champ De. La réponse est envoyée par TrekMail, ou par un service SMTP enregistré si vous en utilisez un, puis apparaît dans le dossier Envoyés de la boîte partagée, visible de toute l’équipe.

La boîte de réception, l’adresse affichée et le circuit d’envoi constituent donc trois choix indépendants. C’est le principe de cette configuration.

Avant de commencer

Il vous faut :

• Un accès au DNS du domaine permettant d’ajouter trois TXT.
• Une boîte TrekMail, individuelle ou partagée, qui recevra les copies transférées. Elle peut appartenir à n’importe lequel de vos domaines.
• Une règle de transfert chez le fournisseur du client. TrekMail ne la crée pas à votre place. Elle se configure dans Google Workspace, Microsoft 365 ou le service utilisé.

Vous ne devez pas modifier les MX, et vous n’en avez pas besoin.

Configuration

1. Ajoutez le domaine.

Ouvrez Domaines → Ajouter un domaine et saisissez normalement le domaine du client.

2. Indiquez que le courrier est hébergé ailleurs.

Ouvrez le domaine et utilisez l’option Courrier entrant sous son nom. Choisissez Le courrier entrant reste chez votre fournisseur actuel puis enregistrez. L’onglet DNS cesse immédiatement de demander un MX.

Ce réglage se trouve uniquement dans ce contrôle, présent sous le nom du domaine sur chaque onglet afin de rester facile à trouver. Tant que le domaine est encore configuré normalement, sachez que la liste des conflits DNS peut signaler le MX d’un autre fournisseur comme un élément à examiner, mais jamais comme un enregistrement à supprimer.

3. Publiez trois enregistrements TXT.

L’onglet DNS ne présente désormais que SPF, DKIM et DMARC. Ajoutez-les chez le fournisseur DNS du domaine.

Le DKIM permet aussi de confirmer que vous contrôlez le domaine. Sa valeur est une clé créée uniquement pour ce domaine. La publier suffit donc à prouver le contrôle, sans enregistrement de vérification supplémentaire à ajouter puis supprimer.

À propos de la ligne DKIM. Un autre service de messagerie utilise peut-être déjà le nom courant dkim._domainkey. Ne remplacez pas cet enregistrement, car il appartient à l’autre service. TrekMail choisit un autre nom lorsque cela est nécessaire. Copiez exactement le nom et la valeur indiqués dans l’onglet DNS de ce domaine. Chaque service pourra alors continuer à signer ses propres messages.

Si le domaine possède déjà un long SPF, lisez l’avertissement de l’onglet avant de le modifier. SPF autorise dix recherches DNS au total. Un domaine qui contient déjà Google Workspace, un CRM et un outil d’infolettres peut se trouver à une seule entrée de la limite. La dépasser casse SPF pour tout le courrier du domaine, pas seulement pour les messages envoyés par TrekMail.

4. Ajoutez les adresses de marque.

Ouvrez la boîte qui reçoit les copies, accédez à ses Alias et ajoutez l’adresse du client, par exemple admin@clientdomain.com, en choisissant le domaine concerné. Activez l’envoi pour cette adresse.

Elle apparaît alors dans l’onglet Adresses d’envoi du domaine. Elle ne rejoint pas automatiquement la liste De de la boîte, et ce comportement est volontaire. Une adresse appartenant à un domaine que TrekMail n’héberge pas doit partir avec la signature de son propre domaine. Elle est donc ajoutée une fois comme adresse Envoyer en tant que, plutôt que reprise comme un alias ordinaire. Ouvrez la boîte dans le webmail, allez dans Réglages → Adresses d’envoi et ajoutez-la. Elle figurera ensuite dans la liste De comme toute autre adresse.

5. Choisissez le circuit d’envoi.

Par défaut, toutes les adresses du domaine suivent le réglage de l’onglet SMTP du domaine : le service géré par TrekMail ou un profil SMTP enregistré tel que Mailjet, Brevo ou SMTP2Go. Modifiez-le une fois et toutes les adresses du domaine suivront ce choix.

Si une adresse nécessite un autre fournisseur, un propriétaire du compte peut définir un circuit propre à cette adresse lors de son ajout.

Utiliser la bonne adresse dans les réponses

Ouvrez la boîte partagée dans le webmail, puis Réglages → Adresses d’envoi, et choisissez comment les réponses doivent commencer :

• Adresse ayant reçu le message : Utile lorsque plusieurs adresses de marque arrivent dans la même boîte et que chaque conversation doit répondre avec l’adresse correspondante.
• Adresse par défaut des nouveaux messages : Utile lorsque les copies arrivent sur une adresse de collecte, mais que toutes les réponses doivent partir avec l’adresse publique du client.

La seconde option convient à la plupart des configurations fondées sur des copies transférées, car l’adresse qui reçoit la copie est votre boîte de collecte et non celle à laquelle l’expéditeur a écrit.

Limites d’un domaine réservé à l’envoi

• Il ne peut pas contenir de boîtes aux lettres. TrekMail n’étant pas l’hébergeur du courrier, il n’existe aucun emplacement où le distribuer.
• Il ne peut pas utiliser de catch-all ni d’adresses de transfert, pour la même raison.
• Il ne peut pas servir de domaine dans une invitation de configuration de boîte. Les sélecteurs qui aboutissent à une boîte l’excluent. Si une invitation a été envoyée avant le passage en mode envoi uniquement, elle sera refusée à son ouverture et demandera au destinataire de solliciter une nouvelle invitation.
• Il n’apparaît ni dans autodiscover ni dans la configuration des logiciels de messagerie. Ces paramètres appartiennent au fournisseur qui héberge réellement le courrier. Publier ceux de TrekMail ferait tenter à Outlook une connexion vers un compte inexistant ici.
• Il ne crée pas la règle de transfert chez le fournisseur du client.

Configurer par l’API ou un agent IA

Tout ce qui précède est également disponible sans le tableau de bord.

POST /api/v1/domains accepte mail_hosting: "external". Le domaine peut donc être ajouté comme réservé à l’envoi dès le départ. PATCH /api/v1/domains/{id}/mail-hosting modifie un domaine existant et GET /api/v1/domains indique le type de chaque domaine. Le passage d’un domaine contenant encore des boîtes est refusé tant que vous ne renvoyez pas la requête avec confirm_mailboxes_stop_receiving: true. Il s’agit de la même décision volontaire que le tableau de bord confirme en vous faisant saisir le nom du domaine.

Les outils MCP sont create_domain, set_domain_mail_hosting et list_domains, tous sous la portée domains:write. Pour ajouter ensuite l’adresse de marque, utilisez create_identity avec kind=send_as et sans external_account_id.

La création d’une boîte sur ce type de domaine est refusée avec 422 domain_hosts_no_mailboxes. Une invitation renvoie 409 avec le même code. Dans les deux cas, la réponse indique retryable: false, et un traitement groupé précise cette raison sur chaque ligne au lieu d’une erreur générique. Aucune nouvelle tentative ne peut réussir. Les endpoints DNS omettent le MX des enregistrements requis et marquent cette ligne comme non contrôlée, puisque le courrier est hébergé ailleurs. Ainsi, un agent qui les consulte ne proposera jamais de pointer le MX vers TrekMail.

Changer de mode plus tard

Vous pouvez faire passer un domaine d’un mode à l’autre depuis la même option Courrier entrant.

Transformer un domaine normal en domaine réservé à l’envoi empêche ses boîtes de recevoir. C’est pourquoi TrekMail vous demande d’abord de saisir le nom du domaine. Rien n’est supprimé. Si vous revenez au mode normal, la distribution reprend dès que le MX pointe de nouveau vers TrekMail.

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