Envoyer avec une adresse professionnelle via Gmail

Vous pouvez conserver Gmail comme destination des messages tout en affichant aux clients votre adresse professionnelle, par exemple brian@yourcompany.com, lorsque vous répondez. Vous n’avez pas besoin de déplacer vos messages Gmail ni de changer votre façon de les lire.

Pour comprendre facilement la configuration, séparez ces trois fonctions :

SMTP est simplement le service qui distribue les e-mails sortants. Il n’est pas nécessaire d’en connaître les détails techniques pour utiliser cette fonction.

Exemple concret

Brian publie l’adresse brian@thegroovyroamer.com, mais les messages qui lui sont envoyés sont transférés vers thegroovyroamer@gmail.com.

Après la configuration :

1. Un client écrit à brian@thegroovyroamer.com.
2. Le message arrive dans la boîte Gmail de Brian.
3. Brian le lit dans TrekMail et clique sur Répondre.
4. TrekMail sélectionne automatiquement brian@thegroovyroamer.com dans From.
5. La réponse est distribuée par le service d’envoi choisi par Brian.
6. Le client voit l’adresse professionnelle et non l’adresse Gmail.
7. Une copie de la réponse est conservée dans le dossier Messages envoyés du compte Gmail connecté.

Brian peut toujours sélectionner une autre adresse disponible dans le menu From avant l’envoi.

Avant de commencer

Vous avez besoin des trois éléments suivants :

• Une boîte Gmail, Outlook ou d’un autre fournisseur connectée à TrekMail.
• Un domaine professionnel actif dans le même compte TrekMail.
• L’adresse professionnelle attribuée à votre boîte mail, avec l’option Envoi activée dans le tableau de bord.

TrekMail ne propose pas d’adresse inventée ou non approuvée. Cette mesure protège votre domaine et empêche une personne d’envoyer des messages depuis une adresse qui ne lui appartient pas.

Le transfert est distinct de cette configuration. Si vos messages professionnels doivent arriver dans Gmail, configurez le transfert auprès du service qui les reçoit actuellement. L’ajout d’une adresse From ne crée pas automatiquement un transfert.

Configurer la fonction

1. Connecter la boîte de réception

1. Ouvrez TrekMail Webmail.
2. Ouvrez Paramètres → Comptes connectés.
3. Cliquez sur Connecter un compte.
4. Ajoutez Gmail, Outlook ou une autre boîte de réception et terminez le test de connexion.

Pour Gmail, suivez Ajouter votre compte Gmail à TrekMail.

2. Rendre l’adresse professionnelle disponible

Un administrateur du compte effectue cette opération dans le tableau de bord :

1. Ouvrez Boîtes mail et choisissez votre boîte.
2. Ajoutez l’adresse professionnelle comme alias ou ouvrez l’adresse existante.
3. Vérifiez que l’adresse est active et que Autoriser l’envoi depuis cette adresse est activé.

Revenez dans Webmail après la modification. L’adresse est maintenant disponible pour l’envoi.

3. Associer l’adresse à la boîte connectée

1. Ouvrez Paramètres → Adresses d’envoi.
2. Cliquez sur Ajouter une adresse From.
3. Choisissez la boîte connectée qui reçoit les messages.
4. Choisissez l’adresse professionnelle que les clients doivent voir.
5. Confirmez la méthode d’envoi.
6. Ajoutez un nom d’expéditeur, une adresse Reply-To ou une signature si vous le souhaitez.
7. Cliquez sur Ajouter l’adresse From.

L’écran présente le chemin terminé en termes simples :

• Les messages arrivent dans : la boîte de réception connectée.
• Les destinataires voient : l’adresse From professionnelle.
• Envoyé avec : le service qui distribue la réponse.

Choisir le mode d’envoi de l’adresse

Dans la plupart des cas, conservez Utiliser les paramètres d’envoi du domaine. TrekMail suit alors la configuration existante de ce domaine professionnel :

• SMTP TrekMail géré avec une offre compatible, ou
• le profil SMTP personnalisé sélectionné pour ce domaine dans le tableau de bord.

Choisissez Utiliser un autre service d’envoi enregistré uniquement si cette adresse From doit passer par un fournisseur différent. Par exemple, le reste de yourcompany.com peut utiliser TrekMail tandis que sales@yourcompany.com utilise un profil Mailjet enregistré.

Le compte Gmail connecté reste la boîte de réception. Le choix d’un autre service d’envoi ne déplace pas les messages entrants et ne modifie pas le mot de passe Gmail.

Sélectionner la bonne adresse pour les réponses

En haut de Paramètres → Adresses d’envoi, choisissez l’une des options suivantes :

• Adresse qui a reçu le message : recommandée lorsque plusieurs adresses professionnelles alimentent la même boîte. Les réponses essaient d’utiliser l’adresse à laquelle le client a écrit.
• Adresse par défaut pour les nouveaux messages : les réponses commencent avec votre adresse TrekMail habituelle par défaut.

Pour l’exemple du transfert vers Gmail, choisissez Adresse qui a reçu le message.

TrekMail vérifie les informations de distribution d’origine ainsi que les adresses visibles dans les champs À et Cc. Si le message correspond à une adresse professionnelle associée à cette boîte connectée, la réponse l’utilise automatiquement. Vous pouvez toujours vérifier ou modifier From avant l’envoi.

Cas d’utilisation pratiques

Conserver une organisation existante dans Gmail

Continuez à recevoir vos messages dans Gmail sans montrer une adresse @gmail.com à vos clients. Cette option convient aux indépendants et aux petites entreprises qui ne sont pas encore prêts à déplacer leur boîte de réception.

Gérer plusieurs marques dans un seul Webmail

Connectez plusieurs boîtes de réception et ajoutez une adresse From approuvée pour chaque marque. Pour un nouveau message, choisissez la marque dans le menu From; pour une réponse, TrekMail peut la sélectionner automatiquement.

Migrer progressivement

Laissez fonctionner l’ancien fournisseur pendant le transfert d’un domaine. Durant cette transition, TrekMail peut lire la boîte existante et envoyer depuis l’adresse professionnelle approuvée.

Utiliser différents services de distribution

Une adresse peut suivre les paramètres de son domaine tandis qu’une autre utilise un profil SMTP enregistré. Cette possibilité est utile lorsqu’un client, une marque ou une campagne doit passer par son propre fournisseur de distribution.

Proposer la même méthode sous votre marque

Les clients White Label utilisent les mêmes écrans Comptes connectés et Adresses d’envoi dans leur tableau de bord et leur domaine Webmail personnalisés. Le nom, le logo, les couleurs et les liens du fournisseur remplacent l’identité TrekMail dans l’UI, tandis que les boîtes connectées, domaines et profils SMTP de chaque client restent séparés.

Différence entre boîtes personnelles et boîtes d’équipe

Un compte Gmail connecté à votre boîte mail personnelle reste privé. Vos collègues n’y ont pas accès simplement parce qu’ils partagent une autre boîte TrekMail avec vous.

Pour une adresse d’équipe telle que support@yourcompany.com, utilisez une boîte partagée TrekMail. Les membres disposant de l’autorisation Peut répondre peuvent lire les messages et envoyer depuis cette adresse partagée. Ne connectez pas le compte Gmail d’une personne en espérant le transformer en boîte de réception partagée par l’équipe.

Ce que cette fonction ne fait pas

• Elle ne communique pas votre mot de passe Gmail à vos collègues.
• Elle ne permet pas d’envoyer depuis une adresse non approuvée dans votre compte TrekMail.
• Elle ne crée pas automatiquement de transfert de messages.
• Elle ne déplace pas les anciens messages Gmail dans une boîte TrekMail.
• Elle ne rend pas une boîte personnelle connectée visible dans une boîte partagée.
• Elle ne modifie ni le DNS de votre domaine ni son service d’envoi, sauf si un administrateur change ces paramètres.

En cas de problème

L’adresse professionnelle est absente : demandez à l’administrateur du compte de confirmer que l’adresse appartient à votre boîte mail, qu’elle est active et que Autoriser l’envoi depuis cette adresse est activé.

La méthode d’envoi indique qu’elle n’est pas prête : ouvrez l’onglet SMTP du domaine dans le tableau de bord. Terminez la configuration du SMTP TrekMail géré ou d’un SMTP personnalisé, puis revenez dans Webmail.

Une réponse sélectionne l’adresse Gmail : vérifiez que l’adresse professionnelle est associée précisément à ce compte Gmail connecté et que Adresse qui a reçu le message est sélectionnée. Vous pouvez choisir manuellement l’adresse professionnelle dans From pendant la vérification de la configuration.

L’envoi échoue : testez le service d’envoi sélectionné dans le tableau de bord. Si vous utilisez un profil SMTP personnalisé enregistré, vérifiez que son mot de passe est toujours valide et que votre fournisseur autorise l’adresse From professionnelle.

La copie envoyée n’apparaît pas dans Gmail : reconnectez le compte Gmail et vérifiez que son dossier Messages envoyés est disponible. L’envoi et l’enregistrement de la copie envoyée sont deux opérations distinctes.

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