عناوين الإرسال والتوقيعات وقوالب الرسائل

تتحكم شاشة Sending addresses في الاسم والعنوان اللذين يراهما المستلم في حقل From. كما تتحكم في التوقيعات واختيارات الرد التلقائية وعناوين العمل الإضافية، بما فيها العناوين التي تصل رسائلها إلى Gmail أو Outlook أو صندوق وارد متصل آخر.

العناوين التي يمكنك الإرسال منها

عنوان الإرسال هو ملف تعريف لعنوان يعرف TrekMail أنك مخول باستخدامه. يمكن أن يكون لكل عنوان اسم عرض خاص به، وعنوان Reply-To اختياري، وتوقيع.

يمكن أن يعرض Webmail ما يلي:

• العنوان الرئيسي لصندوق بريدك.
• الأسماء المستعارة النشطة مع تفعيل Allow sending from this address.
• حسابات Gmail وOutlook والحسابات الأخرى المتصلة.
• عناوين From إضافية للعمل، سواء ارتبطت بصندوق وارد متصل أم كانت مستقلة.
• صناديق البريد المشتركة التي تملك إذن الإرسال منها.

لا يمكنك كتابة أي عنوان والبدء في الإرسال منه. يجب أن ينتمي عنوان العمل إلى نطاق نشط في حساب TrekMail، وأن يكون مخصصا لصندوق بريدك ومفعلا للإرسال. يمنع ذلك الإرسال العرضي أو غير المصرح به.

إضافة عنوان اسم مستعار

يضيف مسؤول الحساب العنوان في لوحة التحكم:

1. افتح Mailboxes واختر صندوق البريد.
2. افتح Aliases وأنشئ الاسم المستعار أو عدله.
3. فعّل Allow sending from this address.
4. عد إلى Webmail وافتح Settings → Sending addresses.

يظهر الاسم المستعار المصرح به تلقائيا. لا يحتاج إلى إعداد منفصل إلا إذا أردت ربطه بصندوق Gmail أو Outlook أو صندوق آخر متصل.

تخصيص عنوان إرسال

1. افتح صورتك أو قائمة الحساب واختر Settings.
2. اختر Sending addresses.
3. افتح بطاقة العنوان الرئيسي أو الاسم المستعار الذي تريد تعديله.
4. غيّر حقول الملف المطلوبة:
   • Display name، مثل “Alice Baker” أو “فريق المبيعات”.
   • Reply-To، وهو اختياري ويرسل الردود إلى عنوان آخر.
   • Signature، ويكون خاصا بهذا العنوان ما لم يفرض توقيع على مستوى النطاق.
5. احفظ التغييرات.

عنوان البريد نفسه للقراءة فقط. لا يمكن حذف بطاقات الصندوق الرئيسي والأسماء المستعارة في Webmail. لإزالة اسم مستعار من قائمة From، يجب أن يعطّل المسؤول Allow sending أو الاسم المستعار، أو يحذفه في لوحة التحكم. يظل عنوان الصندوق الرئيسي متاحا.

إضافة عنوان From إضافي للعمل

استخدم هذا عندما تصل رسائل عنوان العمل إلى مكان آخر، لكن ينبغي أن تعرض الردود عنوان العمل.

1. تأكد من تخصيص عنوان العمل لصندوق بريدك وتفعيل الإرسال له في لوحة التحكم.
2. افتح Settings → Sending addresses وانقر على Add a From address.
3. اختر ما سيراه المستلمون وكيف سترسل الرسالة.
4. احفظ العنوان.

إذا وصلت الرسائل إلى حساب Gmail أو Outlook أو حساب آخر وصلته بـTrekMail، فاربطه أولا ضمن Settings → Connected accounts واختره كصندوق الوارد في الخطوة 3. تصل الردود عندئذ إلى مجلد Sent في ذلك الحساب. راجع الإرسال من عنوان عمل باستخدام Gmail للحصول على مثال كامل.

ربط صندوق وارد اختياري. عندما تحول الرسائل من مزود لا تربطه، مثل نطاق عميل ما زال مستضافا على Google Workspace أو Microsoft 365، أضف العنوان مستقلا وتخط تلك الخطوة. راجع الإرسال من نطاق لا تستضيفه.

اختيار خدمة الإرسال

يوفر عنوان From الإضافي خيارين:

• يوصى بخيار Use the domain's sending settings. يتبع العنوان Managed TrekMail SMTP أو ملف SMTP المخصص المختار لنطاقه.
• يرسل خيار Use a different saved sending service هذا العنوان وحده عبر ملف SMTP آخر محفوظ.

إذا ارتبط العنوان بحساب متصل، يظل ذلك الحساب صندوق الوارد الذي تصل إليه الرسائل ويحفظ فيه TrekMail نسخة Sent. خدمة الإرسال توصل الرسالة الصادرة فقط.

اختيار العنوان الافتراضي للرسائل الجديدة

في Settings → Sending addresses، اختر Set as default للعنوان الذي تستخدمه عادة. يمكن أن يكون عنوان صندوق مدار واحد فقط هو الافتراضي. يحدد مسبقا للرسائل الجديدة، لكن يمكنك اختيار عنوان آخر من قائمة From في محرر الرسائل.

لا يصبح عنوان From الإضافي افتراضيا للرسائل الجديدة غير المرتبطة. يظهر في قائمة From حيث يكون استخدامه آمنا، وعندما تعمل داخل صندوق وارد متصل به.

اختيار عنوان From للردود

في أعلى Settings → Sending addresses، اختر سياسة رد واحدة. ينتمي الاختيار إلى الصندوق الحالي، لذلك يمكن لصندوق مشترك أن يرد بشكل مختلف عن صندوقك الشخصي:

• يعني Address that received the message أن Webmail يتحقق من العنوان المعتمد الذي استلم الرسالة ويحاول استخدامه نفسه في From. هذا أفضل خيار عندما تغذي عدة عناوين عمل صندوقا واحدا.
• يعني Default address for new messages أن الرد يبدأ بعنوانك الافتراضي المعتاد.

إذا لم يعد العنوان الأصلي متاحا، يعود Webmail بأمان إلى عنوان ما زلت مخولا باستخدامه. تحقق دائما من From قبل إرسال رد مهم.

صناديق البريد المشتركة

عند فتح صندوق بريد مشترك، تستخدم عناوين الإرسال وإعدادات ذلك الصندوق. يمكن للأعضاء الذين يملكون إذن الإرسال الكتابة والرد باسمه وإضافة عناوين From إضافية للعمل؛ ولا يحصل أعضاء القراءة فقط على أدوات الإرسال أو الرد. لا يمكنك تجاوز أذونات الصندوق المشترك بإنشاء عنوان في صندوقك الشخصي.

يمكن أن يعرض محرر الرسائل صناديق مشتركة أخرى يسمح لك بالإرسال منها. تحقق دائما من From عندما يمكن إرسال الرسالة من أكثر من صندوق.

يظل حساب Gmail أو Outlook الشخصي المتصل بصندوقك شخصيا، ولا يظهر لزملائك عبر صندوق مشترك.

توقيعات البريد الإلكتروني

التوقيع كتلة نص أو HTML تدرج في الرسائل المرسلة من عنوان محدد. تشمل الاستخدامات الشائعة الاسم والمسمى ورقم الهاتف وشعار الشركة أو إشعارا قانونيا.

إنشاء توقيع أو تعديله

1. افتح Settings → Sending addresses.
2. افتح عنوان الإرسال الذي تريد تعديله.
3. اترك Signature enabled مفعلا.
4. أنشئ التوقيع في المحرر المرئي أو انتقل إلى عرض HTML لتعديل الترميز مباشرة.
5. انقر على Save.

يدعم المحرر تنسيق النص والمحاذاة والروابط والصور المحملة من عنوان HTTPS. ينظف HTML المحفوظ لسلامة البريد، وتزال النصوص البرمجية والنماذج والترميزات التفاعلية غير الآمنة.

حد الحجم: يمكن أن يحتوي توقيع كل عنوان إرسال على ما يصل إلى 65,535 حرفا من HTML. اجعله أقصر بكثير عمليا كي تحمله تطبيقات المستلمين بسرعة.

صور التوقيع

استخدم عنوان صورة HTTPS ثابتا تتحكم فيه. تبقي الصور المستضافة الرسالة أصغر وتسهل تحديثها، لكن برامج البريد قد تحظر الصور الخارجية في البداية. احتفظ بالمعلومات المهمة مثل الاسم والهاتف كنص حقيقي، ولا تضع كل شيء داخل صورة.

لعرض موثوق على الهاتف، اجعل عرض الشعارات نحو 200-400px وصور الأشخاص مربعة بنحو 80-120px. اختبر النتيجة في برامج البريد الشائعة على الكمبيوتر والهاتف.

وقت إدراج التوقيع

عند تفعيل Signature enabled، يدرج Webmail توقيع العنوان المختار في الرسائل الجديدة والردود. يؤدي تغيير عنوان From في المحرر إلى استبدال كتلة التوقيع مع الحفاظ على النص الذي كتبته. يمكنك تعديل الكتلة أو حذفها قبل الإرسال.

سياسات التوقيع على مستوى النطاق

يمكن لمسؤول الحساب إعداد سياسة توقيع للنطاق:

• Off يعني أن كل عنوان يستخدم توقيعه الخاص.
• Default يعني أن العناوين الجديدة تبدأ بتوقيع النطاق، ويمكن للمستخدم تعديل نسخته.
• Enforced يعني أن توقيع النطاق يتجاوز التوقيعات الفردية. يختار المسؤول أيضا ظهوره قبل نص الرد المقتبس أو بعده.

إذا لم يظهر توقيعك المحفوظ، فقد تكون سياسة نطاق مفروضة مفعلة.

لغات أو علامات تجارية متعددة

استخدم اسما مستعارا منفصلا مفعلا للإرسال لكل ملف يحتاج إلى اسم أو توقيع خاص. يظهر الاسم تلقائيا ضمن Sending addresses ويمكن تخصيصه هناك. لا تتوقع أن يخول اسم العرض وحده عنوان بريد إلكتروني.

قوالب الرسائل

القوالب رسائل مكتوبة مسبقا يمكنك إدراجها في رسالة جديدة أو رد. تفيد في متابعة العملاء وردود الدعم وتذكيرات الفواتير والمراسلات المتكررة.

الحدود

• ما يصل إلى 20 قالبا لكل صندوق بريد.
• Subject: حتى 500 حرف.
• Body: حتى 50,000 حرف من HTML المنظف.
• تنتمي القوالب إلى الصندوق الذي أنشئت فيه ولا تشارك تلقائيا مع الصناديق الأخرى.

إنشاء قالب

1. افتح Settings → Templates.
2. انقر على New template.
3. أدخل اسما داخليا وموضوعا افتراضيا اختياريا ونص الرسالة.
4. انقر على Save.

استخدام قالب

1. افتح رسالة جديدة أو ردا.
2. انقر على Templates في المحرر.
3. اختر قالبا.
4. راجع الموضوع والنص المدرجين وعدلهما قبل الإرسال.

لا يستبدل القالب المستلمين أو المرفقات. كما لا يستبدل العناصر النائبة تلقائيا، لذا استبدل نصا مثل [NAME] بنفسك.

تعديل قالب أو حذفه

افتح Settings → Templates. افتح القالب لتعديله أو استخدم إجراء الحذف لإزالته. لا يغير ذلك الرسائل المرسلة سابقا.

الأسئلة الشائعة

لماذا لا يظهر الاسم المستعار في قائمة From؟ تأكد من نشاطه وتفعيل Allow sending from this address. يجب أيضا أن تدعم الخطة الأسماء المستعارة. حدّث Webmail بعد تعديل المسؤول. إذا ظل البريد الوارد للنطاق لدى مزود آخر، فلن يظهر الاسم وحده. أضفه مرة عبر Add a From address، ثم راجع الإرسال من نطاق لا تستضيفه.

هل يمكن أن تحمل الأسماء المستعارة أسماء وتوقيعات مختلفة؟ نعم. لكل عنوان رئيسي أو اسم مستعار مصرح به ملف مرسل قابل للتعديل.

هل يمكن إزالة عنوان دون حذف الاسم المستعار؟ لا تحذف عناوين الصناديق المدارة في Webmail. عطّل إذن إرسال الاسم في لوحة التحكم إذا كان سيستمر في الاستقبال لكن يجب ألا يظهر في From. يمكن إزالة عنوان From إضافي مرتبط بصندوق متصل من شاشة تعديله.

هل يرى زملائي قوالبي؟ تنتمي القوالب إلى صندوقها. للصندوق المشترك قوالبه وإعداداته، ولا تنسخ قوالب الصندوق الشخصي إليه تلقائيا.

لماذا لا تظهر صورة توقيعي المستضافة للمستلم؟ قد يكون العنوان غير متاح، أو يستخدم HTTP بدلا من HTTPS، أو يحظر برنامج المستلم الصور الخارجية حتى يثق بالمرسل.

هل يظهر توقيع عنوان الإرسال في الردود التلقائية؟ لا. تستخدم الردود التلقائية الرسالة المعدة ضمن Settings → Auto-Reply.

هل يمكن أن تستخدم عناوين الإرسال خدمات SMTP مختلفة؟ نعم. يمكن لعنوان From إضافي اتباع إعدادات إرسال نطاقه أو استخدام ملف SMTP محفوظ آخر. تتبع عناوين الصندوق الرئيسي والأسماء المستعارة عادة مسار نطاقها.