Verzendadressen, handtekeningen en sjablonen

Het scherm Afzenderadressen bepaalt welke naam en welk adres ontvangers in het Van-veld zien. Het beheert ook handtekeningen, automatische adreskeuzes bij antwoorden en extra bedrijfsadressen, waaronder adressen waarvan de mail in Gmail, Outlook of een andere verbonden inbox aankomt.

Adressen waarvandaan je kunt verzenden

Welke velden je kunt bewerken hangt af van de adreskaart. Open Instellingen, daarna Afzenderadressen, en gebruik de beschikbare velden. Rechten voor een gedeelde mailbox beheer je via Toegang.

Webmail kan het volgende tonen:

• Het primaire adres van je mailbox.
• Actieve aliassen waarvoor Verzenden toestaan is ingeschakeld.
• Gmail, Outlook en andere verbonden accounts.
• Extra zakelijke Van-adressen, gekoppeld aan een verbonden inbox of zelfstandig.
• Gedeelde mailboxen waarvandaan je mag verzenden.

Om een extra zakelijk Van-adres toe te voegen, moet het al met verzendrecht aan je mailbox zijn toegewezen.

Een aliasadres toevoegen

Een accountbeheerder voegt het adres toe in het dashboard:

1. Open Mailboxen en selecteer de mailbox.
2. Open Aliassen en maak of bewerk de alias.
3. Schakel Verzenden toestaan in.
4. Ga terug naar Webmail en open Instellingen, Afzenderadressen.

De toegestane alias verschijnt automatisch. Afzonderlijke configuratie is alleen nodig als je hem aan een verbonden Gmail-, Outlook- of andere inbox wilt koppelen.

Een verzendadres aanpassen

1. Open je avatar of accountmenu en kies Instellingen.
2. Kies Afzenderadressen.
3. Open de kaart van het primaire adres of de alias die je wilt bewerken.
4. Wijzig de gewenste profielvelden:
   • Weergavenaam, bijvoorbeeld 'Alice Baker' of 'Verkoopteam'.
   • Antwoord aan, optioneel, om antwoorden naar een ander adres te sturen.
   • Handtekening, uniek voor dit adres tenzij een domeinbrede handtekening wordt afgedwongen.
5. Sla de wijzigingen op.

Het e-mailadres zelf is alleen-lezen. Kaarten van de primaire mailbox en aliassen kunnen niet in Webmail worden verwijderd. Om een alias uit het Van-menu te verwijderen moet een beheerder Verzenden toestaan uitschakelen, de alias uitschakelen of hem in het dashboard verwijderen. Het primaire mailboxadres blijft beschikbaar.

Een extra zakelijk Van-adres toevoegen

Gebruik dit wanneer mail voor een bedrijfsadres elders aankomt, maar antwoorden toch het bedrijfsadres moeten tonen.

1. Zorg dat het bedrijfsadres in het dashboard aan je mailbox is toegewezen en verzendtoestemming heeft.
2. Open Instellingen, Afzenderadressen en klik op Afzenderadres toevoegen.
3. Kies wat ontvangers zien en hoe het bericht wordt verzonden.
4. Sla het adres op.

Als mail aankomt in een Gmail-, Outlook- of ander account dat je met TrekMail hebt verbonden, verbind je dat eerst onder Instellingen, Gekoppelde accounts en kies je het bij stap 3 als inbox. Antwoorden komen dan in de map Verzonden van dat account. Zie Verzenden vanaf een bedrijfsadres met Gmail voor een volledig voorbeeld.

Een inbox verbinden is optioneel. Als mail wordt doorgestuurd vanaf een provider die je niet verbindt, zoals een klantdomein dat nog bij Google Workspace of Microsoft 365 wordt gehost, voeg je het adres zelfstandig toe en sla je die stap over. Zie Verzenden vanaf een domein dat je niet host.

De verzendservice kiezen

Een extra Van-adres biedt twee opties:

• Verzendinstellingen van het domein gebruiken wordt aanbevolen. Het adres volgt Beheerde TrekMail SMTP of het aangepaste SMTP-profiel dat al voor het domein is gekozen.
• Andere opgeslagen verzendservice gebruiken verzendt alleen dit Van-adres via een ander opgeslagen SMTP-profiel.

Als het adres aan een verbonden account is gekoppeld, blijft dat account de inbox waarin berichten aankomen en TrekMail de kopie in Verzonden bewaart. De verzendservice bezorgt alleen het uitgaande bericht.

Het standaardadres voor nieuwe berichten kiezen

Kies Instellen als standaard bij een adres dat deze knop aanbiedt. Het wordt voorgeselecteerd voor nieuwe berichten. Je kunt voor het versturen een ander beschikbaar adres in Van kiezen.

De standaardinstellingen horen bij de mailbox die je nu gebruikt.

Het Van-adres voor antwoorden kiezen

Kies bovenaan Instellingen, Afzenderadressen één antwoordbeleid. De keuze hoort bij de huidige mailbox, zodat een gedeelde mailbox anders kan antwoorden dan je persoonlijke mailbox:

• Adres waarop het bericht is ontvangen laat Webmail controleren welk goedgekeurd adres het bericht ontving en probeert datzelfde adres in Van te gebruiken. Dit is de beste keuze als meerdere bedrijfsadressen één inbox vullen.
• Altijd … laat antwoorden beginnen met je normale standaardadres.

Deze keuze geldt ook voor doorsturen. Het is de instelling van de mailbox waaruit u het bericht doorstuurt.

Controleer Van voordat je antwoordt, vooral nadat een beheerder een adres of je toegang wijzigt. De antwoordinstelling geeft geen toestemming om te versturen.

Gedeelde mailboxen

Wanneer je een gedeelde mailbox opent, worden de eigen verzendadressen en instellingen daarvan gebruikt. Met Lezen open je na het aanmelden bij je eigen mailbox de teaminbox in Gedeelde mailboxen. Voor schrijven of antwoorden vanuit die inbox heb je ook Verzenden als nodig. Je eigen wachtwoord en tweestapsverificatie beschermen de toegang.

De editor kan ook andere gedeelde mailboxen tonen waarvandaan je mag verzenden. Controleer altijd Van als een bericht vanuit meer dan één mailbox kan worden verzonden.

Een persoonlijk Gmail- of Outlook-account dat aan je mailbox is verbonden blijft persoonlijk. Teamleden krijgen er via een gedeelde mailbox geen toegang toe.

E-mailhandtekeningen

Een handtekening is een tekst- of HTML-blok dat wordt ingevoegd in berichten vanaf een bepaald adres. Vaak bevat het een naam, functie, telefoonnummer, bedrijfslogo of juridische mededeling.

Een handtekening maken of bewerken

1. Ga naar Instellingen, Afzenderadressen.
2. Open het verzendadres dat je wilt bewerken.
3. Houd de handtekening Ingeschakeld.
4. Maak de handtekening in de visuele editor of schakel naar HTML-weergave om de opmaakcode rechtstreeks te bewerken.
5. Klik op Opslaan.

De editor ondersteunt tekstopmaak, uitlijning, links en afbeeldingen die via een HTTPS-URL worden geladen. De opgeslagen HTML wordt voor e-mailveiligheid opgeschoond. Scripts, formulieren en onveilige interactieve opmaak worden verwijderd.

Groottelimiet: elke handtekening van een verzendadres mag maximaal 65,535 tekens HTML bevatten. Houd hem in de praktijk veel korter, zodat e-mailapps van ontvangers hem snel laden.

Afbeeldingen in handtekeningen

Gebruik een stabiele HTTPS-afbeeldings-URL die je beheert. Gehoste afbeeldingen houden het bericht klein en zijn makkelijk bij te werken, hoewel e-mailclients externe afbeeldingen aanvankelijk kunnen blokkeren. Zet belangrijke informatie zoals naam en telefoonnummer in echte tekst en niet uitsluitend in een afbeelding.

Houd logo's voor betrouwbare mobiele weergave ongeveer 200-400px breed en portretten ongeveer 80-120px vierkant. Test in gangbare e-mailclients op desktop en mobiel.

Wanneer een handtekening wordt ingevoegd

Als de handtekening Ingeschakeld is, voegt Webmail de handtekening van het gekozen adres toe aan nieuwe berichten en antwoorden. Als je het Van-adres in de editor wijzigt, wordt het handtekeningblok vervangen zonder de al geschreven berichttekst te verwijderen. Je kunt het ingevoegde blok vóór verzending nog bewerken of verwijderen.

Domeinbreed handtekeningenbeleid

Een accountbeheerder kan een handtekeningenbeleid voor een domein instellen:

• Uit betekent dat elk verzendadres zijn eigen handtekening gebruikt.
• Standaard voor nieuwe mailboxen betekent dat nieuwe verzendadressen met de domeinhandtekening beginnen, maar gebruikers hun eigen kopie mogen bewerken.
• Afgedwongen bij elke verzending via webmail betekent dat de domeinhandtekening individuele handtekeningen vervangt. De beheerder kiest ook of deze vóór of na geciteerde antwoordtekst verschijnt.

Als je opgeslagen handtekening niet verschijnt, kan een afgedwongen domeinbeleid actief zijn.

Meerdere talen of merken

Gebruik een afzonderlijke alias met verzendtoestemming voor elk profiel dat een eigen naam of handtekening nodig heeft. De alias verschijnt automatisch onder Afzenderadressen en kan daar worden aangepast. Alleen een weergavenaam geeft geen toestemming voor een e-mailadres.

Berichtsjablonen

Sjablonen zijn vooraf geschreven berichten die je in een nieuw bericht of antwoord invoegt. Ze zijn bruikbaar voor klantopvolging, supportantwoorden, factuurherinneringen en andere terugkerende correspondentie.

Limieten

• Maximaal 20 sjablonen per mailbox.
• Subject: maximaal 500 tekens.
• Body: maximaal 50,000 tekens opgeschoonde HTML.
• Sjablonen horen bij de mailbox waarin ze zijn gemaakt en worden niet automatisch met andere mailboxen gedeeld.

Een sjabloon maken

1. Ga naar Instellingen, Sjablonen.
2. Klik op Nieuw sjabloon.
3. Voer een interne naam, optioneel standaardonderwerp en berichttekst in.
4. Klik op Opslaan.

Een sjabloon gebruiken

1. Open een nieuw bericht of antwoord.
2. Klik in de editor op Sjablonen.
3. Selecteer een sjabloon.
4. Controleer en bewerk het ingevoegde onderwerp en de tekst vóór verzending.

Een sjabloon vervangt geen ontvangers of bijlagen. Plaatsaanduidingen worden ook niet automatisch vervangen, dus vervang tekst zoals [NAME] zelf.

Een sjabloon bewerken of verwijderen

Ga naar Instellingen, Sjablonen. Open een sjabloon om het te bewerken of gebruik de verwijderactie. Eerder verzonden berichten veranderen hierdoor niet.

Veelgestelde vragen

Waarom ontbreekt mijn alias in het Van-menu? Controleer of de alias actief is en Verzenden toestaan is ingeschakeld. Het abonnement moet aliassen ondersteunen. Vernieuw Webmail nadat een beheerder de alias wijzigt. Als inkomende mail voor het domein bij een andere provider blijft, verschijnt de alias niet zelfstandig. Voeg hem eenmaal toe met Afzenderadres toevoegen en zie Verzenden vanaf een domein dat je niet host.

Kunnen verschillende aliassen verschillende namen en handtekeningen hebben? Ja. Elk goedgekeurd primair adres of aliasadres heeft een eigen bewerkbaar afzenderprofiel.

Kan ik een adres verwijderen zonder de alias te verwijderen? Beheerde mailboxadressen verwijder je niet in Webmail. Schakel de verzendtoestemming van de alias in het dashboard uit als deze mail moet blijven ontvangen maar niet in Van mag staan. Een extra Van-adres dat aan een verbonden inbox is gekoppeld kan op het bewerkingsscherm worden verwijderd.

Kunnen teamleden mijn sjablonen zien? Sjablonen horen bij hun mailbox. Een gedeelde mailbox heeft eigen sjablonen en instellingen; sjablonen uit een persoonlijke mailbox worden niet automatisch gekopieerd.

Waarom ontbreekt mijn gehoste handtekeningafbeelding bij een ontvanger? De URL kan onbereikbaar zijn, HTTP gebruiken in plaats van HTTPS, of de e-mailclient kan externe afbeeldingen blokkeren totdat de afzender wordt vertrouwd.

Verschijnt mijn verzendadreshandtekening in automatische antwoorden? Nee. Automatische antwoorden gebruiken het bericht dat onder Instellingen, Automatisch antwoord is ingesteld.

Kunnen verzendadressen verschillende SMTP-services gebruiken? Ja. Een extra Van-adres kan de verzendinstellingen van het domein volgen of een ander opgeslagen SMTP-profiel gebruiken. Primaire mailbox- en aliasadressen volgen normaal de route van hun domein.