Verzendadressen, handtekeningen en berichtsjablonen

Het scherm Sending addresses bepaalt welke naam en welk adres ontvangers in het From-veld zien. Het beheert ook handtekeningen, automatische adreskeuzes bij antwoorden en extra bedrijfsadressen, waaronder adressen waarvan de mail in Gmail, Outlook of een andere verbonden inbox aankomt.

Adressen waarvandaan je kunt verzenden

Een verzendadres is een profiel voor een adres waarvan TrekMail al weet dat je het mag gebruiken. Elk profiel kan een eigen weergavenaam, optioneel Reply-To-adres en handtekening hebben.

Webmail kan het volgende tonen:

• Het primaire adres van je mailbox.
• Actieve aliassen waarvoor Allow sending from this address is ingeschakeld.
• Gmail, Outlook en andere verbonden accounts.
• Extra zakelijke From-adressen, gekoppeld aan een verbonden inbox of zelfstandig.
• Gedeelde mailboxen waarvandaan je mag verzenden.

Je kunt niet zomaar een adres invoeren en ervan verzenden. Een bedrijfsadres moet bij een actief domein in je TrekMail-account horen, aan je mailbox zijn toegewezen en verzendtoestemming hebben. Dit voorkomt onbedoelde of ongeoorloofde verzending.

Een aliasadres toevoegen

Een accountbeheerder voegt het adres toe in het dashboard:

1. Open Mailboxes en selecteer de mailbox.
2. Open Aliases en maak of bewerk de alias.
3. Schakel Allow sending from this address in.
4. Ga terug naar Webmail en open Settings → Sending addresses.

De toegestane alias verschijnt automatisch. Afzonderlijke configuratie is alleen nodig als je hem aan een verbonden Gmail-, Outlook- of andere inbox wilt koppelen.

Een verzendadres aanpassen

1. Open je avatar of accountmenu en kies Settings.
2. Kies Sending addresses.
3. Open de kaart van het primaire adres of de alias die je wilt bewerken.
4. Wijzig de gewenste profielvelden:
   • Display name, bijvoorbeeld 'Alice Baker' of 'Verkoopteam'.
   • Reply-To, optioneel, om antwoorden naar een ander adres te sturen.
   • Signature, uniek voor dit adres tenzij een domeinbrede handtekening wordt afgedwongen.
5. Sla de wijzigingen op.

Het e-mailadres zelf is alleen-lezen. Kaarten van de primaire mailbox en aliassen kunnen niet in Webmail worden verwijderd. Om een alias uit het From-menu te verwijderen moet een beheerder Allow sending uitschakelen, de alias uitschakelen of hem in het dashboard verwijderen. Het primaire mailboxadres blijft beschikbaar.

Een extra zakelijk From-adres toevoegen

Gebruik dit wanneer mail voor een bedrijfsadres elders aankomt, maar antwoorden toch het bedrijfsadres moeten tonen.

1. Zorg dat het bedrijfsadres in het dashboard aan je mailbox is toegewezen en verzendtoestemming heeft.
2. Open Settings → Sending addresses en klik op Add a From address.
3. Kies wat ontvangers zien en hoe het bericht wordt verzonden.
4. Sla het adres op.

Als mail aankomt in een Gmail-, Outlook- of ander account dat je met TrekMail hebt verbonden, verbind je dat eerst onder Settings → Connected accounts en kies je het bij stap 3 als inbox. Antwoorden komen dan in de map Sent van dat account. Zie Verzenden vanaf een bedrijfsadres met Gmail voor een volledig voorbeeld.

Een inbox verbinden is optioneel. Als mail wordt doorgestuurd vanaf een provider die je niet verbindt, zoals een klantdomein dat nog bij Google Workspace of Microsoft 365 wordt gehost, voeg je het adres zelfstandig toe en sla je die stap over. Zie Verzenden vanaf een domein dat je niet host.

De verzendservice kiezen

Een extra From-adres biedt twee opties:

• Use the domain's sending settings wordt aanbevolen. Het adres volgt Managed TrekMail SMTP of het aangepaste SMTP-profiel dat al voor het domein is gekozen.
• Use a different saved sending service verzendt alleen dit From-adres via een ander opgeslagen SMTP-profiel.

Als het adres aan een verbonden account is gekoppeld, blijft dat account de inbox waarin berichten aankomen en TrekMail de kopie in Sent bewaart. De verzendservice bezorgt alleen het uitgaande bericht.

Het standaardadres voor nieuwe berichten kiezen

Kies in Settings → Sending addresses de optie Set as default bij het adres dat je meestal gebruikt. Slechts één beheerd mailboxadres is standaard. Het wordt voor nieuwe berichten voorgeselecteerd, maar in het menu From van de editor kun je nog steeds een ander beschikbaar adres kiezen.

Een extra From-adres wordt niet de standaard voor niet-gerelateerde nieuwe berichten. Het verschijnt in het From-menu waar het veilig kan worden gebruikt en, bij koppeling aan een verbonden inbox, wanneer je in die inbox werkt.

Het From-adres voor antwoorden kiezen

Kies bovenaan Settings → Sending addresses één antwoordbeleid. De keuze hoort bij de huidige mailbox, zodat een gedeelde mailbox anders kan antwoorden dan je persoonlijke mailbox:

• Address that received the message laat Webmail controleren welk goedgekeurd adres het bericht ontving en probeert datzelfde adres in From te gebruiken. Dit is de beste keuze als meerdere bedrijfsadressen één inbox vullen.
• Default address for new messages laat antwoorden beginnen met je normale standaardadres.

Als het oorspronkelijke adres niet meer beschikbaar is, valt Webmail veilig terug op een adres dat je nog mag gebruiken. Controleer altijd het veld From voordat je een belangrijk antwoord verzendt.

Gedeelde mailboxen

Wanneer je een gedeelde mailbox opent, worden de eigen verzendadressen en instellingen daarvan gebruikt. Leden met verzendrechten kunnen als die mailbox opstellen en antwoorden en er extra zakelijke From-adressen aan toevoegen. Alleen-lezenleden krijgen geen knoppen voor verzenden of antwoorden. Je kunt gedeelde-mailboxrechten niet omzeilen door een adres in je persoonlijke mailbox te maken.

De editor kan ook andere gedeelde mailboxen tonen waarvandaan je mag verzenden. Controleer altijd From als een bericht vanuit meer dan één mailbox kan worden verzonden.

Een persoonlijk Gmail- of Outlook-account dat aan je mailbox is verbonden blijft persoonlijk. Teamleden krijgen er via een gedeelde mailbox geen toegang toe.

E-mailhandtekeningen

Een handtekening is een tekst- of HTML-blok dat wordt ingevoegd in berichten vanaf een bepaald adres. Vaak bevat het een naam, functie, telefoonnummer, bedrijfslogo of juridische mededeling.

Een handtekening maken of bewerken

1. Ga naar Settings → Sending addresses.
2. Open het verzendadres dat je wilt bewerken.
3. Laat Signature enabled ingeschakeld.
4. Maak de handtekening in de visuele editor of schakel naar HTML-weergave om de opmaakcode rechtstreeks te bewerken.
5. Klik op Save.

De editor ondersteunt tekstopmaak, uitlijning, links en afbeeldingen die via een HTTPS-URL worden geladen. De opgeslagen HTML wordt voor e-mailveiligheid opgeschoond. Scripts, formulieren en onveilige interactieve opmaak worden verwijderd.

Groottelimiet: elke handtekening van een verzendadres mag maximaal 65,535 tekens HTML bevatten. Houd hem in de praktijk veel korter, zodat e-mailapps van ontvangers hem snel laden.

Afbeeldingen in handtekeningen

Gebruik een stabiele HTTPS-afbeeldings-URL die je beheert. Gehoste afbeeldingen houden het bericht klein en zijn makkelijk bij te werken, hoewel e-mailclients externe afbeeldingen aanvankelijk kunnen blokkeren. Zet belangrijke informatie zoals naam en telefoonnummer in echte tekst en niet uitsluitend in een afbeelding.

Houd logo's voor betrouwbare mobiele weergave ongeveer 200-400px breed en portretten ongeveer 80-120px vierkant. Test in gangbare e-mailclients op desktop en mobiel.

Wanneer een handtekening wordt ingevoegd

Als Signature enabled aanstaat, voegt Webmail de handtekening van het gekozen adres toe aan nieuwe berichten en antwoorden. Als je het From-adres in de editor wijzigt, wordt het handtekeningblok vervangen zonder de al geschreven berichttekst te verwijderen. Je kunt het ingevoegde blok vóór verzending nog bewerken of verwijderen.

Domeinbreed handtekeningenbeleid

Een accountbeheerder kan een handtekeningenbeleid voor een domein instellen:

• Off betekent dat elk verzendadres zijn eigen handtekening gebruikt.
• Default betekent dat nieuwe verzendadressen met de domeinhandtekening beginnen, maar gebruikers hun eigen kopie mogen bewerken.
• Enforced betekent dat de domeinhandtekening individuele handtekeningen vervangt. De beheerder kiest ook of deze vóór of na geciteerde antwoordtekst verschijnt.

Als je opgeslagen handtekening niet verschijnt, kan een afgedwongen domeinbeleid actief zijn.

Meerdere talen of merken

Gebruik een afzonderlijke alias met verzendtoestemming voor elk profiel dat een eigen naam of handtekening nodig heeft. De alias verschijnt automatisch onder Sending addresses en kan daar worden aangepast. Alleen een weergavenaam geeft geen toestemming voor een e-mailadres.

Berichtsjablonen

Sjablonen zijn vooraf geschreven berichten die je in een nieuw bericht of antwoord invoegt. Ze zijn bruikbaar voor klantopvolging, supportantwoorden, factuurherinneringen en andere terugkerende correspondentie.

Limieten

• Maximaal 20 sjablonen per mailbox.
• Subject: maximaal 500 tekens.
• Body: maximaal 50,000 tekens opgeschoonde HTML.
• Sjablonen horen bij de mailbox waarin ze zijn gemaakt en worden niet automatisch met andere mailboxen gedeeld.

Een sjabloon maken

1. Ga naar Settings → Templates.
2. Klik op New template.
3. Voer een interne naam, optioneel standaardonderwerp en berichttekst in.
4. Klik op Save.

Een sjabloon gebruiken

1. Open een nieuw bericht of antwoord.
2. Klik in de editor op Templates.
3. Selecteer een sjabloon.
4. Controleer en bewerk het ingevoegde onderwerp en de tekst vóór verzending.

Een sjabloon vervangt geen ontvangers of bijlagen. Plaatsaanduidingen worden ook niet automatisch vervangen, dus vervang tekst zoals [NAME] zelf.

Een sjabloon bewerken of verwijderen

Ga naar Settings → Templates. Open een sjabloon om het te bewerken of gebruik de verwijderactie. Eerder verzonden berichten veranderen hierdoor niet.

Veelgestelde vragen

Waarom ontbreekt mijn alias in het From-menu? Controleer of de alias actief is en Allow sending from this address is ingeschakeld. Het abonnement moet aliassen ondersteunen. Vernieuw Webmail nadat een beheerder de alias wijzigt. Als inkomende mail voor het domein bij een andere provider blijft, verschijnt de alias niet zelfstandig. Voeg hem eenmaal toe met Add a From address en zie Verzenden vanaf een domein dat je niet host.

Kunnen verschillende aliassen verschillende namen en handtekeningen hebben? Ja. Elk goedgekeurd primair adres of aliasadres heeft een eigen bewerkbaar afzenderprofiel.

Kan ik een adres verwijderen zonder de alias te verwijderen? Beheerde mailboxadressen verwijder je niet in Webmail. Schakel de verzendtoestemming van de alias in het dashboard uit als deze mail moet blijven ontvangen maar niet in From mag staan. Een extra From-adres dat aan een verbonden inbox is gekoppeld kan op het bewerkingsscherm worden verwijderd.

Kunnen teamleden mijn sjablonen zien? Sjablonen horen bij hun mailbox. Een gedeelde mailbox heeft eigen sjablonen en instellingen; sjablonen uit een persoonlijke mailbox worden niet automatisch gekopieerd.

Waarom ontbreekt mijn gehoste handtekeningafbeelding bij een ontvanger? De URL kan onbereikbaar zijn, HTTP gebruiken in plaats van HTTPS, of de e-mailclient kan externe afbeeldingen blokkeren totdat de afzender wordt vertrouwd.

Verschijnt mijn verzendadreshandtekening in automatische antwoorden? Nee. Automatische antwoorden gebruiken het bericht dat onder Settings → Auto-Reply is ingesteld.

Kunnen verzendadressen verschillende SMTP-services gebruiken? Ja. Een extra From-adres kan de verzendinstellingen van het domein volgen of een ander opgeslagen SMTP-profiel gebruiken. Primaire mailbox- en aliasadressen volgen normaal de route van hun domein.