Direcciones de envío, firmas y plantillas

La pantalla Direcciones de envío controla el nombre y la dirección que ven los destinatarios en el campo De. También gestiona firmas, opciones automáticas de respuesta y direcciones empresariales adicionales, incluidas aquellas cuyo correo llega a Gmail, Outlook u otro buzón conectado.

Direcciones desde las que puedes enviar

Una dirección de envío es un perfil para una dirección que TrekMail ya sabe que puedes utilizar. Cada una puede tener su propio nombre visible, una dirección Reply-To opcional y una firma.

Webmail puede mostrar:

• La dirección principal de tu buzón.
• Alias activos con Permitir enviar desde esta dirección habilitado.
• Cuentas conectadas de Gmail, Outlook y otros proveedores.
• Direcciones De empresariales adicionales, vinculadas a un buzón conectado o independientes.
• Buzones compartidos desde los que tienes permiso para enviar.

No puedes escribir cualquier dirección y comenzar a enviar desde ella. Una dirección empresarial debe pertenecer a un dominio activo de tu cuenta TrekMail, estar asignada a tu buzón y tener habilitado el envío. Esto evita envíos accidentales o no autorizados.

Añadir una dirección de alias

Un administrador de la cuenta añade la dirección en el panel:

1. Abre Buzones y selecciona el buzón.
2. Abre Alias y crea o edita el alias.
3. Habilita Permitir enviar desde esta dirección.
4. Vuelve a Webmail y abre Configuración → Direcciones de envío.

El alias autorizado aparece automáticamente. No requiere configuración adicional, salvo que quieras vincularlo a un buzón conectado de Gmail, Outlook u otro proveedor.

Personalizar una dirección de envío

1. Abre el avatar o el menú de la cuenta y selecciona Configuración.
2. Selecciona Direcciones de envío.
3. Abre la tarjeta de la dirección principal o del alias que quieras editar.
4. Cambia los campos necesarios del perfil:
   • Nombre visible, por ejemplo, «Alice Baker» o «Equipo de ventas».
   • Reply-To, opcional; envía las respuestas a otra dirección.
   • Firma, exclusiva de esta dirección, salvo que se aplique una firma obligatoria para todo el dominio.
5. Guarda los cambios.

La dirección de email es de solo lectura. Las tarjetas del buzón principal y los alias no se pueden eliminar en Webmail. Para quitar un alias del menú De, un administrador debe desactivar Permitir enviar, deshabilitar el alias o eliminarlo en el panel. La dirección principal permanece disponible.

Añadir una dirección De empresarial adicional

Usa esta opción si el correo de una dirección empresarial llega a otro lugar, pero las respuestas deben seguir mostrando esa dirección.

1. Comprueba en el panel que la dirección empresarial esté asignada a tu buzón y tenga habilitado el envío.
2. Abre Configuración → Direcciones de envío y haz clic en Añadir una dirección De.
3. Elige qué verán los destinatarios y cómo se enviará el mensaje.
4. Guarda la dirección.

Si el correo llega a una cuenta de Gmail, Outlook u otro proveedor que hayas conectado a TrekMail, conéctala primero en Configuración → Cuentas conectadas y elígela como buzón en el paso 3. Las respuestas aparecerán entonces en la carpeta Enviados de esa cuenta. Consulta el ejemplo completo en Enviar desde una dirección empresarial mediante Gmail.

Conectar un buzón es opcional. Si el correo se reenvía desde un proveedor que no conectas, como un dominio de cliente que sigue alojado en Google Workspace o Microsoft 365, añade la dirección por sí sola y omite ese paso. Consulta Enviar desde un dominio que no alojas.

Elegir el servicio de envío

Una dirección De adicional ofrece dos opciones:

• Se recomienda Usar la configuración de envío del dominio. La dirección utiliza Managed TrekMail SMTP o el perfil SMTP personalizado elegido para su dominio.
• Usar otro servicio de envío guardado envía únicamente esta dirección De mediante otro perfil SMTP guardado.

Si la dirección está vinculada a una cuenta conectada, esa cuenta sigue siendo el buzón donde llegan los mensajes y donde TrekMail guarda la copia enviada. El servicio de envío solo entrega el mensaje saliente.

Elegir la dirección predeterminada para mensajes nuevos

En Configuración → Direcciones de envío, selecciona Establecer como predeterminada en la dirección que utilizas habitualmente. Solo una dirección de buzón administrada puede ser la predeterminada. Se selecciona automáticamente para los mensajes nuevos, pero aún puedes elegir otra dirección disponible en el menú De del redactor.

Una dirección De adicional no se convierte en predeterminada para mensajes nuevos no relacionados. Aparece en el menú De donde sea seguro usarla y, cuando esté vinculada a un buzón conectado, mientras trabajes en ese buzón.

Elegir la dirección De para las respuestas

En la parte superior de Configuración → Direcciones de envío, elige una política de respuesta. La selección pertenece al buzón en el que te encuentras, por lo que un buzón compartido puede responder de forma diferente al personal:

• Dirección que recibió el mensaje hace que Webmail compruebe qué dirección aprobada recibió el mensaje e intente usarla en De. Es la mejor opción cuando varias direcciones empresariales alimentan un buzón.
• Dirección predeterminada para mensajes nuevos inicia las respuestas con tu dirección predeterminada habitual.

Si la dirección original ya no está disponible, Webmail recurre de forma segura a otra que todavía puedes usar. Comprueba siempre el campo De antes de enviar una respuesta importante.

Buzones compartidos

Al abrir un buzón compartido, se utilizan sus propias direcciones y ajustes de envío. Los miembros con permiso de envío pueden redactar y responder como ese buzón y añadirle direcciones De empresariales adicionales. Los miembros de solo lectura no reciben controles de envío o respuesta. No puedes eludir los permisos del buzón compartido creando una dirección en tu buzón personal.

El redactor también puede mostrar otros buzones compartidos desde los que puedes enviar. Comprueba siempre el campo De si el mensaje podría salir desde más de un buzón.

Una cuenta personal de Gmail u Outlook conectada a tu buzón sigue siendo privada. No queda expuesta a tus compañeros mediante un buzón compartido.

Firmas de email

Una firma es un bloque de texto o HTML insertado en los mensajes enviados desde una dirección concreta. Suele incluir el nombre y cargo, teléfono, logotipo de la empresa o un aviso legal.

Crear o editar una firma

1. Ve a Configuración → Direcciones de envío.
2. Abre la dirección que quieras editar.
3. Mantén habilitada la opción Firma habilitada.
4. Crea la firma en el editor visual o cambia a la vista HTML para editar directamente el marcado.
5. Haz clic en Guardar.

El editor permite formato de texto, alineación, enlaces e imágenes cargadas desde una URL HTTPS. El HTML guardado se sanea para proteger el email. Se eliminan scripts, formularios y marcado interactivo inseguro.

Límite de tamaño: cada firma de dirección de envío puede contener hasta 65,535 caracteres de HTML. En la práctica, hazla mucho más corta para que las aplicaciones de los destinatarios la carguen rápidamente.

Imágenes de firma

Usa una URL de imagen HTTPS estable que controles. Las imágenes alojadas reducen el tamaño del mensaje y se actualizan con facilidad, aunque los clientes de correo pueden bloquear inicialmente las imágenes externas. Mantén los datos importantes, como nombre y teléfono, como texto real en lugar de incluir todo en una imagen.

Para una visualización móvil fiable, usa logotipos de aproximadamente 200-400px de ancho y retratos cuadrados de unos 80-120px. Prueba el resultado en clientes de correo habituales de escritorio y móvil.

Cuándo se inserta una firma

Cuando Firma habilitada está activa, Webmail inserta la firma de la dirección elegida en mensajes nuevos y respuestas. Al cambiar la dirección De en el redactor, sustituye el bloque de firma sin alterar el texto ya escrito. Aún puedes editar o quitar el bloque antes de enviar.

Políticas de firma para todo el dominio

Un administrador de cuenta puede configurar una política de firma para un dominio:

• Desactivada significa que cada dirección utiliza su propia firma.
• Predeterminada significa que las direcciones nuevas comienzan con la firma del dominio, pero cada usuario puede editar su copia.
• Obligatoria significa que la firma del dominio sustituye las firmas individuales. El administrador también elige si aparece antes o después del texto citado de la respuesta.

Si tu firma guardada no aparece, puede estar activa una política de dominio obligatoria.

Varios idiomas o marcas

Usa un alias independiente con envío habilitado para cada perfil que necesite un nombre o firma propios. El alias aparece automáticamente en Direcciones de envío, donde puedes personalizarlo. Un nombre visible por sí solo no autoriza una dirección de email.

Plantillas de mensajes

Las plantillas son mensajes escritos de antemano que puedes insertar en un mensaje nuevo o una respuesta. Resultan útiles para seguimientos de clientes, respuestas de soporte, recordatorios de facturas y otra correspondencia repetida.

Límites

• Hasta 20 plantillas por buzón.
• Asunto: hasta 500 caracteres.
• Cuerpo: hasta 50,000 caracteres de HTML saneado.
• Las plantillas pertenecen al buzón donde se crearon y no se comparten automáticamente con otros buzones.

Crear una plantilla

1. Ve a Configuración → Plantillas.
2. Haz clic en Nueva plantilla.
3. Introduce un nombre interno, un asunto predeterminado opcional y el cuerpo del mensaje.
4. Haz clic en Guardar.

Usar una plantilla

1. Abre un mensaje nuevo o una respuesta.
2. Haz clic en el botón Plantillas del redactor.
3. Selecciona una plantilla.
4. Revisa y edita el asunto y el cuerpo insertados antes de enviar.

Una plantilla no sustituye los destinatarios ni los adjuntos. Tampoco reemplaza automáticamente los marcadores, así que debes cambiar por tu cuenta textos como [NAME].

Editar o eliminar una plantilla

Ve a Configuración → Plantillas. Abre una plantilla para editarla o usa la acción de eliminación para quitarla. Esto no modifica los mensajes ya enviados.

Preguntas frecuentes

¿Por qué falta mi alias en el menú De? Comprueba que esté activo y tenga habilitado Permitir enviar desde esta dirección. La cuenta también debe usar un plan compatible con alias. Actualiza Webmail después de que un administrador cambie el alias. Si el alias pertenece a un dominio cuyo correo entrante permanece con otro proveedor, no aparece por sí solo. Añádelo una vez con Añadir una dirección De y consulta Enviar desde un dominio que no alojas.

¿Pueden distintos alias tener diferentes nombres y firmas? Sí. Cada dirección principal o alias autorizada tiene su propio perfil de remitente editable.

¿Puedo quitar una dirección sin eliminar el alias? Las direcciones administradas del buzón no se eliminan en Webmail. Desactiva el permiso de envío del alias en el panel si debe seguir recibiendo correo, pero ya no debe aparecer en De. Una dirección De adicional vinculada a un buzón conectado puede quitarse desde su pantalla de edición.

¿Pueden mis compañeros ver mis plantillas? Las plantillas pertenecen a su buzón. Un buzón compartido tiene sus propias plantillas y ajustes. Las plantillas del buzón personal no se copian automáticamente.

¿Por qué un destinatario no ve la imagen alojada de mi firma? La URL puede no estar disponible, usar HTTP en vez de HTTPS o el cliente de correo del destinatario puede bloquear imágenes externas hasta confiar en el remitente.

¿Aparece la firma de mi dirección de envío en las respuestas automáticas? No. Las respuestas automáticas usan el mensaje configurado en Configuración → Respuesta automática.

¿Pueden las direcciones de envío usar distintos servicios SMTP? Sí. Una dirección De adicional puede seguir la configuración de envío de su dominio o utilizar otro perfil SMTP guardado. Las direcciones del buzón principal y los alias suelen seguir la ruta de su dominio.