Configurer TrekMail IMAP et SMTP dans Microsoft Outlook

Outlook fonctionne bien avec TrekMail via IMAP. Deux méthodes sont disponibles : la configuration automatique, qui fonctionne lorsque le CNAME autodiscover de votre domaine est actif et convient à la plupart des utilisateurs, et la configuration manuelle, à utiliser en cas d’échec automatique ou pour contrôler précisément les paramètres. Ce guide couvre les deux méthodes et les particularités d’Outlook qui provoquent souvent des difficultés.

Versions d’Outlook couvertes

Chaque version d’Outlook possède une UI légèrement différente, mais les paramètres sous-jacents sont identiques :

• Outlook pour Windows classique : ancienne version d’Outlook sous licence perpétuelle, Outlook 2016, 2019 et 2021.
• Nouvel Outlook pour Windows : nouvelle application que Microsoft déploie pour remplacer la version classique. Son UI est différente et expose moins de paramètres.
• Outlook pour Mac : application macOS.
• Outlook sur le Web (OWA) : outlook.office.com ou outlook.live.com. OWA fait partie de Microsoft 365 ou Outlook.com. Dans de nombreux cas, il est impossible d’ajouter un compte IMAP externe à OWA, qui est surtout destiné à la messagerie hébergée par Microsoft.
• Outlook Mobile (iOS/Android) : application Outlook officielle pour téléphone.

Configuration automatique (recommandée)

Si la découverte automatique est configurée pour votre domaine, Outlook peut se configurer avec votre adresse e-mail et votre mot de passe uniquement :

1. Ouvrez Outlook.
2. Dans Outlook classique, choisissez Fichier → Ajouter un compte. Dans le nouvel Outlook, choisissez Paramètres avec l’icône d’engrenage, puis Comptes → Comptes de messagerie → Ajouter un compte. Sur mobile, choisissez Paramètres → Ajouter un compte de messagerie.
3. Saisissez votre adresse e-mail TrekMail, par exemple alice@yourcompany.com.
4. Cliquez sur Se connecter ou Continuer.
5. Si Outlook termine la configuration sans avertissement de certificat, laissez l’opération se terminer.
6. Saisissez votre mot de passe de boîte mail lorsqu’il est demandé. Il s’agit du mot de passe de cette boîte, pas de celui de votre tableau de bord TrekMail.
7. C’est terminé. Outlook se connecte et commence la synchronisation.

N’acceptez aucun avertissement de sécurité. Si Outlook ne parvient pas à terminer correctement la configuration automatique, choisissez la configuration manuelle et copiez les paramètres affichés dans Applications et appareils pour la boîte mail.

Si la configuration automatique échoue, utilisez la méthode manuelle ci-dessous. L’administrateur de votre compte peut vérifier séparément l’enregistrement DNS de découverte automatique du domaine.

Configuration manuelle (Outlook classique pour Windows)

1. Choisissez Fichier → Ajouter un compte.
2. Saisissez votre adresse e-mail.
3. Cliquez sur Options avancées, cochez Me permettre de configurer mon compte manuellement, puis cliquez sur Se connecter.
4. Choisissez IMAP comme type de compte.
5. Courrier entrant : copiez le serveur entrant, le port et l’option de sécurité depuis Applications et appareils.
6. Courrier sortant : copiez le serveur sortant, le port et l’option de sécurité correspondante depuis Applications et appareils.
7. Informations de connexion :
   • Nom d’utilisateur : votre adresse e-mail complète, par exemple alice@yourcompany.com
   • Mot de passe : le mot de passe de votre boîte mail
   • L’option Exiger l’authentification par mot de passe sécurisé (SPA) doit être désactivée, car nous utilisons l’authentification standard par mot de passe sur TLS.
8. Cliquez sur Suivant, puis Se connecter.

Configuration manuelle (nouvel Outlook pour Windows)

Le nouvel Outlook masque plusieurs options de configuration manuelle présentes dans la version classique. Des versions récentes ont commencé à les afficher de nouveau :

1. Choisissez Paramètres, avec l’icône d’engrenage, puis Comptes → Comptes de messagerie → Ajouter un compte.
2. Saisissez votre adresse e-mail.
3. Si la détection automatique échoue, après une première tentative de découverte automatique, l’option Configurer manuellement apparaît.
4. Choisissez IMAP.
5. Saisissez les mêmes paramètres que dans la section consacrée à Outlook classique ci-dessus.

Si le nouvel Outlook refuse complètement l’ajout d’un compte non Microsoft, comme le faisaient certaines premières versions, utilisez temporairement Outlook classique ou attendez une mise à jour de Microsoft.

Configuration manuelle (Outlook pour Mac)

1. Dans le menu Outlook, choisissez Paramètres → Comptes → + → Ajouter un compte de messagerie.
2. Saisissez votre adresse e-mail et cliquez sur Continuer.
3. Si la découverte automatique échoue, cliquez sur Choisir le fournisseur lorsque cette option apparaît.
4. Choisissez IMAP.
5. Saisissez votre adresse e-mail complète et le mot de passe de la boîte, puis copiez les paramètres des serveurs entrant et sortant depuis Applications et appareils.
6. Cliquez sur Ajouter un compte.

Configuration manuelle (Outlook Mobile, iOS et Android)

1. Ouvrez l’application Outlook, puis Paramètres avec l’icône d’engrenage en haut à gauche ou à droite, puis Ajouter un compte de messagerie → Ajouter un compte de messagerie.
2. Saisissez votre adresse e-mail et touchez Ajouter un compte.
3. Si le type de compte est demandé, choisissez IMAP.
4. Saisissez votre adresse e-mail complète et le mot de passe de la boîte, puis copiez les paramètres des serveurs entrant et sortant depuis Applications et appareils.
5. Touchez Se connecter.

Outlook Mobile gère bien la découverte automatique; la plupart des utilisateurs ne voient jamais les champs manuels.

Problèmes courants

Outlook demande sans cesse le mot de passe

C’est le problème Outlook le plus souvent signalé avec les comptes IMAP. Voici ses causes, par ordre de fréquence :

• Mot de passe incorrect. Vous saisissez le mot de passe de votre tableau de bord TrekMail au lieu de celui de la boîte mail. Ils sont différents. Consultez Mot de passe TrekMail oublié ? pour comprendre la distinction.
• Format du nom d’utilisateur incorrect. Outlook exige l’adresse e-mail complète comme nom d’utilisateur, et non simplement alice. Certaines anciennes versions d’Outlook utilisent par défaut la partie locale; corrigez-la manuellement.
• Anciens identifiants en cache. Après une modification récente du mot de passe de la boîte, Outlook peut continuer d’essayer l’ancien depuis le cache des identifiants. Sous Windows, ouvrez Panneau de configuration → Gestionnaire d’identification → Informations d’identification Windows et supprimez uniquement les entrées correspondant aux noms de serveur affichés dans Applications et appareils, puis redémarrez Outlook. Sur Mac, ouvrez Trousseaux d’accès, recherchez ces noms de serveur et supprimez uniquement les entrées correspondantes. Outlook demandera un nouveau mot de passe lors de la prochaine connexion.
• Option SPA activée. Vérifiez que « Authentification par mot de passe sécurisé » est désactivée dans les paramètres avancés IMAP/SMTP. Nous utilisons l’authentification simple sur TLS, pas SPA.

Impossible d’envoyer. La connexion au serveur a échoué

• Le port 465 est peut-être bloqué par votre réseau local. Essayez le port 587 avec STARTTLS ou un autre réseau. Si les deux ports pris en charge sont bloqués, contactez votre administrateur réseau.
• Nom d’hôte du serveur sortant incorrect : copiez-le de nouveau depuis Applications et appareils au lieu de le déduire du domaine de l’adresse.
• Mode de chiffrement incorrect pour le port : le port 465 utilise SSL/TLS et le port 587 utilise STARTTLS. Une combinaison incorrecte provoque un échec immédiat.

Les dossiers ne se synchronisent pas ou certains sont absents

• Cliquez avec le bouton droit sur votre compte dans la liste des dossiers, puis choisissez Mettre à jour la liste des dossiers, ou Dossiers IMAP → Requête → Actualiser.
• Vérifiez la valeur Chemin du dossier racine dans les paramètres avancés IMAP. Elle doit être vide. Si elle a été définie sur « INBOX » ou une valeur similaire, certains dossiers sont masqués. Effacez le champ, puis actualisez la liste des dossiers.
• Certaines versions d’Outlook proposent l’option « Afficher uniquement les dossiers avec abonnement ». Désactivez-la dans les paramètres avancés IMAP si des dossiers sont absents.

Outlook affiche continuellement des alertes de sécurité liées au certificat

Copiez de nouveau les valeurs de serveur depuis Applications et appareils. Un nom de serveur mal saisi ou une mauvaise option TLS peut provoquer cet avertissement. Ne poursuivez pas. Si les valeurs sont correctes, mettez Outlook et Windows à jour, puis demandez à votre équipe informatique si un réseau d’entreprise intercepte le trafic de messagerie chiffré.

Je suis passé de POP à IMAP

POP télécharge les e-mails uniquement sur votre appareil. IMAP les conserve sur le serveur. Le passage de l’un à l’autre n’est pas automatique :

1. Ajoutez un nouveau compte dans Outlook avec les paramètres IMAP ci-dessus. Ne supprimez pas encore le compte POP.
2. Attendez que le compte IMAP se synchronise et télécharge les messages existants depuis le serveur.
3. Comparez le contenu des dossiers. Les e-mails reçus avant le changement peuvent être absents de la liste des dossiers IMAP, car POP les a téléchargés et supprimés du serveur.
4. Déplacez par glisser-déposer les e-mails des anciens dossiers POP vers la nouvelle structure de dossiers IMAP. Ils sont renvoyés vers TrekMail et deviennent visibles partout où IMAP fonctionne, notamment dans Webmail et sur téléphone.
5. Supprimez le compte POP après avoir tout déplacé.

Si vous avez utilisé POP avec Laisser les messages sur le serveur, l’opération est beaucoup plus simple. Le serveur contient encore tous les messages et il suffit de reconstruire la structure des dossiers IMAP.

L’envoi est lent ou échoue parfois

Outlook regroupe parfois les messages sortants et les envoie tous en même temps. Si votre limite d’envoi SMTP est horaire, consultez Limites d’envoi par offre, cela peut atteindre la limite. Réduisez la taille des lots d’envoi dans les paramètres d’Outlook si vous atteignez régulièrement le plafond.

Les éléments envoyés n’apparaissent pas dans TrekMail Webmail

Outlook enregistre les éléments envoyés dans un dossier « Sent Items ». TrekMail utilise « Sent ». Outlook doit associer automatiquement les deux grâce à la capacité IMAP SPECIAL-USE, mais cette association échoue avec certaines anciennes versions :

• Dans Outlook → Paramètres du compte → Modifier, vérifiez que le Dossier Éléments envoyés est défini sur « Sent », le dossier côté serveur, et non sur le dossier client local « Sent Items ».
• Vous pouvez aussi configurer Outlook pour qu’il utilise le même dossier Sent que TrekMail. Cela évite complètement la différence.

Conseils de performance et d’autonomie

• Dans Outlook pour ordinateur, l’intervalle de synchronisation par défaut convient. Sur mobile, la valeur par défaut est « Push », ce qui consomme de la batterie si la boîte est très active. Sélectionnez « Toutes les 15 min » dans les paramètres d’Outlook Mobile si l’autonomie vous préoccupe.
• Outlook conserve une copie locale de tous vos messages. Pour les très grandes boîtes, de 50GB ou plus, cela peut ralentir Windows. Utilisez le curseur « Courrier à conserver hors connexion » pour limiter le cache à 6 mois, 1 an ou une autre durée.
• Évitez de surveiller chaque dossier en mode IMAP IDLE. Un grand nombre de dossiers surveillés peut pousser Outlook à ouvrir davantage de connexions simultanées. Limitez la surveillance à la boîte de réception et à quelques dossiers importants si vous approchez la limite de connexions de votre offre.

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