הגדרת IMAP ו-SMTP של TrekMail ב-Microsoft Outlook

Outlook עובד היטב עם TrekMail דרך IMAP. יש שתי דרכים: הגדרה אוטומטית, שפועלת כאשר רשומת CNAME בשם autodiscover של הדומיין פעילה ומתאימה לרוב המשתמשים, והגדרה ידנית, כאשר ההגדרה האוטומטית נכשלת או כשדרושה שליטה מפורשת. המדריך מכסה את שתי הדרכים ואת הבעיות הייחודיות ל-Outlook.

גרסאות Outlook המכוסות

הממשק שונה מעט בכל גרסה, אך ההגדרות הבסיסיות זהות:

• Outlook ל-Windows (קלאסי): Outlook הוותיק ברישיון קבוע (Outlook 2016, 2019, 2021).
• Outlook החדש ל-Windows: הגרסה ש-Microsoft מפיצה כדי להחליף את הקלאסית. הממשק שונה ופחות הגדרות מוצגות.
• Outlook ל-Mac: יישום macOS.
• Outlook באינטרנט (OWA): outlook.office.com או outlook.live.com. OWA הוא חלק מ-Microsoft 365 / Outlook.com. במקרים רבים לא ניתן להוסיף אליו חשבון IMAP חיצוני, משום שהוא מיועד בעיקר לדואר שמתארח אצל Microsoft.
• Outlook Mobile (iOS/Android): יישום Outlook הרשמי לטלפונים.

הגדרה אוטומטית (מומלץ)

אם הוגדר גילוי אוטומטי לדומיין, Outlook עשוי להגדיר את עצמו בעזרת כתובת הדוא"ל והסיסמה בלבד:

1. פתחו את Outlook.
2. ב-Outlook הקלאסי: קובץ -> הוספת חשבון. ב-Outlook החדש: הגדרות (סמל גלגל שיניים) -> חשבונות -> חשבונות דוא"ל -> הוספת חשבון. בנייד: הגדרות -> הוספת חשבון דואר.
3. הזינו את כתובת הדוא"ל של TrekMail (למשל alice@yourcompany.com).
4. לחצו על התחברות (או המשך).
5. אם Outlook משלים את ההגדרה ללא אזהרת אישור, המתינו לסיום.
6. כאשר תתבקשו, הזינו את סיסמת תיבת הדואר, לא את סיסמת לוח הבקרה של TrekMail.
7. סיימתם. Outlook מתחבר ומתחיל לסנכרן.

אל תאשרו אזהרת אבטחה. אם Outlook אינו משלים את ההגדרה האוטומטית כראוי, בחרו בהגדרה ידנית והעתיקו את הערכים המוצגים עבור התיבה ביישומים ומכשירים.

אם ההגדרה האוטומטית נכשלת, עברו להגדרה הידנית שלהלן. מנהל החשבון יכול לבדוק בנפרד את רשומת ה-DNS לגילוי אוטומטי של הדומיין.

הגדרה ידנית (Outlook הקלאסי ל-Windows)

1. בחרו קובץ -> הוספת חשבון.
2. הזינו את כתובת הדוא"ל.
3. לחצו אפשרויות מתקדמות -> סמנו אפשר לי להגדיר את החשבון שלי באופן ידני -> התחברות.
4. בחרו IMAP כסוג החשבון.
5. דואר נכנס: העתיקו את השרת הנכנס, היציאה ואפשרות האבטחה מיישומים ומכשירים.
6. דואר יוצא: העתיקו את השרת היוצא, היציאה ואפשרות האבטחה המתאימה מיישומים ומכשירים.
7. פרטי כניסה:
   • שם משתמש: כתובת הדוא"ל המלאה (למשל alice@yourcompany.com)
   • סיסמה: סיסמת תיבת הדואר
   • יש לכבות את "דרוש כניסה באמצעות אימות סיסמה מאובטחת (SPA)". TrekMail משתמש באימות סיסמה רגיל דרך TLS, לא ב-SPA.
8. לחצו הבא -> התחברות.

הגדרה ידנית (Outlook החדש ל-Windows)

Outlook החדש מסתיר כמה אפשרויות ידניות שקיימות בגרסה הקלאסית. גרסאות עדכניות החלו להציג אותן שוב:

1. הגדרות (סמל גלגל שיניים) -> חשבונות -> חשבונות דוא"ל -> הוספת חשבון.
2. הזינו את כתובת הדוא"ל.
3. אם הזיהוי האוטומטי נכשל, תופיע אפשרות הגדרה ידנית.
4. בחרו IMAP.
5. הזינו את אותן הגדרות שבסעיף Outlook הקלאסי.

אם Outlook החדש מסרב לחלוטין להוסיף חשבון שאינו של Microsoft, ייתכן שזו הגבלה של אחת הגרסאות המוקדמות. השתמשו בינתיים ב-Outlook הקלאסי או המתינו לעדכון Microsoft.

הגדרה ידנית (Outlook ל-Mac)

1. תפריט Outlook -> הגדרות -> חשבונות -> + -> הוספת חשבון דוא"ל.
2. הזינו את כתובת הדוא"ל ולחצו המשך.
3. אם הגילוי האוטומטי נכשל, לחצו בחירת ספק כאשר האפשרות מופיעה.
4. בחרו IMAP.
5. הזינו את כתובת הדוא"ל המלאה ואת סיסמת התיבה, ואז העתיקו את פרטי השרת הנכנס והיוצא מיישומים ומכשירים.
6. לחצו הוספת חשבון.

הגדרה ידנית (Outlook Mobile, iOS / Android)

1. פתחו את Outlook -> הגדרות (סמל גלגל שיניים למעלה) -> הוספת חשבון דואר -> הוספת חשבון דוא"ל.
2. הזינו את הכתובת והקישו הוספת חשבון.
3. אם תתבקשו לבחור סוג חשבון, בחרו IMAP.
4. הזינו כתובת מלאה וסיסמת תיבה, ואז העתיקו את פרטי השרתים מיישומים ומכשירים.
5. הקישו כניסה.

Outlook Mobile מצליח בדרך כלל בגילוי אוטומטי, ולכן רוב המשתמשים אינם רואים את השדות הידניים.

בעיות נפוצות

Outlook ממשיך לבקש סיסמה

זו הבעיה המדווחת ביותר ב-Outlook עם חשבונות IMAP. הסיבות לפי שכיחות:

• סיסמה שגויה. הוזנה סיסמת לוח הבקרה של TrekMail במקום סיסמת תיבת הדואר. אלו סיסמאות שונות, ראו שכחתם את סיסמת TrekMail?.
• מבנה שם משתמש שגוי. Outlook דורש את כתובת הדוא"ל המלאה, לא רק alice. גרסאות ישנות עשויות לבחור בחלק המקומי כברירת מחדל, ויש לתקנו ידנית.
• פרטי כניסה ישנים במטמון. לאחר שינוי סיסמה Outlook עשוי להמשיך לנסות את הסיסמה הישנה. ב-Windows: לוח הבקרה -> מנהל האישורים -> אישורי Windows, ומחקו רק פריטים שתואמים לשמות השרתים ביישומים ומכשירים. הפעילו מחדש את Outlook. ב-Mac: פתחו Keychain Access, חפשו את שמות השרתים ומחקו רק התאמות. Outlook יבקש סיסמה חדשה בחיבור הבא.
• SPA מופעל. ודאו ש"אימות סיסמה מאובטחת" כבוי בהגדרות IMAP/SMTP המתקדמות. אנו משתמשים באימות רגיל דרך TLS, לא ב-SPA.

לא ניתן לשלוח דואר. החיבור לשרת נכשל

• ייתכן שהרשת המקומית חוסמת את יציאה 465. נסו יציאה 587 עם STARTTLS או רשת אחרת. אם שתיהן חסומות, פנו למנהל הרשת.
• שם שרת הדואר היוצא שגוי. העתיקו אותו שוב מיישומים ומכשירים ואל תנחשו לפי הדומיין.
• מצב ההצפנה אינו תואם ליציאה: יציאה 465 = SSL/TLS, יציאה 587 = STARTTLS. ערבוב ביניהם גורם לכשל מיידי.

תיקיות אינן מסתנכרנות או חסרות

• לחצו לחיצה ימנית על החשבון ברשימת התיקיות -> עדכון רשימת תיקיות (או "תיקיות IMAP" -> שאילתה ורענון).
• בדקו את נתיב תיקיית הבסיס בהגדרות IMAP המתקדמות. עליו להיות ריק. ערך כמו "INBOX" מסתיר תיקיות מסוימות, לכן מחקו אותו ועדכנו את הרשימה.
• בחלק מהגרסאות יש אפשרות "הצג תיקיות רשומות בלבד". כבו אותה בהגדרות IMAP אם תיקיות חסרות.

Outlook מציג שוב ושוב אזהרות אבטחה על האישור

העתיקו מחדש את ערכי השרת מיישומים ומכשירים. טעות בשם השרת או אפשרות TLS שגויה עלולות לגרום לאזהרה. אל תמשיכו אחריה. אם הערכים נכונים, עדכנו את Outlook ואת Windows ושאלו את צוות ה-IT אם הרשת הארגונית מיירטת תעבורת דואר מוצפנת.

עברתי מ-POP וברצוני לעבור ל-IMAP

POP מוריד הודעות למכשיר בלבד. IMAP משאיר אותן בשרת. המעבר אינו אוטומטי:

1. הוסיפו ב-Outlook חשבון חדש עם הגדרות IMAP שלעיל. אל תמחקו עדיין את חשבון POP.
2. המתינו לסנכרון חשבון IMAP ולהורדת הדואר הקיים מהשרת.
3. השוו את תוכן התיקיות. הודעות מלפני המעבר עלולות לא להופיע אם POP הוריד ומחק אותן מהשרת.
4. העבירו הודעות מתיקיות POP הישנות למבנה IMAP החדש. הן יועלו שוב ל-TrekMail ויופיעו בכל מקום שבו IMAP פועל, כגון דואר אינטרנט וטלפון.
5. מחקו את חשבון POP לאחר שהעברתם הכל.

אם השתמשתם ב-POP עם "השאר הודעות בשרת", התהליך קל יותר. השרת עדיין מכיל הכל וצריך רק לבנות מחדש את תיקיות IMAP.

השליחה איטית או נכשלת לפעמים

Outlook עשוי לאסוף הודעות יוצאות ולשלוח אותן יחד. כך ניתן להגיע למגבלת SMTP לשעה, ראו מגבלות שליחה לפי תוכנית. הקטינו את גודל אצוות השליחה בהגדרות Outlook אם אתם מגיעים למגבלה בקביעות.

פריטים שנשלחו אינם מופיעים בדואר האינטרנט של TrekMail

Outlook שומר הודעות ב-"Sent Items" ו-TrekMail משתמש ב-"Sent". Outlook אמור למפות ביניהן בעזרת יכולת IMAP בשם SPECIAL-USE, אך בגרסאות ישנות זה עלול להיכשל:

• Outlook -> הגדרות חשבון -> שינוי, ודאו שתיקיית פריטים שנשלחו היא "Sent" שבשרת ולא "Sent Items" המקומית.
• לחלופין, הגדירו את Outlook להשתמש באותה תיקיית Sent של TrekMail וכך מנעו את אי ההתאמה.

עצות לביצועים ולסוללה

• מרווח הסנכרון המוגדר כברירת מחדל מתאים ל-Outlook במחשב. בנייד ברירת המחדל היא "Push", שעלולה לרוקן סוללה בתיבה עמוסה. עברו ל"כל 15 דקות" בהגדרות Outlook Mobile לפי הצורך.
• Outlook שומר מטמון מקומי של כל הדואר. תיבות גדולות מאוד (50GB+) עלולות להאט את Windows. השתמשו במחוון "דואר לשמירה במצב לא מקוון" כדי להגביל ל-6 חודשים, שנה וכדומה.
• הימנעו מניטור כל תיקייה במצב IMAP IDLE. יותר תיקיות עלולות לפתוח יותר חיבורים במקביל. הגבילו לתיבת הדואר הנכנס ולכמה תיקיות חשובות אם אתם מתקרבים למגבלת החיבורים של התוכנית.