TrekMail IMAP und SMTP in Microsoft Outlook einrichten

Outlook funktioniert über IMAP gut mit TrekMail. Es gibt zwei Wege: die automatische Einrichtung, die mit einem aktiven autodiscover-CNAME der Domain für die meisten Nutzer geeignet ist, und die manuelle Einrichtung, falls die Automatik scheitert oder Sie die Einstellungen selbst bestimmen möchten. Diese Anleitung erklärt beide Wege und typische Outlook-Besonderheiten.

Prüfen Sie unter Apps & Geräte den Anmeldemodus des Postfachs. Verwenden Sie ein App-Passwort bei Nur App-Passwörter; Postfach-Passwort oder App-Passwörter akzeptiert beides. Erstellen Sie eines im Webmail unter Einstellungen > App-Passwörter oder im Dashboard unter Postfächer > dem Postfach > Sicherheit > App-Passwörter. Siehe App-Passwörter für Mail-Apps.

Abgedeckte Outlook-Versionen

Die Oberfläche unterscheidet sich je nach Version, die zugrunde liegenden Einstellungen sind jedoch gleich:

• Outlook für Windows (Classic): die ältere Version mit Dauerlizenz, Outlook 2016, 2019 und 2021.
• New Outlook für Windows: Microsofts neue Anwendung als Ersatz für Classic. Andere Oberfläche, weniger sichtbare Einstellungen.
• Outlook für Mac: die macOS-Anwendung.
• Outlook im Web (OWA): outlook.office.com oder outlook.live.com. OWA gehört zu Microsoft 365 beziehungsweise Outlook.com. Ein externes IMAP-Konto lässt sich dort häufig nicht hinzufügen, weil es primär für von Microsoft gehostete Postfächer gedacht ist.
• Outlook Mobile (iOS/Android): die offizielle Outlook-App für Mobilgeräte.

Automatische Einrichtung, empfohlen

Wenn AutoErmittlung für Ihre Domain eingerichtet ist, kann Outlook sich allein mit E-Mail-Adresse und Passwort konfigurieren:

1. Öffnen Sie Outlook.
2. In Outlook Classic: Datei → Konto hinzufügen. In New Outlook: Einstellungen (Zahnrad) → Konten → E-Mail-Konten → Konto hinzufügen. Mobil: Einstellungen → E-Mail-Konto hinzufügen.
3. Geben Sie Ihre TrekMail-E-Mail-Adresse ein, beispielsweise alice@yourcompany.com.
4. Klicken Sie auf Verbinden oder Weiter.
5. Wenn Outlook die Einrichtung ohne Zertifikatswarnung abschließt, lassen Sie den Vorgang beenden.
6. Geben Sie ein App-Passwort ein oder das Postfachpasswort, falls das Postfach es noch akzeptiert. Verwenden Sie nicht Ihr TrekMail-Dashboard-Passwort.
7. Fertig. Outlook verbindet sich und beginnt die Synchronisierung.

Akzeptieren Sie keine Sicherheitswarnung. Wenn die automatische Einrichtung nicht sauber abgeschlossen wird, wählen Sie die manuelle Einrichtung und kopieren Sie die unter Apps und Geräte angezeigten Postfachdaten.

Scheitert die Automatik, verwenden Sie die folgende manuelle Anleitung. Der Kontoadministrator kann den AutoErmittlungs-DNS-Eintrag der Domain separat prüfen.

Manuelle Einrichtung in Outlook Classic für Windows

1. Wählen Sie Datei → Konto hinzufügen.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
3. Klicken Sie auf Erweiterte Optionen → markieren Sie Ich möchte mein Konto manuell einrichten → Verbinden.
4. Wählen Sie IMAP als Kontotyp.
5. Eingehende E-Mail: Kopieren Sie Eingangsserver, Port und Sicherheitsoption aus Apps und Geräte.
6. Ausgehende E-Mail: Kopieren Sie Ausgangsserver, Port und passende Sicherheitsoption aus Apps und Geräte.
7. Anmeldeinformationen:
   • Benutzername: Ihre vollständige E-Mail-Adresse, zum Beispiel alice@yourcompany.com
   • Passwort: ein App-Passwort oder das Postfachpasswort, falls das Postfach es noch akzeptiert
   • "Anmeldung mithilfe der gesicherten Kennwortauthentifizierung (SPA) erforderlich" muss ausgeschaltet sein. TrekMail verwendet normale Passwortauthentifizierung über TLS, nicht SPA.
8. Klicken Sie auf Weiter → Verbinden.

Manuelle Einrichtung in New Outlook für Windows

New Outlook blendet gegenüber Classic mehrere manuelle Optionen aus. Neuere Versionen machen sie wieder zugänglich:

1. Öffnen Sie Einstellungen (Zahnrad) → Konten → E-Mail-Konten → Konto hinzufügen.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
3. Scheitert die automatische Erkennung, erscheint nach dem ersten Versuch die Option Manuell einrichten.
4. Wählen Sie IMAP.
5. Geben Sie dieselben Werte wie im Abschnitt zu Outlook Classic ein.

Falls New Outlook überhaupt kein Nicht-Microsoft-Konto zulässt, wie bei einigen frühen Builds, verwenden Sie vorerst Outlook Classic oder warten Sie auf ein Microsoft-Update.

Manuelle Einrichtung in Outlook für Mac

1. Öffnen Sie Outlook → Einstellungen → Konten → + → E-Mail-Konto hinzufügen.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Weiter.
3. Scheitert die AutoErmittlung, klicken Sie bei Aufforderung auf Anbieter auswählen.
4. Wählen Sie IMAP.
5. Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse und das oben vorbereitete Passwort ein und kopieren Sie Ein- und Ausgangsserver aus Apps & Geräte.
6. Klicken Sie auf Konto hinzufügen.

Manuelle Einrichtung in Outlook Mobile für iOS und Android

1. Öffnen Sie Outlook → Einstellungen über das Zahnrad oben → E-Mail-Konto hinzufügen → E-Mail-Konto hinzufügen.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und tippen Sie auf Konto hinzufügen.
3. Wählen Sie bei der Frage nach dem Kontotyp IMAP.
4. Geben Sie Ihre vollständige Adresse und das oben vorbereitete Passwort ein und kopieren Sie Ein- und Ausgangsserver aus Apps & Geräte.
5. Tippen Sie auf Anmelden.

Outlook Mobile beherrscht die AutoErmittlung gut. Die meisten Nutzer sehen die manuellen Felder daher nie.

Häufige Probleme

Outlook fragt immer wieder nach dem Passwort

Dies ist das am häufigsten gemeldete Outlook-Problem bei IMAP-Konten. Die Ursachen in absteigender Häufigkeit:

• Falsches Passwort oder falscher Anmeldemodus. Verwenden Sie ein App-Passwort oder das Postfachpasswort, falls das Postfach es noch akzeptiert. Verwenden Sie niemals das Dashboard-Passwort. Wenn Sie "Sign-in failed. This mailbox accepts app passwords only: create one in webmail under Settings > App passwords." (Anmeldung fehlgeschlagen. Dieses Postfach akzeptiert nur App-Passwörter: Erstellen Sie eines im Webmail unter Einstellungen > App-Passwörter.) sehen, erstellen Sie dort eines und geben Sie es in Outlook ein. Manche Versionen zeigen nur einen allgemeinen Passwortfehler.
• Falsches Format des Benutzernamens. Outlook benötigt die vollständige E-Mail-Adresse, nicht nur alice. Manche älteren Versionen tragen den lokalen Teil ein. Korrigieren Sie ihn manuell.
• Alte Zugangsdaten im Cache. Outlook versucht möglicherweise weiter ein ersetztes oder widerrufenes App-Passwort oder ein altes Postfachpasswort. Setzt ein Administrator ein neues Postfachpasswort, werden alle App-Passwörter widerrufen; erstellen Sie neue für betroffene Geräte. Unter Windows öffnen Sie Systemsteuerung → Anmeldeinformationsverwaltung → Windows-Anmeldeinformationen und entfernen nur Einträge, die den Servernamen aus Apps & Geräte entsprechen. Starten Sie Outlook neu. Auf dem Mac öffnen Sie die Schlüsselbundverwaltung, suchen diese Servernamen und entfernen nur passende Einträge. Outlook fragt danach erneut nach dem Passwort.
• SPA ist eingeschaltet. Deaktivieren Sie "Gesicherte Kennwortauthentifizierung" in den erweiterten IMAP/SMTP-Einstellungen. TrekMail verwendet normale Authentifizierung über TLS und kein SPA.

E-Mail kann wegen einer fehlgeschlagenen Serververbindung nicht gesendet werden

• Port 465 kann im lokalen Netzwerk gesperrt sein. Versuchen Sie Port 587 mit STARTTLS oder ein anderes Netzwerk. Sind beide unterstützten Ports gesperrt, fragen Sie den Netzwerkadministrator.
• Falscher Name des Ausgangsservers: Kopieren Sie ihn erneut aus Apps und Geräte, statt ihn aus der E-Mail-Domain abzuleiten.
• Falscher Verschlüsselungsmodus: Port 465 = SSL/TLS, Port 587 = STARTTLS. Eine Verwechslung führt sofort zum Fehler.

Ordner werden nicht synchronisiert oder fehlen

• Klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf das Konto → Ordnerliste aktualisieren, oder öffnen Sie IMAP-Ordner → Abfrage und Aktualisieren.
• Prüfen Sie in den erweiterten IMAP-Einstellungen den Wert Stammordnerpfad. Er muss leer sein. Ein Eintrag wie "INBOX" blendet manche Ordner aus. Leeren Sie das Feld und aktualisieren Sie die Liste.
• Einige Versionen bieten Nur abonnierte Ordner anzeigen. Schalten Sie die Option in den erweiterten IMAP-Einstellungen aus, wenn Ordner fehlen.

Outlook zeigt Sicherheitswarnungen zum Zertifikat

Kopieren Sie die Serverwerte erneut aus Apps und Geräte. Ein falsch geschriebener Servername oder eine falsche TLS-Option kann die Warnung verursachen. Fahren Sie nicht fort. Sind die Werte korrekt, aktualisieren Sie Outlook und Windows und fragen Sie Ihr IT-Team, ob das Firmennetz verschlüsselten E-Mail-Verkehr abfängt.

Wechsel von POP zu IMAP

POP lädt E-Mails nur auf das Gerät. IMAP belässt sie auf dem Server. Der Wechsel erfolgt nicht automatisch:

1. Fügen Sie in Outlook mit den obigen IMAP-Daten ein neues Konto hinzu. Löschen Sie das POP-Konto noch nicht.
2. Warten Sie, bis das IMAP-Konto die vorhandenen Servernachrichten synchronisiert hat.
3. Vergleichen Sie die Ordner. Vor dem Wechsel empfangene E-Mails fehlen möglicherweise in IMAP, weil POP sie heruntergeladen und vom Server entfernt hat.
4. Verschieben Sie E-Mails aus den alten POP-Ordnern per Ziehen und Ablegen in die neue IMAP-Struktur. Sie werden zu TrekMail hochgeladen und überall sichtbar, wo IMAP verwendet wird, etwa in Webmail und auf dem Telefon.
5. Löschen Sie das POP-Konto, nachdem alles verschoben wurde.

Wenn Sie POP mit "Nachrichten auf dem Server belassen" verwendet haben, ist der Wechsel einfacher. Der Server enthält noch alles und Sie müssen nur die IMAP-Ordnerstruktur neu aufbauen.

Versand ist langsam oder schlägt manchmal fehl

Outlook fasst ausgehende Nachrichten manchmal zusammen und sendet sie gleichzeitig. Bei einem stündlichen SMTP-Limit, siehe Versandlimits nach Tarif, kann der Stapel die Grenze erreichen. Verkleinern Sie die Versandstapel in Outlook, wenn das regelmäßig geschieht.

Gesendete Elemente erscheinen nicht in TrekMail Webmail

Outlook speichert sie im Ordner "Sent Items", TrekMail im Ordner "Sent". Outlook sollte beide über die IMAP-Funktion SPECIAL-USE automatisch zuordnen, bei älteren Versionen kann dies scheitern:

• Öffnen Sie Outlook → Kontoeinstellungen → Ändern und prüfen Sie, ob Ordner für gesendete Elemente auf "Sent", den Serverordner, und nicht auf den lokalen Ordner "Sent Items" zeigt.
• Alternativ können Sie Outlook denselben Sent-Ordner wie TrekMail verwenden lassen und den Unterschied vollständig vermeiden.

Leistungs- und Akkutipps

• In Outlook auf dem Desktop ist das Standardintervall geeignet. Mobil ist "Push" voreingestellt, was bei einem aktiven Postfach den Akku belastet. Wählen Sie in Outlook Mobile bei Bedarf "Alle 15 Min".
• Outlook hält einen lokalen Cache aller Nachrichten. Bei sehr großen Postfächern ab 50GB kann dies Windows verlangsamen. Begrenzen Sie den Cache mit E-Mail im Offlinemodus auf 6 Monate, 1 Jahr oder einen anderen Zeitraum.
• Überwachen Sie nicht jeden Ordner im Modus IMAP IDLE. Mehr überwachte Ordner können mehr gleichzeitige Verbindungen erzeugen. Beschränken Sie sich auf den Posteingang und wichtige Ordner, wenn Sie sich dem Verbindungslimit Ihres Tarifs nähern.