Configurare IMAP e SMTP di TrekMail in Microsoft Outlook

Outlook funziona bene con TrekMail tramite IMAP. Puoi scegliere la configurazione automatica, adatta alla maggior parte degli utenti quando il CNAME autodiscover del dominio è attivo, oppure la configurazione manuale, se quella automatica non riesce o desideri controllare ogni valore. Questa guida illustra entrambe e le particolarità di Outlook che causano più spesso problemi.

Versioni di Outlook trattate

Ogni versione di Outlook ha un’interfaccia leggermente diversa, ma usa le stesse impostazioni di base:

• Outlook per Windows (classico): la precedente versione con licenza permanente, ovvero Outlook 2016, 2019 e 2021.
• Nuovo Outlook per Windows: la nuova applicazione con cui Microsoft sta sostituendo la versione classica. Ha un’interfaccia diversa e mostra meno impostazioni.
• Outlook per Mac: l’applicazione per macOS.
• Outlook sul web (OWA): outlook.office.com o outlook.live.com. OWA fa parte di Microsoft 365 / Outlook.com. In molti casi non consente di aggiungere un account IMAP esterno, perché è pensato soprattutto per la posta ospitata da Microsoft.
• Outlook Mobile (iOS/Android): l’applicazione ufficiale Outlook per smartphone.

Configurazione automatica (consigliata)

Se il dominio è configurato per l’individuazione automatica, Outlook può completare la configurazione usando soltanto indirizzo e password:

1. Apri Outlook.
2. File → Add Account in Outlook classico. Nel nuovo Outlook: Settings (icona dell’ingranaggio) → Accounts → Email accounts → Add account. Su Mobile: Settings → Add Mail Account.
3. Inserisci il tuo indirizzo e-mail TrekMail, ad esempio alice@yourcompany.com.
4. Fai clic su Connect o Continue.
5. Se Outlook completa la procedura senza avvisi sul certificato, lascia che termini.
6. Quando richiesto, inserisci la password della casella, cioè la password della casella e non quella del pannello TrekMail.
7. Fatto. Outlook si connette e avvia la sincronizzazione.

Non accettare un avviso di sicurezza. Se Outlook non completa correttamente la configurazione automatica, scegli quella manuale e copia le impostazioni mostrate in Apps & devices per la casella.

Se la configurazione automatica non riesce, usa quella manuale descritta sotto. L’amministratore dell’account può controllare separatamente il record DNS di individuazione automatica del dominio.

Configurazione manuale (Outlook classico per Windows)

1. File → Add Account.
2. Inserisci l’indirizzo e-mail.
3. Fai clic su Advanced options → seleziona Let me set up my account manually → Connect.
4. Scegli IMAP come tipo di account.
5. Incoming Mail: copia da Apps & devices il server in entrata, la porta e l’opzione di sicurezza.
6. Outgoing Mail: copia da Apps & devices il server in uscita, la porta e l’opzione di sicurezza corrispondente.
7. Login Information:
   • Username: il tuo indirizzo e-mail completo, ad esempio alice@yourcompany.com
   • Password: la password della casella
   • "Require logon using Secure Password Authentication (SPA)" deve essere disattivato, perché usiamo l’autenticazione standard con password tramite TLS
8. Fai clic su Next → Connect.

Configurazione manuale (nuovo Outlook per Windows)

Il nuovo Outlook nasconde varie opzioni manuali disponibili nella versione classica. Le versioni recenti hanno iniziato a mostrarle di nuovo:

1. Settings (icona dell’ingranaggio) → Accounts → Email accounts → Add account.
2. Inserisci l’indirizzo e-mail.
3. Se il rilevamento automatico non riesce dopo avere tentato l’individuazione automatica, compare l’opzione Set up manually.
4. Scegli IMAP.
5. Inserisci le stesse impostazioni indicate sopra per Outlook classico.

Se il nuovo Outlook non consente affatto di aggiungere un account non Microsoft, come accadeva in alcune prime versioni, usa temporaneamente Outlook classico o attendi un aggiornamento Microsoft.

Configurazione manuale (Outlook per Mac)

1. Menu Outlook → Settings → Accounts → + → Add Email Account.
2. Inserisci l’indirizzo e fai clic su Continue.
3. Se l’individuazione automatica non riesce, fai clic su Choose the provider quando richiesto.
4. Scegli IMAP.
5. Inserisci indirizzo completo e password della casella, quindi copia da Apps & devices i dati dei server in entrata e in uscita.
6. Fai clic su Add Account.

Configurazione manuale (Outlook Mobile, iOS / Android)

1. Apri Outlook → Settings (icona dell’ingranaggio in alto a sinistra o a destra) → Add Mail Account → Add Email Account.
2. Inserisci l’indirizzo e tocca Add Account.
3. Se viene richiesto il tipo di account, scegli IMAP.
4. Inserisci indirizzo completo e password della casella, quindi copia da Apps & devices i dati dei server in entrata e in uscita.
5. Tocca Sign in.

Outlook Mobile gestisce bene l’individuazione automatica, quindi la maggior parte degli utenti non vede mai i campi manuali.

Problemi comuni

Outlook continua a chiedere la password

È il problema segnalato più spesso in Outlook con qualsiasi account IMAP. Le cause, in ordine di frequenza, sono:

• Password errata. Stai usando la password del pannello TrekMail invece di quella della casella. Sono diverse; consulta Hai dimenticato la password di TrekMail? per capire la distinzione.
• Formato del nome utente errato. Outlook richiede come nome utente l’indirizzo e-mail completo, non solo alice. Alcune versioni meno recenti usano automaticamente la parte locale; correggila manualmente.
• Vecchie credenziali nella cache. Dopo una modifica della password della casella, Outlook può continuare a provare quella vecchia dalla cache delle credenziali. In Windows: Control Panel → Credential Manager → Windows Credentials → rimuovi solo le voci che corrispondono ai nomi server mostrati in Apps & devices, quindi riavvia Outlook. Su Mac: Keychain Access → cerca quei nomi server e rimuovi solo le voci corrispondenti. Outlook richiederà la nuova password al successivo avvio.
• Opzione SPA attiva. Verifica che "Secure Password Authentication" sia disattivata nelle impostazioni avanzate IMAP/SMTP. Usiamo autenticazione semplice tramite TLS, non SPA.

Impossibile inviare: connessione al server non riuscita

• La porta 465 potrebbe essere bloccata dalla rete locale. Prova la porta 587 con STARTTLS oppure un’altra rete. Se entrambe le porte supportate sono bloccate, contatta l’amministratore della rete.
• Nome host del server in uscita errato: copialo di nuovo da Apps & devices invece di dedurlo dal dominio e-mail.
• Crittografia errata per la porta: porta 465 = SSL/TLS, porta 587 = STARTTLS. Se le scambi, la connessione fallisce subito.

Le cartelle non si sincronizzano o risultano mancanti

• Fai clic con il pulsante destro sull’account nell’elenco delle cartelle → Update Folder List, oppure "IMAP Folders" → Query e Refresh.
• Nelle impostazioni IMAP avanzate verifica il valore Root folder path. Deve essere vuoto. Se è impostato su "INBOX" o un valore simile, alcune cartelle restano nascoste. Svuota il campo e aggiorna l’elenco delle cartelle.
• Alcune versioni di Outlook includono l’opzione "Show only subscribed folders". Disattivala nelle impostazioni IMAP avanzate se mancano cartelle.

Continuano a comparire avvisi di Outlook sul certificato

Copia nuovamente i valori server da Apps & devices. Un nome server digitato male o un’opzione TLS errata può causare l’avviso. Non proseguire. Se i valori sono corretti, aggiorna Outlook e Windows, quindi chiedi al reparto IT se la rete aziendale intercetta il traffico di posta crittografato.

Migrazione da POP a IMAP

POP scarica le e-mail soltanto sul dispositivo. IMAP le conserva sul server. Il passaggio non è automatico:

1. Aggiungi un nuovo account in Outlook con le impostazioni IMAP indicate sopra. Non eliminare ancora l’account POP.
2. Attendi la sincronizzazione dell’account IMAP e il download della posta esistente dal server.
3. Confronta il contenuto delle cartelle. Le e-mail ricevute prima del passaggio potrebbero non apparire nell’elenco IMAP se POP le ha scaricate e rimosse dal server.
4. Sposta con il trascinamento le e-mail dalle vecchie cartelle POP alla nuova struttura IMAP. Verranno caricate di nuovo su TrekMail e saranno visibili ovunque funzioni IMAP, inclusi webmail e telefono.
5. Elimina l’account POP dopo avere spostato tutto.

Se usavi POP con "leave messages on server", l’operazione è molto più semplice: il server conserva ancora tutto e devi solo ricreare la struttura di cartelle IMAP.

Invio lento o non sempre riuscito

Outlook a volte raggruppa i messaggi in uscita e li invia insieme. Se il piano prevede un limite SMTP orario, consulta Limiti di invio per piano, il gruppo può raggiungerlo. Riduci la dimensione del gruppo di invio nelle impostazioni di Outlook se superi spesso il limite.

Gli elementi inviati non compaiono nella webmail TrekMail

Outlook salva gli elementi inviati in una cartella "Sent Items". TrekMail usa "Sent". Outlook dovrebbe associare automaticamente le due cartelle tramite la funzionalità IMAP SPECIAL-USE, ma nelle versioni meno recenti può non riuscire:

• Outlook → Account Settings → Change → verifica che Sent Items Folder sia impostata su "Sent", la cartella sul server, e non sulla cartella locale "Sent Items" del client.
• In alternativa, configura Outlook affinché usi la stessa cartella Sent di TrekMail. In questo modo eviti del tutto la mancata corrispondenza.

Suggerimenti per prestazioni e batteria

• In Outlook per computer l’intervallo di sincronizzazione predefinito va bene. Sui dispositivi mobili il valore predefinito è "Push", che può consumare molta batteria con una casella trafficata. Se la batteria è un problema, passa a "Every 15 min" nelle impostazioni di Outlook Mobile.
• Outlook conserva una cache locale di tutta la posta. Con caselle molto grandi, pari a 50GB+, Windows può rallentare. Usa il cursore "Mail to keep offline" per limitare la cache a 6 mesi / 1 anno / ecc.
• Evita di monitorare tutte le cartelle in modalità IMAP IDLE. Più cartelle possono far aprire a Outlook più connessioni simultanee. Se ti avvicini al limite di connessioni del piano, limita il monitoraggio a Inbox e ad alcune cartelle importanti.