TrekMail IMAP en SMTP instellen in Microsoft Outlook

Outlook werkt goed met TrekMail via IMAP. Er zijn twee routes: automatisch instellen, geschikt voor de meeste gebruikers wanneer de autodiscover CNAME van het domein actief is, en handmatig instellen, wanneer automatisch instellen mislukt of u volledige controle wilt. Deze handleiding behandelt beide routes en specifieke Outlook-valkuilen.

Ondersteunde Outlook-versies

Elke versie heeft een iets andere interface, maar dezelfde onderliggende instellingen:

• Outlook voor Windows (Classic): de oudere versie met permanente licentie, Outlook 2016, 2019 en 2021.
• New Outlook voor Windows: Microsofts vervanger voor Classic, met een andere interface en minder zichtbare instellingen.
• Outlook voor Mac: de macOS-app.
• Outlook op het web (OWA): outlook.office.com of outlook.live.com. OWA hoort bij Microsoft 365 of Outlook.com. Een extern IMAP-account kan vaak niet worden toegevoegd, omdat OWA vooral voor door Microsoft gehoste e-mail is bedoeld.
• Outlook Mobile (iOS/Android): de officiële mobiele Outlook-app.

Automatisch instellen, aanbevolen

Als autodiscover voor uw domein is ingesteld, kan Outlook zichzelf met alleen uw e-mailadres en wachtwoord configureren:

1. Open Outlook.
2. In Classic Outlook: Bestand → Account toevoegen. In New Outlook: Instellingen (tandwiel) → Accounts → E-mailaccounts → Account toevoegen. Mobiel: Instellingen → E-mailaccount toevoegen.
3. Voer uw TrekMail-e-mailadres in, bijvoorbeeld alice@yourcompany.com.
4. Klik op Verbinden of Doorgaan.
5. Laat Outlook voltooien als er geen certificaatwaarschuwing verschijnt.
6. Voer desgevraagd uw mailboxwachtwoord in, dus het wachtwoord van deze mailbox en niet dat van het TrekMail-dashboard.
7. Klaar. Outlook maakt verbinding en begint te synchroniseren.

Accepteer geen beveiligingswaarschuwing. Als Outlook automatisch niet zonder waarschuwing kan voltooien, kiest u handmatig instellen en kopieert u de gegevens onder Apps en apparaten voor de mailbox.

Gebruik bij een mislukking de handmatige methode hieronder. De accountbeheerder kan de autodiscover DNS-record van het domein apart controleren.

Handmatig instellen in Classic Outlook voor Windows

1. Kies Bestand → Account toevoegen.
2. Voer uw e-mailadres in.
3. Klik op Geavanceerde opties → vink Ik wil mijn account handmatig instellen aan → Verbinden.
4. Kies IMAP.
5. Inkomende e-mail: kopieer server, poort en beveiliging uit Apps en apparaten.
6. Uitgaande e-mail: kopieer de uitgaande server, poort en bijbehorende beveiliging uit Apps en apparaten.
7. Aanmeldingsgegevens:
   • Gebruikersnaam: uw volledige e-mailadres, bijvoorbeeld alice@yourcompany.com
   • Wachtwoord: uw mailboxwachtwoord
   • "Aanmelding via beveiligd-wachtwoordverificatie (SPA) vereisen" moet uitstaan. TrekMail gebruikt normale wachtwoordverificatie via TLS, niet SPA.
8. Klik op Volgende → Verbinden.

Handmatig instellen in New Outlook voor Windows

New Outlook verbergt meer handmatige opties dan Classic. Recente versies tonen ze weer:

1. Open Instellingen → Accounts → E-mailaccounts → Account toevoegen.
2. Voer uw e-mailadres in.
3. Als autodetectie mislukt, verschijnt Handmatig instellen.
4. Kies IMAP.
5. Gebruik dezelfde gegevens als in het gedeelte over Classic Outlook.

Als New Outlook geen niet-Microsoft-account toestaat, zoals bij sommige vroege builds, gebruikt u voorlopig Classic Outlook of wacht u op een Microsoft-update.

Handmatig instellen in Outlook voor Mac

1. Open Outlook → Instellingen → Accounts → + → E-mailaccount toevoegen.
2. Voer uw e-mailadres in en klik op Doorgaan.
3. Klik bij mislukte autodiscover op Provider kiezen.
4. Kies IMAP.
5. Voer uw volledige adres en mailboxwachtwoord in en kopieer de inkomende en uitgaande servergegevens uit Apps en apparaten.
6. Klik op Account toevoegen.

Handmatig instellen in Outlook Mobile voor iOS en Android

1. Open Outlook → Instellingen via het tandwiel bovenaan → E-mailaccount toevoegen → E-mailaccount toevoegen.
2. Voer uw e-mailadres in en tik op Account toevoegen.
3. Kies desgevraagd IMAP.
4. Voer uw volledige adres en mailboxwachtwoord in en kopieer de servergegevens uit Apps en apparaten.
5. Tik op Aanmelden.

Outlook Mobile is goed in autodiscover, zodat de meeste gebruikers de handmatige velden niet zien.

Veelvoorkomende problemen

Outlook blijft om het wachtwoord vragen

Dit is het vaakst gemelde Outlook-probleem bij IMAP-accounts. Oorzaken, op volgorde van frequentie:

• Verkeerd wachtwoord. U gebruikt het TrekMail-dashboardwachtwoord in plaats van het mailboxwachtwoord. Ze verschillen; zie TrekMail-wachtwoord vergeten?.
• Verkeerde gebruikersnaam. Outlook vereist het volledige e-mailadres, niet alleen alice. Corrigeer de lokale naam die oudere versies soms invullen.
• Oude gegevens in de cache. Na een wachtwoordwijziging probeert Outlook mogelijk het oude wachtwoord. Windows: Configuratiescherm → Referentiebeheer → Windows-referenties en verwijder alleen vermeldingen die overeenkomen met de servers in Apps en apparaten. Herstart Outlook. Mac: open Sleutelhangertoegang, zoek die servers en verwijder alleen passende vermeldingen. Outlook vraagt daarna het nieuwe wachtwoord.
• SPA ingeschakeld. Zet "Beveiligd-wachtwoordverificatie" uit in de geavanceerde IMAP/SMTP-instellingen. TrekMail gebruikt gewone verificatie via TLS, niet SPA.

E-mail kan niet worden verzonden door een mislukte serververbinding

• Poort 465 kan door uw netwerk worden geblokkeerd. Probeer poort 587 met STARTTLS of een ander netwerk. Vraag de netwerkbeheerder als beide poorten geblokkeerd zijn.
• Verkeerde uitgaande server: kopieer deze opnieuw uit Apps en apparaten in plaats van te gokken op basis van het domein.
• Verkeerde versleuteling: poort 465 = SSL/TLS en poort 587 = STARTTLS. Verwisselen veroorzaakt direct een fout.

Mappen synchroniseren niet of ontbreken

• Klik met rechts op het account → Mappenlijst bijwerken, of IMAP-mappen → Query en Vernieuwen.
• Controleer Pad naar hoofdmap in de geavanceerde IMAP-instellingen. Dit moet leeg zijn. Een waarde als "INBOX" verbergt mappen; wis het veld en werk de lijst bij.
• Sommige versies hebben Alleen geabonneerde mappen tonen. Schakel dit uit als mappen ontbreken.

Outlook toont certificaatwaarschuwingen

Kopieer de serverwaarden opnieuw uit Apps en apparaten. Een typefout of verkeerde TLS-optie kan de waarschuwing veroorzaken. Ga niet verder. Werk Outlook en Windows bij en vraag uw IT-team of het bedrijfsnetwerk versleuteld e-mailverkeer onderschept als de waarden juist zijn.

Van POP naar IMAP overstappen

POP downloadt e-mail alleen naar het apparaat. IMAP bewaart deze op de server. Overstappen gaat niet automatisch:

1. Voeg met de bovenstaande IMAP-instellingen een nieuw Outlook-account toe. Verwijder het POP-account nog niet.
2. Wacht tot IMAP de bestaande servermail heeft gesynchroniseerd.
3. Vergelijk mappen. Oudere berichten ontbreken mogelijk omdat POP ze downloadde en van de server verwijderde.
4. Sleep berichten uit oude POP-mappen naar de nieuwe IMAP-structuur. Ze worden naar TrekMail geüpload en overal zichtbaar waar IMAP werkt, zoals webmail en telefoon.
5. Verwijder het POP-account nadat alles is verplaatst.

Met POP en "berichten op server achterlaten" is dit eenvoudiger: alles staat nog op de server en u bouwt alleen de IMAP-mapstructuur opnieuw op.

Verzenden is traag of mislukt soms

Outlook bundelt uitgaande berichten soms. Bij een SMTP-limiet per uur, zie Verzendlimieten per abonnement, kan zo'n bundel de grens bereiken. Verklein de verzendbundel in Outlook als dit vaak gebeurt.

Verzonden items verschijnen niet in TrekMail-webmail

Outlook gebruikt de map "Sent Items", TrekMail "Sent". Outlook hoort deze via IMAP SPECIAL-USE te koppelen, maar oudere versies doen dat soms niet:

• Open Outlook → Accountinstellingen → Wijzigen en controleer of Map Verzonden items op de servermap "Sent" staat, niet op de lokale map "Sent Items".
• Stel Outlook anders in op dezelfde map Sent die TrekMail gebruikt.

Tips voor prestaties en batterij

• Op desktop werkt het standaardinterval goed. Mobiel staat standaard op "Push", wat bij drukke mailboxen batterij kost. Kies eventueel "Elke 15 min" in Outlook Mobile.
• Outlook bewaart alle mail in een lokale cache. Bij zeer grote mailboxen van 50GB of meer kan Windows trager worden. Beperk met E-mail offline bewaren de cache tot 6 maanden, 1 jaar of een andere periode.
• Bewaak niet elke map met IMAP IDLE. Meer bewaakte mappen kunnen meer gelijktijdige verbindingen openen. Beperk dit tot Postvak IN en belangrijke mappen wanneer u de verbindingslimiet nadert.