Mailboxopslag en gedeelde quota uitgelegd

Je TrekMail-abonnement bevat een gedeelde hoeveelheid opslag. E-mail gebruikt die in elk abonnement. Als je account toegang tot Drive heeft, gebruiken Drive-bestanden dezelfde pool. Starter, Pro en Agency bevatten Drive; Nano heeft een Drive-add-on of proefperiode nodig. Een mailbox met eigen opslag gebruikt de hoeveelheid die daarvoor is gereserveerd. Deze handleiding legt het verschil uit, wat meetelt voor elke limiet en wat je bij ruimtegebrek kunt doen.

Voor wie deze handleiding is

• Beheerders die waarschuwingen over volle opslag ontvangen.
• Gebruikers die willen weten waarom een mailbox geen nieuwe e-mail meer aanneemt.
• Iedereen die de gezamenlijke capaciteit voor e-mail en Drive wil plannen.

Wat meetelt voor de pool

Alles wat bytes op TrekMail bewaart, deelt dezelfde pool:

• E-mail: elk bericht in elke mailbox, waaronder Inbox, Verzonden, Concepten, Spam, Prullenbak, eigen mappen en bijlagen.
• Webmail Drive: bestanden die mailboxeigenaren via Webmail uploaden.
• Account Drive: bestanden die de accounteigenaar via het dashboard uploadt, waaronder mappen die met het hele account worden gedeeld.
• Verwijderde items: uit Drive verwijderde bestanden blijven 30 dagen in de Drive-prullenbak en tellen mee totdat je die leegt of de 30 dagen verlopen.

Een mailbox met gedeelde opslag heeft geen afzonderlijke delen voor alleen e-mail of alleen Drive. Een kleine inbox met een grote Drive, of andersom, gebruikt dezelfde accountpool.

Opslaglimieten per abonnement

Standaard delen alle mailboxen en aliassen de volledige opslag van het abonnement. Wanneer Drive beschikbaar is, gebruiken Drive-bestanden deze ruimte ook. De limiet geldt op accountniveau, niet per mailbox. Eén mailbox kan dus het grootste deel van de pool gebruiken terwijl andere klein blijven.

De pool uitbreiden

Twee betaalde add-ons kunnen de pool vergroten. Beide voegen ruimte aan dezelfde ene pool toe. Er zijn geen concurrerende delen voor alleen e-mail en alleen Drive.

• Add-on Eigen mailopslag: te koop op de pagina Facturering. Voegt megabytes aan de pool toe. Handig als je meer capaciteit voor e-mail en Drive nodig hebt zonder van mailabonnement te veranderen.
• Drive Add-on-abonnement: te koop op de pagina Abonnementen. Dit afzonderlijke abonnement voegt 250 GB tot 100 TB aan de pool toe, maandelijks of jaarlijks afgerekend in 10 valuta. Zie Prijzen en abonnementen voor de Drive Add-on.

De beschikbare capaciteit voor mailboxen met gedeelde opslag wordt zo berekend:

pool = opslag van basisabonnement
     + add-on Eigen mailopslag, indien aanwezig
     + opslag van Drive Add-on, indien aanwezig
     − eigen opslagtoewijzingen per mailbox

Lees de volledige berekening met voorbeelden in Gedeelde opslagquota uitgelegd.

Gedeelde en toegewezen mailboxopslag

Elke mailbox kan een van twee opslagmodi gebruiken:

• Gedeeld (standaard): de mailbox gebruikt samen met alle andere gedeelde mailboxen de accountpool. Geschikt voor teams waarin een zware gebruiker door lichtere gebruikers wordt gecompenseerd.
• Toegewezen: een vaste hoeveelheid wordt alleen voor deze mailbox gereserveerd. De mailbox kan er niet overheen en andere mailboxen kunnen de ruimte niet gebruiken. Geschikt voor VIP-accounts, leidinggevenden en mailboxen die gegarandeerde speelruimte nodig hebben.

De Webmail-kop toont de actieve modus, bijvoorbeeld 0 MB van 5 GB (toegewezen) of 0 MB van 50 GB (gedeeld).

Je kunt de modus in elk van de vier aanmaakprocedures kiezen en later altijd wisselen:

1. Open de pagina Mailboxen.
2. Open het menu met drie punten naast de mailbox.
3. Kies Opslag bewerken.
4. Schakel Gedeelde opslag in of uit, stel de grootte in en sla op.

Toegewezen ruimte wordt bij het opslaan gecontroleerd tegen de actuele pool. Past de toewijzing niet meer, bijvoorbeeld omdat een andere mailbox eerder is verhoogd, dan toont het systeem hoeveel ruimte beschikbaar is. Een mailbox met eigen opslag gebruikt die toewijzing voor zowel e-mail als persoonlijke Drive-bestanden.

Hoe e-mail wordt opgeslagen

Twee achtergrondoptimalisaties beperken het schijfgebruik van e-mail. Ze werken ongemerkt en vereisen geen actie:

1. Automatische compressie. Nieuwe e-mail wordt met gzip-compressie opgeslagen. Bij inboxen met veel tekst scheelt dit gewoonlijk ongeveer 20-30% van de ruwe grootte. Grote binaire bijlagen zoals afbeeldingen, PDF’s en archieven zijn al door hun formaat gecomprimeerd en profiteren niet verder.
2. Bijlagen uitbesteden. Berichtdelen groter dan 512 KB worden naar cloudobjectopslag verplaatst en in het bericht door een verwijzing vervangen. Je mailclient toont het bericht zoals verzonden en downloadt bijlagen op aanvraag. Dezelfde bijlage die naar meerdere mailboxen in je account wordt gestuurd, wordt slechts eenmaal opgeslagen.

De gebruikswaarde in het dashboard verwerkt deze optimalisaties al en wordt daadwerkelijk tegen je quotum gerekend. Drive-bestanden worden los van e-mail opgeslagen, maar dragen bij aan dezelfde pool.

Gebruik controleren

1. Totaal. De pagina Overzicht toont een voortgangsbalk met het totale accountgebruik tegenover de abonnementslimiet. E-mail en Drive vormen samen één percentage.
2. Widget Grootste mailboxen. Benadrukt de mailboxen die de meeste e-mailruimte gebruiken.
3. Per mailbox. De lijst Mailboxen toont in MB hoeveel e-mailopslag elke mailbox gebruikt. Klik op Opslag of gebruik Sorteren op → Opslag (hoog naar laag) om zware gebruikers snel te vinden.
4. Drive-gebruik. Open Drive (/drive) voor een uitsplitsing van de bestandsopslag per map.

IMAP-clients kunnen het e-mailquotum ook rechtstreeks uitlezen met de standaardopdracht GETQUOTAROOT. De meeste tonen dit als opslagbalk in de mappenlijst. IMAP ziet alleen het e-maildeel van de pool.

Details van de limiettoepassing

• Aliassen delen opslag. Een alias is een extra adres dat in een bestaande mailbox bezorgt en heeft geen eigen opslag. E-mail voor de alias telt mee voor de hoofdmailbox en accountpool. Alleen een alias toevoegen verhoogt het verbruik niet.
• Drive-bestanden tellen volledig mee. Een bestand van 1 GB in Account Drive gebruikt 1 GB pool, net als 1 GB e-mail.
• De Drive-prullenbak telt mee. Verwijderde bestanden blijven 30 dagen ruimte gebruiken. Leeg de prullenbak als je de bytes direct nodig hebt.
• Tolerantiemarge voor e-mail. Voor het laatste inkomende bericht is 10% boven de limiet toegestaan, zodat een bezorging vlak bij de grens niet alleen door de timing wordt geweigerd.
• Maximale berichtgrootte. 50 MB per e-mail, inclusief bijlagen. Bijlagen groter dan 18 MB worden door Webmail automatisch via Drive als downloadlink verstuurd. Zie Grote bijlagen via Drive versturen.
• Moment van controle. Voor e-mail bij inkomende bezorging, voor Drive bij upload. Lezen, zoals ophalen via IMAP en downloaden uit Drive, wordt ook bij volle opslag nooit geblokkeerd.

Wat er gebeurt als de opslag vol is

Als het account meer dan de totale opslag gebruikt:

1. Inkomende e-mail wordt geweigerd met 552 5.2.2 Mailbox is full. De afzender krijgt een foutmelding.
2. Uitgaande e-mail blijft werken, maar opslaan in Verzonden items kan mislukken als de kopie niet meer past.
3. Drive-uploads worden met de foutmelding 'onvoldoende ruimte' geweigerd. Bestaande bestanden, downloads, gedeelde links en openen blijven werken; alleen nieuwe uploads zijn geblokkeerd.
4. IMAP-toegang blijft beschikbaar. Je kunt inloggen en bestaande berichten lezen of verwijderen om ruimte vrij te maken.

Voorkomen dat één mailbox de pool vult

Omdat de pool wordt gedeeld, kan iemand die Drive als persoonlijke cloudopslag gebruikt de ruimte verbruiken die de rest van het account voor e-mail nodig heeft. Er zijn twee manieren om dit te begrenzen.

Opslag per mailbox: geef een mailbox eigen ruimte zoals hierboven beschreven bij Gedeelde en toegewezen mailboxopslag. Dit begrenst het gecombineerde gebruik van e-mail en persoonlijke Drive voor die mailbox.

Drive-toegang per mailbox: beperk Drive op het tabblad Limieten tot e-mailbijlagen of schakel het uit. E-mail blijft werken, inclusief het verzenden van bestanden boven de bijlagelimiet via een downloadlink, maar er is geen bestandsopslag die de pool kan vullen. Gebruik dit als je e-mail in plaats van opslag verkoopt. Het kan op meerdere mailboxen tegelijk worden toegepast.

Geen van beide opties verwijdert wat al is opgeslagen. Het tabblad Limieten toont wat de mailbox bewaart en biedt aan het te verwijderen. Zie Drive voor een mailbox beperken of uitschakelen.

Bij een lager abonnement of geannuleerde add-on

Als je naar een abonnement met een lagere limiet gaat of de Drive Add-on opzegt terwijl het gebruik al boven de nieuwe pool ligt:

1. Niets wordt direct verwijderd. Alle bestaande e-mail en Drive-bestanden blijven behouden.
2. Nieuwe inkomende e-mail wordt geweigerd totdat je ruimte onder de nieuwe limiet vrijmaakt.
3. Nieuwe Drive-uploads worden geblokkeerd met dezelfde fout 'onvoldoende ruimte'.
4. Je houdt toegang tot alles via IMAP, Webmail en Drive om op te ruimen.
5. Upgraden of opnieuw activeren herstelt bezorging en uploads onmiddellijk.

Bij opzegging van de Drive Add-on geldt vanaf de ingangsdatum een alleen-lezen respijtperiode van 7 dagen. Daarin kun je hetzelfde niveau opnieuw activeren voordat de opruiming wegens quotumoverschrijding begint. Blijft het account na die 7 dagen boven de resterende limiet, dan kunnen Drive-bestanden definitief worden verwijderd. Zie Drive Add-on opzeggen.

Ruimte vrijmaken

In ongeveer de volgorde van eenvoudig en omkeerbaar:

1. Leeg de Drive-prullenbak als je Drive gebruikt. Wis definitief wat je in de afgelopen 30 dagen hebt verwijderd en niet meer nodig hebt.
2. Leeg Prullenbak en Spam in je mailboxen. Beide tellen mee voor het quotum.
3. Verwijder grote bijlagen. Sorteer in Outlook, Apple Mail, Thunderbird of een andere client op grootte en verwijder zware bestanden die niet meer nodig zijn.
4. Verwijder grote Drive-bestanden. Open Drive, sorteer mappen op grootte en verwijder wat niet nodig is.
5. Zet mailboxen met eigen opslag terug naar gedeeld. Een mailbox met 20 GB gereserveerd die slechts 2 GB gebruikt, houdt 18 GB vast waar de rest niet bij kan. Omschakelen geeft die bytes terug aan de pool.
6. Koop of vergroot de Drive Add-on voor grote uitbreidingen van 250 GB tot 100 TB.
7. Upgrade het abonnement voor een gematigde uitbreiding. Pro naar Agency voegt bijvoorbeeld 150 GB toe.

Gerelateerde handleidingen

• Gedeelde opslagquota uitgelegd, volledige berekening met voorbeelden.
• Prijzen en abonnementen voor de Drive Add-on, schuifregelaar, niveaus en valuta.
• Prullenbak en bestandsherstel, werking van de Drive-prullenbak en bewaring van 30 dagen.
• Wat is TrekMail Drive?, overzicht van de bestandsopslagdienst.