De mailboxlijst zoeken, sorteren en filteren

Naarmate je team groeit, wordt het belangrijker om snel de juiste mailbox te vinden. De pagina Mailboxen biedt krachtige hulpmiddelen om honderden accounts te beheren.

Voor wie dit bedoeld is

• Beheerders die 10 of meer mailboxen beheren.
• Resellers of bureaus die meerdere domeinen verzorgen.

Zoeken

Gebruik de zoekbalk bovenaan de lijst Mailboxen.

• Zoekbereik: Voor mailboxen doorzoekt de functie het adres, het lokale deel, het domein en eventuele interne notities. Bij openstaande uitnodigingen zoekt de functie in het adres van de ontvanger en het gekozen domein.
• De zoekopdracht uitvoeren: Typ de term en druk op Enter. Gebruik de wisknop om terug te keren naar de huidige ongefilterde weergave.

Filteren op type

De mailboxlijst toont actieve mailboxen en openstaande uitnodigingen voor de configuratie bij elkaar. Gebruik de tabbladen bovenaan om te filteren:

• Alles: Mailboxen en openstaande uitnodigingen samen.
• Mailboxen: Alleen actieve e-mailaccounts.
• Gedeeld: Alleen gedeelde mailboxen van het team.
• Uitnodigingen: Alleen openstaande uitnodigingen voor de configuratie.

Openstaande uitnodigingen in de lijst

Openstaande uitnodigingen hebben een opvallend amberkleurig label 'Configuratie in behandeling'. In plaats van een mailboxadres tonen ze het e-mailadres van de ontvanger aan wie de uitnodiging is gestuurd.

Beschikbare acties voor openstaande uitnodigingen:

• Opnieuw verzenden: Stuurt de configuratiemail opnieuw met een verse link.
• Ontvanger bewerken: Wijzigt het e-mailadres van de ontvanger.
• Annuleren: Trekt de uitnodiging in, zodat de link niet meer werkt.
• Link kopiëren: Kopieert de configuratie-URL om deze handmatig te delen.

Zodra een ontvanger de configuratie voltooit, wordt de openstaande uitnodiging vervangen door de actieve mailbox.

Mailboxacties

Elke actieve mailbox heeft een knop Beheren en, wanneer je daarvoor toestemming hebt, een menu Meer.

• Beheren opent de mailboxinstellingen. Gebruikelijke tabbladen zijn Aliassen, Doorsturen, Filters en Automatisch antwoord. Gewone mailboxen hebben ook Beveiliging, Limieten en Sieve; actieve mailboxen die daarvoor in aanmerking komen, kunnen Apps tonen. Een gedeelde mailbox begint met Toegang in plaats van instellingen voor persoonlijk aanmelden.
• Meer kan opties bevatten om het wachtwoord of de opslag te wijzigen, een herstelcode opnieuw in te stellen, aanmelding te wijzigen, het mailboxtype om te zetten en de mailbox te verwijderen. De beschikbare keuzes hangen af van het type en de status van de mailbox, je abonnement en je machtigingen.
• Mailbox verwijderen verwijdert na bevestiging de mailbox en opgeslagen berichten definitief.

Notities toevoegen

Je kunt aan elke mailbox een korte notitie van maximaal 120 tekens toevoegen voor interne gegevens, zoals 'iPhone van directie', 'Niet verwijderen' of 'Marketingteam'.

• Desktop: Klik op de cel Notities of de tijdelijke tekst 'Notitie toevoegen' om te typen. Druk op Enter om op te slaan.
• Mobiel: Tik op de knop Notitie op de mailboxkaart om de editor te openen.

Sorteren

Klik op de lijst Sorteren op om de lijst te ordenen:

• Domein: Groepeert mailboxen volgens het domein dat ze gebruiken.
• E-mail: Alfabetische volgorde.
• Opslag (hoog naar laag): Vind wie de meeste ruimte gebruikt.
• Opslag (laag naar hoog): Vind lege of ongebruikte mailboxen.
• Aliassen (meeste naar minste of minste naar meeste): Vind mailboxen met veel of juist geen extra adressen.

Gebruik Groeperen om te wisselen tussen een per domein gegroepeerde weergave en één platte lijst. De pagina onthoudt de gekozen sortering.

Bulkacties

Wil je de mail van iedereen naar een reserveadres doorsturen? Of meerdere uitnodigingen tegelijk opnieuw verzenden?

1. Selecteer het selectievakje in de kopregel om alle zichtbare items te kiezen.
2. Je kunt ook afzonderlijke mailboxen of uitnodigingen selecteren.
3. Het menu Bulkacties verschijnt.

Voor mailboxen:

• Doorsturen instellen...: Past een doorstuurregel toe op alle geselecteerde gebruikers.
• Doorsturen uitschakelen: Schakelt doorsturen voor iedereen uit.
• Doorsturen wissen: Verwijdert de opgeslagen doorstuurbestemmingen.
• Drive-toegang instellen of Aanmelding instellen: Beschikbaar wanneer je rol en abonnement dit toestaan.
• Mailboxen verwijderen: Verwijdert de geselecteerde accounts definitief.

Voor openstaande uitnodigingen:

• Uitnodigingen opnieuw verzenden: Stuurt voor alle geselecteerde uitnodigingen nieuwe configuratiemails.
• Uitnodigingen annuleren: Trekt alle geselecteerde uitnodigingen in.

Opmerking: Sorteren en bulkacties zijn van toepassing op de huidige gefilterde weergave: Alles, Mailboxen of Uitnodigingen.

Veelvoorkomende fouten

• Probleem: 'Ik kan een mailbox niet vinden, maar weet dat die bestaat.'
  • Oorzaak: Mogelijk is een filter actief of zit je op de verkeerde pagina.
  • Oplossing: Wis de zoekbalk en controleer onderaan de bediening voor paginanavigatie.

Gegevens exporteren

Heb je een CSV van je mailboxen nodig? Je kunt de mailboxlijst op elk moment exporteren. Zie Gegevens exporteren voor meer informatie.