Grote bijlagen via Drive verzenden

De meeste e-mailsystemen weigeren stilletjes bijlagen groter dan ongeveer 25 MB. Sommige zijn strenger; zakelijke Outlook-installaties hanteren vaak een grens van 10 MB. Het gevolg: je voegt een pdf van 30 MB toe, klikt op Send en krijgt 20 minuten later een bezorgfout van een onbekende server.

Wanneer Drive beschikbaar is voor je mailbox, kan TrekMail-webmail grote bijlagen via Drive routeren. De ontvanger krijgt een downloadlink in plaats van een traditionele bijlage die mogelijk wordt geweigerd. Voor downloaden via een geldige link is geen TrekMail-account nodig.

Hoe automatische routering werkt

Stel een bericht op in webmail en voeg bestanden toe zoals gewoonlijk: met de paperclipknop, door ze naar de opsteller te slepen of door een afbeelding vanaf het klembord te plakken. Webmail meet elk bestand zodra het wordt toegevoegd.

Een bestand van 18 MB of kleiner blijft een bijlage. De ontvanger ziet een paperclippictogram en downloadt het bestand rechtstreeks via de e-mailclient.

Een bestand groter dan 18 MB wordt op de achtergrond naar Drive geüpload en vervangen door een openbare downloadlink. De opsteller toont het bestand als linkbijlage, met bestandsnaam en uploadvoortgang.

De grens van 18 MB komt overeen met wat de meeste e-mailsystemen betrouwbaar accepteren. Een hogere grens vergroot het risico op weigering door strenge ontvangers; een lagere zou onnodig veel bijlagen van normale grootte via Drive leiden.

Wat de ontvanger ziet

De e-mail behoudt het onderwerp, de tekst en de handtekening die je hebt geschreven. Het bericht bevat ook een Drive-linkgedeelte met:

• De bestandsnaam
• De bestandsgrootte
• Een downloadlink

Bij het openen van een geldige link begint de download in de browser van de ontvanger. Aanmelden of accepteren is niet nodig.

Het bericht bevat zowel HTML- als plattetekstinhoud voor de link, zodat ontvangers deze in gangbare e-mailclients kunnen gebruiken.

Waar het bestand in Drive terechtkomt

Automatisch gerouteerde bijlagen worden opgeslagen in de Drive-ruimte van de verzendende mailbox. Ze hoeven voor verzending niet opnieuw te worden geüpload.

Als de mailbox volledige Drive-toegang heeft, kun je deze bestanden net als andere bestanden in Drive vinden en beheren. Een mailbox met Drive-toegang die alleen voor bijlagen is ingesteld, heeft geen persoonlijke Drive-bestandsbrowser.

Deze bestanden tellen net als elk ander bestand mee voor je opslagpool. Als je tientallen grote bijlagen verzendt en nooit opruimt, stapelen ze zich op.

Downloadlimieten

Elke automatisch gemaakte link heeft standaard een limiet van 100 downloads. Na 100 geslaagde downloads werkt de link niet meer en ziet de ontvanger, of iemand aan wie de link is doorgestuurd, de pagina "no longer available".

100 is ruim voor normaal gebruik. Een doorsnee e-mail heeft één ontvanger die eenmaal downloadt. Zelfs met drie of vier doorgestuurde berichten en een paar ontvangers per bericht kom je op ongeveer twaalf downloads. 100 biedt marge, maar beperkt de schade als een link uitlekt.

De door de opsteller gemaakte link gebruikt de standaardlimiet van 100 downloads. Voor een mailbox met toegang alleen voor bijlagen krijgt de link ook de bewaartermijn voor bijlagen van die mailbox. Maak voor een andere vervaldatum of limiet een openbare deellink voor een bestand in Drive en plak deze in je bericht.

Een bestand verzenden dat al in Drive staat

Je kunt ook een bestand verzenden dat al in Drive staat zonder het opnieuw te uploaden. Klik in de werkbalk van de opsteller op het pictogram Drive. Er wordt een mapkiezer geopend; navigeer, kies het bestand en er wordt een openbare downloadlink aan het bericht toegevoegd. Het bestand wordt niet opnieuw geüpload; de link wijst naar de bestaande kopie.

Dit is de juiste aanpak voor bestanden die je bewaart en regelmatig verzendt: sjablonen, standaardovereenkomsten, merkmateriaal en al voorbereide producten. De ontvanger krijgt hetzelfde Drive-linkgedeelte, met de standaardlimiet van 100 downloads.

Als je geen automatische routering wilt

Soms wil je dat een bestand ongeacht de grootte een echte bijlage is, bijvoorbeeld omdat de ontvanger daar uitdrukkelijk om vroeg of omdat je naar een systeem stuurt dat ingebedde bijlagen vereist.

Voor bestanden van 18 MB of kleiner geldt automatische routering niet, dus die zijn al echte bijlagen.

Voor bestanden groter dan 18 MB heb je deze opties:

• Comprimeer tot 18 MB of kleiner, indien mogelijk: ZIP-archieven, kleinere afbeeldingsafmetingen of video met een lagere bitrate.
• Splits het op in meerdere bestanden van 18 MB of kleiner en voeg ze allemaal toe.
• Verzend via een ander kanaal dat deze grootte ondersteunt. De openbare deellinks van Drive werken ook buiten de opsteller; je kunt ook Slack, SFTP enzovoort gebruiken.

Er is geen instelling per bericht die afdwingt dat een groot bestand een echte bijlage blijft; de meeste e-mailsystemen zouden het toch weigeren.

Gevolgen voor de opslagpool

Automatisch gerouteerde bijlagen gebruiken ruimte in je pool. Een bijlage van 30 MB gebruikt 30 MB totdat je deze uit Drive verwijdert. Als de ontvanger het bestand downloadt, wordt de opslag niet verdubbeld.

Als je veel grote bijlagen verstuurt, raakt de pool na verloop van tijd vol. De oplossing is hetzelfde als voor elke andere Drive-verbruiker: verwijder wat je niet nodig hebt, leeg Trash of breid de pool uit.

Je kunt er ook een gewoonte van maken om bestanden die je voor e-mail hebt gemaakt regelmatig te bekijken en te verwijderen als je ze niet meer nodig hebt.

Gedrag buiten webmail

Deze automatische optie geldt alleen in de TrekMail webmail composer. Als je vanuit Outlook, Apple Mail, Thunderbird of een andere e-mailapp verzendt, maakt en verstuurt die app zelf de bijlage. Gebruik wanneer nodig een Drive-deellink voor grote bestanden.

In dat geval:

• Zijn bijlagen echte MIME-bijlagen, ongeacht hun grootte.
• Hanteren je e-mailapp en het e-mailsysteem van de ontvanger ieder hun eigen regels voor berichtgrootte.

Als je regelmatig grote bestanden vanuit een desktop-e-mailclient verzendt, is de duidelijkste werkwijze: upload eerst naar Drive, maak een openbare deellink en plak deze in de berichttekst. De ontvanger heeft dezelfde ervaring als bij automatische routering in webmail, maar jij voert de stappen handmatig uit.

Veelvoorkomende scenario's

"Mijn ontvanger zegt dat het bestand niet kan worden gedownload." Controleer het bestand en de link in Drive. Veelvoorkomende oorzaken zijn een verlopen link, een bereikte downloadlimiet of een bestand dat naar Trash is verplaatst. Door een bestand naar Trash te verplaatsen, worden de actieve links ingetrokken. Maak daarom een nieuwe link nadat je het bestand hebt hersteld.

"Het bestand verschijnt in sommige clients als bijlage en in andere als link." Dat gebeurt niet: de berichttekst bevat een link in HTML en een tekstuele verwijzing in het plattetekstgedeelte. Beide clients zien de link, alleen in een andere visuele stijl. Er wordt niet per client geschakeld.

"Ik wil hetzelfde grote bestand naar 50 personen sturen zonder 50 verschillende links." Stuur één bericht met het bestand toegevoegd; alle 50 ontvangers zien dezelfde link. Je kunt ook een deellink handmatig in één bericht plakken dat je via BCC aan 50 personen stuurt.

"Het bedrijf van mijn ontvanger verwijdert downloadlinks uit e-mails." Sommige bedrijfsfilters beschouwen elke externe link als verdacht. Maak het bestand kleiner of gebruik een ander kanaal. TrekMail heeft geen instelling om filtering aan de kant van de ontvanger te omzeilen.

Volgende stappen

• Openbare deellinks, het onderliggende linkmechanisme, inclusief handmatig maken en alle opties.
• Bestanden uploaden naar Drive, om Drive vooraf te vullen met sjablonen en merkmateriaal voor de bestandskiezer.
• Gedeelde opslagquota uitgelegd, hoe bijlagen meetellen voor je pool.