Nodig een heel team tegelijk uit voor TrekMail

Stuur veel mensen tegelijk een instellink. Jij kiest het domein; iedere ontvanger kiest bij het afronden van de instelling zelf de naam en het wachtwoord van de mailbox.

Moet de beheerder de wachtwoorden bepalen? Gebruik dan Mailboxen in bulk maken. Upload een CSV-bestand met e-mailadressen en wachtwoorden om de mailboxen meteen aan te maken.

Voor wie is dit bedoeld?

• Accounteigenaren die een heel team of een hele afdeling toegang geven.
• Bureaus die e-mail voor meerdere klanten tegelijk invoeren.
• Beheerders die gebruikers van een andere e-mailprovider overzetten.

Wat krijg je?

• Snelle onboarding: nodig maximaal 500 personen per batch uit in plaats van iedereen afzonderlijk.
• Geen wachtwoorden onderweg: iedere ontvanger maakt rechtstreeks een eigen wachtwoord aan.
• Controle vóór verzending: bekijk je lijst, herstel fouten en bevestig alles voordat er een e-mail wordt verzonden.
• Bewaking van de abonnementslimiet: het systeem controleert de vrije plaatsen, zodat je nooit boven je abonnement uitkomt.

Voordat je begint

• Het domein moet Actief zijn en de DNS-controle hebben doorstaan.
• Wij moeten de mail voor het domein hosten. Een domein waarvan inkomende mail bij een andere provider blijft, kan geen mailboxen bevatten. Het staat daarom niet in de keuzelijst en een uitnodiging ervoor wordt geweigerd.
• Je abonnement moet nog vrije plaatsen voor mailboxen hebben. Openstaande uitnodigingen tellen mee voor de limiet.
• Maak een lijst met e-mailadressen, één per regel of gescheiden door komma's, of zet ze in een .txt-bestand. De browser accepteert een bestand van maximaal 1 MB. Ook de verwerkte invoer moet binnen de serverlimiet van 100.000 tekens blijven.

Invoerindelingen

Je kunt de adressen rechtstreeks invoeren of een bestand uploaden. Wil je vooraf eigen opslag aan een ontvanger toewijzen, zet dan een hoeveelheid achter het adres, bijvoorbeeld , 5 GB, , 2048 MB of , 1.5 GB. Ontvangers zonder zo'n hoeveelheid gebruiken de gedeelde opslag. Dat is de standaardinstelling.

Invoer in het tekstvak:

alice@company.com
bob@company.com, 5 GB
carol@company.com
support@company.com, 2048 MB

Je kunt nog steeds meerdere adressen op één regel zetten volgens de oude, door komma's gescheiden indeling. Zet dan geen hoeveelheid opslag op dezelfde regel:

alice@company.com, bob@company.com, carol@company.com

Bestand uploaden:

• Ondersteunde indeling: .txt met platte tekst
• Uploadlimiet in de browser: 1 MB
• Serverlimiet voor de invoer: 100.000 tekens
• Eén adres per regel, eventueel gevolgd door , <grootte> voor eigen opslag

Stapsgewijs: uitnodigingen in een batch versturen

Stap 1: Invoer

1. Open Mailboxen in de linkerzijbalk.
2. Kies Groepsuitnodigingen op de kaart Nieuwe mailbox maken.
3. Domein: kies het domein waartoe alle mailboxen gaan behoren.
4. E-mailadressen: gebruik een van deze mogelijkheden:
   • Plak de adressen in het tekstvak, één per regel of gescheiden door komma's.
   • Klik op Bestand uploaden, of sleep een bestand naar de pagina, om een .txt-bestand te uploaden.
5. Klik op Controleren om naar het voorbeeld te gaan.

Stap 2: Voorbeeld

Het voorbeeld toont een samenvatting en deelt de adressen in op status.

Overzichtskaarten:

Adresgroepen:

Ongeldige e-mailadressen bewerken:

1. Klik naast het adres in het gedeelte "Ongeldig e-mailadres" op het potloodpictogram.
2. Corrigeer het adres in de editor op dezelfde regel.
3. Klik op Opslaan. De hele lijst wordt automatisch opnieuw gecontroleerd. Is het verbeterde adres geldig, dan gaat het naar "Klaar voor verzending".

Je kunt onderaan ook op Opnieuw controleren klikken om de hele lijst handmatig opnieuw te laten controleren.

Opmerking: adressen worden gecontroleerd op zowel indeling als bereikbaarheid. Een adres met een niet-bestaand domein, zoals user@fake.xyz, wordt ongeldig verklaard, ook als de indeling correct is.

Adressen verwijderen:

Klik naast een adres op X om het uit de batch te verwijderen.

Stap 3: Versturen

Wanneer je lijst klaar is:

1. Controleer het aantal onder Klaar voor verzending.
2. Klik op X uitnodigingen versturen, waarbij X het aantal geldige adressen is.
3. Wacht op het bevestigingsscherm.

Stap 4: Resultaat

Het resultaatscherm toont:

• Met succes verstuurd: het aantal verzonden uitnodigingen.
• Status: bevestiging dat alle uitnodigingen zijn verstuurd.

Klik op Gereed om terug te keren naar de pagina Mailboxen.

Wat gebeurt er daarna?

Iedere ontvanger krijgt een e-mail met een eenmalige instellink. Na het openen voert de ontvanger de volgende stappen uit:

1. De naam van de mailbox kiezen, oftewel het deel vóór de @.
2. Een eigen wachtwoord van minimaal 12 tekens instellen.
3. Een eenmalige herstelcode ontvangen die na 24 uur verloopt. Als later een herstel nodig is, kan er een nieuwe code worden uitgegeven.

Na afronding staat de mailbox als actief in je lijst Mailboxen.

Gebruikers van White Label Lite: E-mails voor groepsuitnodigingen gebruiken je ingestelde merknaam. Heb je een eigen host geactiveerd, deel dan uitsluitend de hostnaam die in het scherm Branding van het domein als Actief staat. Stel nooit zelf een adres samen aan de hand van een voorbeeld. Lees Wat je klanten zien voor de volledige onboarding.

Limieten

Mailboxlimieten per abonnement:

Openstaande uitnodigingen tellen mee voor de limiet. Heb je 95 mailboxen met Starter, waar de limiet 100 is, dan kun je nog maar 5 uitnodigingen versturen.

Snelle oplossingen en probleemoplossing

Aanbevolen werkwijze

• Controleer je lijst zorgvuldig voordat je op Controleren klikt. Een tekstbestand herstellen is eenvoudiger dan tientallen uitnodigingen intrekken.
• Verstuur niet naar onbevestigde adressen. Zorg dat de ontvangers de uitnodiging verwachten om spamklachten te voorkomen.
• Begin klein als je twijfelt. Stuur eerst een testbatch van 5 tot 10 uitnodigingen voordat je iedereen uitnodigt.
• Volg hoeveel mensen afronden. Op de pagina Mailboxen zie je welke uitnodigingen nog openstaan.