Armazenamento e cotas compartilhadas das caixas

Seu plano TrekMail inclui uma alocação de armazenamento compartilhada. O e-mail usa esse espaço em todos os planos. Quando a conta tem acesso ao Drive, os arquivos também usam o mesmo espaço. Starter, Pro e Agency incluem Drive; Nano precisa de um complemento ou período de teste do Drive. Uma caixa com alocação dedicada usa o volume reservado para ela. Este guia explica a diferença, o que conta em cada limite e o que fazer quando o espaço está acabando.

Para quem é este guia

• Administradores que recebem alertas de "Armazenamento cheio".
• Usuários que querem saber por que uma caixa parou de aceitar novas mensagens.
• Quem precisa planejar a capacidade conjunta de e-mail e Drive.

O que conta no espaço compartilhado

O espaço é usado por tudo que armazena bytes no TrekMail:

• E-mail: todas as mensagens de todas as caixas, incluindo Caixa de entrada, Enviados, Rascunhos, Spam, Lixeira, pastas personalizadas e anexos.
• Drive do Webmail: arquivos enviados pelos titulares das caixas na interface do Webmail.
• Drive da conta: arquivos enviados pelo titular da conta no painel, inclusive pastas compartilhadas com toda a conta.
• Itens na lixeira: arquivos excluídos do Drive ficam na Lixeira por 30 dias e continuam contando até você esvaziá-la ou o prazo terminar.

Uma caixa que usa armazenamento compartilhado não tem divisões separadas "somente e-mail" e "somente Drive". Uma caixa de entrada pequena e um Drive grande, ou o contrário, usam o mesmo espaço da conta.

Limites de armazenamento por plano

Por padrão, toda a alocação do plano é dividida entre caixas e aliases. Quando o Drive está disponível, seus arquivos também a utilizam. A aplicação do limite ocorre no nível da conta, não por caixa, portanto uma única caixa pode usar quase todo o espaço enquanto as outras permanecem pequenas.

Ampliar o espaço

Dois complementos pagos podem ampliar o espaço. Ambos somam capacidade ao mesmo espaço único. Não existem capacidades separadas "somente e-mail" e "somente Drive" competindo entre si.

• Complemento Armazenamento dedicado para e-mail: comprado na página Faturamento. Adiciona megabytes ao espaço. É útil quando você precisa de mais capacidade para e-mail e Drive sem mudar o plano de e-mail.
• Assinatura do complemento Drive: comprada na página Planos. É uma assinatura separada que adiciona entre 250 GB e 100 TB ao espaço, com cobrança mensal ou anual em 10 moedas. Consulte Preços e planos do complemento Drive.

A capacidade disponível para caixas em armazenamento compartilhado é calculada assim:

espaço = armazenamento do plano básico
       + complemento Armazenamento dedicado para e-mail, se houver
       + armazenamento do complemento Drive, se houver
       − alocações dedicadas por caixa

Veja o detalhamento completo com exemplos em Explicação das cotas de armazenamento compartilhado.

Armazenamento compartilhado ou dedicado

Cada caixa pode usar um de dois modos:

• Compartilhado (padrão): a caixa usa o espaço da conta junto com todas as outras caixas compartilhadas. É ideal para equipes em que o uso elevado de uma pessoa é compensado pelo uso menor das demais.
• Dedicado: um volume fixo é reservado exclusivamente para a caixa. Ela não pode ultrapassá-lo e outras caixas não podem usá-lo. É ideal para contas VIP, executivos ou caixas que precisam de margem garantida.

O cabeçalho do Webmail mostra o modo ativo, por exemplo 0 MB de 5 GB (dedicado) ou 0 MB de 50 GB (compartilhado).

Você pode escolher o modo nos quatro fluxos de criação e alterná-lo a qualquer momento:

1. Abra a página Caixas de e-mail.
2. Abra o menu de três pontos ao lado da caixa.
3. Escolha Editar armazenamento.
4. Marque ou desmarque Armazenamento compartilhado, defina o tamanho e salve.

As alocações dedicadas são validadas em relação ao espaço atual no momento de salvar. Se a alocação já não couber, por exemplo porque outra caixa aumentou a dela antes, o sistema mostra o espaço disponível. Uma caixa dedicada usa sua alocação tanto para e-mail quanto para os arquivos do Drive pessoal.

Como o e-mail é armazenado

Duas otimizações em segundo plano reduzem o espaço ocupado pelo e-mail. Ambas são transparentes e não exigem ação:

1. Compactação automática. Novas mensagens são gravadas com compactação gzip. Em caixas com muito texto, isso reduz cerca de 20-30% do tamanho bruto. Anexos binários grandes, como imagens, PDFs e arquivos compactados, já são compactados pelo próprio formato e não se beneficiam mais.
2. Externalização de anexos. Partes de mensagens maiores que 512 KB são movidas para armazenamento de objetos na nuvem e substituídas por uma referência na mensagem. O cliente mostra a mensagem exatamente como foi enviada e baixa os anexos quando necessário. Anexos idênticos enviados a várias caixas da conta são armazenados uma única vez.

O uso mostrado no painel já considera essas otimizações e é o valor realmente contado na cota. Arquivos do Drive são armazenados separadamente do e-mail, mas entram no mesmo total.

Conferir o uso

1. Global. A página Visão geral mostra uma barra do uso total da conta em relação ao limite do plano. Ela reúne e-mail e Drive em um único percentual.
2. Widget Maiores caixas. Destaca as caixas que usam mais espaço de e-mail.
3. Por caixa. A lista Caixas de e-mail mostra em MB quanto cada caixa usa somente para e-mail. Clique no cabeçalho Armazenamento ou use Ordenar por → Armazenamento (maior para menor) para encontrar rapidamente quem mais usa.
4. Uso do Drive. Abra o Drive (/drive) para ver o detalhamento do armazenamento por pasta.

Clientes IMAP também podem ler diretamente a cota de e-mail com o comando padrão GETQUOTAROOT. A maioria a exibe como uma barra na lista de pastas. O IMAP vê apenas a parcela de e-mail do espaço.

Detalhes da aplicação dos limites

• Aliases compartilham armazenamento. Um alias é um endereço extra que entrega em uma caixa existente e não possui espaço próprio. As mensagens enviadas a ele contam na caixa principal e no espaço da conta. Adicionar um alias, por si só, não aumenta o consumo.
• Arquivos do Drive contam por inteiro. Um arquivo de 1 GB enviado ao Drive da conta usa 1 GB do espaço, assim como 1 GB de e-mail.
• A Lixeira do Drive conta. Arquivos excluídos continuam usando espaço por 30 dias. Se precisar recuperá-lo imediatamente, esvazie a Lixeira na respectiva visualização.
• Margem de tolerância para e-mail. É permitido 10% acima do limite para a última mensagem recebida, para evitar que uma entrega no limite seja rejeitada apenas pelo momento do processamento.
• Tamanho máximo por mensagem. 50 MB por e-mail, incluindo anexos. Para anexos maiores que 18 MB, o Webmail os encaminha automaticamente pelo Drive como link de download. Consulte Enviar anexos grandes pelo Drive.
• Ponto de aplicação. No e-mail, durante a entrega recebida; no Drive, durante o upload. Leituras, como busca por IMAP e download do Drive, nunca são bloqueadas mesmo quando o espaço está cheio.

O que acontece quando o espaço acaba

Se a conta ultrapassar o armazenamento total:

1. Mensagens recebidas são rejeitadas com 552 5.2.2 Mailbox is full. O remetente recebe uma notificação de falha.
2. Mensagens enviadas continuam funcionando, mas salvar em Itens enviados pode falhar se a cópia não couber.
3. Uploads no Drive são rejeitados com o erro "espaço insuficiente". Arquivos existentes continuam funcionando, incluindo downloads, links compartilhados e abertura; apenas novos uploads ficam bloqueados.
4. O acesso IMAP permanece disponível. Você pode entrar, ler ou excluir mensagens existentes para liberar espaço.

Impedir que uma caixa ocupe todo o espaço

Como o espaço é compartilhado, uma pessoa que usa o Drive como nuvem pessoal pode consumir a capacidade necessária ao e-mail do restante da conta. Há duas formas de limitar isso.

Armazenamento por caixa: dê à caixa uma alocação dedicada, conforme descrito em Armazenamento compartilhado ou dedicado. Isso limita o uso conjunto de e-mail e Drive pessoal dessa caixa.

Acesso ao Drive por caixa: na aba Limites, restrinja o Drive a anexos de e-mail ou desative-o. O e-mail continua funcionando, inclusive o envio de arquivos acima do limite de anexos como link de download, mas não existe um repositório de arquivos capaz de ocupar todo o espaço. Use essa opção quando você vende e-mail, não armazenamento. Ela pode ser aplicada a várias caixas de uma vez.

Nenhuma opção exclui conteúdo já armazenado. A aba Limites mostra o que a caixa mantém e oferece a remoção. Consulte Limitar ou desativar o Drive para uma caixa.

Ao reduzir o plano ou cancelar um complemento

Se você mudar para um plano com limite menor ou cancelar o complemento Drive quando o uso já está acima do novo espaço:

1. Nada é excluído imediatamente. E-mails e arquivos existentes são preservados.
2. Novas mensagens recebidas são rejeitadas até você liberar espaço abaixo do limite.
3. Novos uploads no Drive são bloqueados com o mesmo erro "espaço insuficiente".
4. Você ainda pode acessar tudo por IMAP, Webmail ou Drive para fazer a limpeza.
5. Um upgrade ou reativação restaura imediatamente a entrega e os uploads.

No cancelamento do complemento Drive, há um período de tolerância de 7 dias em modo somente leitura a partir da entrada em vigor. Durante esse prazo, você pode reativar no mesmo nível antes da limpeza por excesso de cota. Se a conta continuar acima da capacidade restante depois dos 7 dias, arquivos do Drive podem ser excluídos permanentemente. Consulte Cancelar o complemento Drive.

Como liberar espaço

Em uma ordem aproximada de facilidade e reversibilidade:

1. Esvazie a Lixeira do Drive se você usa o Drive. Exclua definitivamente o que foi apagado nos últimos 30 dias e não é mais necessário.
2. Esvazie Lixeira e Spam das caixas. Ambos contam na cota.
3. Exclua anexos grandes. Ordene por tamanho no Outlook, Apple Mail, Thunderbird ou outro cliente e remova arquivos pesados desnecessários.
4. Exclua arquivos grandes do Drive. Abra o Drive, ordene as pastas por tamanho e remova o que não precisa.
5. Mude caixas dedicadas de volta para compartilhadas. Uma caixa com 20 GB reservados que usa apenas 2 GB prende 18 GB que o restante da conta não pode usar. Ao mudá-la para compartilhada, esses bytes voltam ao espaço comum.
6. Compre ou amplie o complemento Drive para aumentos grandes, de 250 GB a 100 TB.
7. Faça upgrade do plano para um aumento moderado. Por exemplo, Pro para Agency adiciona 150 GB.

Guias relacionados

• Explicação das cotas de armazenamento compartilhado, cálculo completo com exemplos.
• Preços e planos do complemento Drive, seletor, níveis e moedas.
• Lixeira e restauração de arquivos, funcionamento da Lixeira e retenção de 30 dias.
• O que é o TrekMail Drive?, visão geral do produto de armazenamento.