E-mail doorsturen vanuit een TrekMail-mailbox

Met doorsturen laat je inkomende mail automatisch naar een of meer andere adressen gaan, zoals een persoonlijk Gmail-account, een CRM of een assistent. Dit is handig voor gedeelde adressen, tijdelijke vervanging of het samenbrengen van meerdere inboxen.

Zoek je voorwaardelijk doorsturen? Wil je slechts bepaalde berichten doorsturen op basis van afzender, onderwerp of inhoud, gebruik dan E-mailfilters. Het tabblad Doorsturen stuurt alles wat binnenkomt door.

Hoeveel doelen per mailbox?

Een mailbox kan tegelijk naar meerdere adressen doorsturen. Het maximum hangt af van je abonnement:

Kom je boven het maximum, dan weigert het dashboard op te slaan en zie je hoeveel doelen je probeerde toe te voegen en hoeveel je abonnement toestaat. Neem een ander abonnement om het maximum te verhogen.

Waar vind je dit?

1. Open Mailboxen.
2. Klik op Beheren naast de mailbox die je wilt instellen.
3. Open het tabblad Doorsturen. De beschikbare tabbladen hangen af van het type, het abonnement en de status van de mailbox:

Doorsturen instellen

1. Schakel op het tabblad Doorsturen de optie Doorsturen inschakelen in.
2. Voer het eerste doel in het veld Doorsturen naar in.
3. Klik voor meer ontvangers op + Doel toevoegen. Iedere regel is een afzonderlijk doel en kan met de prullenbak worden verwijderd. De teller onder de titel, bijvoorbeeld 3 van 15 gebruikt, toont hoeveel ruimte je nog hebt binnen de abonnementslimiet.
4. Kies of je Een kopie in deze mailbox bewaren wilt:
   • Ingeschakeld: berichten blijven in je TrekMail-mailbox EN naar ieder doel wordt een kopie gestuurd.
   • Uitgeschakeld: berichten worden naar alle doelen omgeleid en in TrekMail wordt niets opgeslagen.
5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Het bewaren van een kopie geldt voor de hele instelling en niet voor afzonderlijke doelen. Of ieder doel krijgt een kopie en jij bewaart het origineel, of alle doelen krijgen een omleiding.

In bulk doorsturen

Zo pas je dezelfde instelling op meerdere mailboxen tegelijk toe:

1. Selecteer de mailboxen via de selectievakjes in de lijst.
2. Kies Doorsturen instellen... in de keuzelijst met bulkacties.
3. Voer de doeladressen in, één per regel, en pas de instelling toe.

De nieuwe instelling vervangt de oude. De bulkactie Doorsturen instellen vervangt de doelenlijst op iedere geselecteerde mailbox door wat je invoert. Bestaande doelen op die mailboxen worden verwijderd. Het venster toont een amberkleurige melding 'Overschrijven in bulk' om dit duidelijk te maken. Wil je aan één mailbox een doel toevoegen zonder de andere te wijzigen, bewerk die mailbox dan rechtstreeks zoals hieronder wordt beschreven.

Snelkoppeling voor één mailbox. Selecteer je precies één mailbox en kies je Doorsturen instellen..., dan slaat het dashboard het bulkvenster over en opent meteen het tabblad Doorsturen van die mailbox. Daar zie je de huidige doelen en kun je afzonderlijke regels toevoegen of verwijderen. De volledige vervanging is dan niet van toepassing.

Controle per mailbox. Bij instellen in bulk wordt iedere mailbox afzonderlijk gecontroleerd. Zou een geselecteerde mailbox een doorstuurlus vormen of naar zichzelf doorsturen, dan wordt de hele batch geweigerd, wordt de betreffende mailbox genoemd en wordt niets opgeslagen.

Andere bulkacties voor doorsturen:

Een doel verwijderen of bewerken

Gebruik op het tabblad Doorsturen van één mailbox het potlood om een opgeslagen doel te bewerken of de prullenbak om het te verwijderen. Klik daarna op Wijzigingen opslaan. Het dashboard controleert de volledige lijst voordat de opgeslagen doelen worden vervangen. Zo blijft er niet per ongeluk een actieve regel zonder ontvanger staan.

Voer in het bulkvenster eerst alle wijzigingen uit en pas daarna de actie toe. Die actie vervangt de doelenlijst op iedere geselecteerde mailbox.

Mailboxen met meerdere doelen herkennen

Op de pagina Mailboxen toont een mailbox met extra doelen het eerste adres, gevolgd door een klein +N-label:

→ Doorsturen naar alice@example.com +2

Houd de aanwijzer boven het label om het totale aantal doelen te zien.

Hoe doorsturen werkt

Wanneer een bericht binnenkomt, past TrekMail de ingestelde doorstuurdoelen van de mailbox toe. Laat Een kopie in deze mailbox bewaren ingeschakeld totdat je een echt testbericht naar ieder doel hebt gestuurd, vooral als je meerdere adressen tegelijk wijzigt.

SPF en authenticatie: TrekMail gebruikt SRS, het Sender Rewriting Scheme, voor doorgestuurde mail om ontvangende servers te helpen SPF te beoordelen. De ontvangende provider neemt nog steeds zelf beslissingen over spam en aanvaarding. Je bevestigt een goede instelling daarom het best met een testbericht.

Doelen controleren

Bij het opslaan van een doorstuuradres controleert TrekMail of de doeldomeinnaam geldige MX- of A-records in DNS heeft. Kan het domein geen e-mail ontvangen, dan zie je:

'Het domein waarnaar je doorstuurt lijkt geen e-mail te accepteren. Controleer het adres.'

De controle vindt per doel plaats. Heb je vijf adressen toegevoegd en is er maar één fout, dan wordt opslaan geweigerd en wordt dat adres genoemd. Je kunt het herstellen zonder de andere te wijzigen.

Veelvoorkomende problemen

• 'Het domein waarnaar je doorstuurt lijkt geen e-mail te accepteren.' Controleer het doel op typefouten. Is het juist, dan heeft het doeldomein mogelijk een DNS-probleem; vraag de ontvanger dit te controleren.

• 'Te veel doorstuurdoelen: N opgegeven, maximaal K met dit abonnement.' Je hebt het maximum van je abonnement overschreden. Verwijder regels of neem een ander abonnement voor een hogere limiet.

• De optie voor doorsturen staat op 'Inactief' Je gebruikt Free of je abonnement is verlopen. Je instellingen blijven bewaard; wijzig of verleng het abonnement om ze te activeren.

• Doorstuurlus Je hebt A → B en B → A ingesteld, of een langere keten die bij zichzelf terugkomt. Zorg dat iedere keten eindigt in een echte externe inbox. TrekMail volgt doorstuurketens binnen je account tot 10 stappen en blokkeert de instelling wanneer er een lus is.

• Berichten ontbreken in TrekMail en bij alle doelen Een kopie bewaren staat uit en ten minste één doel heeft het bericht geweigerd. Schakel Een kopie bewaren in totdat je hebt bevestigd dat ieder doel betrouwbaar is.

• Doorgestuurde berichten komen in spam terecht TrekMail gebruikt ARC en SRS om de authenticatie te behouden. Controleer bij aanhoudende problemen of het doel het IP-adres van TrekMail niet op een blokkeerlijst heeft gezet.