Een eigen opslaglimiet voor elke klant

Als je e-mail doorverkoopt, gebruiken al je klanten de opslag van jouw account. Eén drukke klant kan de ruimte opmaken waar een andere klant op rekende, en de beheerder van elke klant ziet het totaal van jouw account alsof het van hem is.

Een opslaglimiet geeft de domeinen van een klant een eigen hoeveelheid ruimte, bijvoorbeeld 50 GB. E-mail en Drive in die domeinen tellen mee, en de beheerders van de klant verdelen die ruimte over hun mailboxen, net zoals jij je account verdeelt.

Waarom een limiet instellen

• Een grootte die je kunt verkopen. De mailboxgroottes die de klant uitdeelt, zijn samen nooit groter dan de limiet.
• Minder werk voor jou. De beheerders van de klant regelen mailboxgroottes zelf. Hebben ze meer ruimte nodig, dan vraagt het dashboard hen contact op te nemen met hun beheerder, zonder jouw bedrijf te noemen.
• Jouw totaal blijft privé. Hun overzicht toont hun limiet, niet jouw account.
• Eén getal voor meerdere domeinen. Eén limiet geldt voor alle domeinen van een klant.

Een limiet instellen

De accounteigenaar kan limieten wijzigen, en ook een teamlid dat mensen beheert en alle domeinen bereikt. Wie tot bepaalde domeinen is beperkt, zoals de eigen beheerder van een klant, ziet deze instelling nooit.

1. Open Team en klanten.
2. Kies Toegang bewerken in de rij van de klant, of Mensen uitnodigen voor iemand die nog niet in je team zit.
3. Kies de domeinen. Het onderdeel Opslag verschijnt zodra de persoon tot minstens één domein is beperkt.
4. Kies Eigen limiet en typ een grootte in GB, of klik op 10, 25, 50 of 100 GB.
5. Sla op.

De limiet geldt voor elk domein op de lijst van deze persoon. Heeft iemand anders in je team een van die domeinen, dan staat die persoon onder Geldt ook voor, want ze delen dezelfde limiet.

Een balk laat zien wat de domeinen al gebruiken. De limiet kan niet lager zijn dan de vaste groottes en openstaande uitnodigingen in die domeinen, en ook niet lager dan wat ze al opslaan. Het venster legt onder het veld uit welke grens geldt, en snelle groottes die te laag zijn, staan grijs.

Er wordt alleen iets aan de opslag bewaard als je dat zelf kiest: door op een kaart te klikken, een grootte te typen of een snelle grootte te kiezen. Als je later iemands rol of machtigingen aanpast, blijft de limiet ongemoeid.

Vallen de domeinen die je kiest deels onder een limiet en deels niet, dan is geen van beide kaarten geselecteerd en staat er een melding. Kies Eigen limiet om ze allemaal onder die limiet te brengen, of Accountopslag om de limiet te verwijderen.

Vink je een domein uit dat onder een limiet valt, dan vertelt het venster wat opslaan doet: het domein verlaat de limiet, of het blijft erin omdat iemand anders het nog heeft.

Om een limiet te verwijderen, kies je Accountopslag en sla je op. Het venster toont eerst om welke domeinen en mensen het gaat. Mailboxen houden hun vaste grootte, en mailboxen met gedeelde opslag gebruiken weer de vrije ruimte van je account.

De lijst van Team en klanten toont een kolom Opslag: het gebruik ten opzichte van de limiet, bijvoorbeeld '3.4 GB van 50 GB', Accountopslag zonder limiet, of Per domein als iemands domeinen verschillende instellingen hebben. Opslagwijzigingen die je hier maakt, verschijnen in de teamtijdlijn.

Een limiet waarvan niemand in je team de domeinen heeft, bijvoorbeeld een die je via de API instelde voordat je de klant uitnodigde of een die bleef staan nadat je de klant verwijderde, staat onder de lijst bij Opslaglimieten zonder klant, waar je de grootte kunt wijzigen of de limiet kunt opheffen.

Wat de beheerder van de klant ziet

Als alle domeinen van een persoon één limiet delen, en die limiet voor geen ander domein geldt:

• Overzicht. De kaart Opslag heeft de titel Je opslaglimiet en meet e-mail en Drive in hun domeinen tegen die limiet. Bij 75% staat er Raakt vol en bij 90% Bijna vol, met het advies ruimte vrij te maken of hun beheerder om meer te vragen.
• Mailboxgroottes. Bij Opslag bewerken, en bij het maken van een mailbox of het uitnodigen van iemand, is de getoonde beschikbare ruimte wat er nog vrij is in de limiet, nooit meer dan je account nog over heeft.
• Te groot. Een grootte die niet past, toont 'Dit is meer dan je opslaglimiet toestaat. Vraag je beheerder om meer ruimte.'
• Drive. De rol Klant bevat geen Account Drive meer, dus Drive staat niet in het menu van hun dashboard. Elke mailbox houdt een eigen Drive in de webmail.

Vallen de domeinen van een persoon onder verschillende limieten, hebben sommige er geen, of geldt hun limiet ook voor een domein dat ze niet hebben, dan toont hun overzicht de opslag van het account, zoals voorheen. Zet alle domeinen van een klant onder één limiet, en geef de beheerders van die klant al die domeinen.

Kies jij, of iemand anders die limieten mag wijzigen, een grootte die niet past, dan noemt de melding hoeveel er nog in de limiet over is en dat je die kunt verhogen in Team en klanten.

E-mails als een limiet volraakt

Bereikt een limiet 75%, 90% en 100%, dan krijgen de mensen van de klant die mailboxen beheren een e-mail. Bij 90% en 100% krijg jij er ook een. De eerste twee zijn dezelfde punten waarop hun overzicht Raakt vol en Bijna vol toont.

Wie hem krijgt bij de klant. Mensen aan de kant van de klant, beperkt tot de domeinen van die klant, die alle domeinen van de limiet hebben en mailboxen mogen beheren: de rollen Klant en Mailboxbeheerder, en een rol Aangepast waarmee mailboxen beheerd mogen worden. Geen e-mail krijgen mensen met Domeinbeheerder, Alleen lezen of Alleen webmail, mensen die hun uitnodiging nog niet hebben geaccepteerd en mensen van wie de toegang is opgeschort. Mensen in je eigen team die alle domeinen bereiken, krijgen in plaats daarvan de e-mail aan jou, als ze limieten mogen wijzigen.

Wat erin staat. Het onderwerp is 'Je opslag is voor 75% vol', 'Je opslag is bijna vol' of 'Je opslag is vol'. De e-mail:

• noemt hoeveel er in gebruik is, bijvoorbeeld '38 GB van 50 GB', en welke domeinen de ruimte delen;
• toont tot drie mailboxen die de meeste ruimte gebruiken, met hun grootte;
• waarschuwt bij 90% dat sommige mailboxen geen nieuwe e-mail meer ontvangen als de ruimte op is, en bij 100% dat sommige mailboxen misschien geen nieuwe e-mail ontvangen totdat er ruimte is vrijgemaakt;
• legt uit hoe je ruimte vrijmaakt: oude berichten en grote bijlagen verwijderen, de Prullenbak legen en Drive-bestanden verwijderen die niet meer nodig zijn;
• raadt hen aan hun beheerder om meer ruimte te vragen als dat nodig is, zonder jouw bedrijf te noemen;
• heeft een knop Mailboxen openen die Mailboxen in hun dashboard opent.

Welk merk hij draagt. De e-mail ziet eruit als het dashboard waar hij naartoe leidt. Heeft het domein van de klant een actief dashboardadres met jouw merk, dan toont de e-mail jouw merknaam, logo en kleuren, komt hij van je Afzenderadres als je dat hebt ingesteld, en gaan antwoorden naar je Reply-to-adres. De knop opent jouw dashboard met jouw merk. Zonder merk op het domein is het een gewone TrekMail-e-mail, net als hun dashboard. Iedereen krijgt hem in de eigen taal of, als die niet is gekozen, in de taal van de accounteigenaar.

De e-mail aan jou. De accounteigenaar, en iedereen in je team die limieten mag wijzigen, krijgt een e-mail bij 90% en 100%. Dat is een TrekMail-e-mail, net als de rest van de mail voor je account. Het onderwerp is 'De opslag van een klant is bijna vol' of 'De opslag van een klant is vol', gevolgd door het domein van de klant. Hij noemt de domeinen van de limiet, hoe vol die is, bijvoorbeeld '47 GB van 50 GB', en welke mensen van de klant zijn ingelicht. De knop Team en klanten openen brengt je naar de plek waar je de limiet kunt verhogen.

Hoe vaak.

• Eén e-mail elke keer dat het gebruik 75%, 90% of 100% passeert. Er zijn geen wekelijkse herinneringen.
• Passeert het gebruik tussen twee controles meer dan één van deze punten, dan gaat er maar één e-mail uit, over het hoogste.
• Dezelfde e-mail komt pas opnieuw als het gebruik minstens 5 punten onder dat punt zakt en daarna weer stijgt. Bijvoorbeeld: na de e-mail bij 90% maakt de klant ruimte vrij tot 80%; bereikt het gebruik later weer 90%, dan komt er een nieuwe e-mail.
• Het gebruik wordt een paar keer per dag gecontroleerd, nadat de ruimte die e-mail inneemt opnieuw is berekend. Die berekening kan een paar uur achterlopen, dus een e-mail kan een paar uur na het bereiken van dat punt binnenkomen.
• Je kunt je niet afmelden voor deze e-mails.

Gedeelde opslag en vaste groottes binnen een limiet

Binnen een limiet werken mailboxen zoals in je account, alleen een niveau lager:

• Vaste grootte. Een mailbox met een eigen grootte reserveert die in de limiet, voor de e-mail en de Drive-bestanden van die mailbox. Vaste groottes en openstaande uitnodigingen zijn samen nooit groter dan de limiet.
• Gedeelde opslag. Een mailbox met Gedeelde opslag aangevinkt gebruikt de vrije ruimte van de limiet: de limiet min de vaste groottes, nooit meer dan je account nog over heeft.

Hier gelden twee strengere regels. Een mailbox kan niet kleiner worden dan wat er al in staat; groter maken mag, zolang er in de limiet nog ruimte is. En een vaste grootte die niet in de limiet past, wordt voor iedereen geweigerd, ook voor jou.

Elke mailbox met gedeelde opslag is afzonderlijk begrensd op de vrije ruimte van de limiet, net als in je account. Groeien er meerdere tegelijk, dan kan hun totaal boven de limiet uitkomen, en de kolom Opslag laat dat zien. Wil je een harde grens voor één mailbox, geef die dan een vaste grootte. Het e-mailgebruik wordt om de paar uur opnieuw geteld, dus de cijfers kunnen iets achterlopen.

Drive binnen een limiet

Drive-bestanden van mailboxen in een domein met een limiet tellen mee voor de limiet. Daarnaast geldt voor die mailboxen:

• ze zien de mappen niet die je met alle mailboxen deelt, want daarin kunnen bestanden van andere klanten staan;
• ze kunnen hun eigen mappen niet met alle mailboxen delen;
• ze kunnen niets meer uploaden via synchronisatie-apps (WebDAV) zodra hun ruimte vol is. Verwijderen werkt nog wel, zodat een volle klant vanuit de app ruimte kan vrijmaken.

Je eigen Account Drive telt mee voor jouw account, niet voor de limiet van een klant.

API en MCP

Je kunt opslaglimieten van klanten ook lezen en instellen, en de grootte van een mailbox wijzigen, via de REST API en de MCP-server. Daarbij geldt dezelfde regel: alleen wie mensen beheert en alle domeinen bereikt, kan een limiet wijzigen. Zie White Label-teams beheren met API en MCP en het overzicht van de REST API.

REST-endpoints, onder /api/v1. Groottes zijn in MB en elke schrijfactie heeft de header Idempotency-Key nodig:

• GET /white-label/client-limits en GET /white-label/client-limits/{id}: de limieten tonen of er één lezen, met wat gereserveerd, gedeeld en gebruikt is (members:read).
• POST /white-label/client-limits: domain_ids een limiet van storage_limit_mb geven, of de limiet wijzigen die ze al delen (members:write).
• PATCH /white-label/client-limits/{id}: de grootte, de volledige set domeinen of beide wijzigen (members:write).
• DELETE /white-label/client-limits/{id}: een limiet verwijderen; de domeinen gebruiken weer de opslag van je account (members:write).
• PATCH /mailboxes/{id}/storage: storage_allocation_mb op een vaste grootte zetten, of op null voor gedeelde opslag (mailboxes:write).

MCP-tools: list_client_limits, set_client_limit en remove_client_limit in de White Label-toolset, en set_mailbox_storage. Op een zelf gehoste server hebben de drie tools die iets wijzigen TREKMAIL_ALLOW_DESTRUCTIVE=true nodig, en remove_client_limit ook confirm_remove=true.

Fouten die je kunt krijgen:

• client_storage_limit_exceeded (422): een vaste grootte past niet in wat de limiet nog over heeft; details.available_mb zegt hoeveel wel past.
• client_storage_below_usage (422): de mailbox zou kleiner worden dan wat er al in staat; zie details.used_mb.
• client_storage_limit_too_low (422): de limiet zou lager zijn dan wat de domeinen reserveren of opslaan; zie details.minimum_mb.
• client_storage_domains_conflict (409): de domeinen vallen onder verschillende limieten.

Veelgestelde vragen

Hoe verplaats ik een domein van de ene klant naar de andere? Haal het van de lijst van de eerste klant en sla op. Het venster laat zien of het domein diens limiet verlaat of erin blijft omdat iemand anders het nog heeft. Voeg het daarna toe aan de tweede klant. Heeft die klant een limiet, kies dan Eigen limiet en sla op om het domein eronder te brengen; anders sla je gewoon op. Houd deze volgorde aan, want domeinen onder twee verschillende limieten kunnen niet samen één limiet krijgen.

Kan ik een limiet verlagen? Ja, tot de hoogste van twee waarden: de vaste groottes en openstaande uitnodigingen in de domeinen, of wat ze al opslaan. Wil je lager, dan moet de klant eerst e-mail of bestanden verwijderen, of mailboxen van een vaste grootte naar gedeelde opslag zetten.

Wat gebeurt er als de limiet vol is? Een mailbox met gedeelde opslag neemt geen e-mail meer aan zodra die alle vrije ruimte van de limiet gebruikt, en een mailbox met een vaste grootte zodra die vol is. Afzenders krijgen een foutmelding en uploads naar Drive worden geweigerd. Lezen, downloaden en verwijderen blijven werken. E-mails waarschuwen de mensen van de klant die mailboxen beheren bij 75%, 90% en 100%, en jou bij 90% en 100%, zoals hierboven beschreven.

En domeinen die de klant toevoegt? Die komen op de domeinlijst van de klant en in de limiet die de domeinen van de klant delen.

Heb ik White Label Lite nodig? De limiet geldt zodra je die opslaat. Je klanten kunnen inloggen op je dashboard zodra White Label Lite actief is.

Kunnen de limieten van mijn klanten samen meer zijn dan mijn account heeft? Ja. Een limiet is een plafond, geen reservering, en geen enkele klant krijgt meer dan je account nog over heeft.

Gerelateerd

• Teamrollen en hun toegangsrechten
• De opslaggrootte van een mailbox wijzigen
• Mailboxopslag en gedeelde quota uitgelegd