Een nieuwe mailbox maken in TrekMail: 4 methoden

Een mailbox is je identiteit op internet, bijvoorbeeld verkoop@jouwbedrijf.nl. Je kunt zoveel mailboxen maken als je abonnement toestaat.

Voor wie deze handleiding is

• Beheerders die hun team instellen.
• Gebruikers die een nieuw adres zoals support of hallo toevoegen.
• Accounteigenaren die gebruikers uitnodigen om hun eigen mailbox in te stellen.

Voordat je begint

• Domeinstatus: je kunt een mailbox voorbereiden terwijl het domein nog op de DNS-instellingen wacht. Vertrouw niet op normale bezorging naar die mailbox voordat het domein als Actief wordt weergegeven.
• Een domein waarvoor wij e-mail hosten: een domein waarvan inkomende e-mail bij een andere provider blijft, kan geen mailboxen bevatten. Het verschijnt daarom niet in de keuzelijsten en een uitnodiging voor dat domein wordt geweigerd. Zie Verzenden vanaf een domein dat je niet host.
• Abonnementslimieten: controleer het gebruik van je abonnement op de pagina Overzicht. Nano-abonnementen staan maximaal 10 mailboxen per domein toe. Voor betaalde abonnementen gelden andere limieten: Starter 100, Pro 300 en Agency 1.000. Nieuwe accounts en proefaccounts kunnen tijdelijk een lagere aanmaaklimiet hebben. Het formulier toont de limiet die op dat moment voor het account geldt.

Een aanmaakmethode kiezen

Je kunt op vier manieren een mailbox maken:

• Eigenaar uitnodigen: stuur één persoon een instellink. Diegene kiest zelf het e-mailadres en wachtwoord. Dit is geschikt om afzonderlijke teamleden aan te melden.
• Bulkuitnodigingen: stuur meerdere mensen tegelijk een instellink, maximaal 500 per batch. Iedere ontvanger kiest een eigen adres en wachtwoord. Dit is geschikt om snel complete teams of afdelingen aan te melden.
• Handmatig maken: stel het adres en wachtwoord zelf in. Dit is geschikt voor gedeelde mailboxen of wanneer je alle inloggegevens beheert.
• Bulksgewijs maken: upload een CSV-bestand of plak gegevens om maximaal 500 mailboxen per batch te maken met door de beheerder ingestelde wachtwoorden. Dit is geschikt om in één keer veel accounts voor meerdere domeinen beschikbaar te maken.

Tip: weet je niet welke methode je nodig hebt? Gebruik de knop 'Handleiding' op de pagina Mailboxen. De interactieve rondleiding demonstreert alle vier methoden met gesimuleerde gegevens.

Optie A: eigenaar uitnodigen

Laat gebruikers hun eigen mailbox instellen. Jij kiest het domein; zij kiezen het lokale deel, bijvoorbeeld alice, en het wachtwoord.

1. Open Mailboxen in de linkerzijbalk.
2. Kies in de kaart Nieuwe mailbox maken de optie Eigenaar uitnodigen.
3. Domein: kies het domein waartoe de mailbox behoort.
4. E-mailadres ontvanger: voer het adres in waarnaar de instellink wordt gestuurd.
5. Opslag (optioneel): standaard gebruikt de nieuwe mailbox Gedeelde opslag uit de opslagpool van je account. Wil je een vaste hoeveelheid reserveren, schakel dan Gedeelde opslag uit en voer de grootte in MB of GB in. De eigenaar krijgt deze toewijzing wanneer de uitnodiging wordt geaccepteerd.
6. Klik op Uitnodiging versturen.

De ontvanger krijgt een e-mail met een eenmalige instellink. Na het afronden van de instellingen:

• Kiest de ontvanger het lokale deel, bijvoorbeeld alice@jouwdomein.nl.
• Stelt diegene een eigen wachtwoord van minimaal 12 tekens in.
• Ontvangt diegene een eenmalige herstelcode voor de overdracht van de mailbox. Deze verloopt na 24 uur en is dus niet geschikt als permanent reservewachtwoord.
• Verschijnt de mailbox als actief in je lijst, met de opslagkeuze die je vooraf hebt gemaakt.

Tip: op de pagina Mailboxen kun je openstaande uitnodigingen opnieuw versturen, de ontvanger wijzigen of ze annuleren. Openstaande uitnodigingen met toegewezen opslag tellen al mee voor de beschikbare pool, zodat je niet per ongeluk te veel ruimte toezegt.

Optie B: bulkuitnodigingen

Stuur meerdere mensen tegelijk een instellink. Jij kiest het domein; iedere ontvanger kiest een eigen lokaal deel en wachtwoord.

1. Open Mailboxen in de linkerzijbalk.

2. Kies in de kaart Nieuwe mailbox maken de optie Bulkuitnodigingen.

3. Standaarddomein: kies het domein dat de meeste ontvangers gebruiken. In de uitgebreide indeling kun je per regel een ander domein opgeven.

4. E-mailadressen: voer in het tekstvak één adres per regel in of upload een tekstbestand met dezelfde indeling. Voeg direct na het adres , 5 GB of , 2048 MB toe om voor een bepaalde ontvanger eigen opslag te reserveren. Laat de grootte weg voor de gedeelde pool. Beide opties mogen door elkaar worden gebruikt:

   john@example.com
   jane@example.com, 5 GB
   support@company.org, 2048 MB
   bob@example.com
   

5. Klik op Valideren om de lijst te controleren.

Het voorbeeld toont:

• Huidige mailboxen: bestaande mailboxen op het domein.
• Openstaande uitnodigingen: al verstuurde, maar nog niet afgeronde uitnodigingen.
• Abonnementslimiet: het maximale aantal mailboxen voor dit domein.
• Beschikbare plaatsen: hoeveel uitnodigingen je nog kunt versturen.

De adressen worden in deze categorieën ingedeeld:

Klik na het oplossen van problemen op Opnieuw valideren om de lijst bij te werken. Klik wanneer alles klaarstaat op X uitnodigingen versturen.

Iedere ontvanger krijgt een e-mail met een eenmalige instellink. Na afronding verschijnt de mailbox als actief in je lijst.

Tip: lees Mailboxuitnodigingen in bulk voor uitgebreide instructies.

Optie C: handmatig maken

Stel het adres en wachtwoord zelf in.

1. Open Mailboxen in de linkerzijbalk.
2. Kies in de kaart Nieuwe mailbox maken de optie Handmatig maken.
3. Domein: selecteer het domein waartoe de mailbox behoort.
4. Mailboxnaam: voer het deel vóór @ in.
   • Tip: gebruik gangbare namen zoals contact, info of voornamen.
5. Wachtwoord: voer een sterk wachtwoord in of klik op 🔑 Sterk wachtwoord genereren.
   • Belangrijk: dit is het wachtwoord van de mailbox voor IMAP, SMTP en Webmail, niet van je TrekMail-account.
6. Opslag (optioneel): laat Gedeelde opslag zoals standaard ingeschakeld om de accountpool te gebruiken. Schakel dit uit om een vaste hoeveelheid in MB of GB te reserveren. De live-indicator 'Beschikbaar' toont hoeveel ruimte over is.
7. Klik op Mailbox maken.

Let op: om veiligheidsredenen tonen we het wachtwoord slechts één keer. Kopieer het meteen naar je wachtwoordmanager.

Later wijzigen: je kunt een mailbox altijd wisselen tussen gedeelde en toegewezen opslag. Open het menu met drie punten naast de mailbox en kies Opslag bewerken.

Optie D: bulksgewijs maken

Upload een CSV-bestand of plak tabelgegevens om meerdere mailboxen tegelijk te maken. Je levert volledige e-mailadressen en wachtwoorden aan; de mailboxen worden direct aangemaakt.

1. Open Mailboxen in de linkerzijbalk.
2. Kies in de kaart Nieuwe mailbox maken de optie Bulksgewijs maken.
3. Plak de gegevens in het tekstvak, één account per regel, of sleep een .csv-bestand naar het vak. De browser accepteert bestanden tot 10 MB en de verzonden tekst mag niet langer zijn dan 500,000 tekens. Een bestand met veel gegevens kan dus eerst de tekstlimiet bereiken.
4. Klik op Valideren om de gegevens te controleren.

CSV-indeling

De eerste regel mag een automatisch herkende kopregel of een gegevensregel zijn. Zowel komma- als tabgescheiden indelingen worden ondersteund, ook bij plakken vanuit Excel of Google Sheets. Voorbeelden:

email,password
john@example.com,SecurePass123!
jane@example.com,AnotherPass456,5 GB
support@company.org,P@sswOrd!2026,2048 MB

Voorbeeldcontrole

Een tabel met domeinlimieten toont de beschikbare plaatsen per domein. Alle regels staan in één lijst, eerst die met problemen en als laatste de regels die klaarstaan. Je kunt zwakke wachtwoorden Genereren of Bewerken en elke regel Verwijderen. Als je een gereedstaande regel verwijdert, schuift automatisch een regel van hetzelfde domein door die eerst boven de limiet viel.

Lees Mailboxen bulksgewijs maken voor alle details.

Na het aanmaken

• Inloggegevens downloaden: klik op CSV downloaden om alle gemaakte e-mailadressen en wachtwoorden op te slaan. Deel het bestand veilig met de mailboxeigenaren.
• DNS-waarschuwingen: je kunt een mailbox maken voordat de DNS-controle is afgerond, maar e-mail wordt pas normaal verwerkt wanneer DNS is ingesteld en het domein actief is.
• Mislukte regels worden met een reden vermeld, zodat je ze kunt corrigeren en opnieuw proberen.

Let op: de wachtwoorden worden slechts één keer in de download getoond. Sla het bestand meteen op.

Veelgemaakte fouten

• Symptoom: in de keuzelijst staat 'Domein niet gevonden'.
• Oorzaak: het domein heeft mogelijk nog de status 'DNS in behandeling' of houdt inkomende e-mail bij een andere provider.
  • Oplossing: je kunt mailboxen voor een domein in behandeling voorbereiden, maar rond DNS af voordat je op bezorging vertrouwt. Een domein dat alleen verzendt kan geen mailboxen hosten. Gebruik een domein waarvoor TrekMail de e-mail host.
• Symptoom: een domein waarvan je zeker eigenaar bent ontbreekt in de lijst en een melding zegt dat elders gehoste domeinen niet worden weergegeven.
  • Oorzaak: inkomende e-mail voor dat domein blijft bij een andere provider. TrekMail heeft dus geen bezorglocatie en het domein kan geen mailboxen bevatten.
  • Oplossing: gebruik een domein waarvoor wij e-mail hosten of voeg aan het andere domein alleen een afzenderadres toe. Zie Verzenden vanaf een domein dat je niet host.
• Symptoom: 'Abonnementslimiet bereikt' wordt weergegeven.
  • Oplossing: neem een hoger abonnement of verwijder oude, ongebruikte mailboxen.
• Symptoom: de ontvanger ziet 'Link verlopen' bij het openen van de uitnodiging.
• Oorzaak: uitnodigingslinks verlopen na zeven dagen.
  • Oplossing: open Mailboxen, zoek de openstaande uitnodiging en klik op Opnieuw versturen.
• Symptoom: de ontvanger heeft de uitnodigingsmail niet ontvangen.
  • Oorzaak: het bericht staat mogelijk in de spammap of het adres was onjuist.
  • Oplossing: laat de spammap controleren of wijzig het adres en verstuur de uitnodiging opnieuw.

Wat nu?

Na het maken van een mailbox kun je aliassen toevoegen: extra adressen die in hetzelfde postvak worden bezorgd. Voeg bijvoorbeeld info@company.com en sales@company.com aan één mailbox toe. Zie Overzicht van e-mailaliassen.