TrekMail-mailboxen apart of in bulk verwijderen

Als je een mailbox verwijdert, stoppen de toegang en de bezorging. Staat in je dashboard Onlangs verwijderd, dan blijft de mailbox daar 7 dagen staan en kun je haar herstellen voordat ze definitief wordt gewist. In installaties zonder dit onderdeel is de verwijdering permanent zodra de opdracht klaar is. In deze handleiding lees je wanneer verwijderen passend is, welke alternatieven veiliger zijn en wat er in beide gevallen gebeurt.

Wie kan mailboxen verwijderen?

Accounteigenaren en beheerders. Een mailboxgebruiker kan de eigen mailbox niet verwijderen; alleen het account dat eigenaar van de mailbox is, kan dat doen.

Wanneer verwijderen en wanneer niet?

Verwijderen is de juiste keuze wanneer:

• Een medewerker is vertrokken en je geen mail voor die persoon meer hoeft te ontvangen.
• Een test- of voorbeeldmailbox niet meer nodig is.
• Een klantrelatie is beëindigd en je het account opruimt.
• Je meerdere mailboxen samenvoegt tot één mailbox.

Verwijderen is NIET de juiste keuze wanneer:

• Je mail voor het adres wilt blijven ontvangen. Gebruik doorsturen; zie 'Alternatieven' verderop.
• Je een gebruiker tijdelijk wilt buitensluiten terwijl je iets onderzoekt. Blokkeer de aanmelding; zie 'Alternatieven'.
• Je denkt de gegevens later misschien nodig te hebben. Exporteer de mailbox eerst naar een archief door haar via IMAP naar een lokaal programma te downloaden.

Route 1: één mailbox verwijderen

1. Open Mailboxen.
2. Zoek de mailbox in de lijst. Gebruik de zoekfunctie als er veel zijn.
3. Klik rechts in de regel op het menu met drie punten (⋮).
4. Kies Mailbox verwijderen.
5. Er verschijnt een bevestigingsvenster dat uitlegt wat er wordt verwijderd.
6. Bevestig.

Het bevestigingsscherm geeft aan of de mailbox naar Onlangs verwijderd gaat of in de wachtrij staat voor definitieve verwijdering.

Wanneer Onlangs verwijderd beschikbaar is, verdwijnt de mailbox uit de hoofdlijst en accepteert ze geen aanmeldingen of nieuwe mail meer. Het adres, de mail en de instellingen blijven wel gereserveerd voor herstel. Na 7 dagen wordt alles definitief gewist, of eerder als je Definitief verwijderen kiest. Is dit onderdeel niet beschikbaar, beschouw de bevestiging dan als definitief en exporteer vooraf alles wat je nodig hebt.

Een mailbox herstellen uit Onlangs verwijderd

Dit onderdeel geldt alleen wanneer Onlangs verwijderd in het gedeelte Mailboxen staat.

1. Open Mailboxen en kies Onlangs verwijderd.
2. Zoek de mailbox. Iedere regel toont hoeveel dagen er nog zijn voordat ze definitief wordt verwijderd.
3. Klik op Herstellen om haar meteen weer actief te maken. Aanmelding, bezorging, aliassen en instellingen keren terug. Klik op Definitief verwijderen om haar nu te wissen.

Bij het herstellen worden de mailboxlimiet per domein van je abonnement en een eventuele eigen opslagtoewijzing opnieuw gecontroleerd. Is de plaats of opslagcapaciteit intussen gebruikt, maak dan ruimte vrij of neem een ander abonnement voordat je herstelt. Het verwijderen van een domein of account staat los van deze prullenbak voor mailboxen.

Route 2: meerdere mailboxen in bulk verwijderen

1. Open Mailboxen.
2. Vink naast iedere te verwijderen mailbox het selectievakje aan, of gebruik het hoofdvak om alles te selecteren.
3. Bovenaan verschijnt de balk Bulkacties.
4. Klik op Bulkacties → Mailboxen verwijderen.
5. Een bevestigingsvenster noemt het aantal getroffen mailboxen.
6. Bevestig.

Voor iedere geselecteerde mailbox geldt dezelfde verwijderingsregel. Laat het dashboard bij een grote selectie de opdracht voltooien voordat je een andere bulkactie start. Als Onlangs verwijderd actief is, kun je daar afzonderlijke vermeldingen of een selectie herstellen voordat de bewaartermijn afloopt.

Wat wordt bewaard in Onlangs verwijderd?

Tot het einde van de bewaartermijn blijven het adres, de aliassen, mail, mappen, filters, doorstuurinstellingen, webmailgegevens en Drive-bestanden waarvan de mailbox eigenaar is eraan gekoppeld, zodat herstel mogelijk blijft. Het adres kan in die periode niet aan een nieuwe mailbox worden toegewezen.

Wat definitieve verwijdering wist

Zodra een mailbox definitief wordt verwijderd, verdwijnen de gegevens die erbij horen:

• Alle e-mail in iedere map: Inbox, Verzonden, Concepten, Prullenbak, Spam en eigen mappen.
• Alle mappen van de mailbox.
• Alle e-mailregels en Sieve-filters die aan de mailbox waren gekoppeld.
• Instellingen voor automatische antwoorden en vakantieberichten.
• Alle aliassen die deze mailbox als doel hadden. De aliasadressen komen vrij. Je kunt ze later aan een andere mailbox toewijzen of nieuwe aliassen met dezelfde naam maken.
• De doorstuurinstellingen, dus de doelen waarnaar deze mailbox doorstuurde.
• Webmailgegevens: CardDAV-contactpersonen, CalDAV-agenda-items, opgeslagen zoekopdrachten, eigen instellingen en handtekeningen.
• Drive-bestanden waarvan deze mailbox eigenaar is, als Drive-functies op accountniveau van toepassing zijn.
• Herstel- en toegangscodes die voor deze mailbox zijn uitgegeven.

Na definitieve verwijdering is verder herstel niet mogelijk. Bewaar een onafhankelijk archief als je de gegevens later misschien nodig hebt.

Wat NIET wordt verwijderd

• Mail die nog niet is aangekomen: een bericht dat nog niet is verzonden, kun je niet verwijderen. Nieuwe mail voor het adres wordt na verwijdering geweigerd; zie het volgende onderdeel.
• Externe kopieën: iedereen die mail van of naar deze mailbox heeft beantwoord, als blinde kopie heeft ontvangen of heeft doorgestuurd, houdt de eigen kopie. Die wordt niet gewijzigd.
• Mailboxquotum of aantal op het domein: definitieve verwijdering maakt de plaats vrij. Een mailbox onder Onlangs verwijderd blijft gereserveerd tot herstel of wissen.
• Auditlogboeken: de verwijdering wordt met tijdstip en uitvoerende beheerder in ons beheerderslogboek vastgelegd.

Wat gebeurt er met mail voor het adres na verwijdering?

Er zijn twee situaties:

• Catch-all is ingeschakeld op het domein: mail voor het verwijderde adres en al zijn aliassen valt terug op het catch-all-doel. Lees Catch-all-mailbox.
• Geen catch-all: mail voor het verwijderde adres wordt met 550 User not found geweigerd. De afzender ontvangt een niet-bezorgdbericht.

Stel voordat je een belangrijk adres verwijdert catch-all in OF maak een doorstuuralias op een andere mailbox. Zo blijft de mail aankomen.

Wat gebeurt er met actieve webmailsessies?

Actieve webmailsessies van de verwijderde mailbox raken verweesd. De volgende API-aanroep of paginalading mislukt met een authenticatiefout en de gebruiker wordt afgemeld. Opnieuw aanmelden kan niet omdat de mailbox niet meer bestaat.

Bij IMAP- en SMTP-verbindingen meldt het programma bij de volgende aanvraag een mislukte authenticatie.

Alternatieven voor verwijderen

Als een minder ingrijpende maatregel volstaat, zijn er meerdere manieren om meer te bewaren:

Patroon A: aanmelding blokkeren

Je wilt de gebruiker buitensluiten, maar de mail blijven ontvangen.

1. Open de mailbox en ga naar het tabblad Limieten.
2. Klik op Aanmelding blokkeren en vermeld desgewenst een reden als geheugensteun.

De gebruiker wordt overal afgemeld en kan niet opnieuw aanmelden. Mail wordt nog steeds bezorgd en blijft in de mailbox staan. Klik op Aanmelding herstellen wanneer de gebruiker weer toegang mag hebben. Lees Aanmelding voor een mailbox blokkeren.

Gebruik hiervoor geen wachtwoordwijziging. Als de gebruiker een hersteladres of herstelcode heeft, kan die het wachtwoord via de aanmeldpagina zelf herstellen. Daarmee sluit je iemand dus niet werkelijk buiten.

Patroon A2: blokkeren en doorsturen

De situatie is hetzelfde, maar iemand anders moet de mail intussen lezen.

1. Blokkeer de aanmelding zoals in patroon A.
2. Schakel doorsturen in van deze mailbox naar een andere, bijvoorbeeld die van jou of een collega.
3. Kies of je een kopie bewaart: ja voor een reservekopie, nee om weinig opslag te gebruiken.

Doorsturen blijft werken terwijl de aanmelding is geblokkeerd. De mail bereikt dus je collega en de oorspronkelijke mailbox blijft intact.

Patroon B: een andere gebruiker toewijzen

Je laat de oorspronkelijke gebruiker vertrekken, maar wilt dat het adres onder een nieuwe verantwoordelijke blijft werken.

1. Wijzig het wachtwoord in een waarde die de nieuwe gebruiker gaat gebruiken.
2. Pas zo nodig de weergavenaam aan onder Mailboxinstellingen → Weergavenaam.
3. Geef het nieuwe wachtwoord veilig aan de gebruiker door.

De mailbox behoudt haar geschiedenis; alleen de gebruiker verandert.

Patroon C: lokaal archiveren vóór verwijdering

Je wilt de historische mail offline bewaren, maar niet langer in TrekMail.

1. Voeg de mailbox toe aan een lokaal IMAP-programma. Thunderbird is hiervoor geschikt.
2. Wacht op de volledige synchronisatie. IMAP downloadt alle berichten naar je computer.
3. Controleer steekproefsgewijs datums en aantallen om vast te stellen dat het archief compleet is.
4. Koppel het IMAP-account in Thunderbird los zonder de lokale kopie te verwijderen.
5. Verwijder daarna de mailbox in TrekMail.

Het lokale archief blijft van jou.

Veilig in bulk verwijderen

• Controleer de geselecteerde adressen voordat je bevestigt, vooral als je het hoofdvak hebt gebruikt.
• Herhaal een verwijderingsopdracht niet terwijl het dashboard de eerste nog verwerkt. Vernieuw de lijst na voltooiing om het resultaat te controleren.
• Exporteer mail voordat je een adres met juridische, boekhoudkundige of operationele waarde verwijdert. Een lokaal IMAP-archief is een praktische onafhankelijke kopie.

Veelvoorkomende fouten

Veelgestelde vragen

Kan ik een verwijderde mailbox herstellen? Ja, als ze onder Onlangs verwijderd staat en de bewaartermijn niet is afgelopen. Na definitieve verwijdering kan het dashboard haar niet meer herstellen.

Wat gebeurt er met regels die naar de verwijderde mailbox doorstuurden? Regels van andere mailboxen waarin de verwijderde mailbox als doel stond, veroorzaken voortaan teruggestuurde berichten. Werk ze bij.

Kan ik de laatste mailbox op een domein verwijderen? Ja. Het domein blijft actief. Nieuwe mail aan het domein wordt geweigerd, tenzij je elders catch-all hebt ingesteld.

Kan ik in bulk verwijderen op basis van een filter, bijvoorbeeld 'alle mailboxen die 90 dagen inactief zijn'? Niet via het dashboard. Misschien kan het met de API of beheerdershulpmiddelen; neem contact op met ondersteuning.

Heeft verwijdering invloed op de facturering? Het aantal mailboxen hangt aan abonnementslimieten en wordt niet rechtstreeks afgerekend. Een mailbox verwijderen verlaagt je maandbedrag niet. Het is alleen van belang als je de mailboxlimiet van het abonnement hebt bereikt.