Postfachspeicher und gemeinsame Kontingente erklärt

Ihr TrekMail-Tarif enthält einen gemeinsamen Speicherpool. E-Mails nutzen ihn in jedem Tarif. Wenn Ihr Konto Zugriff auf Drive hat, belegen Drive-Dateien denselben Pool. Starter, Pro und Agency enthalten Drive; bei Nano ist ein Drive-Add-on oder Testzugang nötig. Ein Postfach mit fester Zuteilung nutzt stattdessen den dafür reservierten Betrag. Dieser Leitfaden erklärt die Unterschiede, was auf die Limits angerechnet wird und was bei knappem Speicher zu tun ist.

Für wen diese Anleitung gedacht ist

• Administratoren, die Warnungen über vollen Speicher erhalten.
• Benutzer, die wissen möchten, warum ein Postfach keine neue E-Mail mehr annimmt.
• Alle, die die gemeinsame Kapazität für E-Mail und Drive planen.

Was auf den Pool angerechnet wird

Der Pool wird von allem geteilt, was Bytes auf TrekMail speichert:

• E-Mail: jede Nachricht in jedem Postfach, einschließlich Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Spam, Papierkorb, eigener Ordner und Anhänge.
• Webmail Drive: Dateien, die Postfachinhaber über das Webmail hochladen.
• Konto-Drive: Dateien, die der Kontoinhaber über das Dashboard hochlädt, einschließlich aller mit dem gesamten Konto geteilten Ordner.
• Gelöschte Elemente: Aus Drive gelöschte Dateien bleiben 30 Tage im Drive-Papierkorb und zählen weiter zum Pool, bis Sie den Papierkorb leeren oder die 30 Tage ablaufen.

Für ein Postfach mit gemeinsamem Speicher gibt es keine getrennten Bereiche nur für E-Mail oder Drive. Ein kleiner Posteingang und ein großes Drive, oder umgekehrt, nutzen denselben Kontopool.

Speicherlimits nach Tarif

Die gesamte Tarifzuteilung wird standardmäßig von allen Postfächern und Aliasadressen geteilt. Wenn Drive verfügbar ist, nutzen auch dessen Dateien diese Zuteilung. Das Limit gilt auf Kontoebene, nicht je Postfach. Ein einziges Postfach kann daher den Großteil belegen, während andere klein bleiben.

Pool erweitern

Zwei kostenpflichtige Add-ons können den Pool vergrößern. Beide erweitern denselben einzelnen Pool. Es gibt keine konkurrierenden Kapazitäten nur für E-Mail oder nur für Drive.

• Add-on für festen E-Mail-Speicher: Wird auf der Abrechnungsseite gekauft und fügt dem Pool Megabytes hinzu. Geeignet, wenn Sie mehr Kapazität für E-Mail und Drive benötigen, ohne den E-Mail-Tarif zu wechseln.
• Drive-Add-on-Abonnement: Wird auf der Tarifseite gekauft. Dieses eigene Abonnement fügt dem Pool zwischen 250 GB und 100 TB hinzu und wird monatlich oder jährlich in 10 Währungen abgerechnet. Siehe Preise und Tarife des Drive-Add-ons.

Die verfügbare Kapazität für Postfächer mit gemeinsamem Speicher wird so berechnet:

Pool = Speicher des Basistarifs
     + Add-on für festen E-Mail-Speicher, falls vorhanden
     + Speicher des Drive-Add-ons, falls vorhanden
     − feste Zuteilungen einzelner Postfächer

Die vollständige Aufschlüsselung mit Beispielen finden Sie unter Gemeinsame Speicherkontingente erklärt.

Gemeinsamer oder fest zugewiesener Postfachspeicher

Jedes Postfach kann einen von zwei Speichermodi verwenden:

• Gemeinsam (Standard): Das Postfach nutzt den Kontopool zusammen mit allen anderen gemeinsamen Postfächern. Geeignet für Teams, bei denen Vielnutzer durch sparsame Nutzer ausgeglichen werden.
• Fest zugewiesen: Eine feste Menge wird nur für dieses Postfach reserviert. Das Postfach kann sie nicht überschreiten und andere können sie nicht verwenden. Geeignet für VIP-Konten, Führungskräfte oder Postfächer, die garantierte Reserven benötigen.

Die Webmail-Kopfzeile zeigt den aktiven Modus, etwa 0 MB von 5 GB (fest zugewiesen) oder 0 MB von 50 GB (gemeinsam).

Sie können den Modus in allen vier Erstellungsabläufen auswählen und später jederzeit wechseln:

1. Öffnen Sie die Seite Postfächer.
2. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü neben dem Postfach.
3. Wählen Sie Speicher bearbeiten.
4. Aktivieren oder deaktivieren Sie Gemeinsamer Speicher, legen Sie die Größe fest und speichern Sie.

Feste Zuteilungen werden beim Speichern gegen den aktuellen Pool geprüft. Passt die Menge nicht mehr, weil etwa ein anderes Postfach zuerst seine Zuteilung erhöht hat, zeigt das System den verfügbaren Platz. Ein fest zugewiesenes Postfach nutzt seine eigene Zuteilung für E-Mail und persönliche Drive-Dateien.

Speicherung von E-Mails

Zwei Hintergrundoptimierungen senken den Speicherbedarf von E-Mails. Beide laufen transparent und erfordern keine Aktion:

1. Automatische Komprimierung. Neue E-Mails werden gzip-komprimiert geschrieben. Bei textlastigen Postfächern verringert dies die Rohgröße typischerweise um etwa 20-30%. Große binäre Anhänge wie Bilder, PDFs und Archive sind bereits durch ihr Format komprimiert und profitieren nicht weiter.
2. Auslagerung von Anhängen. Nachrichtenteile über 512 KB werden in Cloud-Objektspeicher verschoben und in der Nachricht durch eine Referenz ersetzt. Ihr Client zeigt die Nachricht unverändert an und lädt Anhänge bei Bedarf herunter. Identische Anhänge, die an mehrere Postfächer Ihres Kontos gesendet werden, werden nur einmal gespeichert.

Die Verbrauchsanzeige im Dashboard berücksichtigt diese Optimierungen bereits. Dieser Wert wird tatsächlich auf Ihr Kontingent angerechnet. Drive-Dateien werden getrennt von E-Mails gespeichert, fließen aber in denselben Poolwert ein.

Nutzung prüfen

1. Gesamt. Die Seite Übersicht zeigt den gesamten Kontoverbrauch im Verhältnis zum Tariflimit. E-Mail und Drive werden zu einem Prozentsatz zusammengeführt.
2. Widget Größte Postfächer. Hebt Postfächer mit dem höchsten E-Mail-Speicherverbrauch hervor.
3. Je Postfach. Die Liste Postfächer zeigt den E-Mail-Verbrauch jedes Postfachs in MB. Klicken Sie auf Speicher oder verwenden Sie Sortieren nach → Speicher (absteigend), um Vielnutzer schnell zu finden.
4. Drive-Nutzung. Öffnen Sie Drive (/drive), um den Dateispeicher nach Ordnern aufzuschlüsseln.

IMAP-Clients können das E-Mail-Kontingent auch mit dem Standardbefehl GETQUOTAROOT abfragen. Die meisten zeigen es als Speicherbalken in der Ordnerliste. IMAP sieht nur den E-Mail-Anteil des Pools.

Einzelheiten zur Durchsetzung

• Aliasse teilen Speicher. Ein Alias ist eine zusätzliche Adresse, die in ein vorhandenes Postfach zustellt, und besitzt keinen eigenen Speicher. Seine E-Mails zählen zum Hauptpostfach und zum Kontopool. Das Hinzufügen von Aliasadressen allein erhöht den Verbrauch nicht.
• Drive-Dateien zählen vollständig. Eine 1-GB-Datei im Konto-Drive belegt 1 GB Pool, genauso wie 1 GB E-Mail.
• Der Drive-Papierkorb zählt. Gelöschte Dateien belegen 30 Tage weiter Platz. Leeren Sie ihn in der Papierkorbansicht, wenn Sie die Bytes sofort benötigen.
• Toleranz für E-Mail. Für die letzte eingehende Nachricht werden 10 % über dem Limit zugelassen, damit eine Zustellung an der Grenze nicht allein wegen ihres Zeitpunkts zurückgewiesen wird.
• Maximale Einzelmail. 50 MB je E-Mail einschließlich Anhängen. Anhänge über 18 MB werden vom Webmail automatisch über Drive als Downloadlink versendet. Siehe Große Anhänge mit Drive senden.
• Durchsetzungspunkt. Bei E-Mail während der eingehenden Zustellung, bei Drive beim Hochladen. Lesezugriffe wie IMAP-Abruf und Drive-Download werden auch bei vollem Speicher nie blockiert.

Wenn der Speicher voll ist

Überschreitet das Konto seinen Gesamtspeicher:

1. Eingehende E-Mail wird mit 552 5.2.2 Mailbox is full abgelehnt. Der Absender erhält eine Unzustellbarkeitsmeldung.
2. Ausgehende E-Mail funktioniert weiterhin. Das Speichern unter Gesendete Elemente kann jedoch scheitern, wenn die Kopie nicht mehr hineinpasst.
3. Drive-Uploads werden mit der Meldung „nicht genügend Speicherplatz“ abgelehnt. Vorhandene Dateien, Downloads, Freigabelinks und das Öffnen funktionieren weiter; nur neue Uploads sind blockiert.
4. IMAP-Zugriff bleibt verfügbar. Sie können sich anmelden und vorhandene Nachrichten lesen oder löschen, um Speicher freizugeben.

Verhindern, dass ein Postfach den Pool füllt

Da der Pool gemeinsam ist, kann eine Person, die Drive als persönlichen Cloudspeicher nutzt, die für E-Mails der übrigen Konten benötigte Kapazität aufbrauchen. Dafür gibt es zwei Begrenzungsmöglichkeiten.

Speicher je Postfach: Weisen Sie dem Postfach wie oben unter Gemeinsamer oder fest zugewiesener Postfachspeicher eine feste Menge zu. Damit begrenzen Sie den kombinierten Verbrauch von E-Mail und persönlichem Drive.

Drive-Zugriff je Postfach: Begrenzen Sie Drive im Tab Limits auf E-Mail-Anhänge oder schalten Sie es aus. E-Mail funktioniert weiterhin, einschließlich des Versands von Dateien über dem Anhanglimit als Downloadlink, es gibt jedoch keinen Dateispeicher mehr, der den Pool füllen könnte. Diese Einstellung eignet sich, wenn Sie E-Mail statt Speicher verkaufen, und kann auf viele Postfächer zugleich angewendet werden.

Keine der Optionen löscht bereits gespeicherte Inhalte. Der Tab Limits zeigt, was ein Postfach hält, und bietet die Entfernung an. Siehe Drive für ein Postfach begrenzen oder deaktivieren.

Tarifabstufung oder Kündigung eines Add-ons

Wenn Sie zu einem Tarif mit niedrigerem Limit wechseln oder das Drive-Add-on kündigen, während die Nutzung bereits über dem neuen Pool liegt:

1. Nichts wird sofort gelöscht. Vorhandene E-Mails und Drive-Dateien bleiben erhalten.
2. Neue eingehende E-Mails werden zurückgewiesen, bis Sie unter das Limit kommen.
3. Neue Drive-Uploads werden blockiert und zeigen dieselbe Meldung „nicht genügend Speicherplatz“.
4. Sie können weiterhin auf alles zugreifen, um über IMAP, Webmail oder Drive aufzuräumen.
5. Eine Hochstufung oder Reaktivierung stellt Zustellung und Uploads sofort vollständig wieder her.

Bei der Kündigung des Drive-Add-ons gilt ab Wirksamwerden eine 7-tägige schreibgeschützte Kulanzfrist. Währenddessen können Sie dieselbe Stufe reaktivieren, bevor die Bereinigung bei überschrittenem Kontingent beginnt. Bleibt das Konto nach diesen 7 Tagen über der verbleibenden Grenze, können Drive-Dateien dauerhaft gelöscht werden. Siehe Drive-Add-on kündigen.

Speicher freigeben

In ungefährer Reihenfolge nach Einfachheit und Umkehrbarkeit:

1. Leeren Sie den Drive-Papierkorb, falls Sie Drive verwenden. Entfernen Sie endgültig, was Sie in den letzten 30 Tagen gelöscht haben und nicht benötigen.
2. Leeren Sie Papierkorb und Spam in den Postfächern. Beide zählen zum Kontingent.
3. Löschen Sie große Anhänge. Sortieren Sie in Outlook, Apple Mail, Thunderbird oder einem anderen Client nach Größe und entfernen Sie unnötige Dateien.
4. Löschen Sie große Drive-Dateien. Öffnen Sie Drive, sortieren Sie Ordner nach Größe und entfernen Sie Unnötiges.
5. Stellen Sie feste Postfächer zurück auf gemeinsam. Ein Postfach mit 20 GB Zuteilung und nur 2 GB Verbrauch reserviert 18 GB, die der Rest nicht nutzen kann. Die Umstellung gibt diese Bytes an den Pool zurück.
6. Kaufen oder erweitern Sie das Drive-Add-on für große Kapazitätssprünge von 250 GB bis 100 TB.
7. Stufen Sie den Tarif hoch für eine moderate Erweiterung. Pro zu Agency fügt beispielsweise 150 GB zum Pool hinzu.

Verwandte Anleitungen

• Gemeinsame Speicherkontingente erklärt, vollständige Berechnung mit Beispielen.
• Preise und Tarife des Drive-Add-ons, Regler, Stufen und Währungen.
• Papierkorb und Dateiwiederherstellung, Funktionsweise und 30-tägige Aufbewahrung.
• Was ist TrekMail Drive?, Überblick über den Dateispeicher.