Drive voor een mailbox beperken of uitschakelen

Iedereen binnen je account deelt één opslagpool. Dat werkt goed totdat iemand Drive als persoonlijke cloud gaat gebruiken, bijvoorbeeld voor vakantiefoto’s, een filmverzameling of een back-up van een oude laptop. De ruimte die deze persoon inneemt, kan de rest van je team niet meer voor e-mail gebruiken.

Je kunt per mailbox bepalen hoeveel toegang tot Drive iemand krijgt. Deze functie is bij elk abonnement beschikbaar.

Waar je de instelling vindt

Ga naar Mailboxen, klik op de gewenste mailbox en open het tabblad Limieten.

Je ziet drie keuzes. Kies er één en klik op Opslaan.

De drie keuzes

Aan

Alles werkt en elke mailbox begint met deze instelling. De gebruiker kan Drive in webmail openen, bestanden uploaden en delen, ze via zoeken vinden en Drive met de computer verbinden, zodat de bestanden naast de eigen mappen verschijnen.

Alleen e-mailbijlagen

E-mail blijft precies werken zoals voorheen. Alleen de bestandsopslag verdwijnt:

• Drive staat niet meer in webmail.
• Er kunnen geen bestanden worden geüpload, ook niet door ze naar het venster te slepen.
• Bestanden verschijnen niet meer in zoekresultaten.
• Drive kan niet met een computer worden verbonden.

Grote bestanden verzenden blijft mogelijk. Alles boven 18 MB wordt net als voorheen als downloadlink verstuurd. Er is één verschil: die kopie wordt na 30 dagen verwijderd, omdat de gebruiker geen Drive meer heeft om het bestand daar te beheren.

De meeste mensen die deze pagina bezoeken, zoeken deze keuze. Hiermee bied je e-mail aan zonder ook bestandsopslag aan te bieden.

Uit

Hierbij gelden dezelfde beperkingen als hierboven. Daarnaast kunnen bestanden groter dan 18 MB helemaal niet worden toegevoegd. Als iemand het probeert, meldt het bericht dat het bestand te groot is en vraagt het om een kleiner bestand.

Er wordt niets verwijderd

Door de instelling te wijzigen worden nooit bestanden van iemand verwijderd. Alles wat al is opgeslagen, blijft precies staan waar het stond; de gebruiker kan er alleen niet meer bij.

Dat is bewust zo geregeld: het zijn de bestanden van die persoon en een instelling die jij omzet mag ze niet vernietigen. Dit betekent ook dat het uitschakelen van Drive de ruimte niet automatisch teruggeeft aan je account.

Daarom laat het tabblad Limieten ook zien hoeveel ruimte de mailbox bezet, met daarnaast de knop Deze bestanden verwijderen. Die actie is definitief. Binnen één of twee minuten is de ruimte weer beschikbaar in het account.

Veel mailboxen tegelijk wijzigen

Tweehonderd mailboxen één voor één openen is niemands idee van een prettige middag.

Vink op de pagina Mailboxen de gewenste mailboxen aan en kies Drive-toegang… in de balk die onderaan verschijnt. Kies een niveau, bevestig en je bent klaar.

Automatiseer je het account met een API-token of AI-agent? Dezelfde instelling is ook daar beschikbaar. Je kunt bovendien aangeven: ‘elke mailbox op dit domein’. Dat is handig als ieder domein bij een andere klant hoort.

Gedeelde mailboxen

Gedeelde mailboxen zoals support@ en sales@ hebben geen tabblad Limieten.

Niemand meldt zich rechtstreeks aan bij een gedeelde mailbox. Je team opent deze vanuit de eigen mailbox. De Drive-instelling van de persoon die de gedeelde mailbox gebruikt, blijft gelden. Iemand voor wie je Drive hebt uitgeschakeld, kan de beperking niet via een gedeelde mailbox omzeilen.

Een niveau instellen op de gedeelde mailbox zelf zou iets lijken te doen, maar niets veranderen. Daarom bieden we deze mogelijkheid niet aan.

Wat de gebruiker ziet

Er gaat niets stuk en er verschijnt geen foutmelding. Drive ontbreekt gewoon in de zijbalk, bestanden komen niet in zoekresultaten voor en een bestand naar het venster slepen doet niets.

Ontvangen e-mail verandert niet. Als iemand een grote bijlage stuurt, wordt deze zoals altijd geopend.