Limiter ou désactiver Drive pour une boîte mail

Toutes les personnes de votre compte partagent une même réserve de stockage. Le système fonctionne bien jusqu’à ce que quelqu’un utilise Drive comme un espace cloud personnel : archives de photos de vacances, collection de films ou sauvegarde d’un ancien ordinateur. L’espace occupé n’est alors plus disponible pour les e-mails du reste de l’équipe.

Vous pouvez décider, boîte par boîte, du niveau d’accès à Drive de chaque personne. Cette fonction est disponible avec toutes les offres.

Où trouver le réglage

Ouvrez Boîtes mail, sélectionnez la boîte voulue, puis ouvrez l’onglet Limites.

Trois choix sont proposés. Sélectionnez-en un et cliquez sur Enregistrer.

Les trois choix

Activé

Tout fonctionne. C’est le réglage initial de chaque boîte. La personne peut ouvrir Drive dans le webmail, importer et partager des fichiers, les retrouver avec la recherche et connecter Drive à son ordinateur afin de les afficher avec ses propres dossiers.

Pièces jointes uniquement

La messagerie continue de fonctionner exactement comme avant. Seul le stockage de fichiers disparaît :

• Drive n’apparaît plus dans le webmail.
• Aucun fichier ne peut être importé, même en le faisant glisser dans la fenêtre.
• Les fichiers ne figurent plus dans les résultats de recherche.
• Drive ne peut plus être connecté à un ordinateur.

L’envoi de fichiers volumineux reste possible. Tout fichier de plus de 18 MB part sous forme de lien de téléchargement, exactement comme auparavant. Seule différence : cette copie est supprimée après 30 jours, car la personne ne dispose plus de Drive pour la gérer.

C’est le choix que recherchent la plupart des personnes qui consultent cette page. Il permet de fournir une messagerie sans fournir d’espace de stockage de fichiers.

Désactivé

Ce choix reprend les restrictions précédentes et interdit en plus les pièces jointes de plus de 18 MB. Si quelqu’un essaie d’en ajouter une, un message indique que le fichier est trop volumineux et demande d’en choisir un plus petit.

Aucun fichier n’est supprimé

Modifier ce réglage ne supprime jamais les fichiers d’une personne. Tout ce qui est déjà stocké reste exactement à sa place ; la personne ne peut simplement plus y accéder.

C’est volontaire : il s’agit de ses fichiers, et un réglage que vous modifiez ne devrait pas les détruire. Cela signifie aussi que la désactivation de Drive ne rend pas automatiquement l’espace au compte.

L’onglet Limites indique donc également le volume occupé par cette boîte, avec un bouton Supprimer ces fichiers. Cette action est définitive. L’espace redevient disponible dans votre compte sous une à deux minutes.

Modifier plusieurs boîtes à la fois

Ouvrir deux cents boîtes l’une après l’autre n’est la façon idéale de passer son après-midi pour personne.

Sur la page Boîtes mail, cochez les boîtes voulues, puis choisissez Accès à Drive… dans la barre qui apparaît en bas. Sélectionnez un niveau, confirmez et l’opération est terminée.

Vous automatisez votre compte avec un jeton API ou un agent IA ? Le même réglage y est disponible. Vous pouvez aussi demander « toutes les boîtes de ce domaine », ce qui est pratique lorsque chaque domaine correspond à un client différent.

Boîtes mail partagées

Les boîtes partagées, telles que support@ ou sales@, ne possèdent pas d’onglet Limites.

Personne ne se connecte directement à une boîte partagée. L’équipe l’ouvre depuis ses propres boîtes. Le réglage Drive de la personne qui utilise la boîte partagée continue de s’appliquer. Une personne pour laquelle vous avez désactivé Drive ne peut pas contourner cette restriction au moyen d’une boîte partagée.

Attribuer un niveau à la boîte partagée elle-même donnerait l’impression d’agir sans rien changer. Cette option n’est donc pas proposée.

Ce que voit la personne

Rien ne cesse de fonctionner et aucun message d’erreur n’apparaît. Drive disparaît simplement de la barre latérale, les fichiers ne ressortent plus dans la recherche et faire glisser un fichier dans la fenêtre ne produit aucun effet.

Les messages reçus ne changent pas. Si quelqu’un envoie une pièce jointe volumineuse, elle s’ouvre comme toujours.

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