Limitar o desactivar Drive para un buzón

Todas las personas de tu cuenta comparten un único fondo de almacenamiento. Funciona bien hasta que alguien empieza a utilizar Drive como una nube personal: un archivo de fotos de vacaciones, una colección de películas o la copia de seguridad de un ordenador antiguo. El espacio que ocupa deja de estar disponible para el correo del resto del equipo.

Puedes decidir, buzón por buzón, cuánto acceso a Drive recibe cada persona. Esta opción está disponible en todos los planes.

Dónde se encuentra

Abre Buzones, selecciona el buzón correspondiente y entra en la pestaña Límites.

Verás tres opciones. Elige una y pulsa Guardar.

Las tres opciones

Activado

Todo funciona y este es el estado inicial de cada buzón. La persona puede abrir Drive en el correo web, subir y compartir archivos, encontrarlos mediante la búsqueda y conectar Drive al ordenador para ver esos archivos junto a sus propias carpetas.

Solo archivos adjuntos de correo

El correo sigue funcionando exactamente igual. Lo que desaparece es el almacenamiento de archivos:

• Drive no aparece en el correo web.
• No se puede subir ningún archivo, ni siquiera arrastrándolo hasta la ventana.
• Los archivos dejan de aparecer en los resultados de búsqueda.
• Drive no se puede conectar a un ordenador.

El envío de archivos grandes continúa disponible. Todo archivo que supere los 18 MB se envía mediante un enlace de descarga, igual que antes. Hay una sola diferencia: esa copia se elimina después de 30 días porque la persona ya no dispone de Drive para administrarla.

Esta es la opción que busca la mayoría de quienes llegan a esta página. Permite ofrecer correo sin ofrecer almacenamiento de archivos.

Desactivado

Funciona como la opción anterior, pero además no permite adjuntar archivos de más de 18 MB. Si alguien lo intenta, el mensaje indica que el archivo es demasiado grande y pide elegir uno más pequeño.

No se elimina nada

Cambiar esta opción nunca borra los archivos de nadie. Todo lo que ya estaba almacenado permanece exactamente donde estaba; la persona simplemente deja de poder acceder a ello.

Es intencionado: son sus archivos y un ajuste que cambias no debería destruirlos. Como consecuencia, desactivar Drive tampoco devuelve automáticamente ese espacio a la cuenta.

Por eso, la pestaña Límites también muestra cuánto espacio ocupa ese buzón y ofrece el botón Eliminar estos archivos. Esa acción es permanente y el espacio vuelve a estar disponible en la cuenta en uno o dos minutos.

Cambiar muchos buzones a la vez

Abrir doscientos buzones uno por uno no es una buena forma de pasar la tarde.

En la página Buzones, marca los buzones que quieras y selecciona Acceso a Drive… en la barra que aparece en la parte inferior. Elige un nivel, confirma y habrás terminado.

¿Automatizas la cuenta con un token de API o un agente de IA? La misma opción también está disponible allí. Además, puedes indicar «todos los buzones de este dominio», algo útil cuando cada dominio corresponde a un cliente distinto.

Buzones compartidos

Los buzones compartidos, como support@ o sales@, no tienen una pestaña Límites.

Nadie inicia sesión directamente en un buzón compartido. El equipo lo abre desde sus propios buzones. Se sigue aplicando la configuración de Drive de la persona que utiliza el buzón compartido. Si has desactivado Drive para alguien, esa persona no puede utilizar un buzón compartido para eludir la restricción.

Aplicar un nivel al propio buzón compartido parecería hacer algo, pero no cambiaría nada, así que no ofrecemos esa opción.

Qué ve la persona

Nada deja de funcionar y no aparece ningún error. Drive simplemente desaparece de la barra lateral, los archivos no se muestran en la búsqueda y arrastrar un archivo a la ventana no produce ningún resultado.

El correo que recibe no cambia. Si alguien le envía un archivo adjunto grande, se abre como siempre.