Inviter toute une équipe sur TrekMail en une fois

Envoyez des liens de configuration à de nombreuses personnes en une seule fois. Vous choisissez le domaine, puis chaque destinataire choisit le nom et le mot de passe de sa boîte au moment de terminer la configuration.

L’administrateur doit-il choisir les mots de passe ? Utilisez plutôt la création groupée de boîtes mail. Importez un fichier CSV contenant les adresses et les mots de passe pour créer les boîtes immédiatement.

À qui s’adresse cette fonction ?

• Aux propriétaires de compte qui intègrent une équipe ou un service entier.
• Aux agences qui déploient simultanément la messagerie de plusieurs clients.
• Aux administrateurs qui migrent des utilisateurs depuis un autre fournisseur de messagerie.

Ce que vous obtenez

• Intégration rapide : invitez jusqu’à 500 destinataires par lot au lieu de les traiter un par un.
• Aucun mot de passe transmis : chaque destinataire crée directement son propre mot de passe.
• Contrôle avant l’envoi : relisez la liste, corrigez les erreurs et confirmez avant le départ du moindre message.
• Respect de la limite du forfait : le système vérifie les places disponibles afin que vous ne dépassiez jamais votre forfait.

Avant de commencer

• Le domaine doit être Actif, avec son DNS vérifié.
• Le courrier du domaine doit être hébergé chez nous. Un domaine dont le courrier entrant reste chez un autre fournisseur ne peut pas contenir de boîtes. Il est donc absent du sélecteur et toute invitation le concernant est refusée.
• Votre forfait doit encore disposer de places pour des boîtes. Les invitations en attente sont comptées dans la limite.
• Préparez les adresses des destinataires, une par ligne ou séparées par des virgules, ou placez-les dans un fichier .txt. Le navigateur accepte un fichier de 1 Mo au maximum et le contenu analysé doit également respecter la limite serveur de 100 000 caractères.

Formats acceptés

Vous pouvez saisir les adresses directement ou importer un fichier. Pour réserver un espace individuel à un destinataire, ajoutez une quantité après son adresse, par exemple , 5 GB, , 2048 MB ou , 1.5 GB. Sans quantité, la personne utilise le stockage partagé, qui est le choix par défaut.

Saisie dans la zone de texte :

alice@company.com
bob@company.com, 5 GB
carol@company.com
support@company.com, 2048 MB

Vous pouvez encore placer plusieurs adresses sur la même ligne, selon l’ancien format séparé par des virgules, à condition de ne pas y ajouter une quantité de stockage :

alice@company.com, bob@company.com, carol@company.com

Importation d’un fichier :

• Format accepté : fichier texte brut .txt
• Taille maximale dans le navigateur : 1 Mo
• Limite du contenu côté serveur : 100 000 caractères
• Une adresse par ligne, éventuellement suivie de , <taille> pour un stockage individuel

Procédure : envoyer des invitations groupées

Étape 1 : Saisir les données

1. Ouvrez Boîtes mail dans la barre latérale gauche.
2. Dans la carte Créer une boîte mail, choisissez Invitations groupées.
3. Domaine : choisissez le domaine auquel toutes les boîtes appartiendront.
4. Adresses e-mail : procédez de l’une des façons suivantes :
   • Collez les adresses dans la zone de texte, une par ligne ou séparées par des virgules.
   • Cliquez sur Importer un fichier, ou faites-le glisser dans la page, pour charger un fichier .txt.
5. Cliquez sur Valider pour passer à l’aperçu.

Étape 2 : Examiner l’aperçu

L’écran d’aperçu affiche un résumé et classe les adresses par état.

Cartes récapitulatives :

Catégories d’adresses :

Corriger une adresse incorrecte :

1. Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté de l’adresse dans la section « Adresse incorrecte ».
2. Corrigez l’adresse dans l’éditeur intégré à la ligne.
3. Cliquez sur Enregistrer. Toute la liste est automatiquement contrôlée de nouveau. Si l’adresse corrigée est valide, elle passe dans « Prêtes à envoyer ».

Vous pouvez aussi cliquer sur Valider de nouveau en bas de la page pour relancer manuellement le contrôle de toute la liste.

Remarque : les adresses sont contrôlées à la fois pour leur format et pour la possibilité d’y distribuer du courrier. Une adresse dont le domaine n’existe pas, telle que user@fake.xyz, sera signalée comme incorrecte même si son format est valable.

Retirer des adresses :

Cliquez sur le bouton X à côté d’une adresse pour la retirer du lot.

Étape 3 : Envoyer

Lorsque votre liste est prête :

1. Vérifiez le nombre d’adresses Prêtes à envoyer.
2. Cliquez sur Envoyer X invitations, où X correspond au nombre d’adresses valides.
3. Attendez l’écran de confirmation.

Étape 4 : Consulter les résultats

L’écran des résultats affiche :

• Envoi réussi : nombre d’invitations expédiées.
• État : confirmation que toutes les invitations ont été envoyées.

Cliquez sur Terminer pour revenir à la page Boîtes mail.

Étape suivante pour les destinataires

Chaque destinataire reçoit un e-mail contenant un lien de configuration à usage unique. En l’ouvrant, il doit :

1. Choisir le nom de sa boîte, c’est-à-dire la partie située avant @.
2. Définir son propre mot de passe d’au moins 12 caractères.
3. Recevoir un code de récupération à usage unique qui expire après 24 heures. Un nouveau code pourra être délivré plus tard si une réinitialisation est nécessaire.

Une fois la procédure terminée, la boîte apparaît comme active dans votre liste Boîtes mail.

Utilisateurs de White Label Lite : les e-mails d’invitation groupée reprennent le nom de marque que vous avez configuré. Si vous avez activé un hôte personnalisé, ne communiquez que le nom d’hôte marqué Actif dans l’écran Personnalisation du domaine. Ne construisez jamais une adresse à partir d’un exemple. Consultez Ce que voient vos clients pour découvrir tout le parcours d’intégration.

Limites

Limites de boîtes par forfait :

Les invitations en attente sont comptées dans votre limite. Si vous avez 95 boîtes avec Starter, dont la limite est de 100, vous ne pouvez envoyer que 5 invitations supplémentaires.

Solutions rapides et dépannage

Bonnes pratiques

• Relisez soigneusement votre liste avant de cliquer sur Valider. Il est plus simple de corriger un fichier texte que d’annuler des dizaines d’invitations.
• N’envoyez rien à des adresses non confirmées. Assurez-vous que les destinataires attendent l’invitation afin d’éviter les plaintes pour spam.
• Commencez par un petit lot en cas de doute. Envoyez un essai de 5 à 10 invitations avant le déploiement complet.
• Suivez le taux de finalisation. Consultez la page Boîtes mail pour voir quelles invitations sont encore en attente.

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