Limitare o disattivare Drive per una casella

Tutte le persone dell’account condividono un unico spazio di archiviazione. Funziona bene finché qualcuno non inizia a usare Drive come cloud personale, archivio delle foto delle vacanze, raccolta di film o backup di un vecchio portatile. Lo spazio che occupa non è più disponibile per la posta del resto del team.

Puoi decidere, casella per casella, quanto accesso a Drive assegnare a ciascuna persona. La funzione è disponibile con tutti i piani.

Dove si trova l’impostazione

Apri Caselle, seleziona la casella desiderata e passa alla scheda Limiti.

Troverai tre opzioni. Scegline una e fai clic su Salva.

Le tre opzioni

Attivo

Tutto funziona e ogni casella parte con questa opzione. La persona può aprire Drive nella webmail, caricare e condividere file, trovarli con la ricerca e collegare Drive al computer per visualizzare i file insieme alle proprie cartelle.

Solo allegati email

La posta continua a funzionare esattamente come prima. Viene disattivata soltanto l’archiviazione dei file:

• Drive non compare nella webmail.
• Non è possibile caricare file, nemmeno trascinandoli nella finestra.
• I file non compaiono più nella ricerca.
• Drive non può essere collegato a un computer.

L’invio di file grandi continua a funzionare. Tutto ciò che supera 18 MB viene inviato come link per il download, esattamente come prima. C’è una sola differenza: la copia viene eliminata dopo 30 giorni perché la persona non dispone più di Drive per gestirla.

È l’opzione che cerca la maggior parte delle persone che arriva su questa pagina. Permette di offrire la posta senza offrire spazio per i file.

Disattivato

Applica le stesse restrizioni indicate sopra e, in più, impedisce del tutto di allegare file superiori a 18 MB. Se qualcuno ci prova, un messaggio comunica che il file è troppo grande e chiede di sceglierne uno più piccolo.

Nessun file viene eliminato

La modifica dell’impostazione non rimuove mai i file di una persona. I contenuti già archiviati rimangono esattamente dove sono; la persona semplicemente non può più raggiungerli.

È una scelta voluta: sono i suoi file e un’impostazione modificata da te non dovrebbe distruggerli. Significa anche che la disattivazione di Drive non restituisce automaticamente lo spazio all’account.

La scheda Limiti mostra quindi anche quanto spazio occupa quella casella, con accanto il pulsante Elimina questi file. Questa azione è definitiva e lo spazio torna disponibile per l’account entro uno o due minuti.

Modificare più caselle insieme

Aprire duecento caselle una alla volta non è il modo in cui qualcuno vorrebbe trascorrere il pomeriggio.

Nella pagina Caselle, seleziona quelle desiderate e scegli Accesso a Drive… dalla barra che compare in basso. Scegli un livello, conferma e hai finito.

Automatizzi l’account con un token API o un agente IA? La stessa impostazione è disponibile anche lì. Puoi inoltre indicare “tutte le caselle di questo dominio”, utile quando ciascun dominio corrisponde a un cliente diverso.

Caselle condivise

Le caselle condivise, come support@ o sales@, non hanno una scheda Limiti.

Nessuno accede direttamente a una casella condivisa. Il team la apre dalle proprie caselle. Continua ad applicarsi l’impostazione Drive della persona che usa la casella condivisa. Una persona a cui hai disattivato Drive non può servirsi di una casella condivisa per aggirare la restrizione.

Assegnare un livello alla casella condivisa stessa darebbe l’impressione di cambiare qualcosa senza produrre alcun effetto, quindi non offriamo questa opzione.

Cosa vede la persona

Nulla smette di funzionare e non compare alcun errore. Drive semplicemente scompare dalla barra laterale, i file non appaiono nella ricerca e trascinare un file nella finestra non produce alcun risultato.

La posta ricevuta non cambia. Se qualcuno invia un allegato grande, si apre come sempre.