Une limite de stockage dédiée pour chaque client

Lorsque vous revendez de la messagerie, tous vos clients puisent dans le stockage de votre compte. Un client très actif peut consommer l’espace sur lequel un autre comptait, et l’administrateur de chaque client voit le total de votre compte comme s’il était le sien.

Une limite de stockage donne aux domaines d’un client un volume qui lui est propre, par exemple 50 GB. La messagerie et Drive de ces domaines y sont comptés, et les administrateurs du client le répartissent entre leurs boîtes, comme vous répartissez votre compte.

Pourquoi fixer une limite

• Un volume que vous pouvez vendre. Les tailles de boîte que le client attribue ne dépassent jamais la limite au total.
• Moins de travail pour vous. Ses administrateurs gèrent eux-mêmes la taille des boîtes. Quand il leur faut plus d’espace, le tableau de bord leur demande de contacter leur administrateur, sans citer votre entreprise.
• Votre total reste privé. Leur vue d’ensemble affiche leur limite, pas votre compte.
• Un seul chiffre pour plusieurs domaines. Une limite couvre tous les domaines d’un client.

Fixer une limite

Le propriétaire du compte peut modifier les limites, tout comme un membre de l’équipe qui gère les personnes et a accès à tous les domaines. Une personne limitée à certains domaines, comme l’administrateur d’un client, ne voit jamais ce réglage.

1. Ouvrez Équipe et clients.
2. Choisissez Modifier l’accès sur la ligne du client, ou Inviter des personnes pour une nouvelle personne.
3. Choisissez ses domaines. Une section Stockage apparaît dès que la personne est limitée à au moins un domaine.
4. Choisissez Limite dédiée, puis saisissez une taille en GB ou cliquez sur 10, 25, 50 ou 100 GB.
5. Enregistrez.

La limite couvre tous les domaines de la liste de cette personne. Si quelqu’un d’autre dans l’équipe détient l’un de ces domaines, son nom apparaît sous S’applique aussi à, car il partage la limite.

Une barre montre ce que les domaines occupent déjà. La limite ne peut pas descendre sous les tailles fixes et les invitations en attente de ces domaines, ni sous ce qu’ils stockent déjà. La fenêtre indique sous le champ lequel des deux s’applique, et les tailles rapides trop basses sont grisées.

Aucun réglage de stockage n’est enregistré si vous ne le choisissez pas : cliquez sur une carte, saisissez une taille ou cliquez sur une taille rapide. Modifier plus tard le rôle ou les autorisations d’une personne ne touche pas à sa limite.

Si les domaines choisis relèvent en partie d’une limite et en partie non, aucune des deux cartes n’est sélectionnée et un avis le signale. Choisissez Limite dédiée pour les placer tous sous cette limite, ou Stockage du compte pour retirer la limite.

Lorsque vous décochez un domaine soumis à une limite, la fenêtre indique ce que fera l’enregistrement : le domaine quitte la limite, ou il y reste parce que quelqu’un d’autre le détient encore.

Pour retirer une limite, choisissez Stockage du compte et enregistrez. La fenêtre indique d’abord les domaines et les personnes concernés. Les boîtes gardent leurs tailles fixes, et celles en stockage partagé utilisent de nouveau l’espace libre de votre compte.

La liste Équipe et clients affiche une colonne Stockage : l’utilisation par rapport à la limite, par exemple « 3.4 GB sur 50 GB », Stockage du compte sans limite, ou Par domaine quand les domaines d’une personne ont des réglages différents. Les changements de stockage faits ici apparaissent dans la chronologie de l’équipe.

Une limite dont personne dans votre équipe n’a les domaines, par exemple créée via l’API avant d’inviter le client ou conservée après son retrait, apparaît sous la liste dans Limites de stockage sans client, où vous pouvez modifier sa taille ou la retirer.

Ce que voit l’administrateur du client

Lorsque tous les domaines d’une personne partagent une même limite, et que cette limite ne couvre aucun autre domaine :

• Vue d’ensemble. La carte Stockage porte le titre Votre limite de stockage et mesure la messagerie et Drive de ses domaines par rapport à cette limite. Elle affiche Se remplit à 75 % et Presque plein à 90 %, et propose de libérer de l’espace ou d’en demander davantage à son administrateur.
• Taille des boîtes. Dans Modifier le stockage, et lorsqu’il crée une boîte ou invite quelqu’un, l’espace disponible affiché correspond à ce qui reste libre dans la limite, jamais plus que ce qui reste à votre compte.
• Trop grand. Une taille qui ne tient pas affiche « C’est plus que ce que permet votre limite de stockage. Pour obtenir plus d’espace, contactez votre administrateur. »
• Drive. Le rôle Client n’inclut plus Drive du compte : Drive n’apparaît donc pas dans le menu de son tableau de bord. Chaque boîte garde son propre Drive dans le webmail.

Si les domaines d’une personne relèvent de limites différentes, si certains n’en ont pas, ou si leur limite couvre aussi un domaine auquel cette personne n’a pas accès, sa vue d’ensemble affiche le stockage du compte comme avant. Gardez tous les domaines d’un client dans une seule limite, et donnez à ses administrateurs l’accès à tous ces domaines.

Lorsque vous, ou toute personne autorisée à modifier les limites, choisissez une taille trop grande, le message indique ce qui reste dans la limite et précise que vous pouvez la relever dans Équipe et clients.

E-mails à mesure que la limite se remplit

Quand une limite atteint 75 %, 90 % et 100 %, les personnes du client qui gèrent les boîtes reçoivent un e-mail. À 90 % et 100 %, vous en recevez un aussi. Les deux premiers paliers sont ceux où leur vue d’ensemble affiche Se remplit et Presque plein.

Qui le reçoit côté client. Les personnes côté client, limitées aux domaines de ce client, qui ont tous les domaines de la limite et peuvent gérer les boîtes : les rôles Client et Opérateur de boîtes, et un rôle Personnalisé qui permet de gérer les boîtes. Ne le reçoivent pas : les personnes avec Administrateur de domaine, Lecture seule ou Webmail seulement, celles qui n’ont pas encore accepté leur invitation et celles dont l’accès est suspendu. Les membres de votre propre équipe qui ont accès à tous les domaines reçoivent à la place l’e-mail qui vous est adressé, s’ils peuvent modifier les limites.

Ce qu’il dit. L’objet est « Votre stockage est plein à 75 % », « Votre stockage est presque plein » ou « Votre stockage est plein ». L’e-mail :

• indique l’espace utilisé, par exemple « 38 GB sur 50 GB », et les domaines qui partagent cet espace ;
• liste jusqu’à trois boîtes qui occupent le plus d’espace, avec leur taille ;
• à 90 %, prévient que certaines boîtes cesseront de recevoir de nouveaux e-mails quand l’espace sera épuisé, et à 100 %, que certaines risquent de ne plus en recevoir tant que de l’espace n’aura pas été libéré ;
• explique comment libérer de l’espace : supprimer les anciens messages et les grosses pièces jointes, vider la Corbeille et supprimer les fichiers Drive devenus inutiles ;
• invite à demander plus d’espace à leur administrateur si besoin, sans citer votre entreprise ;
• comporte un bouton Ouvrir les boîtes mail qui ouvre Boîtes mail dans leur tableau de bord.

La marque qu’il porte. L’e-mail ressemble au tableau de bord vers lequel il mène. Quand le domaine du client a une adresse de tableau de bord active à votre marque, l’e-mail affiche le nom, le logo et les couleurs de votre marque, part de votre Adresse d’expéditeur si vous l’avez définie, et les réponses arrivent à votre Adresse de réponse. Le bouton ouvre votre tableau de bord à votre marque. Sans marque sur le domaine, c’est un e-mail TrekMail standard, comme leur tableau de bord. Chaque personne le reçoit dans sa langue ou, si elle n’en a pas choisi, dans celle du propriétaire du compte.

L’e-mail qui vous est adressé. Le propriétaire du compte, et toute personne de votre équipe autorisée à modifier les limites, reçoit un e-mail à 90 % et 100 %. C’est un e-mail TrekMail, comme le reste du courrier de votre compte. L’objet est « Le stockage d’un client est presque plein » ou « Le stockage d’un client est plein », suivi du domaine du client. Il nomme les domaines de la limite, indique son remplissage, par exemple « 47 GB sur 50 GB », et précise quelles personnes du client ont été prévenues. Le bouton Ouvrir Équipe et clients vous mène là où vous pouvez relever la limite.

À quelle fréquence.

• Un e-mail chaque fois que l’utilisation dépasse 75 %, 90 % ou 100 %. Aucun rappel hebdomadaire.
• Si l’utilisation franchit plusieurs paliers entre deux vérifications, un seul e-mail part, pour le plus haut.
• Le même e-mail ne revient qu’après une baisse d’au moins 5 points sous ce palier, suivie d’une nouvelle hausse. Par exemple, après l’e-mail des 90 %, le client libère de l’espace jusqu’à 80 % ; si l’utilisation atteint de nouveau 90 % plus tard, un nouvel e-mail part.
• L’utilisation est vérifiée plusieurs fois par jour, après le recalcul de l’espace occupé par la messagerie. Ce recalcul peut avoir quelques heures de retard : un e-mail peut donc arriver quelques heures après que l’utilisation a atteint le palier.
• Il n’est pas possible de se désabonner de ces e-mails.

Stockage partagé et tailles fixes dans une limite

Dans une limite, les boîtes fonctionnent comme dans votre compte, un niveau plus bas :

• Taille fixe. Une boîte dotée de sa propre taille la réserve sur la limite, pour son courrier et ses fichiers Drive. Les tailles fixes et les invitations en attente ne dépassent jamais la limite au total.
• Stockage partagé. Une boîte avec Stockage partagé coché utilise l’espace libre de la limite : la limite moins les tailles fixes, jamais plus que ce qui reste à votre compte.

Deux règles sont plus strictes ici. Une boîte ne peut pas devenir plus petite que ce qu’elle contient déjà ; l’agrandir est possible tant que la limite a de la place. Et une taille fixe qui ne tient pas dans la limite est refusée pour tout le monde, vous compris.

Chaque boîte en stockage partagé est plafonnée séparément à l’espace libre de la limite, comme dans votre compte. Si plusieurs grandissent en même temps, leur total peut dépasser la limite, et la colonne Stockage le montre. Pour un plafond strict sur une boîte, donnez-lui une taille fixe. L’utilisation du courrier est recalculée à quelques heures d’intervalle : les chiffres peuvent donc avoir un peu de retard.

Drive dans une limite

Les fichiers Drive des boîtes d’un domaine limité comptent dans la limite. De plus, ces boîtes :

• ne voient pas les dossiers que vous partagez avec toutes les boîtes, qui peuvent contenir les fichiers d’autres clients ;
• ne peuvent pas partager leurs propres dossiers avec toutes les boîtes ;
• ne peuvent plus envoyer de fichiers depuis une application de synchronisation (WebDAV) une fois leur espace plein. La suppression fonctionne toujours, ce qui permet à un client saturé de libérer de l’espace depuis l’application.

Votre propre Drive du compte est décompté du stockage de votre compte, et non de la limite d’un client.

API et MCP

Vous pouvez aussi consulter et définir les limites de stockage des clients, et modifier la taille d’une boîte, avec l’API REST et le serveur MCP. La même règle s’applique : seul un appelant qui gère les personnes et a accès à tous les domaines peut modifier une limite. Consultez Gérer les équipes White Label avec l’API et MCP et la présentation de l’API REST.

Endpoints REST, sous /api/v1. Les tailles sont en MB et chaque écriture exige l’en-tête Idempotency-Key :

• GET /white-label/client-limits et GET /white-label/client-limits/{id} : lister les limites ou en lire une, avec ce qui est réservé, partagé et utilisé (members:read).
• POST /white-label/client-limits : donner à domain_ids une limite de storage_limit_mb, ou modifier celle qu’ils partagent déjà (members:write).
• PATCH /white-label/client-limits/{id} : modifier la taille, l’ensemble complet des domaines, ou les deux (members:write).
• DELETE /white-label/client-limits/{id} : retirer une limite ; ses domaines reviennent au stockage de votre compte (members:write).
• PATCH /mailboxes/{id}/storage : régler storage_allocation_mb sur une taille fixe, ou sur null pour le stockage partagé (mailboxes:write).

Outils MCP : list_client_limits, set_client_limit et remove_client_limit dans l’ensemble d’outils White Label, et set_mailbox_storage. Sur un serveur auto-hébergé, les trois qui modifient quelque chose exigent TREKMAIL_ALLOW_DESTRUCTIVE=true, et remove_client_limit exige en plus confirm_remove=true.

Erreurs possibles :

• client_storage_limit_exceeded (422) : une taille fixe ne tient pas dans ce qui reste de la limite ; details.available_mb indique combien y tient.
• client_storage_below_usage (422) : la boîte deviendrait plus petite que ce qu’elle stocke déjà ; voir details.used_mb.
• client_storage_limit_too_low (422) : la limite serait inférieure à ce que ses domaines réservent ou stockent ; voir details.minimum_mb.
• client_storage_domains_conflict (409) : les domaines relèvent de limites différentes.

Questions fréquentes

Comment déplacer un domaine d’un client vers un autre ? Retirez-le de la liste du premier client et enregistrez. La fenêtre vous indique si le domaine quitte sa limite ou y reste parce que quelqu’un d’autre le détient encore. Ajoutez-le ensuite au second client. Si ce client a une limite, choisissez Limite dédiée et enregistrez pour placer le domaine sous cette limite ; sinon, enregistrez simplement. Respectez cet ordre, car des domaines relevant de deux limites différentes ne peuvent pas en recevoir une seule.

Puis-je baisser une limite ? Oui, jusqu’au plus élevé des deux seuils : les tailles fixes et invitations en attente de ses domaines, ou ce qu’ils stockent déjà. Pour descendre plus bas, le client doit d’abord supprimer du courrier ou des fichiers, ou passer des boîtes de taille fixe en stockage partagé.

Que se passe-t-il quand la limite est pleine ? Une boîte en stockage partagé n’accepte plus de courrier lorsqu’elle occupe tout l’espace libre de la limite, et une boîte de taille fixe lorsqu’elle est pleine. Les expéditeurs reçoivent un message de non-remise et les envois vers Drive sont refusés. La lecture, le téléchargement et la suppression continuent de fonctionner. Des e-mails préviennent les personnes du client qui gèrent les boîtes à 75 %, 90 % et 100 %, et vous à 90 % et 100 %, comme expliqué plus haut.

Et les domaines que le client ajoute ? Ils rejoignent sa liste de domaines et la limite que partagent ses domaines.

White Label Lite est-il nécessaire ? La limite s’applique dès que vous l’enregistrez. Vos clients peuvent se connecter à votre tableau de bord une fois White Label Lite actif.

Les limites de mes clients peuvent-elles dépasser la capacité de mon compte ? Oui. Une limite est un plafond, pas une réservation, et aucun client ne reçoit plus que ce qui reste à votre compte.

Voir aussi

• Rôles d’équipe et accès disponibles
• Modifier la taille de stockage d’une boîte mail
• Stockage des boîtes et quotas partagés