Drive für ein Postfach begrenzen oder abschalten

Alle Personen in Ihrem Konto teilen sich einen Speicherpool. Das funktioniert gut, bis jemand Drive als persönliche Cloud verwendet, etwa als Archiv für Urlaubsfotos, Filmsammlung oder Sicherung eines alten Laptops. Dieser belegte Platz fehlt dem restlichen Team anschließend für E-Mails.

Sie können für jedes Postfach einzeln festlegen, wie viel Drive-Zugriff die jeweilige Person erhält. Diese Funktion steht in jedem Tarif zur Verfügung.

Wo Sie die Einstellung finden

Öffnen Sie Postfächer, wählen Sie das gewünschte Postfach aus und öffnen Sie den Tab Limits.

Dort sehen Sie drei Möglichkeiten. Wählen Sie eine aus und klicken Sie auf Speichern.

Die drei Möglichkeiten

Ein

Alle Funktionen stehen zur Verfügung. Mit dieser Einstellung beginnt jedes Postfach. Die Person kann Drive in Webmail öffnen, Dateien hochladen und teilen, sie über die Suche finden und Drive mit ihrem Computer verbinden, damit die Dateien neben den eigenen Ordnern erscheinen.

Nur E-Mail-Anhänge

Die E-Mail-Funktionen bleiben unverändert. Lediglich der Dateispeicher entfällt:

• Drive erscheint nicht in Webmail.
• Es können keine Dateien hochgeladen werden, auch nicht durch Ziehen in das Fenster.
• Dateien erscheinen nicht mehr in der Suche.
• Drive lässt sich nicht mit einem Computer verbinden.

Große Dateien können weiterhin gesendet werden. Alles über 18 MB wird wie bisher als Downloadlink verschickt. Es gibt nur einen Unterschied: Diese Kopie wird nach 30 Tagen gelöscht, weil die Person kein Drive mehr besitzt, in dem sie die Datei verwalten könnte.

Für die meisten Besucher dieser Seite ist das die passende Auswahl. Damit bieten Sie E-Mail ohne zusätzlichen Dateispeicher an.

Aus

Es gelten dieselben Einschränkungen wie oben. Zusätzlich lassen sich Dateien über 18 MB überhaupt nicht anhängen. Bei einem Versuch meldet das System, dass die Datei zu groß ist, und fordert eine kleinere Datei an.

Nichts wird gelöscht

Das Ändern der Einstellung löscht niemals Dateien. Bereits gespeicherte Inhalte bleiben genau an ihrem bisherigen Ort, die betreffende Person kann nur nicht mehr darauf zugreifen.

Das ist beabsichtigt: Es sind ihre Dateien und eine von Ihnen geänderte Einstellung soll sie nicht zerstören. Deshalb gibt das Abschalten von Drive den Speicherplatz auch nicht automatisch an das Konto zurück.

Der Tab Limits zeigt daher zusätzlich, wie viel Speicher dieses Postfach belegt. Daneben befindet sich die Schaltfläche Diese Dateien löschen. Diese Aktion ist endgültig und der Platz steht dem Konto innerhalb von ein bis zwei Minuten wieder zur Verfügung.

Viele Postfächer gleichzeitig ändern

Zweihundert Postfächer einzeln zu öffnen ist für niemanden ein gelungener Nachmittag.

Markieren Sie auf der Seite Postfächer die gewünschten Einträge und wählen Sie in der unten eingeblendeten Leiste Drive-Zugriff…. Wählen Sie eine Stufe, bestätigen Sie und der Vorgang ist abgeschlossen.

Automatisieren Sie Ihr Konto mit einem API-Token oder KI-Agenten? Dieselbe Einstellung ist auch dort verfügbar. Sie können außerdem „jedes Postfach auf dieser Domain“ angeben. Das ist hilfreich, wenn jede Domain zu einem anderen Kunden gehört.

Gemeinsame Postfächer

Gemeinsame Postfächer wie support@ oder sales@ besitzen keinen Tab Limits.

Niemand meldet sich direkt an einem gemeinsamen Postfach an. Ihr Team öffnet es aus den eigenen Postfächern. Die Drive-Einstellung der Person, die das gemeinsame Postfach verwendet, gilt weiterhin. Eine Person, für die Sie Drive abgeschaltet haben, kann diese Einschränkung nicht mit einem gemeinsamen Postfach umgehen.

Eine Stufe am gemeinsamen Postfach selbst würde den Eindruck erwecken, etwas zu ändern, obwohl sie keine Wirkung hätte. Daher bieten wir diese Auswahl nicht an.

Was die Person sieht

Keine bestehende Funktion wird beschädigt und es erscheint kein Fehler. Drive fehlt einfach in der Seitenleiste, Dateien tauchen nicht in der Suche auf und das Ziehen einer Datei in das Fenster bewirkt nichts.

Empfangene E-Mails bleiben unverändert. Schickt jemand einen großen Anhang, lässt er sich wie gewohnt öffnen.