Limitar ou desativar o Drive de uma caixa postal

Todas as pessoas da conta dividem o mesmo pool de armazenamento. Isso funciona bem até alguém começar a usar o Drive como nuvem pessoal, arquivo de fotos de férias, coleção de filmes ou backup de um notebook antigo. O espaço ocupado deixa de estar disponível para os e-mails do restante da equipe.

Você pode decidir, caixa por caixa, quanto acesso ao Drive cada pessoa recebe. A opção está disponível em todos os planos.

Onde encontrar a configuração

Acesse Caixas postais, escolha a caixa desejada e abra a guia Limites.

Você verá três opções. Escolha uma e clique em Salvar.

As três opções

Ativado

Tudo funciona, e todas as caixas começam com essa opção. A pessoa pode abrir o Drive no webmail, enviar e compartilhar arquivos, encontrá-los pela pesquisa e conectar o Drive ao computador para exibir esses arquivos ao lado de suas próprias pastas.

Somente anexos de e-mail

O e-mail continua funcionando exatamente como antes. O armazenamento de arquivos é a única função removida:

• O Drive não aparece no webmail.
• Nenhum arquivo pode ser enviado, nem mesmo arrastando-o para a janela.
• Os arquivos deixam de aparecer na pesquisa.
• O Drive não pode ser conectado ao computador.

Ainda é possível enviar arquivos grandes. Tudo que ultrapassa 18 MB é enviado como link de download, exatamente como antes. Há uma diferença: essa cópia é excluída após 30 dias porque a pessoa não tem mais um Drive para administrá-la.

Essa é a opção procurada pela maioria das pessoas que chega a esta página. Ela permite vender e-mail sem incluir armazenamento de arquivos.

Desativado

Aplica as mesmas restrições acima e também impede anexar arquivos com mais de 18 MB. Se alguém tentar, a mensagem informará que o arquivo é grande demais e pedirá um menor.

Nada é excluído

Alterar a opção nunca remove os arquivos de ninguém. O conteúdo já armazenado permanece exatamente onde estava; a pessoa apenas deixa de conseguir acessá-lo.

Isso é intencional: os arquivos pertencem a ela e uma configuração alterada por você não deve destruí-los. Por esse motivo, desativar o Drive também não devolve automaticamente o espaço para a conta.

A guia Limites também mostra quanto espaço a caixa está ocupando e exibe ao lado o botão Excluir estes arquivos. Essa ação é permanente, e o espaço volta para a conta em um ou dois minutos.

Alterar várias caixas ao mesmo tempo

Abrir duzentas caixas uma por uma não é a ideia de uma boa tarde para ninguém.

Na página Caixas postais, marque as caixas desejadas e escolha Acesso ao Drive… na barra que aparece na parte inferior. Selecione um nível, confirme e pronto.

Você automatiza a conta com um token de API ou agente de IA? A mesma configuração também está disponível ali. É possível indicar ainda “todas as caixas deste domínio”, o que ajuda quando cada domínio corresponde a um cliente diferente.

Caixas postais compartilhadas

Caixas compartilhadas, como support@ ou sales@, não têm uma guia Limites.

Ninguém entra diretamente em uma caixa compartilhada. A equipe a abre a partir das próprias caixas. A configuração de Drive da pessoa que usa a caixa compartilhada continua valendo. Uma pessoa cujo Drive foi desativado não pode usar uma caixa compartilhada para contornar a restrição.

Definir um nível na própria caixa compartilhada pareceria mudar alguma coisa sem produzir efeito, por isso não oferecemos essa opção.

O que a pessoa vê

Nada para de funcionar e nenhum erro aparece. O Drive simplesmente deixa de estar na barra lateral, os arquivos não aparecem na pesquisa e arrastar um arquivo para a janela não produz resultado.

As mensagens recebidas não são alteradas. Se alguém enviar um anexo grande, ele abrirá da mesma forma de sempre.