メールボックスごとにDriveを制限または無効化する方法

アカウントの全員が一つのストレージ容量を共有します。通常は便利ですが、誰かがDriveを個人用クラウドとして使い始めると状況が変わります。休暇の写真、映画のコレクション、古いパソコンのバックアップを保存すれば、その分だけほかのメンバーがメールに使える容量が減ります。

各メールボックスの利用者へ、どの程度Driveを使わせるかを個別に決められます。すべてのプランで利用できる設定です。

設定の場所

メールボックスを開いて対象のメールボックスをクリックし、制限タブを開きます。

三つの選択肢が表示されます。一つを選んで保存を押します。

すべての機能を利用できます。新しいメールボックスはこの設定で始まります。利用者はWebメールでDriveを開き、ファイルをアップロードして共有し、検索で見つけられます。Driveをパソコンへ接続し、自分のフォルダーと並べてファイルを表示することもできます。

メールは以前とまったく同じように使えます。利用できなくなるのはファイル保存機能です。

大容量ファイルの送信は引き続き可能です。18 MBを超えるファイルは、以前と同じくダウンロードリンクとして送られます。違いは一つだけです。利用者にはファイルを整理するDriveがないため、そのコピーは30日後に削除されます。

このページを訪れる多くの方が必要としているのは、この選択肢です。ファイル保存領域を提供せず、メールだけを提供できます。

上の制限に加えて、18 MBを超えるファイルを添付することもできません。追加しようとすると、ファイルが大きすぎるため小さいものを選ぶよう求めるメッセージが表示されます。

設定を変更しても、利用者のファイルが削除されることはありません。すでに保存されているファイルは元の場所に残り、利用者からアクセスできなくなるだけです。

これは意図した動作です。ファイルは利用者のものであり、管理者が設定を切り替えただけで破棄すべきではありません。そのため、Driveを無効にするだけでは、使用中の容量はアカウントへ戻りません。

制限タブには、そのメールボックスが使用している容量と、隣にこれらのファイルを削除ボタンも表示されます。この操作は取り消せません。削除された容量は一分から二分以内にアカウントへ戻ります。

二百個のメールボックスを一つずつ開いて午後を過ごしたい人はいないでしょう。

メールボックス画面で対象にチェックを入れ、下部に表示されるバーから**Driveへのアクセス…**を選びます。利用レベルを選んで確定すれば完了です。

APIトークンやAIエージェントでアカウントを自動管理している場合も、同じ設定を利用できます。「このドメインにあるすべてのメールボックス」と指定することもできます。各ドメインが別々の顧客に対応している場合に便利です。

*support@やsales@*などの共有メールボックスには、制限タブがありません。

共有メールボックスへ直接ログインする人はいません。チームは自分のメールボックスから開きます。そのため、共有メールボックスを使っている本人のDrive設定が引き続き適用されます。Driveを無効にされた利用者が、共有メールボックスを使って制限を回避することはできません。

共有メールボックス自体に利用レベルを設定できても、効果があるように見えるだけで実際には何も変わりません。そのため、この選択肢は提供していません。

何かが壊れたり、エラーが表示されたりすることはありません。サイドバーからDriveが消え、検索結果にファイルが出なくなり、ウィンドウへファイルをドラッグしても何も起きなくなるだけです。

受信メールには影響しません。ほかの人から大きな添付ファイルを受け取った場合も、これまでどおり開けます。