Rechercher, trier et filtrer la liste des boîtes

À mesure que votre équipe grandit, il devient essentiel de trouver rapidement la bonne boîte. La page Boîtes propose des outils efficaces pour gérer des centaines de comptes.

À qui s'adresse cette fonction

• Aux administrateurs qui gèrent au moins 10 boîtes.
• Aux revendeurs ou agences qui s'occupent de plusieurs domaines.

Recherche

Utilisez la barre de recherche en haut de la liste Boîtes.

• Étendue de la recherche : Pour les boîtes, la recherche porte sur l'adresse, la partie locale, le domaine et toute note interne. Pour les invitations en attente, elle porte sur l'adresse du destinataire et le domaine sélectionné.
• Lancer la recherche : Saisissez le terme, puis appuyez sur Entrée. Utilisez le bouton d'effacement pour revenir à la vue actuelle sans filtre.

Filtrer par type

La liste Boîtes affiche à la fois les boîtes actives et les invitations de configuration en attente. Utilisez les onglets en haut pour filtrer :

• Tout : Boîtes et invitations en attente réunies.
• Boîtes : Uniquement les comptes de messagerie actifs.
• Partagées : Uniquement les boîtes partagées de l'équipe.
• Invitations : Uniquement les invitations de configuration en attente.

Invitations en attente dans la liste

Les invitations en attente portent un badge orange « Configuration en attente » qui permet de les reconnaître. Au lieu d'afficher l'adresse d'une boîte, elles indiquent l'adresse du destinataire auquel l'invitation a été envoyée.

Actions disponibles pour les invitations en attente :

• Renvoyer : Envoie de nouveau le message de configuration avec un lien récent.
• Modifier le destinataire : Change l'adresse e-mail de destination.
• Annuler : Révoque l'invitation afin que le lien ne fonctionne plus.
• Copier le lien : Copie l'URL de configuration pour la transmettre manuellement.

Dès que le destinataire termine la configuration, l'invitation en attente est remplacée par la boîte active.

Actions sur une boîte

Chaque boîte active dispose d'un bouton Gérer et, si vous en avez l'autorisation, d'un menu Plus.

• Gérer ouvre les paramètres de la boîte. Les onglets courants sont Alias, Transfert, Filtres et Réponse automatique. Les boîtes ordinaires comportent aussi Sécurité, Limites et Sieve; les boîtes actives compatibles peuvent afficher Applications. Une boîte partagée commence par Accès au lieu des réglages liés à la connexion.
• Plus peut permettre de changer le mot de passe, modifier le stockage, réinitialiser un code de récupération, changer l'accès à la connexion, convertir le type de boîte et supprimer la boîte. Les choix proposés dépendent du type et de l'état de la boîte, de votre forfait et de vos autorisations.
• Supprimer la boîte efface définitivement la boîte et le courrier qu'elle contient après confirmation.

Ajouter des notes

Vous pouvez ajouter à chaque boîte une courte note de 120 caractères au maximum afin de conserver des renseignements internes tels que « iPhone de la direction », « Ne pas supprimer » ou « Équipe marketing ».

• Ordinateur : Cliquez sur la cellule Notes ou sur l'indication « Ajouter une note » pour saisir du texte. Appuyez sur Entrée pour enregistrer.
• Mobile : Touchez le bouton Note de la fiche de la boîte pour ouvrir l'éditeur.

Tri

Cliquez sur la liste Trier par pour organiser les éléments :

• Domaine : Regroupe les boîtes selon leur domaine d'utilisation.
• E-mail : Ordre alphabétique.
• Stockage (du plus élevé au plus faible) : Repère les comptes qui occupent le plus d'espace.
• Stockage (du plus faible au plus élevé) : Repère les boîtes vides ou inutilisées.
• Alias (du plus grand au plus petit ou inversement) : Repère les boîtes qui possèdent beaucoup d'adresses supplémentaires ou aucune.

Utilisez Regrouper pour alterner entre une vue regroupée par domaine et une liste unique sans groupes. La page mémorise le tri choisi.

Actions groupées

Vous devez transférer le courrier de tout le monde vers une adresse de secours? Ou renvoyer plusieurs invitations en même temps?

1. Cochez la case de la ligne d'en-tête pour sélectionner tous les éléments visibles.
2. Vous pouvez aussi sélectionner séparément des boîtes ou des invitations.
3. Le menu Actions groupées apparaît.

Pour les boîtes :

• Configurer le transfert... : Applique une règle de transfert à tous les utilisateurs sélectionnés.
• Désactiver le transfert : Désactive le transfert pour tous.
• Effacer le transfert : Supprime les destinations de transfert enregistrées.
• Définir l'accès à Drive ou Définir l'accès à la connexion : Disponible lorsque votre rôle et votre forfait le permettent.
• Supprimer les boîtes : Efface définitivement les comptes sélectionnés.

Pour les invitations en attente :

• Renvoyer les invitations : Envoie de nouveaux messages de configuration à toutes les invitations sélectionnées.
• Annuler les invitations : Révoque toutes les invitations sélectionnées.

Remarque : Le tri et les actions groupées s'appliquent à la vue filtrée actuelle : Tout, Boîtes ou Invitations.

Erreurs fréquentes

• Symptôme : « Je ne trouve pas une boîte alors que je sais qu'elle existe. »
  • Cause : Un filtre est peut-être actif ou vous n'êtes pas sur la bonne page.
  • Solution : Effacez la barre de recherche et vérifiez les commandes de pagination en bas de la page.

Exporter des données

Vous avez besoin d'un fichier CSV de vos boîtes? Vous pouvez exporter la liste à tout moment. Consultez Exporter des données pour en savoir plus.