Suspendre la connexion à une boîte de messagerie

Il faut parfois fermer l'accès d'une personne sans fermer sa boîte. Un client n'a pas payé ce mois-ci. Quelqu'un est parti et vous ne souhaitez encore rien supprimer. Un prestataire est entre deux missions.

La suspension de la connexion sert précisément à cela : la personne ne peut plus entrer, mais son courrier continue d'arriver. Aucun message n'est rejeté ou perdu. Dès que vous rétablissez l'accès, tout ce qui est arrivé pendant la suspension l'attend dans sa boîte.

Cette fonction est disponible avec tous les forfaits.

Où trouver le réglage

Ouvrez Boîtes, cliquez sur la boîte, puis ouvrez l'onglet Limites. La fiche Connexion se trouve sous l'accès à Drive.

Vous pouvez saisir un motif court. Une mention comme « facture 42 impayée » vous évitera de chercher la raison dans trois semaines. Cliquez ensuite sur Suspendre la connexion.

Ce qui s'arrête

• La connexion depuis le webmail, Outlook, Apple Mail, un téléphone ou toute autre application
• L'envoi, quelle que soit son origine
• Toute session déjà ouverte; la personne est déconnectée immédiatement
• La synchronisation des calendriers et contacts sur téléphone et ordinateur
• Les mots de passe d'appareil pour la synchronisation de fichiers
• L'accès à l'API par tout jeton de messagerie émis pour la boîte
• Les liens de réinitialisation du mot de passe envoyés auparavant

La personne ne peut pas rétablir son accès en réinitialisant le mot de passe. C'est justement le but : la réinitialisation change le mot de passe, mais ce n'est pas le mot de passe qui bloque l'accès.

Ce qui continue

• Le courrier entrant est remis normalement et attend dans la boîte
• Les règles de transfert et les filtres continuent de s'exécuter
• Rien n'est supprimé; chaque message, contact et fichier reste exactement à sa place
• La boîte compte toujours dans votre forfait et continue d'utiliser du stockage

Ce dernier point mérite d'être clair : une boîte suspendue reste une boîte en service. Vous continuez de la payer puisqu'elle assure toujours la réception du courrier de cette personne.

Rétablir la connexion

Ouvrez le même onglet, puis cliquez sur Rétablir la connexion. La personne se connecte avec son mot de passe habituel et retrouve tout son courrier.

Un élément n'est pas rétabli : les mots de passe d'appareil utilisés pour la synchronisation de fichiers. Ils ont été révoqués lors de la suspension et devront être recréés depuis le webmail. Tout le reste, notamment les messages, contacts, calendriers et fichiers, demeure intact.

Suspendre toutes les boîtes d'un client

Si chaque client possède son propre domaine, vous pouvez suspendre toutes ses boîtes en une seule fois. Sur la page Boîtes, cochez les boîtes voulues, choisissez Accès à la connexion… dans la barre du bas, sélectionnez Suspendre la connexion, puis appliquez.

Les boîtes partagées sélectionnées sont ignorées. Une boîte partagée n'a pas de connexion propre : chacun l'ouvre depuis sa boîte personnelle. Suspendez plutôt les membres; la restriction s'appliquera également à toutes les boîtes partagées qu'ils ouvrent.

Ce que voit la personne

Une seule ligne apparaît sur la page de connexion : la connexion à cette boîte est suspendue, contactez votre administrateur. Aucun motif, aucune date ni information de facturation n'est affiché. La note que vous avez saisie vous est réservée.

Différence entre suspension, pause et suppression

Utilisez suspendre si la personne peut revenir ou si son courrier compte pour vous même lorsqu'elle ne peut pas le lire. C'est presque toujours le bon choix pour un client en retard de paiement.

Utilisez mettre en pause lorsque vous souhaitez arrêter complètement la boîte, y compris les messages des expéditeurs.

Utilisez supprimer lorsque vous abandonnez définitivement l'adresse. Consultez Supprimer une boîte pour connaître les conséquences.

Vous ne choisissez pas la dernière colonne. Si l'activité sortante laisse penser que le mot de passe d'une boîte est détourné, TrekMail peut bloquer les envois de cette boîte tout en maintenant le reste. Votre domaine continue de fonctionner et votre réputation d'envoi est protégée. Changez le mot de passe de la boîte, puis demandez à l'assistance d'examiner le rétablissement de l'envoi. Consultez Pourquoi ne puis-je pas envoyer de messages?.

Effectuer l'opération depuis un script

Toutes ces fonctions sont également disponibles par l'API et, pour les agents d'IA, par MCP, sur une boîte ou sur tout un domaine. Consultez Suspendre la connexion par API.