Créer et gérer des filtres de messagerie dans TrekMail

Ce guide détaille chaque étape pour créer, modifier, réorganiser et supprimer des filtres de messagerie dans TrekMail. À la fin, vous disposerez d’un filtre opérationnel et saurez résoudre les problèmes les plus courants.

Si vous découvrez les filtres et souhaitez d’abord comprendre leur rôle, consultez notre Présentation des filtres de messagerie.

Où trouver les filtres dans le tableau de bord

1. Connectez-vous à votre tableau de bord TrekMail.
2. Cliquez sur Boîtes mail dans la barre latérale gauche.
3. Repérez la boîte à configurer et cliquez sur Gérer.
4. Ouvrez l’onglet Filtres.

La liste des filtres déjà créés s’affiche. Si elle est vide, une invite vous propose d’ajouter le premier.

Créer un filtre pas à pas

Cliquez sur + Ajouter un filtre en haut de l’onglet Filtres. Une fenêtre comportant plusieurs sections s’ouvre. Voici le rôle de chacune et la manière de la remplir.

Étape 1 : nommer le filtre (facultatif, mais recommandé)

En haut de la fenêtre se trouve le champ Nom du filtre. Il est facultatif, mais un nom clair vous simplifiera la tâche lorsque vous devrez gérer plusieurs filtres. Choisissez une description comme « Transférer les factures à Sarah » ou « Marquer les e-mails de BigCorp ».

Étape 2 : définir les conditions

Sous le nom se trouve la section Conditions. Vous y indiquez à TrekMail quels messages le filtre doit reconnaître.

Chaque condition comprend trois éléments :

• Champ : menu permettant de choisir l’élément à vérifier. Les options sont De, À, Objet, Corps, Taille ou En-tête personnalisé.
• Comparaison : menu permettant de choisir la méthode de comparaison. Les champs de texte acceptent contient, est exactement, correspond à un motif et, lorsque cela convient, existe. Pour la taille, utilisez est supérieure à et est inférieure à.
• Valeur : zone dans laquelle saisir le mot, l’expression ou l’adresse e-mail à rechercher.

Par exemple, pour reconnaître tous les messages de votre fournisseur FreshBooks :

• Champ : De
• Comparaison : contient
• Valeur : freshbooks.com

Pour ajouter des conditions, cliquez sur + Ajouter une condition sous la première. Une règle peut comporter jusqu’à 10 conditions, ce qui permet de la préciser sans la rendre difficile à relire.

Étape 3 : choisir « Toutes les conditions » ou « Au moins une condition »

Lorsque plusieurs conditions sont définies, un sélecteur apparaît en haut de la section Conditions. Ce choix est important :

• Toutes les conditions impose que chacune soit vraie. C’est l’opérateur « AND ». Le message doit respecter la condition 1 AND la condition 2 AND la condition 3.
• Au moins une condition suffit pour déclencher le filtre. C’est l’opérateur « OR ». Le message doit seulement respecter la condition 1 OR la condition 2 OR la condition 3.

Exemple concret avec « Toutes les conditions » : Vous souhaitez repérer uniquement les factures de FreshBooks. Vous définissez deux conditions :

• De contient freshbooks.com
• Objet contient invoice

Avec « Toutes les conditions », seuls les messages provenant de FreshBooks ET dont l’objet contient « invoice » correspondent. Un e-mail promotionnel de FreshBooks présentant de nouvelles fonctions ne correspondrait probablement pas, car son objet ne contient pas « invoice ».

Exemple concret avec « Au moins une condition » : Vous souhaitez marquer les e-mails de vos trois principaux clients. Vous définissez trois conditions :

• De contient acmecorp.com
• De contient globex.com
• De contient initech.com

Avec « Au moins une condition », un message provenant de l’un de ces domaines déclenche le filtre. Il n’a pas besoin de provenir des trois à la fois, ce qui serait de toute façon impossible.

Étape 4 : choisir les actions

Sous les conditions se trouve la section Actions. Ouvrez le menu Action et choisissez ce qui doit arriver aux messages correspondants :

Vous pouvez ajouter jusqu’à cinq actions à un filtre avec + Ajouter une action. Vous pouvez, par exemple, transférer une copie à votre comptable ET déplacer l’original vers le dossier Factures.

Étape 5 : la case « Arrêter le traitement »

En bas de la fenêtre se trouve la case Arrêter le traitement des filtres suivants.

Lorsqu’elle est cochée, TrekMail n’évalue aucun filtre placé plus bas pour le message correspondant. Les actions du filtre actuel s’exécutent, puis le traitement s’arrête.

Lorsqu’elle ne l’est pas, TrekMail continue d’examiner les filtres suivants. Si un autre correspond également, ses actions s’exécutent aussi.

Quand l’utiliser : dans la plupart des cas, laissez-la cochée pour obtenir un comportement prévisible. Décochez-la uniquement si vous voulez délibérément appliquer plusieurs filtres au même message, par exemple si l’un le marque et qu’un autre le déplace vers un dossier.

Étape 6 : enregistrer

Cliquez sur Enregistrer le filtre. Avec Pro et Agency, le tableau de bord envoie la règle gérée au serveur de messagerie. Si un avertissement de synchronisation apparaît, la règle est enregistrée, mais pas encore active. Laissez-la en place et réessayez, ou contactez l’assistance si l’avertissement persiste. Les filtres ne s’appliquent qu’aux messages reçus après l’activation de la règle.

Modifier un filtre existant

1. Dans l’onglet Filtres, repérez le filtre à modifier.
2. Cliquez sur Modifier sur sa fiche.
3. La fenêtre de création s’ouvre avec les réglages actuels déjà renseignés.
4. Apportez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer le filtre.

Les changements s’appliquent aux nouveaux messages reçus après la synchronisation de la règle mise à jour.

Supprimer un filtre

1. Dans l’onglet Filtres, repérez le filtre à supprimer.
2. Cliquez sur Supprimer sur sa fiche.
3. Une demande de confirmation apparaît. Cliquez sur Confirmer.

Le filtre est supprimé immédiatement. Les messages déjà traités ne sont pas modifiés et restent à l’endroit où le filtre les avait placés.

Réorganiser les filtres et comprendre l’importance de l’ordre

Les filtres s’exécutent de haut en bas. Un filtre correspondant applique ses actions, puis les filtres suivants sont examinés, sauf si Arrêter le traitement des filtres suivants est activé. L’ordre est donc important lorsque des règles se chevauchent.

Pour le modifier, utilisez les boutons fléchés à gauche de chaque fiche. La flèche vers le haut remonte le filtre et augmente sa priorité ; celle vers le bas le descend dans la liste.

Exemple concret montrant l’importance de l’ordre :

Imaginez ces deux filtres :

1. Si De contient anyone, Transférer une copie à team@company.com
2. Si Objet contient spam-keyword, Supprimer silencieusement

Un message arrive avec « spam-keyword » dans l’objet. Si le filtre 1 a l’option Arrêter le traitement des filtres suivants activée, il correspond en premier et transfère le message avant que le filtre 2 puisse le supprimer.

La solution consiste à placer le filtre « Supprimer » au-dessus du filtre « Transférer ». Le spam est alors détecté et supprimé avant que le transfert puisse avoir lieu.

Règle pratique : placez les filtres les plus précis en haut et les plus généraux en bas.

Limites de filtres selon l’offre

Chaque offre TrekMail limite le nombre de filtres que vous pouvez créer :

Lorsque vous atteignez la limite de filtres enregistrés, le bouton + Ajouter un filtre est désactivé et la page indique le plafond applicable. Nano et Starter permettent d’enregistrer jusqu’à trois filtres inactifs ; l’exécution de filtres gérés exige Pro ou Agency.

Dépannage : « J’ai créé un filtre, mais il ne fonctionne pas »

Si votre filtre semble ne rien faire, vérifiez les points suivants :

1. Votre offre est-elle active ? Les filtres Nano et Starter sont enregistrés, mais ne s’exécutent pas. Vérifiez votre offre dans les paramètres du compte.
2. Le message est-il arrivé après la création du filtre ? Les filtres ne concernent que les nouveaux messages entrants. Ils ne traitent pas rétroactivement ceux qui se trouvaient déjà dans votre boîte.
3. Le message arrive-t-il dans les indésirables ? Le spam est intercepté avant l’exécution des filtres. Un message classé comme spam ne les atteint jamais. Marquez-le comme « Non indésirable » afin qu’il soit traité la prochaine fois.
4. Vérifiez soigneusement les conditions. Une erreur fréquente consiste à choisir « est exactement » au lieu de « contient ». Si la condition est De est exactement john@acme.com, mais que l’expéditeur apparaît comme John Smith <john@acme.com>, elle ne correspond pas, car le champ De contient aussi le nom affiché.
5. Vérifiez l’ordre des filtres. Un filtre placé plus haut correspond-il avant le vôtre ? Examinez ses actions et modifiez l’ordre si nécessaire.
6. Vérifiez l’option « Arrêter le traitement » des filtres précédents. Si un filtre antérieur correspondant l’a activée, le vôtre ne s’exécutera pas pour ce message.
7. L’action choisie est-elle correcte ? Vérifiez que vous avez sélectionné la bonne. « Déplacer vers un dossier » et « Transférer une copie » peuvent sembler proches lorsqu’on lit vite, mais leurs effets sont très différents.

Si aucune de ces pistes ne résout le problème, contactez l’assistance TrekMail en indiquant le nom du filtre et un exemple de message qui aurait dû correspondre. Nous pourrons consulter les journaux du serveur afin de déterminer précisément ce qui s’est passé.

Articles associés

• Présentation des filtres de messagerie
• Exemples courants de filtres
• Transférer selon l’expéditeur, l’objet ou le contenu
• Configurer une réponse automatique d’absence