יצירה וניהול של כינויי דוא״ל ב-TrekMail

המדריך מסביר איך להוסיף כינויים לתיבת דואר, לשנות את ההגדרות שלהם, לשלוח מהם ולמחוק אותם כשאין בהם עוד צורך.

הוספת כינוי

1. עברו אל תיבות דואר ולחצו על ניהול ליד התיבה.
2. בלשונית כינויים, לחצו על כינוי חדש.
3. הזינו את החלק המקומי, כלומר החלק שלפני @, ובחרו דומיין מהרשימה.
4. בחרו אפשרויות:
   • לאפשר קבלה: דואר נכנס לכינוי הזה יימסר לתיבת הדואר. האפשרות פעילה כברירת מחדל.
   • לאפשר שליחה מהכתובת הזאת: מאפשר להשתמש בכינוי בשדה "מאת" בעת שליחת הודעות. האפשרות כבויה כברירת מחדל.
5. לחצו על הוספת כינוי.

הכינוי משתמש בהגדרות ה-DNS שכבר נקבעו לדומיין שלו. לאחר השמירה, שלחו הודעת בדיקה מחשבון אחר ואשרו שהיא נמסרה לפני שתפרסמו את הכתובת.

כללי שמות

• מותר להשתמש רק באותיות קטנות, ספרות, נקודות, מקפים, קווים תחתונים וסימני חיבור.
• עד 64 תווים.
• הכתובת חייבת להיות ייחודית בכל החשבון. אסור שתתאים לתיבה קיימת, לכינוי אחר או לכתובת מערכת באותו דומיין.
• דוגמאות לכינויים תקינים: info, sales-team, john.doe, billing_dept, contact+us
• דוגמאות לכינויים לא תקינים: Info (אות גדולה), sales team (רווחים), hello@world (@ אינו מותר)

כינויים בין דומיינים

רשימת הדומיינים מציגה את הדומיינים בחשבון שזמינים להגדרות תיבת דואר. אפשר ליצור כינוי בדומיין שונה מזה של התיבה. לדוגמה:

• תיבת דואר: john@brand-a.com
• כינוי: sales@brand-b.com

כל הדואר ל-sales@brand-b.com מגיע לתיבה של John. האפשרות שימושית כשמנהלים כמה מותגים או דומיינים של לקוחות מחשבון אחד.

אפשר להכין כינוי בזמן שהדומיין ממתין להגדרת DNS. אל תסתמכו עליו למסירה רגילה עד שהדומיין יוצג כפעיל. דומיין שמיועד לשליחה בלבד עדיין זמין לכינוי, אך אינו יכול לארח תיבת דואר נפרדת.

הפעלה והשבתה של כינויים

לכל כינוי יש שני מתגים עצמאיים:

• הפעלה / השבתה: קובע אם הכינוי פעיל. כינוי מושבת מפסיק לחלוטין לקבל ולשלוח דואר. השתמשו בכך כדי להשהות כינוי בלי למחוק אותו.
• שליחה: מופעלת / כבויה: קובע אם אפשר להשתמש בכינוי ככתובת "מאת" בעת השליחה. אין לכך השפעה על הקבלה.

לחצו על הלחצן המתאים ליד הכינוי כדי לשנות את ההגדרה. אחרי שינוי, שלחו הודעת בדיקה לפני שתמסרו את הכתובת ללקוחות או לעמיתים.

מתי להשבית ומתי למחוק

• השביתו כינוי שאולי תצטרכו שוב. הכתובת נשארת שמורה ואף אחד אחר אינו יכול לתפוס אותה. דואר שנשלח אליה יידחה עם "user unknown".
• מחקו כינוי כשאתם בטוחים שלא תצטרכו אותו. הכתובת משתחררת וכל תיבה בחשבון יכולה להשתמש בה שוב. דואר אליה יידחה, או ייקלט ב-Catch-all אם הוא פעיל.

שליחה מכינוי

כאשר "לאפשר שליחה" פעיל לכינוי, אפשר להשתמש בכתובת שלו כשולח. הנמענים רואים את הכינוי ולא את הכתובת הראשית של התיבה.

בדואר האינטרנט של TrekMail

1. היכנסו עם הכתובת הראשית של תיבת הדואר ועם סיסמת התיבה. לכינוי אין סיסמה משלו או כניסה נפרדת.
2. ודאו שמנהל המערכת הפעיל לכינוי את לאפשר שליחה מהכתובת הזאת.
3. פתחו את תפריט התמונה האישית → הגדרות → כתובות שולח.
4. כשהכינוי והדומיין שלו פעילים והשליחה מותרת, הוא מופיע אוטומטית. פתחו את הכרטיס שלו כדי לקבוע שם תצוגה, Reply-To אופציונלי וחתימה.
5. בהודעה חדשה, בחרו את הכינוי מתפריט מאת.

אל תיצרו או תמחקו ידנית את כרטיסי הכינויים האוטומטיים בדואר האינטרנט. מקור המידע הקובע הוא כתובת התיבה והכינויים הפעילים שלה, שמורשים לשלוח ושייכים לדומיינים פעילים. כיבוי הרשאת השליחה מסיר את הכינוי מרשימת מאת, בלי להפסיק את הקבלה אם לאפשר קבלה נשאר פעיל.

תחת הגדרות → כתובות שולח אפשר גם להפוך את הכינוי לברירת המחדל להודעות חדשות. לתשובות, בחרו הכתובת שקיבלה את ההודעה או כתובת ברירת המחדל להודעות חדשות. האפשרות הראשונה בודקת את כתובת המסירה המקורית, ולכן תשובה להודעה שהגיעה לכינוי יכולה להשתמש אוטומטית בכינוי הזה בשדה מאת.

אם הכינוי מעביר דואר לתיבת Gmail, Outlook או תיבה אחרת שמחוברת, לחצו על הוספת כתובת מאת כדי לקשר אותו לתיבה. ראו שליחה מכתובת עסקית באמצעות Gmail. אותו לחצן מוסיף כתובת מאת שאין מאחוריה תיבת דואר, וזה המצב הרצוי כשהדואר מועבר מספק שלא חיברתם.

ב-Outlook

1. פתחו את Outlook ועברו אל קובץ → הגדרות חשבון → הגדרות חשבון.
2. בחרו את חשבון TrekMail ולחצו על שינוי.
3. תחת הגדרות נוספות → מתקדם, ייתכן שתוכלו להוסיף את הכינוי ככתובת "שליחה בשם" נוספת. האפשרות תלויה בגרסת Outlook.
4. לחלופין, צרו ב-Outlook חשבון חדש עם הפרטים הבאים:
   • דוא״ל: כתובת הכינוי
   • שם משתמש: הכתובת הראשית של התיבה, למשל john@company.com
   • סיסמה: סיסמת התיבה, זהה לזו של הכתובת הראשית
   • שרתי IMAP/SMTP: אותם שרתים של התיבה הראשית

ב-Apple Mail (macOS / iOS)

1. פתחו את Mail → הגדרות → חשבונות → ובחרו את חשבון TrekMail.
2. בשדה כתובת דוא״ל, הוסיפו את הכינוי אחרי פסיק: john@company.com, sales@company.com.
3. בעת כתיבה, לחצו על השדה מאת כדי לעבור בין הכתובות.

ב-Thunderbird

1. פתחו את הגדרות החשבון של חשבון TrekMail.
2. לחצו על ניהול זהויות בתחתית.
3. לחצו על הוספה והזינו את כתובת הכינוי.
4. בעת כתיבה, הרשימה מאת תכלול את הכינוי.

באמצעות SMTP או יישומי דואר אחרים

כך מגדירים את הכתובת בכל יישום דואר:

1. הוסיפו בהגדרות היישום "זהות", "פרופיל" או כתובת "שליחה בשם" חדשה.
2. השתמשו באותם פרטי כניסה של התיבה הראשית והעתיקו במדויק את המארח היוצא, היציאה ושיטת האבטחה שמופיעים תחת יישומים ומכשירים עבור התיבה. מארח White Label או מסלול שליחה מותאם עשויים להשתמש בשם מארח אחר, לכן אין להסיק אותו מדומיין הדוא״ל.
   • יציאה: 465 (SSL) או 587 (STARTTLS)
   • שם משתמש: הכתובת המלאה של התיבה, למשל john@company.com
   • סיסמה: סיסמת התיבה
3. הגדירו את הכינוי ככתובת מאת, למשל sales@company.com.

השרת של TrekMail בודק שהכינוי שייך לתיבה שלכם ושיש לו הרשאת שליחה. אם כן, ההודעה נשלחת. אחרת, השרת דוחה אותה עם השגיאה "sender address rejected".

באמצעות API או MCP

בשליחה באמצעות TrekMail Message API (POST /api/v1/messages/send) או כלי MCP, ציינו את כתובת הכינוי בשדה from. המערכת מוודאת כי:

1. הכינוי שייך לתיבה המאומתת.
2. האפשרות can_send פעילה לכינוי.
3. הכינוי פעיל (is_active = true).

אם בדיקה כלשהי נכשלת, השליחה נדחית עם שגיאה.

זיהוי הכינוי שקיבל הודעה

הודעה שמגיעה דרך כינוי כוללת כותרת Delivered-To שמציגה את כתובת הכינוי המקורית.

בדואר האינטרנט של TrekMail

פתחו את תפריט הפעולות הנוספות של ההודעה ובחרו הצגת המקור. חפשו:

Delivered-To: sales@company.com

כך אפשר לדעת שההודעה נשלחה במקור אל sales@company.com, גם אם הגיעה בסוף לתיבה john@company.com.

מיון דואר מכינויים בעזרת מסננים

אפשר ליצור מסנני דואר שממיינים הודעות לפי הכינוי שאליו הן נשלחו. לדוגמה:

• תנאי: הכותרת Delivered-To מכילה sales@
• פעולה: העברה לתיקייה "מכירות"

כך הדואר הנכנס מסתדר אוטומטית לפי מטרה. להוראות מלאות, ראו יצירה וניהול של מסננים.

עצה: צרו תיקיות כמו "מכירות", "תמיכה" ו"חיוב", והגדירו מסנן אחד לכל כינוי. תיבת הדואר הנכנס נשארת מסודרת ותמיד ברור איזו כתובת קיבלה כל הודעה.

מחיקת כינוי

1. בלשונית כינויים, לחצו על מחיקה ליד הכינוי.
2. אשרו את המחיקה בחלון הקופץ.

מה קורה לאחר המחיקה:

• דואר לכתובת יידחה עם "user unknown", אלא אם הוגדר Catch-all לדומיין.
• הכתובת משתחררת ואפשר להשתמש בה שוב. אתם או תיבה אחרת בחשבון יכולים לתפוס אותה.
• אם הכתובת שמורה אצל מישהו באנשי הקשר והוא שולח אליה הודעה, היא תידחה.
• אי אפשר לבטל את הפעולה. כדי לקבל את הכינוי בחזרה, תצטרכו ליצור אותו מחדש.

לפני המחיקה, בדקו:

• האם אתרים, טפסים או כרטיסי ביקור משתמשים בכתובת הזאת?
• האם שיתפתם את הכינוי עם לקוחות או שותפים?
• האם בטוח יותר להשבית אותו במקום למחוק עד שתהיו בטוחים?

ניהול כינויים בקבוצה

אם צריך לנהל כינויים עבור תיבות רבות, REST API וכלי MCP מהירים יותר מלוח הבקרה:

• API: השתמשו ב-POST /api/v1/mailboxes/{id}/aliases בתוך לולאה או תסריט אצווה כדי ליצור כינויים בכמה תיבות.
• MCP: השתמשו בכלי create_alias כדי לאפשר לסוכני AI להגדיר כינויים כחלק מתהליך קליטה רחב יותר.

ה-API תומך במפתחות אידמפוטנטיות, ולכן בטוח לנסות שוב. יצירת אותו כינוי פעמיים לא תיצור כפילויות.

מגבלות

לכל תוכנית יש מספר מרבי של כינויים לתיבת דואר:

השימוש הנוכחי מופיע בראש הלשונית כינויים, למשל "2 מתוך 30". כשתגיעו למגבלה, תוצג הודעה עם אפשרות לשדרוג.

לחשבונות ניסיון יש מגבלת בטיחות נוספת של 5 כינויים לתיבה עד להשלמת התשלום הראשון.

שאלות נפוצות

• אפשר לשנות כתובת של כינוי? לא. מחקו את הכינוי הישן וצרו חדש. בדקו את הכתובת החדשה לפני שיתוף, וזכרו שדואר לכתובת שנמחקה עלול להידחות או לעבור ל-Catch-all של הדומיין.

• כינוי משתמש בנפח אחסון נוסף? לא. כינויים משתפים את אותה תיבת דואר נכנס ואת אותו אחסון עם התיבה הראשית. הודעה לכינוי נספרת באחסון התיבה כמו כל הודעה אחרת.

• שתי תיבות יכולות לשתף אותו כינוי? לא. כל כתובת כינוי חייבת להיות ייחודית בכל החשבון. אם לתיבה A יש את info@domain.com ככינוי, תיבה B אינה יכולה להשתמש בו.

• מה קורה אם מוחקים את תיבת הדואר? כל הכינויים שלה נמחקים אוטומטית, והכתובות שלהם נעשות זמינות לשימוש חוזר.

• כינויים עובדים עם Catch-all? כן. אם Catch-all פעיל בדומיין וקיים בו כינוי, הכינוי קודם. דואר לכינוי עובר ליעד הכינוי, ודואר לכתובות לא מוכרות עובר ליעד Catch-all.

• אפשר להעביר דואר מכינוי מסוים בלבד? לא ישירות בכינוי. אפשר להשתמש במסנן דואר עם תנאי על הכותרת Delivered-To כדי להעביר הודעות שמגיעות דרך כינוי מסוים.

• כינויים משפיעים על יכולת המסירה או על מוניטין דואר הזבל? לא. הכינויים אינם שולחים דואר, התיבה שולחת. כינוי הוא רק כתובת שמוסרת הודעות לתיבה. מוניטין השליחה שייך לתיבה ולדומיין, לא לכינוי יחיד.

• אפשר ליצור כינוי בדומיין שאינו בבעלותי? לא. צריך להוסיף ולאמת את הדומיין בחשבון TrekMail. אפשר ליצור כינויים רק בדומיינים שבשליטתכם.

• אפשר לייבא כינויים בקבוצה? עדיין לא מלוח הבקרה. השתמשו ב-API (POST /api/v1/mailboxes/{id}/aliases) או בכלי MCP ליצירה בקבוצה.