Envoyer au nom du groupe sans lire sa boîte

Une adresse publique comme contacto@example.com permet de joindre facilement votre entreprise. Plusieurs personnes peuvent envoyer des devis, des nouvelles ou des réponses avec cette adresse, chacune avec sa signature. Les clients voient le nom de votre équipe et répondent à son adresse. La conversation reste ainsi dans l’entreprise, même si une autre personne prend le relais.

L’accès limité à l’envoi sépare la rédaction du suivi de la boîte. Par exemple, vos commerciaux envoient des devis pendant que deux collègues au bureau traitent les réponses. Chacun travaille dans sa propre boîte et y retrouve ses messages envoyés. Personne n’a besoin du mot de passe de la boîte commune ni d’accéder aux échanges des autres clients.

Le sens de Lire et Envoyer en tant que

Au moins une personne doit garder Lire pour traiter les réponses des clients. Pour retirer les deux droits, utilisez Retirer.

Avant de donner accès

Il vous faut une boîte commune et une boîte personnelle active pour chaque personne. Toutes doivent appartenir au même compte, mais leurs adresses peuvent utiliser différents domaines de ce compte. Si la boîte d’équipe n’existe pas encore, commencez par Boîtes communes.

Décidez qui vérifiera les réponses et les rapports d’échec de livraison, y compris pendant les absences. Les personnes qui peuvent seulement envoyer ne peuvent pas lire ces rapports dans la boîte commune et ne reçoivent pas d’alerte séparée. Convenez d’une façon de transmettre la réponse au collègue concerné. Ce droit ne transfère pas toute la boîte à chaque expéditeur.

Donner accès à une personne

1. Dans le tableau de bord, ouvrez Boîtes mail et choisissez la boîte commune.
2. Ouvrez Accès et ajoutez la boîte personnelle dans Ajouter des personnes.
3. Les nouveaux membres reçoivent Lire et Envoyer en tant que. Laissez Envoyer en tant que activé et désactivez Lire sur leur ligne.
4. Indiquez l’adresse à utiliser et qui s’occupe des réponses.

Envoyer depuis le webmail

Connectez-vous à votre boîte et commencez un message. Choisissez l’adresse commune dans De, indiquée comme Adresse de l’équipe. Sa boîte n’apparaît ni dans le sélecteur, ni dans la boîte unifiée, ni dans les dossiers des apps. Cet accès n’ouvre pas non plus son Drive.

Les clients voient le nom de la boîte commune. Dans Paramètres, Adresses d’expéditeur, modifiez votre signature pour cette adresse. Le nom et l’adresse restent fixes. Vous ne pouvez pas rediriger les réponses vers une autre adresse ni retirer ici l’adresse d’équipe. Demandez à la personne qui gère l’accès commun de modifier vos droits.

Le webmail conserve la copie dans votre dossier Envoyés. Les réponses arrivent dans la boîte commune, où les personnes avec Lire les consultent. Aucun accusé de lecture n’est demandé pour cette adresse. Une signature de domaine imposée peut remplacer votre signature personnelle.

Utiliser l’adresse commune par défaut

Dans Adresses d’expéditeur, choisissez Définir par défaut sur l’adresse commune. Réglez Adresse d’expéditeur des réponses sur Toujours contacto@example.com. Cela vaut aussi pour les transferts. Vérifiez De avant l’envoi. Chacun choisit ces réglages dans sa propre boîte.

Les personnes disposant des deux droits continuent à utiliser la boîte commune, sa signature et son dossier des messages envoyés. Elles n’obtiennent pas une deuxième entrée dans leurs adresses personnelles.

Utiliser dans une application de messagerie

1. Créer un mot de passe d’application : créez un mot de passe d’application pour votre boîte depuis Accès ou vos réglages webmail (Paramètres, Mots de passe d’application). Voir Mots de passe d’application.
2. Copier les paramètres du serveur : copiez les serveurs entrant et sortant et les ports sécurisés affichés pour votre boîte.
3. Se connecter à l’application : utilisez votre adresse complète et ce mot de passe. Ajoutez contacto@example.com comme adresse d’envoi supplémentaire sur ce compte. Gardez la même connexion sortante. Enregistrez les copies dans votre propre dossier des messages envoyés.

Utilisez un mot de passe d’application différent pour chaque téléphone ou app. Vous pouvez le désactiver sans changer le mot de passe de la boîte. Ne vous connectez jamais avec l’adresse commune et ne créez pas un deuxième compte pour elle.

Outlook, Apple Mail, Thunderbird et les apps mobiles proposent différentes façons d’utiliser une adresse d’envoi supplémentaire. Cherchez cette option dans votre compte existant. Si l’app ne peut pas envoyer avec l’adresse d’équipe tout en gardant votre connexion personnelle, utilisez le webmail. La connexion entrante est IMAP et la connexion sortante SMTP ; ces noms peuvent figurer près des paramètres du serveur. Suivez Configurer une application mail pour connecter d’abord votre boîte personnelle.

La signature et l’adresse par défaut du webmail ne configurent pas votre app. Envoyez un message de test et vérifiez son expéditeur et votre dossier des messages envoyés.

Si l’accès est retiré

Pour retirer tout l’accès, utilisez Retirer dans Accès. Pour garder la lecture seule, désactivez Envoyer en tant que et laissez Lire activé. La boîte personnelle et les copies déjà enregistrées restent disponibles ; l’adresse d’équipe n’est plus proposée pour les nouveaux messages.

Si vos droits changent pendant la rédaction, le webmail barre l’adresse commune. L’envoi est bloqué et le message est conservé. Choisissez Utiliser mon adresse pour l’envoyer personnellement ou Revenir à mon message pour continuer à le modifier.

Un message bloqué pendant le délai d’annulation revient dans les brouillons. Un message programmé bloqué est marqué en échec et reste modifiable. TrekMail ne l’envoie jamais discrètement avec votre adresse personnelle. Les apps peuvent aussi refuser l’envoi après le retrait de l’accès.

Offres et limites actuelles

• Disponible sur Starter, Pro et Agency, les offres avec boîtes communes.
• Ce droit couvre l’adresse principale de la boîte commune, pas ses alias.
• La Message API et les agents IA ne peuvent pas encore envoyer avec une adresse commune grâce au seul droit d’envoi.
• Les réponses et rapports d’échec arrivent dans la boîte commune. Une personne avec Lire doit les consulter.

Vérifiez ensemble la configuration

Avant de contacter des clients, envoyez un test à une autre boîte que vous pouvez consulter. Vérifiez le nom et l’adresse d’équipe comme expéditeur, votre signature et la copie dans vos messages envoyés. Répondez au test et demandez à une personne autorisée à lire de confirmer son arrivée dans la boîte commune. Vous vérifiez ainsi l’envoi et le suivi des réponses.

Si quelque chose paraît incorrect

• L’adresse d’équipe manque : faites vérifier votre appartenance à la boîte et votre droit d’envoi, puis actualisez le webmail. Si vous pouvez aussi lire, ouvrez la boîte commune.
• Vous ne pouvez pas désactiver la lecture : si vous êtes la dernière personne à lire, donnez d’abord ce droit à quelqu’un d’autre. Si le bouton est désactivé, votre service ne propose peut-être pas encore l’accès limité à l’envoi.
• Une réponse utilise votre adresse personnelle : vérifiez les réglages par défaut et de réponse ci-dessus, puis l’expéditeur du message. Le droit seul ne choisit pas l’adresse.
• Votre signature est différente : demandez si le domaine de l’équipe impose une signature d’entreprise. Dans une app, la signature se règle séparément.
• L’équipe ne peut pas envoyer : demandez de vérifier si la boîte ou son domaine est en pause ou inactif. Choisir une adresse par défaut ne lève pas une restriction.

Vos limites d’envoi habituelles restent applicables. L’adresse d’équipe n’ajoute pas de quota. Dans le webmail, le message utilise le quota de votre boîte personnelle et celui de votre propre domaine. Il faut aussi un compte actif et une offre comprenant les boîtes communes.

Articles connexes

• Boîtes communes
• Boîtes communes dans les apps mail
• Adresses d’envoi et signatures