E-Mail-Aliasse in TrekMail erstellen und verwalten

Diese Anleitung zeigt, wie Sie einem Postfach Aliasse hinzufügen, deren Einstellungen ändern, mit ihnen senden und nicht mehr benötigte Aliasse entfernen.

Alias hinzufügen

1. Öffnen Sie Postfächer und klicken Sie neben dem Postfach auf Verwalten.
2. Klicken Sie im Tab Aliasse auf Neuer Alias.
3. Geben Sie den lokalen Teil ein, also den Teil vor @, und wählen Sie eine Domain aus der Liste.
4. Wählen Sie die gewünschten Optionen:
   • Empfang zulassen: Eingehende E-Mails an diesen Alias werden dem Postfach zugestellt. Standardmäßig aktiviert.
   • Senden von dieser Adresse zulassen: Der Alias kann beim Senden im Von-Feld verwendet werden. Standardmäßig deaktiviert.
5. Klicken Sie auf Alias hinzufügen.

Der Alias verwendet die DNS-Konfiguration seiner Domain. Senden Sie nach dem Speichern eine Testmail von einem anderen Konto und bestätigen Sie die Zustellung, bevor Sie die Adresse veröffentlichen.

Regeln für Namen

• Zulässig sind nur Kleinbuchstaben, Zahlen, Punkte, Bindestriche, Unterstriche und Pluszeichen.
• Höchstens 64 Zeichen.
• Die Adresse muss im gesamten Konto eindeutig sein. Sie darf nicht mit einem vorhandenen Postfach, einem anderen Alias oder einer Systemadresse derselben Domain übereinstimmen.
• Beispiele gültiger Aliasse: info, sales-team, john.doe, billing_dept, contact+us
• Beispiele ungültiger Aliasse: Info (Großbuchstabe), sales team (Leerzeichen), hello@world (@ ist nicht erlaubt)

Domainübergreifende Aliasse

Die Domainliste enthält die Domains Ihres Kontos, die für Postfacheinstellungen verfügbar sind. Sie können einen Alias auf einer anderen Domain als das Postfach erstellen. Beispiel:

• Postfach: john@brand-a.com
• Alias: sales@brand-b.com

Alle E-Mails an sales@brand-b.com landen in Johns Postfach. Das ist praktisch, wenn Sie mehrere Marken oder Kundendomains über ein einziges Konto verwalten.

Sie können einen Alias vorbereiten, während die Domain auf ihre DNS-Einrichtung wartet. Verlassen Sie sich bei der normalen Zustellung erst darauf, wenn die Domain als Aktiv angezeigt wird. Eine reine Versanddomain kann ebenfalls für einen Alias verwendet werden, aber kein eigenes Postfach hosten.

Aliasse aktivieren und deaktivieren

Jeder Alias hat zwei unabhängige Schalter:

• Aktivieren / Deaktivieren: Bestimmt, ob der Alias aktiv ist. Ein deaktivierter Alias empfängt und sendet überhaupt keine E-Mails. Damit können Sie einen Alias vorübergehend aussetzen, ohne ihn zu löschen.
• Senden: Ein / Aus: Bestimmt, ob der Alias beim Senden als Von-Adresse verwendet werden kann. Der Empfang wird dadurch nicht beeinflusst.

Klicken Sie neben einem Alias auf die entsprechende Schaltfläche, um die Einstellung zu ändern. Senden Sie danach eine Testnachricht, bevor Sie die Adresse Kunden oder Kollegen geben.

Wann deaktivieren und wann löschen

• Deaktivieren Sie den Alias, wenn Sie ihn später vielleicht wieder benötigen. Die Adresse bleibt reserviert und kann von niemand anderem verwendet werden. An sie gesendete Nachrichten werden mit „user unknown“ abgewiesen.
• Löschen Sie den Alias, wenn Sie ihn sicher nicht mehr benötigen. Die Adresse wird freigegeben und kann von jedem Postfach im Konto erneut genutzt werden. Nachrichten werden abgewiesen oder von Catch-all angenommen, falls dieses aktiv ist.

Über einen Alias senden

Wenn „Senden zulassen“ für einen Alias aktiv ist, können Sie E-Mails mit dieser Absenderadresse verschicken. Empfänger sehen den Alias und nicht die Adresse Ihres Hauptpostfachs.

Im TrekMail-Webmail

1. Melden Sie sich mit der Adresse des Hauptpostfachs und dem Postfachpasswort an. Ein Alias hat kein eigenes Passwort und keine separate Anmeldung.
2. Vergewissern Sie sich, dass der Administrator für den Alias Senden von dieser Adresse zulassen aktiviert hat.
3. Öffnen Sie das Avatarmenü → Einstellungen → Absenderadressen.
4. Sobald Alias und Domain aktiv sind und das Senden erlaubt ist, erscheint der Alias automatisch. Öffnen Sie seine Karte, um Anzeigenamen, optionales Reply-To und Signatur einzustellen.
5. Wählen Sie den Alias in einer neuen Nachricht im Menü Von aus.

Erstellen oder löschen Sie die automatischen Aliaskarten im Webmail nicht manuell. Maßgeblich sind die Postfachadresse sowie ihre aktiven, versandberechtigten Aliasse auf aktiven Domains. Wenn Sie die Sendeberechtigung eines Alias ausschalten, verschwindet er aus der Von-Liste. Der Empfang bleibt bestehen, solange Empfang zulassen aktiv ist.

Unter Einstellungen → Absenderadressen können Sie den Alias außerdem als Standard für neue Nachrichten festlegen. Wählen Sie für Antworten entweder Adresse, die die Nachricht empfangen hat oder Standardadresse für neue Nachrichten. Die erste Option prüft die ursprüngliche Zustelladresse, sodass eine Antwort auf einen Alias diesen automatisch im Von-Feld verwenden kann.

Leitet dieser Alias an ein verbundenes Gmail-, Outlook- oder anderes Postfach weiter, klicken Sie auf Von-Adresse hinzufügen, um den Alias mit diesem Postfach zu verbinden. Siehe Über Gmail von einer Geschäftsadresse senden. Dieselbe Schaltfläche fügt eine Von-Adresse ohne eigenes Postfach hinzu. Das ist richtig, wenn die Nachricht von einem nicht verbundenen Anbieter weitergeleitet wird.

In Outlook

1. Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen.
2. Wählen Sie Ihr TrekMail-Konto aus und klicken Sie auf Ändern.
3. Unter Weitere Einstellungen → Erweitert können Sie den Alias möglicherweise als zusätzliche „Senden als“-Adresse hinzufügen. Dies hängt von der Outlook-Version ab.
4. Alternativ können Sie in Outlook ein neues Konto mit diesen Daten anlegen:
   • E-Mail: Aliasadresse
   • Benutzername: Adresse des Hauptpostfachs, zum Beispiel john@company.com
   • Passwort: Postfachpasswort, dasselbe wie beim Hauptpostfach
   • IMAP/SMTP-Server: Dieselben wie beim Hauptpostfach

In Apple Mail (macOS / iOS)

1. Öffnen Sie Mail → Einstellungen → Accounts → wählen Sie Ihr TrekMail-Konto.
2. Fügen Sie im Feld E-Mail-Adresse den Alias nach einem Komma hinzu: john@company.com, sales@company.com.
3. Klicken Sie beim Verfassen auf das Feld Von, um zwischen den Adressen zu wechseln.

In Thunderbird

1. Öffnen Sie die Konten-Einstellungen für Ihr TrekMail-Konto.
2. Klicken Sie unten auf Weitere Identitäten.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie die Aliasadresse ein.
4. Beim Verfassen enthält die Liste Von den Alias.

Über SMTP oder andere E-Mail-Clients

Das allgemeine Verfahren für jeden E-Mail-Client:

1. Fügen Sie in den Clienteinstellungen eine neue „Identität“, ein neues „Profil“ oder eine „Senden als“-Adresse hinzu.
2. Verwenden Sie dieselben Zugangsdaten wie für das Hauptpostfach und übernehmen Sie den ausgehenden Host, Port und die Sicherheitsmethode exakt aus Apps und Geräte dieses Postfachs. Ein White-Label-Host oder eine eigene Versandroute kann einen anderen Hostnamen verwenden. Leiten Sie ihn daher nicht von der E-Mail-Domain ab.
   • Port: 465 (SSL) oder 587 (STARTTLS)
   • Benutzername: Vollständige Postfachadresse, zum Beispiel john@company.com
   • Passwort: Postfachpasswort
3. Stellen Sie als Von-Adresse den Alias ein, zum Beispiel sales@company.com.

Der TrekMail-Server prüft, ob der Alias zu Ihrem Postfach gehört und eine Sendeberechtigung hat. Trifft beides zu, wird die Nachricht gesendet. Andernfalls weist der Server sie mit dem Fehler „sender address rejected“ ab.

Über API oder MCP

Geben Sie beim Versand über die TrekMail Message API (POST /api/v1/messages/send) oder MCP-Werkzeuge die Aliasadresse im Feld from an. Das System prüft:

1. Der Alias gehört zum authentifizierten Postfach.
2. can_send ist für den Alias aktiviert.
3. Der Alias ist aktiv (is_active = true).

Schlägt eine Prüfung fehl, wird der Versand mit einem Fehler abgelehnt.

Erkennen, welcher Alias eine Nachricht empfangen hat

Geht eine E-Mail über einen Alias ein, enthält sie einen Delivered-To-Header mit der ursprünglichen Aliasadresse.

Im TrekMail-Webmail

Öffnen Sie das Menü mit den weiteren Nachrichtenaktionen und wählen Sie Quelltext anzeigen. Suchen Sie nach:

Delivered-To: sales@company.com

Daran erkennen Sie, dass die E-Mail ursprünglich an sales@company.com gesendet wurde, obwohl sie schließlich in Ihrem Postfach john@company.com landete.

Aliasnachrichten mit Filtern sortieren

Sie können E-Mail-Filter erstellen, die Nachrichten nach dem Alias sortieren, an den sie gesendet wurden. Beispiel:

• Bedingung: Header Delivered-To enthält sales@
• Aktion: In Ordner „Vertrieb“ verschieben

So wird eingehende Post automatisch nach Zweck geordnet. Eine schrittweise Anleitung finden Sie unter Filter erstellen und verwalten.

Tipp: Erstellen Sie Ordner wie „Vertrieb“, „Support“ und „Buchhaltung“ und richten Sie für jeden Alias einen Filter ein. Ihr Posteingang bleibt übersichtlich und Sie wissen immer, welche Adresse die Nachricht empfangen hat.

Alias löschen

1. Klicken Sie im Tab Aliasse neben dem Alias auf Löschen.
2. Bestätigen Sie das Löschen im eingeblendeten Fenster.

Folgen des Löschens:

• E-Mails an diese Adresse werden mit „user unknown“ abgewiesen, sofern für die Domain kein Catch-all eingerichtet ist.
• Die Adresse wird freigegeben und kann erneut verwendet werden. Sie oder ein anderes Postfach Ihres Kontos können sie beanspruchen.
• Sendet jemand an den in seinen Kontakten gespeicherten Alias, wird die Nachricht abgewiesen.
• Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie den Alias zurückhaben möchten, müssen Sie ihn neu erstellen.

Vor dem Löschen sollten Sie prüfen:

• Wird die Adresse auf Websites, Formularen oder Visitenkarten verwendet?
• Haben Sie den Alias Kunden oder Partnern mitgeteilt?
• Wäre das Deaktivieren vorerst sicherer als das Löschen?

Aliasse gesammelt verwalten

Wenn Sie Aliasse für viele Postfächer verwalten, sind die REST API und MCP-Werkzeuge schneller als das Dashboard:

• API: Verwenden Sie POST /api/v1/mailboxes/{id}/aliases in einer Schleife oder einem Batchskript, um Aliasse für mehrere Postfächer zu erstellen.
• MCP: Mit dem Werkzeug create_alias können KI-Agenten Aliasse als Teil eines größeren Einrichtungsablaufs anlegen.

Die API unterstützt Idempotenzschlüssel. Wiederholungen sind daher sicher, und das zweimalige Erstellen desselben Alias erzeugt keine Duplikate.

Limits

Jeder Tarif legt eine Höchstzahl von Aliassen pro Postfach fest:

Die aktuelle Nutzung steht oben im Tab Aliasse, zum Beispiel „2 von 30“. Wenn das Limit erreicht ist, erscheint eine Nachricht mit einer Upgradeoption.

Für Testkonten gilt bis zur ersten abgeschlossenen Zahlung zusätzlich ein Sicherheitslimit von 5 Aliassen pro Postfach.

Häufige Fragen

• Kann ich die Adresse eines Alias ändern? Nein. Löschen Sie den alten Alias und erstellen Sie einen neuen. Testen Sie die neue Adresse, bevor Sie sie weitergeben. Denken Sie daran, dass E-Mails an die gelöschte Adresse abgewiesen oder vom Domain-Catch-all angenommen werden können.

• Belegt ein Alias zusätzlichen Speicher? Nein. Aliasse teilen sich Posteingang und Speicher mit dem übergeordneten Postfach. Eine an den Alias gesendete Nachricht zählt wie jede andere zum Speicher des Postfachs.

• Können zwei Postfächer denselben Alias verwenden? Nein. Jede Aliasadresse muss im gesamten Konto eindeutig sein. Hat Postfach A info@domain.com als Alias, kann Postfach B ihn nicht verwenden.

• Was geschieht beim Löschen des Postfachs? Alle zugehörigen Aliasse werden automatisch gelöscht. Die Aliasadressen werden zur erneuten Verwendung freigegeben.

• Funktionieren Aliasse mit Catch-all? Ja. Ist Catch-all auf einer Domain aktiv und existiert dort ein Alias, hat der Alias Vorrang. E-Mails an den Alias gehen an das Aliasziel, E-Mails an unbekannte Adressen an das Catch-all-Ziel.

• Kann ich nur die E-Mails eines bestimmten Alias weiterleiten? Nicht direkt am Alias. Sie können jedoch einen E-Mail-Filter mit einer Bedingung für den Delivered-To-Header verwenden, um über einen bestimmten Alias eingegangene Nachrichten weiterzuleiten.

• Beeinflussen Aliasse Zustellbarkeit oder Spam-Reputation? Nein. Nicht die Aliasse versenden E-Mails, sondern Ihr Postfach. Ein Alias ist lediglich eine Adresse, die Nachrichten an das Postfach zustellt. Die Versandreputation gehört zu Postfach und Domain, nicht zu einem einzelnen Alias.

• Kann ich einen Alias auf einer Domain erstellen, die mir nicht gehört? Nein. Die Domain muss Ihrem TrekMail-Konto hinzugefügt und dort bestätigt sein. Aliasse können Sie nur auf Domains erstellen, die Sie kontrollieren.

• Kann ich Aliasse gesammelt importieren? Noch nicht über das Dashboard. Verwenden Sie für die Massenerstellung die API (POST /api/v1/mailboxes/{id}/aliases) oder MCP-Werkzeuge.