E-mailaliassen maken en beheren in TrekMail

In deze handleiding lees je hoe je aliassen aan een mailbox toevoegt, de instellingen ervan wijzigt, ermee verzendt en ze verwijdert wanneer ze niet meer nodig zijn.

Een alias toevoegen

1. Ga naar Mailboxen en klik naast de mailbox op Beheren.
2. Klik op het tabblad Aliassen op Nieuwe alias.
3. Voer het lokale deel in, het gedeelte vóór @, en kies een domein uit de lijst.
4. Kies de gewenste opties:
   • Ontvangst toestaan: inkomende mail aan deze alias wordt in de mailbox bezorgd. Staat standaard aan.
   • Verzenden vanaf dit adres toestaan: hiermee kun je de alias bij het verzenden in het Van-veld gebruiken. Staat standaard uit.
5. Klik op Alias toevoegen.

De alias gebruikt de DNS-instellingen die al voor het domein zijn geconfigureerd. Stuur na het opslaan een testmail vanuit een ander account en controleer de bezorging voordat je het adres publiceert.

Naamregels

• Alleen kleine letters, cijfers, punten, koppeltekens, liggende streepjes en plustekens.
• Maximaal 64 tekens.
• Het adres moet uniek zijn binnen je hele account. Het mag niet overeenkomen met een bestaande mailbox, een andere alias of een systeemadres op hetzelfde domein.
• Voorbeelden van geldige aliassen: info, sales-team, john.doe, billing_dept, contact+us
• Voorbeelden van ongeldige aliassen: Info (hoofdletter), sales team (spaties), hello@world (@ niet toegestaan)

Aliassen voor verschillende domeinen

De domeinlijst toont de domeinen in je account die beschikbaar zijn voor mailboxinstellingen. Je kunt een alias maken op een ander domein dan de mailbox. Bijvoorbeeld:

• Mailbox: john@brand-a.com
• Alias: sales@brand-b.com

Alle mail aan sales@brand-b.com komt in de mailbox van John terecht. Dit is handig als je vanuit één account meerdere merken of klantdomeinen beheert.

Je kunt een alias voorbereiden terwijl een domein nog op DNS wacht. Vertrouw er voor gewone bezorging pas op als het domein Actief is. Een domein dat alleen voor verzending dient, kan wel een alias gebruiken maar geen afzonderlijke mailbox hosten.

Aliassen in- en uitschakelen

Elke alias heeft twee onafhankelijke schakelaars:

• Inschakelen / Uitschakelen: bepaalt of de alias actief is. Een uitgeschakelde alias ontvangt en verzendt helemaal geen mail meer. Gebruik dit om de alias tijdelijk op te schorten zonder hem te verwijderen.
• Verzenden: Aan / Uit: bepaalt of je de alias als Van-adres kunt gebruiken. Dit verandert niets aan de ontvangst.

Klik naast de alias op de bijbehorende knop om de instelling te wijzigen. Stuur daarna een testbericht voordat je het adres aan klanten of collega's doorgeeft.

Wanneer uitschakelen of verwijderen

• Schakel uit als je de alias later misschien weer nodig hebt. Het adres blijft gereserveerd en niemand anders kan het gebruiken. Mail aan het adres wordt geweigerd met 'user unknown'.
• Verwijder de alias als je zeker weet dat je hem niet meer nodig hebt. Het adres komt vrij en kan door elke mailbox in het account opnieuw worden gebruikt. Mail wordt geweigerd of door catch-all opgevangen als dat aanstaat.

Verzenden vanaf een alias

Als 'Verzenden toestaan' voor een alias aanstaat, kun je dat adres als afzender gebruiken. Ontvangers zien de alias en niet het primaire mailboxadres.

In TrekMail-webmail

1. Meld je aan met het primaire mailboxadres en het wachtwoord van de mailbox. Een alias heeft geen eigen wachtwoord of afzonderlijke aanmelding.
2. Controleer of de beheerder Verzenden vanaf dit adres toestaan voor de alias heeft ingeschakeld.
3. Open het avatarmenu → Instellingen → Afzenderadressen.
4. Zodra de alias en het domein actief zijn en verzending is toegestaan, verschijnt de alias automatisch. Open de kaart om weergavenaam, optionele Reply-To en handtekening in te stellen.
5. Kies bij een nieuw bericht de alias in het menu Van.

Maak of verwijder de automatische aliaskaarten in webmail niet handmatig. Het mailboxadres en de actieve aliassen met verzendrecht op actieve domeinen zijn leidend. Als je het verzendrecht uitschakelt, verdwijnt de alias uit de Van-lijst zonder de ontvangst te stoppen zolang Ontvangst toestaan aanstaat.

Onder Instellingen → Afzenderadressen kun je de alias ook instellen als standaard voor nieuwe berichten. Kies voor antwoorden Adres dat het bericht ontving of Standaardadres voor nieuwe berichten. De eerste optie controleert het oorspronkelijke bezorgadres, zodat een antwoord op een alias die alias automatisch in het Van-veld kan gebruiken.

Als de alias doorstuurt naar een gekoppelde Gmail-, Outlook- of andere mailbox, klik je op Een Van-adres toevoegen om de alias aan die mailbox te koppelen. Zie Vanaf een zakelijk adres verzenden met Gmail. Dezelfde knop voegt een Van-adres zonder eigen mailbox toe. Dat heb je nodig wanneer de mail wordt doorgestuurd door een provider die je niet hebt gekoppeld.

In Outlook

1. Open Outlook en ga naar Bestand → Accountinstellingen → Accountinstellingen.
2. Selecteer je TrekMail-account en klik op Wijzigen.
3. Onder Meer instellingen → Geavanceerd kun je de alias mogelijk toevoegen als extra adres voor 'Verzenden als'. Dit hangt af van de Outlook-versie.
4. Je kunt ook een nieuw account in Outlook maken met:
   • E-mail: Het aliasadres
   • Gebruikersnaam: Je primaire mailboxadres, bijvoorbeeld john@company.com
   • Wachtwoord: Het mailboxwachtwoord, hetzelfde als voor het primaire adres
   • IMAP/SMTP-servers: Dezelfde als voor je primaire mailbox

In Apple Mail (macOS / iOS)

1. Open Mail → Instellingen → Accounts → selecteer je TrekMail-account.
2. Voeg in het veld E-mailadres de alias na een komma toe: john@company.com, sales@company.com.
3. Klik tijdens het opstellen op het veld Van om tussen adressen te wisselen.

In Thunderbird

1. Open Accountinstellingen voor je TrekMail-account.
2. Klik onderaan op Identiteiten beheren.
3. Klik op Toevoegen en voer het aliasadres in.
4. Tijdens het opstellen bevat de lijst Van de alias.

Via SMTP of andere e-mailclients

De algemene werkwijze voor elke e-mailclient:

1. Voeg in de instellingen van de client een nieuwe 'identiteit', 'persona' of een adres voor 'verzenden als' toe.
2. Gebruik dezelfde inloggegevens als voor je hoofdmailbox en kopieer exact de uitgaande host, poort en beveiligingsmethode die onder Apps en apparaten voor die mailbox staan. Een White Label-host of aangepaste verzendroute kan een andere hostnaam gebruiken. Leid die dus niet af uit het e-maildomein.
   • Poort: 465 (SSL) of 587 (STARTTLS)
   • Gebruikersnaam: Je volledige mailboxadres, bijvoorbeeld john@company.com
   • Wachtwoord: Je mailboxwachtwoord
3. Stel de alias in als Van-adres, bijvoorbeeld sales@company.com.

De server van TrekMail controleert of de alias bij je mailbox hoort en verzendrecht heeft. Zo ja, dan wordt het bericht verzonden. Zo niet, dan weigert de server het met de fout 'sender address rejected'.

Via API of MCP

Geef bij verzending via de TrekMail Message API (POST /api/v1/messages/send) of MCP-tools de alias op in het veld from. Het systeem controleert of:

1. De alias bij de geverifieerde mailbox hoort.
2. can_send voor de alias is ingeschakeld.
3. De alias actief is (is_active = true).

Als een controle mislukt, wordt de verzending met een fout geweigerd.

Zien welke alias een bericht ontving

Als een bericht via een alias binnenkomt, bevat het een Delivered-To-header met het oorspronkelijke aliasadres.

In TrekMail-webmail

Open het menu met extra acties van het bericht en kies Bron bekijken. Zoek naar:

Delivered-To: sales@company.com

Hieraan zie je dat de mail oorspronkelijk naar sales@company.com was gestuurd, hoewel hij uiteindelijk in je mailbox john@company.com terechtkwam.

Aliasmail ordenen met filters

Je kunt mailfilters maken die berichten ordenen op de alias waarnaar ze zijn gestuurd. Bijvoorbeeld:

• Voorwaarde: Header Delivered-To bevat sales@
• Actie: Verplaatsen naar map 'Verkoop'

Zo wordt inkomende mail automatisch per doel geordend. Zie Filters maken en beheren voor stapsgewijze instructies.

Tip: Maak mappen zoals 'Verkoop', 'Ondersteuning' en 'Facturering' en stel voor elke alias een filter in. Je Postvak IN blijft overzichtelijk en je weet altijd welk adres elk bericht ontving.

Een alias verwijderen

1. Klik op het tabblad Aliassen naast de alias op Verwijderen.
2. Bevestig de verwijdering in het venster.

Wat er na verwijdering gebeurt:

• Mail aan het adres wordt geweigerd met 'user unknown', tenzij catch-all voor het domein is ingesteld.
• Het adres komt vrij en kan opnieuw worden gebruikt. Jij of een andere mailbox in het account kan het in gebruik nemen.
• Als iemand de alias in de contacten heeft opgeslagen en een bericht stuurt, wordt het geweigerd.
• Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Als je de alias terug wilt, moet je hem opnieuw maken.

Denk vóór verwijdering aan het volgende:

• Gebruiken websites, formulieren of visitekaartjes dit adres?
• Heb je de alias met klanten of partners gedeeld?
• Is uitschakelen veiliger dan verwijderen totdat je het zeker weet?

Aliassen in bulk beheren

Als je aliassen voor veel mailboxen moet beheren, zijn de REST API en MCP-tools sneller dan het dashboard:

• API: Gebruik POST /api/v1/mailboxes/{id}/aliases in een lus of batchscript om aliassen voor meerdere mailboxen te maken.
• MCP: Gebruik de tool create_alias om AI-agenten aliassen te laten instellen als onderdeel van een uitgebreider onboardingproces.

De API ondersteunt idempotentiesleutels. Opnieuw proberen is dus veilig en dezelfde alias twee keer maken levert geen duplicaten op.

Limieten

Elk abonnement heeft een maximumaantal aliassen per mailbox:

Het huidige gebruik staat bovenaan het tabblad Aliassen, bijvoorbeeld '2 van 30'. Als je de limiet bereikt, verschijnt een bericht met de mogelijkheid om te upgraden.

Voor proefaccounts geldt tot de eerste betaling een extra veiligheidslimiet van 5 aliassen per mailbox.

Veelgestelde vragen

• Kan ik een aliasadres wijzigen? Nee. Verwijder de oude alias en maak een nieuwe. Test het nieuwe adres voordat je het deelt. Mail naar het verwijderde adres kan worden geweigerd of de catch-all van het domein volgen.

• Gebruikt een alias extra opslag? Nee. Aliassen delen dezelfde inbox en opslag als de hoofdmailbox. Een bericht aan een alias telt net als elk ander bericht mee voor de opslag van de mailbox.

• Kunnen twee mailboxen dezelfde alias delen? Nee. Elk aliasadres moet binnen het hele account uniek zijn. Als mailbox A info@domain.com als alias heeft, kan mailbox B hem niet gebruiken.

• Wat gebeurt er als ik de mailbox verwijder? Alle aliassen ervan worden automatisch verwijderd. De aliasadressen komen beschikbaar voor hergebruik.

• Werken aliassen samen met catch-all? Ja. Als catch-all op een domein aanstaat en daar een alias bestaat, heeft de alias voorrang. Mail aan de alias gaat naar het aliasdoel; mail aan onbekende adressen gaat naar de catch-all-bestemming.

• Kan ik alleen mail van één specifieke alias doorsturen? Niet rechtstreeks op de alias. Je kunt wel een mailfilter met een voorwaarde op de Delivered-To-header gebruiken om berichten door te sturen die via een bepaalde alias binnenkomen.

• Hebben aliassen invloed op bezorgbaarheid of spamreputatie? Nee. De aliassen verzenden geen mail, de mailbox doet dat. Een alias is alleen een adres dat berichten in de mailbox bezorgt. De verzendreputatie hoort bij de mailbox en het domein, niet bij een afzonderlijke alias.

• Kan ik een alias maken op een domein waarvan ik geen eigenaar ben? Nee. Het domein moet aan je TrekMail-account zijn toegevoegd en geverifieerd. Je kunt alleen aliassen maken op domeinen die je beheert.

• Kan ik aliassen in bulk importeren? Nog niet via het dashboard. Gebruik de API (POST /api/v1/mailboxes/{id}/aliases) of MCP-tools voor bulkaanmaak.