Ein eigenes Speicherlimit für jeden Kunden

Wenn Sie E-Mail weiterverkaufen, greifen alle Kunden auf den Speicher Ihres Kontos zu. Ein sehr aktiver Kunde kann den Platz verbrauchen, mit dem ein anderer gerechnet hat, und die Admins jedes Kunden sehen die Summe Ihres Kontos, als wäre es ihre eigene.

Ein Speicherlimit gibt den Domains eines Kunden eine eigene Menge an Speicher, zum Beispiel 50 GB. E-Mail und Drive in diesen Domains zählen dazu, und die Admins des Kunden verteilen sie auf ihre Postfächer, so wie Sie Ihr Konto aufteilen.

Warum ein Limit sinnvoll ist

• Eine Größe, die Sie verkaufen können. Die Postfachgrößen, die der Kunde vergibt, ergeben zusammen nie mehr als das Limit.
• Weniger Arbeit für Sie. Seine Admins verwalten die Postfachgrößen selbst. Brauchen sie mehr Platz, bittet das Dashboard sie, sich an ihren Administrator zu wenden, ohne Ihr Unternehmen zu nennen.
• Ihre Summe bleibt privat. In ihrer Übersicht sehen die Admins des Kunden ihr Limit, nicht Ihr Konto.
• Eine Zahl für mehrere Domains. Ein Limit gilt für alle Domains eines Kunden.

Ein Limit festlegen

Limits ändern kann der Kontoinhaber und ebenso ein Teammitglied, das Personen verwaltet und alle Domains erreicht. Wer auf bestimmte Domains beschränkt ist, etwa der eigene Admin eines Kunden, sieht diese Einstellung nie.

1. Öffnen Sie Team & Kunden.
2. Wählen Sie in der Zeile des Kunden Zugriff bearbeiten oder, für eine neue Person, Personen einladen.
3. Wählen Sie die Domains. Der Abschnitt Speicher erscheint, sobald die Person auf mindestens eine Domain beschränkt ist.
4. Wählen Sie Eigenes Limit und geben Sie eine Größe in GB ein, oder klicken Sie auf 10, 25, 50 oder 100 GB.
5. Speichern Sie.

Das Limit gilt für jede Domain auf der Liste dieser Person. Hat eine weitere Person im Team eine dieser Domains, erscheint sie unter Gilt auch für, denn sie teilt sich das Limit.

Ein Balken zeigt, was die Domains bereits belegen. Das Limit kann nicht unter den festen Größen und offenen Einladungen dieser Domains liegen und auch nicht unter dem, was sie bereits speichern. Der Dialog nennt unter dem Feld, welche Grenze gilt, und zu kleine Schnellgrößen sind ausgegraut.

Eine Speichereinstellung wird nur übernommen, wenn Sie sie selbst wählen: indem Sie auf eine Karte klicken, eine Größe eingeben oder eine Schnellgröße wählen. Spätere Änderungen an der Rolle oder den Berechtigungen einer Person lassen ihr Limit unberührt.

Liegen die gewählten Domains teils unter einem Limit und teils nicht, ist keine der beiden Karten ausgewählt, und ein Hinweis macht darauf aufmerksam. Wählen Sie Eigenes Limit, um alle unter dieses Limit zu stellen, oder Kontospeicher, um das Limit aufzuheben.

Wenn Sie das Häkchen bei einer Domain entfernen, die unter einem Limit liegt, zeigt der Dialog, was beim Speichern geschieht: Die Domain verlässt das Limit, oder sie bleibt darin, weil jemand anderes sie noch hat.

Um ein Limit aufzuheben, wählen Sie Kontospeicher und speichern Sie. Vorher zeigt der Dialog, welche Domains und Personen betroffen sind. Postfächer behalten ihre festen Größen, und Postfächer mit gemeinsamem Speicher nutzen wieder den freien Speicher Ihres Kontos.

Die Liste unter Team & Kunden zeigt eine Spalte Speicher: die Nutzung im Verhältnis zum Limit, etwa „3.4 GB von 50 GB“, Kontospeicher ohne Limit oder Je nach Domain, wenn die Domains einer Person unterschiedliche Einstellungen haben. Speicheränderungen, die Sie hier vornehmen, erscheinen in der Team-Zeitleiste.

Ein Limit, dessen Domains niemand in Ihrem Team hat, etwa eines, das Sie vor der Einladung des Kunden über die API gesetzt haben, oder eines, das nach dem Entfernen des Kunden geblieben ist, erscheint unter der Liste bei Speicherlimits ohne Kunden, wo Sie seine Größe ändern oder es aufheben können.

Was der Admin des Kunden sieht

Wenn alle Domains einer Person ein gemeinsames Limit haben und dieses Limit keine weitere Domain umfasst:

• Übersicht. Die Karte Speicher trägt den Titel Ihr Speicherlimit und misst E-Mail und Drive ihrer Domains an diesem Limit. Sie zeigt Füllt sich bei 75 % und Fast voll bei 90 % und empfiehlt, Speicher freizugeben oder ihren Administrator um mehr Speicher zu bitten.
• Postfachgrößen. Unter Speicher bearbeiten sowie beim Erstellen eines Postfachs oder beim Einladen zeigt der verfügbare Platz, was im Limit noch frei ist, nie mehr, als Ihrem Konto noch bleibt.
• Zu groß. Eine Größe, die nicht passt, zeigt „Das ist mehr, als Ihr Speicherlimit erlaubt. Für mehr Speicher wenden Sie sich an Ihren Administrator.“
• Drive. Die Rolle Kunde enthält kein Konto-Drive mehr, daher fehlt Drive im Menü ihres Dashboards. Jedes Postfach behält sein eigenes Drive im Webmail.

Haben die Domains einer Person unterschiedliche Limits, teilweise keines, oder umfasst ihr Limit auch eine Domain, auf die diese Person keinen Zugriff hat, zeigt ihre Übersicht wie bisher den Speicher des Kontos. Fassen Sie alle Domains eines Kunden in einem Limit zusammen, und geben Sie seinen Admins Zugriff auf alle diese Domains.

Wenn Sie oder jemand anderes, der Limits ändern darf, eine Größe wählen, die nicht passt, nennt die Meldung, wie viel im Limit noch frei ist, und dass Sie es unter Team & Kunden erhöhen können.

E-Mails, wenn sich ein Limit füllt

Erreicht ein Limit 75 %, 90 % und 100 %, erhalten die Personen des Kunden, die Postfächer verwalten, eine E-Mail. Bei 90 % und 100 % erhalten auch Sie eine. Die ersten beiden sind dieselben Punkte, an denen ihre Übersicht Füllt sich und Fast voll zeigt.

Wer sie beim Kunden erhält. Personen auf Kundenseite, die auf die Domains dieses Kunden beschränkt sind, alle Domains des Limits haben und Postfächer verwalten dürfen: die Rollen Kunde und Postfach-Betreuer sowie eine Rolle Individuell, die Postfächer verwalten darf. Keine E-Mail erhalten Personen mit Domain-Administrator, Nur lesen oder Nur Webmail, Personen, die ihre Einladung noch nicht angenommen haben, und Personen, deren Zugriff ausgesetzt ist. Personen in Ihrem eigenen Team, die alle Domains erreichen, erhalten stattdessen die E-Mail an Sie, sofern sie Limits ändern dürfen.

Was darin steht. Der Betreff lautet „Ihr Speicher ist zu 75 % voll“, „Ihr Speicher ist fast voll“ oder „Ihr Speicher ist voll“. Die E-Mail:

• nennt, wie viel belegt ist, etwa „38 GB von 50 GB“, und welche Domains sich den Platz teilen;
• listet bis zu drei Postfächer auf, die am meisten Platz belegen, jeweils mit ihrer Größe;
• warnt bei 90 %, dass einige Postfächer keine neuen E-Mails mehr empfangen, wenn der Platz aufgebraucht ist, und bei 100 %, dass einige Postfächer möglicherweise keine neuen E-Mails empfangen, bis Platz freigegeben wird;
• erklärt, wie man Platz freigibt: alte Nachrichten und große Anhänge löschen, den Papierkorb leeren und nicht mehr benötigte Drive-Dateien entfernen;
• bittet, sich für mehr Platz an den Administrator zu wenden, ohne Ihr Unternehmen zu nennen;
• hat eine Schaltfläche Postfächer öffnen, die Postfächer in ihrem Dashboard öffnet.

Welche Marke sie trägt. Die E-Mail sieht aus wie das Dashboard, zu dem sie führt. Hat die Domain des Kunden eine aktive Dashboard-Adresse mit Ihrer Marke, zeigt die E-Mail Ihren Markennamen, Ihr Logo und Ihre Farben, kommt von Ihrer Absenderadresse, sofern Sie eine festgelegt haben, und Antworten gehen an Ihre Antwortadresse. Die Schaltfläche öffnet Ihr Dashboard mit Ihrer Marke. Ohne Marke auf der Domain ist es eine normale TrekMail-E-Mail, wie ihr Dashboard. Jede Person erhält sie in ihrer Sprache oder, wenn sie keine gewählt hat, in der Sprache des Kontoinhabers.

Die E-Mail an Sie. Der Kontoinhaber und alle in Ihrem Team, die Limits ändern dürfen, erhalten bei 90 % und 100 % eine E-Mail. Es ist eine TrekMail-E-Mail, wie die übrige Post zu Ihrem Konto. Der Betreff lautet „Der Speicher eines Kunden ist fast voll“ oder „Der Speicher eines Kunden ist voll“, gefolgt von der Domain des Kunden. Sie nennt die Domains des Limits, zeigt, wie voll es ist, etwa „47 GB von 50 GB“, und welche Personen des Kunden informiert wurden. Die Schaltfläche Team & Kunden öffnen führt Sie dorthin, wo Sie das Limit erhöhen können.

Wie oft.

• Eine E-Mail jedes Mal, wenn die Nutzung 75 %, 90 % oder 100 % überschreitet. Wöchentliche Erinnerungen gibt es nicht.
• Überschreitet die Nutzung zwischen zwei Prüfungen mehr als einen dieser Punkte, wird nur eine E-Mail verschickt, und zwar zum höchsten.
• Dieselbe E-Mail kommt erst wieder, wenn die Nutzung mindestens 5 Punkte unter diesen Punkt fällt und danach wieder steigt. Beispiel: Nach der E-Mail bei 90 % gibt der Kunde Platz bis auf 80 % frei; erreicht die Nutzung später wieder 90 %, kommt eine neue E-Mail.
• Die Nutzung wird mehrmals täglich geprüft, nachdem der von E-Mails belegte Platz neu berechnet wurde. Diese Berechnung kann einige Stunden hinterherhinken, daher kann eine E-Mail einige Stunden nach Erreichen des Punkts ankommen.
• Von diesen E-Mails kann man sich nicht abmelden.

Gemeinsamer Speicher und feste Größen innerhalb eines Limits

Innerhalb eines Limits funktionieren Postfächer wie in Ihrem Konto, nur eine Ebene tiefer:

• Feste Größe. Ein Postfach mit eigener Größe reserviert diese im Limit, für seine E-Mails und seine Drive-Dateien. Feste Größen und offene Einladungen ergeben zusammen nie mehr als das Limit.
• Gemeinsamer Speicher. Ein Postfach mit aktiviertem Gemeinsamer Speicher nutzt den freien Platz des Limits: das Limit abzüglich der festen Größen, nie mehr, als Ihrem Konto noch bleibt.

Zwei Regeln sind hier strenger. Ein Postfach kann nicht kleiner werden als das, was es bereits enthält; vergrößern lässt es sich, solange im Limit noch Platz ist. Und eine feste Größe, die nicht ins Limit passt, wird für alle abgelehnt, auch für Sie.

Jedes Postfach mit gemeinsamem Speicher ist für sich auf den freien Platz des Limits begrenzt, wie in Ihrem Konto. Wachsen mehrere gleichzeitig, kann ihre Summe das Limit überschreiten, und die Spalte Speicher zeigt das an. Für eine harte Obergrenze bei einem Postfach geben Sie ihm eine feste Größe. Die E-Mail-Nutzung wird alle paar Stunden neu gezählt, die Zahlen können also etwas nachhinken.

Drive innerhalb eines Limits

Drive-Dateien der Postfächer einer Domain mit Limit zählen zum Limit. Außerdem gilt für diese Postfächer:

• Sie sehen die Ordner nicht, die Sie mit allen Postfächern teilen, denn darin können Dateien anderer Kunden liegen.
• Sie können ihre eigenen Ordner nicht mit allen Postfächern teilen.
• Sie können über Sync-Apps (WebDAV) nichts mehr hochladen, sobald ihr Platz voll ist. Löschen funktioniert weiterhin, so kann ein voller Kunde direkt in der App Platz schaffen.

Ihr eigenes Konto-Drive zählt zu Ihrem Konto, nicht zum Limit eines Kunden.

API und MCP

Sie können Speicherlimits von Kunden auch über die REST-API und den MCP-Server lesen und festlegen sowie die Größe eines Postfachs ändern. Dabei gilt dieselbe Regel: Nur wer Personen verwaltet und alle Domains erreicht, kann ein Limit ändern. Siehe White-Label-Teams mit API und MCP verwalten und den Überblick über die REST-API.

REST-Endpunkte unter /api/v1. Größen werden in MB angegeben, und jeder Schreibzugriff braucht den Header Idempotency-Key:

• GET /white-label/client-limits und GET /white-label/client-limits/{id}: Limits auflisten oder eines lesen, mit reserviertem, gemeinsamem und belegtem Speicher (members:read).
• POST /white-label/client-limits: domain_ids ein Limit von storage_limit_mb geben oder das Limit ändern, das sie bereits teilen (members:write).
• PATCH /white-label/client-limits/{id}: die Größe, die vollständige Domainliste oder beides ändern (members:write).
• DELETE /white-label/client-limits/{id}: ein Limit aufheben; seine Domains nutzen wieder den Speicher Ihres Kontos (members:write).
• PATCH /mailboxes/{id}/storage: storage_allocation_mb auf eine feste Größe setzen oder auf null für gemeinsamen Speicher (mailboxes:write).

MCP-Tools: list_client_limits, set_client_limit und remove_client_limit im White-Label-Toolset sowie set_mailbox_storage. Auf einem selbst gehosteten Server brauchen die drei ändernden Tools TREKMAIL_ALLOW_DESTRUCTIVE=true, remove_client_limit zusätzlich confirm_remove=true.

Mögliche Fehler:

• client_storage_limit_exceeded (422): Eine feste Größe passt nicht in den Rest des Limits; details.available_mb nennt, was passt.
• client_storage_below_usage (422): Das Postfach würde kleiner als das, was es bereits speichert; siehe details.used_mb.
• client_storage_limit_too_low (422): Das Limit läge unter dem, was seine Domains reservieren oder speichern; siehe details.minimum_mb.
• client_storage_domains_conflict (409): Die Domains haben unterschiedliche Limits.

Häufige Fragen

Wie verschiebe ich eine Domain von einem Kunden zum anderen? Entfernen Sie sie von der Liste des ersten Kunden und speichern Sie. Der Dialog zeigt Ihnen, ob die Domain sein Limit verlässt oder darin bleibt, weil jemand anderes sie noch hat. Fügen Sie sie dann dem zweiten Kunden hinzu. Hat dieser Kunde ein Limit, wählen Sie Eigenes Limit und speichern Sie, damit die Domain unter dieses Limit kommt; andernfalls speichern Sie einfach. Halten Sie diese Reihenfolge ein, denn Domains unter zwei verschiedenen Limits können kein gemeinsames erhalten.

Kann ich ein Limit senken? Ja, bis auf den höheren der beiden Werte: die festen Größen und offenen Einladungen seiner Domains oder das, was sie bereits speichern. Für einen noch niedrigeren Wert muss der Kunde zuerst E-Mails oder Dateien löschen oder Postfächer von fester Größe auf gemeinsamen Speicher umstellen.

Was passiert, wenn das Limit voll ist? Ein Postfach mit gemeinsamem Speicher nimmt keine E-Mails mehr an, sobald es den gesamten freien Platz des Limits belegt, ein Postfach mit fester Größe, sobald es voll ist. Absender erhalten eine Unzustellbarkeitsmeldung, und Uploads in Drive werden abgelehnt. Lesen, Herunterladen und Löschen funktionieren weiter. E-Mails warnen die Personen des Kunden, die Postfächer verwalten, bei 75 %, 90 % und 100 % und Sie bei 90 % und 100 %, wie oben beschrieben.

Was ist mit Domains, die der Kunde hinzufügt? Sie kommen auf seine Domainliste und in das Limit, das seine Domains teilen.

Brauche ich White Label Lite? Das Limit gilt, sobald Sie es speichern. Ihre Kunden können sich in Ihrem Dashboard anmelden, sobald White Label Lite aktiv ist.

Können die Limits meiner Kunden zusammen mehr ergeben, als mein Konto hat? Ja. Ein Limit ist eine Obergrenze, keine Reservierung, und kein Kunde erhält mehr, als Ihrem Konto noch bleibt.

Siehe auch

• Teamrollen und ihre Zugriffsrechte
• Speichergröße eines Postfachs ändern
• Postfachspeicher und gemeinsame Kontingente