TrekMail-Postfächer einzeln oder gesammelt löschen

Beim Löschen eines Postfachs enden der Zugriff und die Zustellung. Zeigt Ihr Dashboard Kürzlich gelöscht, bleibt das Postfach dort 7 Tage lang und kann vor der endgültigen Entfernung wiederhergestellt werden. In Installationen ohne diesen Bereich ist die Löschung dauerhaft, sobald der Auftrag abgeschlossen ist. Diese Anleitung erklärt, wann Sie löschen sollten, welche sichereren Möglichkeiten es gibt und was in beiden Fällen geschieht.

Wer darf Postfächer löschen?

Kontoinhaber und Administratoren. Ein Postfachbenutzer kann das eigene Postfach nicht selbst löschen. Das kann nur das Konto, dem es gehört.

Wann Löschen die richtige Wahl ist

Eine Löschung ist sinnvoll, wenn:

• Ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat und seine E-Mails nicht mehr empfangen werden sollen.
• Ein Test- oder Platzhalterpostfach nicht mehr benötigt wird.
• Eine Kundenbeziehung beendet ist und Sie aufräumen.
• Sie mehrere Postfächer zu einem zusammenführen.

Eine Löschung ist NICHT sinnvoll, wenn:

• Sie die E-Mails an diese Adresse weiterhin empfangen möchten. Nutzen Sie die Weiterleitung; siehe „Alternativen“ weiter unten.
• Sie einen Benutzer während einer Untersuchung vorübergehend aussperren möchten. Sperren Sie seine Anmeldung; siehe „Alternativen“.
• Sie die Daten später vielleicht noch brauchen. Exportieren Sie das Postfach zuerst in ein Archiv, indem Sie es per IMAP in ein lokales Programm herunterladen.

Weg 1: Ein einzelnes Postfach löschen

1. Öffnen Sie Postfächer.
2. Suchen Sie das Postfach in der Liste. Nutzen Sie bei vielen Einträgen die Suche.
3. Klicken Sie rechts in der Zeile auf das Dreipunktmenü (⋮).
4. Wählen Sie Postfach löschen.
5. Ein Bestätigungsfenster erklärt, was entfernt wird.
6. Bestätigen Sie.

Die Bestätigungsseite teilt Ihnen mit, ob das Postfach nach Kürzlich gelöscht verschoben oder zur endgültigen Entfernung eingeplant wird.

Ist Kürzlich gelöscht verfügbar, verschwindet das Postfach aus der Hauptliste und nimmt weder Anmeldungen noch neue E-Mails an. Adresse, Nachrichten und Einstellungen bleiben aber für eine Wiederherstellung reserviert. Nach 7 Tagen wird es endgültig entfernt, oder früher, wenn Sie Endgültig löschen wählen. Ist dieser Bereich nicht vorhanden, behandeln Sie die Bestätigung als endgültig und exportieren Sie zuvor alles, was Sie benötigen.

Postfach aus Kürzlich gelöscht wiederherstellen

Dieser Abschnitt gilt nur, wenn Kürzlich gelöscht im Bereich Postfächer angezeigt wird.

1. Öffnen Sie Postfächer und wählen Sie Kürzlich gelöscht.
2. Suchen Sie das Postfach. Jede Zeile zeigt, wie viele Tage bis zur endgültigen Entfernung verbleiben.
3. Klicken Sie auf Wiederherstellen, um es sofort wieder zu aktivieren. Anmeldung, Zustellung, Aliasse und Einstellungen kehren zurück. Mit Endgültig löschen entfernen Sie es sofort.

Bei der Wiederherstellung werden die Postfachgrenze Ihres Tarifs pro Domain und eine eventuell vorhandene eigene Speicherzuweisung erneut geprüft. Wurden Platz oder Speicherkapazität inzwischen anderweitig genutzt, schaffen Sie Kapazität oder wechseln Sie den Tarif. Das Löschen einer Domain oder eines Kontos ist von diesem Papierkorb für Postfächer getrennt.

Weg 2: Mehrere Postfächer gesammelt löschen

1. Öffnen Sie Postfächer.
2. Markieren Sie die Kontrollkästchen neben den zu löschenden Postfächern oder das übergeordnete Kästchen zur Auswahl aller.
3. Oben erscheint die Leiste Sammelaktionen.
4. Klicken Sie auf Sammelaktionen → Postfächer löschen.
5. Ein Bestätigungsfenster nennt die Zahl der betroffenen Postfächer.
6. Bestätigen Sie.

Für jedes ausgewählte Postfach gilt dieselbe Löschregel. Lassen Sie das Dashboard bei einer großen Auswahl den Auftrag abschließen, bevor Sie eine weitere Sammelaktion beginnen. Ist Kürzlich gelöscht aktiviert, können Sie dort einzelne Einträge oder eine Auswahl vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist wiederherstellen.

Was unter Kürzlich gelöscht erhalten bleibt

Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist bleiben Adresse, Aliasse, Nachrichten, Ordner, Filter, Weiterleitungseinstellungen, Webmaildaten und eigene Drive-Dateien beim gelöschten Postfach, damit es wiederhergestellt werden kann. Während dieser Zeit lässt sich die Adresse keinem neuen Postfach zuweisen.

Was bei der endgültigen Löschung entfernt wird

Sobald ein Postfach endgültig gelöscht wird, verschwinden seine postfachbezogenen Daten:

• Alle E-Mails in sämtlichen Ordnern: Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb, Spam und eigene Ordner.
• Alle Ordner des Postfachs.
• Alle E-Mail-Regeln und Sieve-Filter, die diesem Postfach zugeordnet waren.
• Einstellungen für automatische Antworten und Abwesenheitsmeldungen.
• Alle Aliasse, die dieses Postfach als Ziel hatten. Die Aliasadressen werden freigegeben. Anschließend können Sie sie einem anderen Postfach zuweisen oder neue Aliasse mit demselben Namen anlegen.
• Die Weiterleitungseinstellungen, also die Ziele, an die dieses Postfach weitergeleitet hat.
• Webmaildaten: CardDAV-Kontakte, CalDAV-Kalendereinträge, gespeicherte Suchen, eigene Einstellungen und Signaturen.
• Drive-Dateien im Besitz des Postfachs, sofern Drive-Funktionen auf Kontoebene gelten.
• Wiederherstellungs- und Zugangscodes, die für dieses Postfach ausgestellt wurden.

Nach der endgültigen Löschung gibt es keine weitere Wiederherstellung. Bewahren Sie ein unabhängiges Archiv auf, falls Sie die Informationen später benötigen könnten.

Was NICHT gelöscht wird

• E-Mails, die noch nicht eingegangen sind: Eine noch nicht versendete Nachricht kann nicht gelöscht werden. Neue E-Mails an die Adresse werden nach der Löschung abgewiesen; siehe den nächsten Abschnitt.
• Externe Kopien: Wer Nachrichten an dieses Postfach beantwortet, als Blindkopie erhalten oder von beziehungsweise zu ihm weitergeleitet hat, besitzt weiterhin die eigene Kopie. Diese wird nicht verändert.
• Postfachkontingent oder Anzahl auf der Domain: Die endgültige Löschung gibt den Platz frei. Ein Postfach unter Kürzlich gelöscht bleibt reserviert, bis es wiederhergestellt oder entfernt wird.
• Auditprotokolle: Die Löschung wird mit Zeitstempel und dem ausführenden Administrator in unserem Verwaltungsprotokoll erfasst.

E-Mails an die Adresse nach der Löschung

Es gibt zwei Fälle:

• Auf der Domain ist Catch-all aktiviert: E-Mails an die gelöschte Adresse und alle ihre Aliasse fallen an das Catch-all-Ziel. Lesen Sie Catch-all-Postfach.
• Kein Catch-all: E-Mails an die gelöschte Adresse werden mit 550 User not found abgewiesen. Der Absender erhält einen Unzustellbarkeitsbericht.

Bevor Sie eine wichtige Adresse löschen, richten Sie Catch-all ein ODER erstellen Sie auf einem anderen Postfach einen Weiterleitungsalias. So kommen die E-Mails weiterhin an.

Aktive Webmailsitzungen nach der Löschung

Aktive Webmailsitzungen des gelöschten Postfachs sind anschließend verwaist. Der nächste API-Aufruf oder Seitenaufruf scheitert mit einem Authentifizierungsfehler und der Benutzer wird abgemeldet. Eine neue Anmeldung ist nicht möglich, weil das Postfach nicht mehr besteht.

Bei IMAP- und SMTP-Verbindungen meldet das Programm bei der nächsten Anfrage einen Authentifizierungsfehler.

Alternativen zur Löschung

Wenn eine weniger einschneidende Maßnahme genügt, erhalten mehrere Vorgehensweisen mehr Daten:

Muster A: Anmeldung sperren

Sie möchten den Benutzer aussperren, aber seine E-Mails weiter empfangen.

1. Öffnen Sie das Postfach und wechseln Sie zur Registerkarte Grenzen.
2. Klicken Sie auf Anmeldung sperren und geben Sie bei Bedarf einen Grund als Gedächtnisstütze ein.

Der Benutzer wird überall abgemeldet und kann sich nicht erneut anmelden. E-Mails werden weiter zugestellt und verbleiben im Postfach. Klicken Sie auf Anmeldung wiederherstellen, wenn der Zugriff zurückkehren soll. Lesen Sie Anmeldung eines Postfachs sperren.

Verwenden Sie dafür keine Passwortänderung. Hat der Benutzer eine Wiederherstellungsadresse oder einen Wiederherstellungscode, kann er das Passwort auf der Anmeldeseite selbst zurücksetzen und ist somit nicht wirklich ausgesperrt.

Muster A2: Sperren und weiterleiten

Die Situation entspricht dem vorherigen Muster, aber währenddessen soll jemand anderes die E-Mails lesen.

1. Sperren Sie die Anmeldung wie in Muster A.
2. Aktivieren Sie die Weiterleitung von diesem Postfach zu einem anderen, etwa Ihrem oder dem eines Kollegen.
3. Entscheiden Sie über eine Kopie: ja für eine Sicherung, nein für einen geringeren Speicherverbrauch.

Die Weiterleitung bleibt bei gesperrter Anmeldung aktiv. Die E-Mails erreichen den Kollegen und das ursprüngliche Postfach bleibt unverändert.

Muster B: Postfach neu zuweisen

Sie entfernen den bisherigen Benutzer, möchten die Adresse aber mit einem neuen Verantwortlichen weiterverwenden.

1. Ändern Sie das Passwort in einen Wert, den der neue Benutzer verwenden wird.
2. Ändern Sie bei Bedarf den Anzeigenamen unter Postfacheinstellungen → Anzeigename.
3. Übergeben Sie dem neuen Benutzer das Passwort auf sicherem Weg.

Das Postfach behält seinen Verlauf. Nur der Benutzer ändert sich.

Muster C: Vor dem Löschen lokal archivieren

Sie möchten die bisherigen E-Mails offline aufbewahren, aber nicht mehr in TrekMail.

1. Fügen Sie das Postfach einem lokalen IMAP-Programm hinzu. Thunderbird eignet sich dafür gut.
2. Warten Sie auf die vollständige Synchronisierung. IMAP lädt alle Nachrichten auf Ihren Rechner herunter.
3. Prüfen Sie stichprobenartig Daten und Anzahlen, um die Vollständigkeit des Archivs zu bestätigen.
4. Trennen Sie das IMAP-Konto in Thunderbird, ohne die lokale Kopie zu löschen.
5. Löschen Sie dann das Postfach in TrekMail.

Das lokale Archiv bleibt dauerhaft in Ihrem Besitz.

Sicherheit beim gesammelten Löschen

• Prüfen Sie die ausgewählten Adressen vor der Bestätigung, besonders nach Verwendung des übergeordneten Kontrollkästchens.
• Wiederholen Sie einen Löschauftrag nicht, solange das Dashboard ihn noch verarbeitet. Aktualisieren Sie die Liste nach Abschluss, um das Ergebnis zu kontrollieren.
• Exportieren Sie die E-Mails, bevor Sie eine rechtlich, buchhalterisch oder betrieblich wichtige Adresse löschen. Ein lokales IMAP-Archiv ist eine praktische unabhängige Kopie.

Häufige Fehler

Häufige Fragen

Kann ich ein gelöschtes Postfach wiederherstellen? Ja, wenn es unter Kürzlich gelöscht liegt und die Aufbewahrungsfrist nicht abgelaufen ist. Nach der endgültigen Löschung ist keine Wiederherstellung über das Dashboard möglich.

Was geschieht mit Weiterleitungsregeln, die auf das gelöschte Postfach zeigen? Die Regeln anderer Postfächer, in denen das gelöschte Postfach als Ziel steht, verursachen nun Rückläufer. Aktualisieren Sie sie.

Kann ich das letzte Postfach einer Domain löschen? Ja. Die Domain bleibt aktiv. Neue E-Mails an die Domain werden abgewiesen, sofern Sie nicht an anderer Stelle Catch-all eingerichtet haben.

Kann ich anhand eines Filters gesammelt löschen, etwa „alle seit 90 Tagen inaktiven Postfächer“? Nicht über die Dashboardoberfläche. Möglicherweise können die API oder Verwaltungswerkzeuge verwendet werden. Wenden Sie sich an den Support.

Wirkt sich die Löschung auf die Abrechnung aus? Die Zahl der Postfächer ist an Tarifgrenzen gebunden und wird nicht direkt abgerechnet. Das Löschen eines Postfachs senkt Ihre Monatsrechnung nicht. Es ist nur relevant, wenn die Postfachgrenze des Tarifs erreicht ist.